租賃公司檔案管理制度

租賃公司檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)租賃公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于租賃公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。檔案管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。6.積極開展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合管理部門開展檔案管理工作，提供有關(guān)檔案的信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案形成人員職責(zé)1.各崗位工作人員在工作過程中應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求移交檔案，不得擅自留存或銷毀檔案。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類文件，包括合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證、審計(jì)報(bào)告等。3.公司人事管理方面的文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。4.公司行政管理文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。5.公司業(yè)務(wù)部門在租賃業(yè)務(wù)開展過程中形成的文件，如租賃合同、租賃物清單、租賃項(xiàng)目評估報(bào)告等。6.公司參與的各類項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。7.公司與外部單位往來的文件，如函件、傳真、電子郵件等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其原始性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等類別。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。檔案的保管保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定和調(diào)整，由綜合管理部門會(huì)同相關(guān)部門根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行研究，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以延長檔案的使用壽命。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.綜合管理部門定期組織對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由綜合管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。銷毀工作1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。檔案的利用利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個(gè)人事務(wù)需要查閱與其本人相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱公司檔案的。利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司員工查閱與其本人相關(guān)檔案，需持本人有效身份證件，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。3.外單位查閱公司檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。4.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用登記1.綜合管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案查閱登記應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。電子檔案管理電子檔案的收集與整理1.各部門在工作過程中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集和整理。2.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保內(nèi)容一致。電子文件的整理應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案的整理原則和方法。電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備應(yīng)存放在符合要求的環(huán)境中，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、索引等管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)確保電子檔案的原始性和完整性，不得對電子檔案進(jìn)行非法修改或刪除。3.如需打印電子檔案，應(yīng)使用符合檔案保存要求的紙張和設(shè)備，確保打印質(zhì)量。檔案管理的監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率等。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：綜合管理部門不定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。檢查結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出《檔案管理整改通知書》，要求限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定切實(shí)可行的整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)