科技公司報銷管理制度

科技公司報銷管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務管理，規(guī)范科技公司報銷行為，合理控制費用支出，確保公司各項業(yè)務活動的順利開展，特制定本報銷管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工以及因業(yè)務需要臨時聘請的人員。（三）基本原則1.真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，能夠準確反映經(jīng)濟業(yè)務的實際發(fā)生情況。2.合理性原則：費用支出應符合公司的經(jīng)營活動需要，具有合理性和必要性。3.合規(guī)性原則：報銷行為必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)章制度。4.及時性原則：員工應在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。二、報銷流程（一）費用申請1.員工因工作需要發(fā)生費用支出前，應填寫《費用申請表》，詳細注明費用的用途、金額、預計發(fā)生時間等信息，并按照公司審批權限提交相關領導審批。2.部門負責人應對本部門員工的費用申請進行審核，確保費用支出符合部門工作計劃和預算安排，簽字確認后提交給上級領導審批。（二）費用發(fā)生與報銷憑證取得1.員工在費用發(fā)生過程中，應按照相關規(guī)定取得合法有效的報銷憑證。報銷憑證包括發(fā)票、收據(jù)、車票、機票、住宿發(fā)票等，發(fā)票應具備以下要素：發(fā)票抬頭必須為公司全稱；發(fā)票內容應與實際業(yè)務相符；發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章。2.對于無法取得發(fā)票的特殊情況，如支付給個人的小額勞務報酬等，應取得對方出具的收款收據(jù)，并注明收款人的姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式以及費用明細等信息，同時由收款人簽字確認。（三）報銷粘貼與填寫1.員工將取得的報銷憑證按照費用類別進行分類整理，并粘貼在《費用報銷單》后面。粘貼時應注意整齊、牢固，便于審核。2.員工在《費用報銷單》上填寫報銷日期、所屬部門、員工姓名、報銷事由、金額等信息，并確保各項信息準確無誤。同時，在報銷單上簽字確認。（四）部門審核部門負責人對本部門員工的報銷申請進行再次審核，重點審核費用的真實性、合理性以及是否符合公司相關規(guī)定。審核通過后，在報銷單上簽字確認。（五）財務審核1.財務部門收到員工的報銷申請后，對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、完整性以及金額的準確性進行審核。2.對于不符合要求的報銷憑證，財務人員應及時通知員工補充或更正；對于不合理的費用支出，財務人員有權拒絕報銷，并向員工說明原因。（六）審批1.根據(jù)公司審批權限，報銷申請需提交給相應級別的領導進行審批。審批人應認真審核報銷內容，簽署審批意見。2.對于重大費用支出或超出部門預算的費用報銷，需經(jīng)公司管理層集體研究決定。（七）報銷支付1.經(jīng)審批通過的報銷申請，財務部門根據(jù)公司資金狀況安排支付。支付方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉賬等。2.對于采用銀行轉賬方式支付的報銷款項，財務人員應確保收款賬戶信息準確無誤；對于采用現(xiàn)金支付的報銷款項，員工應在收到現(xiàn)金后簽字確認。三、費用報銷標準（一）差旅費1.交通費用飛機票：員工因工作需要乘坐飛機的，應根據(jù)公司規(guī)定選擇合適的艙位，并按照實際票價報銷。如因特殊情況需要乘坐頭等艙或商務艙的，需提前經(jīng)上級領導批準?；疖嚻保焊鶕?jù)實際乘坐的車次和座位類型報銷，原則上應選擇經(jīng)濟艙或二等座。汽車票：按照實際票價報銷。市內交通費：員工在出差地市內因工作需要乘坐出租車、公交車等交通工具的，憑有效票據(jù)實報實銷。如乘坐出租車，應在車票上注明起止地點和事由。2.住宿費用員工出差期間的住宿費用按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行。不同地區(qū)、不同職級的員工住宿標準有所差異，具體標準如下：一線城市：高級管理人員[X]元/天，中層管理人員[X]元/天，普通員工[X]元/天。二線城市：高級管理人員[X]元/天，中層管理人員[X]元/天，普通員工[X]元/天。三線及以下城市：高級管理人員[X]元/天，中層管理人員[X]元/天，普通員工[X]元/天。員工應選擇正規(guī)的酒店或賓館住宿，并取得合法有效的發(fā)票。如因特殊情況需要超出住宿標準的，需提前經(jīng)上級領導批準。3.餐飲補貼員工出差期間的餐飲補貼按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行，不再報銷出差期間的餐飲費用。餐飲補貼標準如下：一線城市：[X]元/天。二線城市：[X]元/天。三線及以下城市：[X]元/天。（二）業(yè)務招待費1.業(yè)務招待費應嚴格控制在公司規(guī)定的預算范圍內，用于與公司業(yè)務相關的招待活動，如宴請客戶、贈送禮品等。2.業(yè)務招待費的報銷應提供詳細的招待事由、招待對象、招待時間等信息，并附上相應的發(fā)票或收據(jù)。3.單次業(yè)務招待費超過[X]元的，需提前經(jīng)上級領導批準。業(yè)務招待費的報銷標準如下：招待客戶用餐：人均標準不超過[X]元。贈送禮品：每次禮品價值不超過[X]元，且每年累計贈送禮品價值不超過[X]元。（三）通訊費1.員工因工作需要發(fā)生的通訊費用，按照公司規(guī)定的標準給予報銷。具體標準如下：高級管理人員：每月補貼[X]元。中層管理人員：每月補貼[X]元。普通員工：每月補貼[X]元。2.員工應提供與通訊費用相關的發(fā)票，發(fā)票抬頭必須為公司全稱。如員工選擇使用公司統(tǒng)一提供的通訊設備，則不再享受通訊費補貼。（四）辦公用品及設備購置費用1.辦公用品及設備的購置應遵循經(jīng)濟、實用的原則，由各部門根據(jù)實際工作需要提出申請，經(jīng)部門負責人審核后提交給行政部門統(tǒng)一采購。2.辦公用品及設備的購置費用應取得合法有效的發(fā)票，并按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行登記入賬。對于價值較低的辦公用品，可一次性計入當期費用；對于價值較高的設備，應作為固定資產(chǎn)進行管理，按照規(guī)定計提折舊。3.辦公用品及設備的購置標準由行政部門根據(jù)公司實際情況制定，并報公司管理層審批后執(zhí)行。（五）培訓費用1.員工參加與工作相關的培訓活動，需提前填寫《培訓申請表》，經(jīng)部門負責人和上級領導批準后參加。2.培訓費用包括培訓課程費用、教材費用、交通費用、住宿費用等，按照實際發(fā)生額報銷。如培訓費用由公司統(tǒng)一支付給培訓機構，員工應提供培訓機構出具的發(fā)票和培訓通知等相關資料。3.員工參加外部培訓取得的證書或資質，應及時提交給公司人力資源部門備案，作為員工職業(yè)發(fā)展和績效考核的參考依據(jù)。（六）其他費用1.其他費用包括水電費、郵寄費、快遞費、物業(yè)費等，按照實際發(fā)生額報銷，并提供相應的發(fā)票或收據(jù)。2.對于水電費等公共費用，如由公司統(tǒng)一支付的，各部門應根據(jù)實際使用情況進行分攤，并在報銷時提供相關的分攤明細。四、報銷憑證要求（一）發(fā)票要求1.發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內容應真實、完整、準確，不得涂改、挖補。2.發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章，印章應清晰可辨。發(fā)票專用章的名稱應與銷售方名稱一致。3.發(fā)票的開具日期應在費用發(fā)生日期之后，且不得跨年度報銷。（二）收據(jù)要求1.對于無法取得發(fā)票的情況，如支付給個人的小額勞務報酬等，應取得對方出具的收款收據(jù)。收款收據(jù)應注明收款人的姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、收款金額、收款事由等信息，并由收款人簽字確認。2.收款收據(jù)應使用正規(guī)的收據(jù)紙張，不得使用白條或自制收據(jù)。（三）車票、機票要求1.車票、機票應是由正規(guī)交通運輸部門出具的有效票據(jù)，票據(jù)上應注明乘客姓名、出發(fā)地、目的地、日期、票價等信息。2.對于飛機票，應提供電子行程單或紙質機票；對于火車票，應提供火車票原件；對于汽車票，應提供正規(guī)的車票。（四）其他憑證要求1.對于住宿發(fā)票，應提供酒店或賓館出具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應注明住宿日期、房間號、住宿費用等信息。2.對于業(yè)務招待費的報銷，除發(fā)票外，還應提供詳細的招待事由、招待對象、招待時間等信息，如招待用餐的菜單、贈送禮品的清單等。五、報銷審批權限（一）一般費用報銷審批權限1.報銷金額在[X]元以下的，由部門負責人審批。2.報銷金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核后，提交給分管領導審批。3.報銷金額在[X]元以上的，由部門負責人、分管領導審核后，提交給公司總經(jīng)理審批。（二）重大費用報銷審批權限1.對于重大項目費用、大額固定資產(chǎn)購置費用等重大費用報銷，需經(jīng)公司管理層集體研究決定。2.具體審批流程和權限由公司管理層根據(jù)實際情況確定。六、報銷時間規(guī)定（一）日常費用報銷時間員工應在費用發(fā)生后的[X]個工作日內辦理報銷手續(xù)。如遇特殊情況需要延期報銷的，應提前向財務部門說明原因，并經(jīng)財務部門同意。（二）差旅費報銷時間員工出差歸來后，應在[X]個工作日內辦理差旅費報銷手續(xù)。如有借款的，應同時辦理借款歸還手續(xù)。七、違規(guī)處理（一）虛假報銷1.員工如有虛假報銷行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將追回已報銷的款項，并按照報銷金額的[X]倍處以罰款。2.情節(jié)嚴重的，公司將解除與員工的勞動合同，并依法追究其法律責任。（二）超標準報銷1.對于超標準報銷的費用，公司將不予報銷超出部分的金額，并對相關責任人進行批評教育。2.如因特殊情況需要超標準報銷的，未提前經(jīng)上級領導批準的，公司將對相關責任人處以超標準部分金額[X]%的罰款