設計公司印章管理制度

設計公司印章管理制度總則目的為加強公司印章管理，維護公司的合法權益，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范印章的刻制、保管、使用、廢止等流程，確保印章使用的安全性、規(guī)范性和嚴肅性。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：印章的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.專人負責原則：明確印章保管責任人，確保印章保管安全，使用規(guī)范。3.審批使用原則：印章使用須經(jīng)嚴格的審批流程，未經(jīng)批準不得擅自使用。4.記錄備案原則：對印章的刻制、使用、廢止等情況進行詳細記錄和備案，以備查詢。印章的刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.《印章刻制申請表》提交至行政部門，行政部門審核申請信息的真實性和必要性后，報公司分管領導審批。刻制1.經(jīng)公司分管領導審批同意后，行政部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。選擇具有資質、信譽良好的印章制作單位進行刻制。2.印章刻制完成后，行政部門負責對印章進行驗收。驗收內容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質等是否符合申請要求，印章清晰度、完整性是否達標。驗收合格后，辦理印章交接手續(xù)。備案行政部門將新刻制印章的相關信息（包括印章名稱、規(guī)格、啟用時間、保管人等）進行登記備案，并在公司內部發(fā)布啟用通知。同時，將印章刻制申請表、審批文件、印章印模等資料整理歸檔，妥善保存。印章的保管保管責任人1.公司公章、合同專用章、財務專用章由行政部門指定專人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權的專人保管；部門章由各部門負責人指定專人保管。2.印章保管責任人應與公司簽訂《印章保管責任書》，明確保管責任和義務。保管要求1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.印章保管責任人不得將印章隨意放置或交予他人代管，因特殊原因需要臨時交接的，應辦理交接手續(xù)，并在交接記錄上簽字確認。3.印章保管責任人應定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。印章的使用使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等；代表公司簽署法律文件、授權委托書等重要文件。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟法律文書。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)開具、資金收付等財務活動。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權的相關文件簽署、財務票據(jù)等特定用途。5.部門章：用于各部門內部的文件、通知、報表等資料的蓋章確認，不得對外使用。使用流程1.申請：使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、蓋章位置等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.審批：一般性文件蓋章，由部門負責人審批；重要文件、合同協(xié)議等蓋章，需經(jīng)公司分管領導審批；涉及重大事項、金額較大的經(jīng)濟合同等蓋章，須經(jīng)法定代表人審批。3.用?。河≌卤９茇熑稳嗽谑盏浇?jīng)審批的《印章使用申請表》后，對用印文件進行審核。審核無誤后，在規(guī)定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印日期、文件名稱、用印份數(shù)、申請人等信息。4.留存文件：用印完畢后，印章保管責任人應將《印章使用申請表》與用印文件一并留存歸檔，以備查閱。特殊情況處理1.如遇緊急情況（如文件急件、合同簽訂期限緊迫等）無法按正常流程審批用印時，申請人應電話向相關審批領導說明情況，經(jīng)同意后可先行用印，但事后須及時補辦審批手續(xù)。2.因工作需要攜帶印章外出使用的，須填寫《印章外出使用申請表》，注明外出事由、時間、地點等信息，經(jīng)公司分管領導審批同意后，由兩名印章保管責任人共同攜帶印章外出，并做好印章使用的監(jiān)督和記錄工作。印章使用完畢后，應及時交回公司保管。印章的廢止廢止情形1.公司名稱變更、機構調整等原因，原印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)使用。3.因其他原因需要廢止的印章。廢止流程1.印章使用部門或保管責任人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時，應填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因，并提交至行政部門。2.行政部門審核《印章廢止申請表》后，報公司分管領導審批。3.經(jīng)審批同意后，行政部門負責將廢止印章收回，并進行妥善保管。同時，在公司內部發(fā)布印章廢止通知，告知各部門不再使用該印章。4.行政部門對廢止印章進行登記備案，并將相關資料整理歸檔。對于損壞的印章，應在備案記錄中注明損壞情況；對于遺失或被盜的印章，應及時向公安機關報案，并在備案記錄中詳細說明情況。銷毀1.對于廢止的印章，行政部門應定期進行清理。清理后，填寫《印章銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀印章的名稱、數(shù)量、廢止時間等信息，并提交至公司分管領導審批。2.經(jīng)審批同意后，行政部門會同審計部門或其他相關部門共同對廢止印章進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，并由參與人員簽字確認。3.銷毀記錄應整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督與檢查內部審計公司審計部門定期對印章管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查印章的保管、使用、廢止等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，審批流程是否規(guī)范，記錄備案是否完整等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。日常監(jiān)督1.行政部門負責對印章保管和使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期檢查印章保管環(huán)境是否安全，保管責任人是否嚴格履行職責，印章使用是否按照規(guī)定流程進行審批等。2.各部門負責人對本部門印章使用情況進行監(jiān)督，確保本部門印章使用合法合規(guī)。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章的情況，應及時制止并報告公司相關部門。違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)責任人應承