組織制定合同管理制度

組織制定合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大合同，協(xié)調(diào)合同管理中的重大問(wèn)題，監(jiān)督合同的履行情況。（二）合同管理部門(mén)公司合同管理部門(mén)為法務(wù)部，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理，具體職責(zé)如下：1.制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與重大合同的談判、起草、審查和簽訂工作。3.對(duì)合同進(jìn)行合法性審查，提出法律意見(jiàn)和建議。4.負(fù)責(zé)合同的登記、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。5.監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。6.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、談判、簽訂和履行工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同管理。具體職責(zé)如下：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草合同文本，并提交合同管理部門(mén)審查。2.參與合同的談判工作，與對(duì)方就合同條款進(jìn)行協(xié)商和溝通。3.負(fù)責(zé)合同的簽訂工作，確保合同的簽訂符合公司的利益和要求。4.組織實(shí)施合同的履行工作，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.定期向合同管理部門(mén)報(bào)告合同的履行情況。三、合同的簽訂（一）合同的起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草合同文本。合同文本應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所。標(biāo)的。數(shù)量。質(zhì)量。價(jià)款或者報(bào)酬。履行期限、地點(diǎn)和方式。違約責(zé)任。解決爭(zhēng)議的方法。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。（二）合同的審查1.業(yè)務(wù)部門(mén)起草的合同文本應(yīng)提交合同管理部門(mén)進(jìn)行合法性審查。合同管理部門(mén)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見(jiàn)。2.合同管理部門(mén)主要從以下幾個(gè)方面對(duì)合同進(jìn)行審查：合同主體是否合法，是否具備簽訂合同的資格和能力。合同條款是否符合法律法規(guī)和政策的規(guī)定，是否公平合理。合同內(nèi)容是否完整，是否明確了雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同的形式是否符合要求，是否需要辦理審批、登記等手續(xù)。3.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同管理部門(mén)的審查意見(jiàn)，對(duì)合同文本進(jìn)行修改和完善。如雙方對(duì)審查意見(jiàn)存在分歧，應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)商，必要時(shí)可提交合同管理委員會(huì)審議。（三）合同的簽訂1.經(jīng)審查通過(guò)的合同文本，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章。2.簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門(mén)同意。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門(mén)備案。四、合同的履行（一）履行計(jì)劃的制定1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，制定合同履行計(jì)劃，并明確各階段的工作任務(wù)和責(zé)任人。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)合同管理部門(mén)備案。（二）履行過(guò)程的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同履行計(jì)劃組織實(shí)施合同的履行工作，并及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告履行情況。2.合同管理部門(mén)應(yīng)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督，定期檢查合同的履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.如發(fā)現(xiàn)對(duì)方未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對(duì)方履行義務(wù)，并保留相關(guān)證據(jù)。如對(duì)方拒絕履行義務(wù)或履行義務(wù)不符合約定，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告，合同管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)情況采取相應(yīng)的措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提前通知對(duì)方，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理解除手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面解除協(xié)議，并明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知合同管理部門(mén)，并辦理合同變更或解除的備案手續(xù)。五、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司簽訂的各類(lèi)合同及其相關(guān)文件，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、審批文件等，均應(yīng)歸檔保存。（二）歸檔要求1.合同管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同的歸檔工作，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.合同檔案應(yīng)按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意銷(xiāo)毀或丟失。如需查閱、借閱合同檔案，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年。對(duì)于涉及公司重大利益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。六、合同糾紛的處理（一）糾紛的預(yù)防1.合同管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同簽訂、履行過(guò)程的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同糾紛。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛的處理程序1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同法務(wù)人員對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查和分析，提出處理意見(jiàn)和建議。3.根據(jù)糾紛的具體情況，公司可采取協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。如選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理手續(xù)。4.在糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合合同管理部門(mén)和法務(wù)人員的工作，提供必要的支持和協(xié)助。七、合同管理的信息化建設(shè)（一）建立合同管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的在線起草、審查、簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程管理，提高合同管理的效率和水平。（二）信息系統(tǒng)的功能要求1.合同模板管理：提供各類(lèi)合同的標(biāo)準(zhǔn)模板，方便業(yè)務(wù)部門(mén)起草合同。2.流程審批管理：實(shí)現(xiàn)合同審批流程的自動(dòng)化，提高審批效率。3.合同文本審查：對(duì)合同文本進(jìn)行合法性審查，并提供審查意見(jiàn)和建議。4.合同履行跟蹤：實(shí)時(shí)跟蹤合同的履行情況，及時(shí)提醒相關(guān)人員履行義務(wù)。5.合同統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供依據(jù)。6.檔案管理：實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化管理，方便查閱和借閱。（三）信息系統(tǒng)的使用與維護(hù)1.公司全體員工應(yīng)按照規(guī)定使用合同管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和安全。2.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、合同管理的考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.合同簽訂的規(guī)范性：包括合同文本的起草、審查、簽訂等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.合同履行的情況：包括合同履行的進(jìn)度、質(zhì)量、效果等方面。3.合同糾紛的處理：包括糾紛的預(yù)防、處理程序的執(zhí)行等情況。4.合同管理的信息化建設(shè)：包括信息系統(tǒng)的使用、維護(hù)等情況。（二）考核方式合同管理部門(mén)定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的合同管理工作進(jìn)行考核，考核方式包括日常檢查、定期評(píng)估、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)等。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于合同管