船舶物資采購(gòu)管理制度

船舶物資采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司船舶物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)物資符合船舶運(yùn)營(yíng)需求，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司船舶所需各類(lèi)物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于船舶設(shè)備、零部件、燃油、潤(rùn)滑油、食品、生活用品等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.及時(shí)性原則：確保采購(gòu)物資按時(shí)供應(yīng)，滿(mǎn)足船舶運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)需要。4.質(zhì)量保證原則：所采購(gòu)物資必須符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求。5.透明性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購(gòu)管理職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)船舶運(yùn)營(yíng)需求和庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)任務(wù)。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益和要求。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)等工作的協(xié)調(diào)與跟進(jìn)。（二）需求部門(mén)1.根據(jù)船舶運(yùn)營(yíng)實(shí)際需求，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購(gòu)合同的評(píng)審，提供技術(shù)支持和專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，確保采購(gòu)物資符合船舶使用要求。3.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行物資驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。（三）質(zhì)量控制部門(mén)1.制定物資質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，參與采購(gòu)合同中質(zhì)量條款的審核。2.對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行抽檢或全檢，確保物資質(zhì)量符合要求，對(duì)不合格物資提出處理意見(jiàn)。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，確保采購(gòu)費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。2.參與采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)合同付款條款進(jìn)行審核，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）年度采購(gòu)計(jì)劃1.每年年末，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，根據(jù)公司下一年度船舶運(yùn)營(yíng)計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃等，編制年度采購(gòu)計(jì)劃。2.年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、預(yù)計(jì)采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。（二）月度采購(gòu)計(jì)劃1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合當(dāng)月船舶運(yùn)營(yíng)實(shí)際需求和庫(kù)存情況，每月初編制月度采購(gòu)計(jì)劃。2.月度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的具體明細(xì)、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，確保采購(gòu)工作有序進(jìn)行。3.月度采購(gòu)計(jì)劃如有調(diào)整，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃1.因船舶突發(fā)故障、緊急任務(wù)等原因，需求部門(mén)可提出臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)。2.臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、緊急需求原因等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)部門(mén)。3.采購(gòu)部門(mén)接到臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)后，應(yīng)優(yōu)先安排采購(gòu)，確保緊急物資及時(shí)供應(yīng)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面情況。3.組織相關(guān)部門(mén)對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其綜合實(shí)力，填寫(xiě)供應(yīng)商考察報(bào)告。4.根據(jù)考察結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇名錄內(nèi)供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化考核，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰處理。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開(kāi)供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)反饋公司需求和意見(jiàn)，協(xié)調(diào)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的投訴和建議及時(shí)進(jìn)行處理和回復(fù)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商開(kāi)展戰(zhàn)略合作，共同探索降低成本、提高質(zhì)量的合作模式，實(shí)現(xiàn)互利共贏(yíng)。五、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)船舶運(yùn)營(yíng)實(shí)際需求，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購(gòu)物資的金額大小和重要程度，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.金額較小的常規(guī)物資采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；金額較大或重要物資采購(gòu)申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，在合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.對(duì)于批量較大或金額較高的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織采購(gòu)談判，與供應(yīng)商就價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。3.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。4.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。（四）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)和質(zhì)量控制部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，質(zhì)量控制部門(mén)按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，需求部門(mén)配合進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀(guān)質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面，驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）付款結(jié)算1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、合同等資料，提交財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，對(duì)采購(gòu)款項(xiàng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理付款。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，確保預(yù)付款項(xiàng)的安全和合理使用。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握物資價(jià)格變化趨勢(shì)。2.在采購(gòu)談判中，靈活運(yùn)用價(jià)格談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。3.與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，雙方可協(xié)商調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，定期對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品進(jìn)行抽檢。2.在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，對(duì)質(zhì)量不合格物資的處理方式進(jìn)行約定，確保所采購(gòu)物資質(zhì)量符合要求。3.建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的物資，及時(shí)追溯供應(yīng)商責(zé)任，采取相應(yīng)的整改措施。（三）供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)1.與主要供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，確保物資穩(wěn)定供應(yīng)。2.建立供應(yīng)商備用機(jī)制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)供應(yīng)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備用供應(yīng)商，保證船舶物資供應(yīng)不受影響。3.關(guān)注供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，提前發(fā)現(xiàn)潛在供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，如協(xié)商增加庫(kù)存、調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃等。（四）合同風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，簽訂合同前對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確。2.建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，督促雙方履行合同義務(wù)，避免合同糾紛。3.定期對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，不斷完善合同管理流程和制度。七、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，接受內(nèi)部監(jiān)督檢查。3.公司設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話(huà)，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，