電子合同原件管理制度

電子合同原件管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子合同原件的管理，確保電子合同的真實(shí)性、完整性、保密性和可追溯性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動中涉及的電子合同原件管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子合同的簽訂、存儲和使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求。2.真實(shí)性原則：確保電子合同內(nèi)容真實(shí)，未被篡改。3.完整性原則：電子合同的所有相關(guān)信息應(yīng)完整保存。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)電子合同涉及的商業(yè)秘密和敏感信息。5.可追溯性原則：能夠?qū)﹄娮雍贤纳伞⑿薷?、簽署等操作進(jìn)行全程追溯。二、電子合同原件的生成與簽署（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草電子合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交易條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵要素。2.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的模板或格式規(guī)范，確保合同結(jié)構(gòu)清晰、條款完整。（二）審核審批1.電子合同起草完成后，按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險合理性等。2.審核通過的合同，由授權(quán)人員進(jìn)行電子簽署。簽署前應(yīng)確認(rèn)簽署人的身份和權(quán)限。（三）電子簽署方式1.數(shù)字證書簽署：公司使用符合國家規(guī)定的數(shù)字證書進(jìn)行電子合同簽署。數(shù)字證書應(yīng)妥善保管，簽署人應(yīng)對其數(shù)字證書的使用安全負(fù)責(zé)。2.電子簽名平臺簽署：可選用合法合規(guī)的電子簽名平臺進(jìn)行合同簽署。在使用電子簽名平臺時，應(yīng)與平臺提供商簽訂服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。（四）簽署流程1.簽署人登錄電子簽名系統(tǒng)或平臺，輸入正確的賬號密碼等身份信息。2.系統(tǒng)對簽署人身份進(jìn)行驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后，簽署人查看合同內(nèi)容。3.簽署人確認(rèn)合同無誤后，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行電子簽名操作。電子簽名應(yīng)清晰、可識別，與簽署人身份對應(yīng)。4.完成簽署后，系統(tǒng)生成帶有電子簽名的電子合同原件，并記錄簽署時間、簽署人等相關(guān)信息。三、電子合同原件的存儲（一）存儲方式1.公司自有服務(wù)器存儲：設(shè)立專門的電子合同存儲服務(wù)器，確保服務(wù)器的安全性和穩(wěn)定性。服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、容災(zāi)恢復(fù)等功能。2.云存儲：可選用具有良好信譽(yù)和安全保障的云存儲服務(wù)提供商進(jìn)行電子合同存儲。在使用云存儲服務(wù)時，應(yīng)與提供商簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確數(shù)據(jù)存儲、訪問權(quán)限、安全保障等方面的要求。（二）存儲要求1.電子合同原件應(yīng)按照合同類別、時間等進(jìn)行分類存儲，便于查詢和管理。2.存儲的電子合同應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對存儲的電子合同進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）訪問權(quán)限1.明確不同人員對電子合同原件的訪問權(quán)限，根據(jù)工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限級別。2.訪問電子合同原件應(yīng)進(jìn)行身份驗(yàn)證，采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等多種方式確保訪問的安全性。3.嚴(yán)格限制對電子合同原件的訪問范圍，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自訪問。四、電子合同原件的使用（一）業(yè)務(wù)使用1.業(yè)務(wù)部門因工作需要使用電子合同原件時，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請和審批。2.使用電子合同原件時，應(yīng)確保使用目的合法合規(guī)，不得用于與業(yè)務(wù)無關(guān)的活動。3.對電子合同原件的使用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的等信息。（二）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子合同原件的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到指定地點(diǎn)查閱。2.如需借閱電子合同原件，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對借閱的電子合同原件妥善保管，不得擅自復(fù)制、傳播或轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿后應(yīng)及時歸還。（三）數(shù)據(jù)提取與分析1.因業(yè)務(wù)分析、統(tǒng)計(jì)等需要提取電子合同數(shù)據(jù)的，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請和審批。2.數(shù)據(jù)提取應(yīng)采用合法合規(guī)的方式，確保提取的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整，不涉及商業(yè)秘密和敏感信息的泄露。3.對提取的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時，應(yīng)遵循公司的數(shù)據(jù)使用規(guī)定，分析結(jié)果應(yīng)僅供內(nèi)部業(yè)務(wù)參考，不得對外披露。五、電子合同原件的變更與撤銷（一）變更1.電子合同簽訂后，如因業(yè)務(wù)需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)按照原合同起草、審核審批、簽署的流程進(jìn)行操作。2.變更后的電子合同原件應(yīng)與原合同原件進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲，記錄變更的時間、內(nèi)容、原因等信息。（二）撤銷1.符合撤銷條件的電子合同，由業(yè)務(wù)部門提出撤銷申請，說明撤銷原因。2.撤銷申請經(jīng)審核審批通過后，對電子合同原件進(jìn)行撤銷操作，并在存儲記錄中注明撤銷情況。3.撤銷后的電子合同原件應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。六、電子合同原件的安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)電子合同存儲服務(wù)器的安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子合同管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。3.對涉及電子合同管理的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致安全事故。（二）保密規(guī)定1.接觸電子合同原件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對合同內(nèi)容予以保密。2.不得向無關(guān)人員透露電子合同涉及的商業(yè)秘密、交易信息等敏感內(nèi)容。3.在對外提供電子合同相關(guān)信息時，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保信息披露符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。七、電子合同原件的審計(jì)與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對電子合同原件管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同的生成、簽署、存儲、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（二）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人對電子合同原件管理進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督人員應(yīng)定期檢查電子合同管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況、存儲數(shù)據(jù)的安全性等，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并督促解決。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致電子合同原件管理出現(xiàn)問題的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）法律責(zé)任1.如因電子合同原件管理不當(dāng)引發(fā)法律糾紛或?qū)е鹿久媾R法律風(fēng)險的，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)積極配合公司應(yīng)對，承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.公司將根據(jù)法律法