禮品專項采購管理制度

禮品專項采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品專項采購工作，加強禮品采購管理，確保禮品采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司因業(yè)務往來、員工福利、節(jié)日慶典等各類活動而進行的禮品專項采購工作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.預算控制原則：嚴格按照預算安排進行采購，確保采購費用在預算范圍內。3.質量優(yōu)先原則：所采購禮品應具備良好的品質，符合公司要求和使用目的。4.陽光采購原則：采購過程應公開透明，接受監(jiān)督。二、職責分工（一）采購部門1.負責禮品采購的具體實施，包括供應商選擇、詢價、議價、合同簽訂等工作。2.按照采購流程，確保采購活動高效、有序進行，及時滿足公司禮品需求。3.對采購禮品的質量、交貨期等進行跟蹤和把控。（二）需求部門1.根據公司業(yè)務需要，提出禮品采購申請，明確禮品的種類、規(guī)格、數量、用途等詳細信息。2.參與禮品供應商的評估和選擇，提供相關意見和建議。3.負責對采購回來的禮品進行驗收，確保禮品符合需求。（三）財務部門1.負責審核禮品采購預算，確保預算合理。2.對采購費用進行審核和支付，監(jiān)督采購資金的使用情況。3.協(xié)助采購部門進行成本核算和控制。（四）審計部門1.對禮品采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范。2.對采購過程中的違規(guī)行為提出整改意見，并監(jiān)督整改落實情況。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業(yè)務活動計劃，提前填寫《禮品采購申請表》，詳細說明采購禮品的名稱、規(guī)格、數量、預計采購金額、用途、預計發(fā)放時間等信息。2.《禮品采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）預算審核1.財務部門收到《禮品采購申請表》后，對采購預算進行審核。2.若預算超出規(guī)定范圍，財務部門應及時與需求部門溝通，調整預算或重新評估采購需求。3.經財務部門審核通過的采購申請，進入采購流程。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據禮品需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商名錄等。2.對潛在供應商進行初步篩選，評估其經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面情況。3.采購部門組織相關人員（如需求部門代表、財務人員等）對篩選后的供應商進行實地考察或邀請供應商進行樣品展示。4.根據考察和評估結果，建立供應商檔案，確定合格供應商名單。（四）詢價與議價1.采購部門向合格供應商發(fā)送詢價函，明確禮品的規(guī)格、數量、質量要求、交貨期等，要求供應商在規(guī)定時間內報價。2.采購人員對各供應商的報價進行整理和比較，分析價格構成和合理性。3.與供應商進行議價，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條款。在議價過程中，應充分考慮禮品質量、交貨期、售后服務等因素。（五）合同簽訂1.采購部門與選定的供應商就采購價格、數量、質量標準、交貨期、付款方式等條款達成一致后，簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、完整性和有效性。3.合同簽訂后，采購部門將合同副本分送財務部門、需求部門等相關部門備案。（六）采購執(zhí)行1.采購部門按照合同要求，跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保按時、按質、按量完成采購任務。2.若供應商出現(xiàn)交貨延遲、質量問題等情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調，要求其采取措施解決問題，并追究相應責任。（七）驗收1.需求部門在收到采購的禮品后，應及時組織驗收。驗收人員根據采購合同和相關標準，對禮品的數量、規(guī)格、質量等進行逐一核對。2.對于驗收合格的禮品，需求部門應在驗收單上簽字確認；對于驗收不合格的禮品，需求部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商解決退換貨等問題。（八）付款1.財務部門根據采購合同和驗收單，審核采購費用。2.審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。四、采購預算管理（一）預算編制1.每年末，各需求部門根據下一年度業(yè)務活動計劃和禮品需求預測，編制本部門的禮品采購預算草案，提交至采購部門。2.采購部門匯總各部門預算草案，結合公司整體戰(zhàn)略和財務狀況，編制公司年度禮品采購預算方案，報財務部門審核。3.財務部門對采購預算方案進行審核，綜合考慮公司資金狀況、成本控制目標等因素，提出修改意見。4.采購部門根據財務部門意見，對預算方案進行調整完善后，提交公司管理層審批。（二）預算執(zhí)行與監(jiān)控1.禮品采購預算一經批準，必須嚴格執(zhí)行。采購部門應按照預算安排進行采購活動，不得超預算采購。2.財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中的偏差，并向采購部門和需求部門反饋。3.若因業(yè)務發(fā)展需要調整采購預算，需求部門應提前提出書面申請，說明調整原因和調整金額，經采購部門審核、財務部門復核后，報公司管理層審批。五、供應商管理（一）供應商準入1.新供應商申請合作時，應向采購部門提交營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證文件、業(yè)績證明等相關資料。2.采購部門對新供應商提交的資料進行初審，符合基本要求的，組織相關人員進行實地考察或樣品評估。3.經考察和評估合格的新供應商，納入合格供應商名單，并建立供應商檔案。（二）供應商考核1.采購部門定期對供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。2.考核方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析等多種形式。3.根據考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，提出整改要求或限制合作；對于嚴重違規(guī)的供應商，取消其合格供應商資格。（三）供應商退出1.若供應商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應及時與其終止合作，并將其從合格供應商名單中刪除：提供的產品質量嚴重不符合要求，給公司造成重大損失的。多次延遲交貨，影響公司業(yè)務正常開展的。違反合同約定，存在嚴重違約行為的。其他不符合公司合作要求的情況。2.供應商退出后，采購部門應及時清理相關檔案資料，并對涉及該供應商的未完成業(yè)務進行妥善處理。六、禮品管理（一）禮品驗收1.需求部門在收到采購的禮品后，應在規(guī)定時間內組織驗收。驗收人員應嚴格按照采購合同和相關標準進行驗收，確保禮品數量準確、規(guī)格相符、質量合格。2.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)禮品存在質量問題或數量短缺等情況，驗收人員應及時填寫《禮品驗收不合格報告》，詳細說明問題情況，并通知采購部門與供應商協(xié)商解決。（二）禮品保管1.對于驗收合格的禮品，需求部門應指定專人負責保管。保管人員應建立禮品保管臺賬，記錄禮品的名稱、規(guī)格、數量、入庫時間、存放地點等信息。2.禮品應存放在安全、整潔、通風的倉庫或儲物間，避免受潮、損壞、丟失等情況發(fā)生。對于有特殊保管要求的禮品，應按照要求進行保管。（三）禮品發(fā)放1.需求部門根據業(yè)務活動安排和禮品用途，制定禮品發(fā)放計劃，并按照計劃組織發(fā)放。2.禮品發(fā)放時，應填寫《禮品發(fā)放登記表》，詳細記錄禮品領取人姓名、部門、領取時間、禮品名稱、規(guī)格、數量等信息，領取人應簽字確認。3.對于因特殊原因無法現(xiàn)場領取禮品的，需求部門應采取適當的方式確保禮品安全送達領取人手中，并做好相關記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對禮品采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購資金使用是否合理等。2.審計部門可通過查閱采購文件、合同、發(fā)票、驗收記錄等資料，實地走訪供應商、需求部門等方式進行審計。3.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構的監(jiān)督檢查，配合提供相關資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，公司應認真對待，及時整改，不斷完善禮品采購管理制度。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.在禮品采購過程中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：未按照規(guī)定流程進行采購，擅自決定供應商選擇、采購價格等關鍵事項的。與供應商串通，謀取不正當利益的。虛報采購價格、數量等，騙取公司資金的。違反采購預算管理規(guī)定，超預算采購的。其他違反本制度及公司相關規(guī)定的行為。（二）違規(guī)處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關責任人警告、罰款、