細(xì)化實名登記管理制度

細(xì)化實名登記管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理，規(guī)范人員信息管理，保障公司運營安全與秩序，特制定本細(xì)化實名登記管理制度。本制度旨在確保公司內(nèi)外部人員身份信息準(zhǔn)確、可追溯，便于各項工作的開展及責(zé)任追究，維護(hù)公司正常的工作環(huán)境和運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作單位人員、臨時來訪人員等所有與公司有業(yè)務(wù)往來或進(jìn)入公司辦公區(qū)域的人員。（三）基本原則1.真實性原則：所有人員的實名登記信息必須真實、準(zhǔn)確，不得提供虛假信息。2.完整性原則：登記信息應(yīng)涵蓋人員基本信息、聯(lián)系方式、來訪目的、進(jìn)出時間等必要內(nèi)容，確保信息完整。3.及時性原則：人員發(fā)生變動或有相關(guān)業(yè)務(wù)往來時，應(yīng)及時進(jìn)行實名登記更新，保證信息的時效性。4.保密性原則：對實名登記信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露，確保人員信息安全。二、實名登記管理職責(zé)分工（一）人事部門1.負(fù)責(zé)制定、修訂和完善實名登記管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負(fù)責(zé)公司員工實名信息的收集、整理、更新和保管，建立員工實名信息檔案。3.對新入職員工進(jìn)行實名登記培訓(xùn)，確保員工了解并遵守實名登記管理制度。4.定期對公司員工實名登記信息進(jìn)行核查，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門人員實名登記信息的初審和上報工作，確保本部門人員信息真實、準(zhǔn)確、完整。2.負(fù)責(zé)通知本部門員工及時更新實名登記信息，配合人事部門做好相關(guān)工作。3.對進(jìn)入本部門辦公區(qū)域的外部人員進(jìn)行實名登記，并按照規(guī)定流程進(jìn)行審批和管理。（三）安保部門1.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域出入口的人員實名登記工作，對來訪人員進(jìn)行身份核實和登記。2.對不符合實名登記要求或未按規(guī)定進(jìn)行登記的人員，有權(quán)拒絕其進(jìn)入公司辦公區(qū)域。3.負(fù)責(zé)實名登記信息的日常保管和安全防范工作，防止信息丟失或泄露。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，配合做好相關(guān)人員的實名登記工作，如涉及項目合作、供應(yīng)商管理等方面的人員信息登記。三、實名登記信息內(nèi)容及要求（一）員工實名登記信息1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫等。2.聯(lián)系方式：手機(jī)號碼、電子郵箱等。3.入職信息：入職時間、所在部門、崗位、勞動合同期限等。4.其他信息：緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式、家庭住址等。要求員工在入職時如實填寫《員工實名登記表》，提供準(zhǔn)確無誤的個人信息。如有信息變更，應(yīng)在變更后[X]個工作日內(nèi)填寫《員工信息變更申請表》，提交至人事部門進(jìn)行更新。（二）合作單位人員實名登記信息1.單位信息：單位名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、法定代表人等。2.人員信息：姓名、性別、身份證號碼、職務(wù)、聯(lián)系方式等。3.合作信息：合作項目名稱、合作期限、合作內(nèi)容等。合作單位人員進(jìn)入公司前，由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集其實名登記信息，并填寫《合作單位人員實名登記表》，提交至人事部門備案。如有人員變動，應(yīng)及時更新相關(guān)信息。（三）臨時來訪人員實名登記信息1.個人信息：姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系方式等。2.來訪信息：來訪單位、來訪目的、被訪人姓名及部門、預(yù)計停留時間等。臨時來訪人員到達(dá)公司辦公區(qū)域時，應(yīng)在安保部門的引導(dǎo)下，在《臨時來訪人員實名登記表》上進(jìn)行登記。安保人員應(yīng)認(rèn)真核實其身份信息，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。四、實名登記流程（一）員工入職實名登記流程1.新員工入職時，人事部門發(fā)放《員工實名登記表》，指導(dǎo)員工如實填寫個人信息。2.員工填寫完畢后，將表格提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，確認(rèn)信息無誤后簽字。3.部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將表格交回人事部門。人事部門對信息進(jìn)行審核，審核通過后錄入公司員工實名信息管理系統(tǒng)，并建立員工實名信息檔案。（二）合作單位人員實名登記流程1.對口業(yè)務(wù)部門與合作單位溝通合作事宜時，要求合作單位提供相關(guān)人員的實名登記信息。2.業(yè)務(wù)部門收集合作單位人員實名登記信息后，填寫《合作單位人員實名登記表》，提交至人事部門。3.人事部門對提交的信息進(jìn)行審核，審核通過后備案，并將相關(guān)信息反饋給業(yè)務(wù)部門。（三）臨時來訪人員實名登記流程1.臨時來訪人員到達(dá)公司辦公區(qū)域入口處，安保人員向其說明實名登記要求。2.來訪人員在安保人員的指導(dǎo)下，填寫《臨時來訪人員實名登記表》，提供個人身份信息及來訪相關(guān)信息。3.安保人員對來訪人員的身份信息進(jìn)行核實，可通過身份證識別設(shè)備、聯(lián)系被訪人等方式進(jìn)行確認(rèn)。4.核實無誤后，安保人員在《臨時來訪人員實名登記表》上注明來訪時間、離開時間，并發(fā)放臨時出入證（如有需要）。來訪人員憑臨時出入證進(jìn)入公司辦公區(qū)域。5.來訪結(jié)束后，來訪人員將臨時出入證交回安保人員，安保人員在《臨時來訪人員實名登記表》上記錄離開時間，并對登記信息進(jìn)行整理歸檔。五、實名登記信息的管理與使用（一）信息存儲1.人事部門負(fù)責(zé)建立公司員工實名信息數(shù)據(jù)庫，采用電子文檔和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。電子文檔應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保信息安全。2.安保部門負(fù)責(zé)保管臨時來訪人員實名登記紙質(zhì)檔案，檔案應(yīng)按照日期、類別等進(jìn)行分類整理，便于查詢和管理。（二）信息更新1.員工信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時向人事部門提交《員工信息變更申請表》，人事部門在收到申請后[X]個工作日內(nèi)完成信息更新，并同步至公司員工實名信息管理系統(tǒng)。2.合作單位人員信息發(fā)生變更時，對口業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知人事部門，人事部門在核實后進(jìn)行信息更新備案。3.臨時來訪人員實名登記信息如有錯誤或遺漏，安保人員應(yīng)及時與來訪人員聯(lián)系更正，并在登記檔案中進(jìn)行標(biāo)注。（三）信息查詢1.因工作需要查詢員工實名登記信息的，應(yīng)填寫《信息查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人事部門審批。人事部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行信息查詢，并嚴(yán)格控制查詢范圍。2.因業(yè)務(wù)合作需要查詢合作單位人員實名登記信息的，由對口業(yè)務(wù)部門填寫《信息查詢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人事部門審批。人事部門審批通過后，提供相應(yīng)的信息查詢服務(wù)。3.安保部門因安全管理需要查詢臨時來訪人員實名登記信息的，可直接在登記檔案中進(jìn)行查詢，但應(yīng)做好查詢記錄。（四）信息保密1.公司所有涉及實名登記信息的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露、出售或非法使用實名登記信息。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自查閱、復(fù)制、傳播實名登記信息。如因工作需要確需使用的，應(yīng)按照規(guī)定流程進(jìn)行申請和審批。3.對實名登記信息存儲設(shè)備應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，防止信息丟失、被盜或被篡改。如發(fā)生信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人事部門定期對公司實名登記管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括人員信息登記的準(zhǔn)確性、完整性、及時性，信息管理與使用的規(guī)范性等。2.安保部門負(fù)責(zé)對辦公區(qū)域出入口的實名登記工作進(jìn)行日常監(jiān)督，確保登記流程規(guī)范、信息準(zhǔn)確。3.各部門應(yīng)配合人事部門和安保部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)信息和資料。（二）考核機(jī)制1.將實名登記管理制度的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系。對嚴(yán)格遵守制度、實名登記工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)獎勵；對違反制度規(guī)定、信息登記不準(zhǔn)確或不及時的員工進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效扣分。2.對因工作失誤或故意違反制度導(dǎo)致實名登記信息泄露或造成其他不良后果的，按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。七、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)處理1.員工提供虛假實名登記信息的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即解除勞動合同，并依法追究相關(guān)法律責(zé)任。2.員工未按規(guī)定及時更新實名登記信息的，給予警告處分，并責(zé)令限期改正。逾期未改正的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效扣分或紀(jì)律處分。3.員工違反實名登記信息保密規(guī)定，泄露他人信息的，給予記過處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動合同，并依法追究法律責(zé)任。（二）合作單位人員違規(guī)處理1.合作單位人員提供虛假實名登記信息的，公司有權(quán)終止合作關(guān)系，并要求合作單位承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.合作單位人員違反公司實名登記管理制度，給公司造成損失的，合作單位應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。（三）臨時來訪人員違規(guī)處理1.臨時來訪人員拒絕進(jìn)行實名登記或提供虛假信息的，安保人員有