租賃汽車合同管理制度

租賃汽車合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司租賃汽車合同的管理，規(guī)范租賃汽車行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門因生產、經營、辦公等需要租賃汽車的相關活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：租賃汽車合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防范原則：注重對租賃汽車合同風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則：租賃汽車合同實行統(tǒng)一歸口管理，明確管理職責和流程。二、合同簽訂管理（一）租賃汽車申請1.各部門因工作需要租賃汽車時，應提前填寫《租賃汽車申請表》，詳細注明租賃車型、租賃期限、租賃用途、預計行駛里程、租金預算等內容。2.《租賃汽車申請表》經部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。（二）供應商選擇1.公司建立租賃汽車供應商庫，采購部門負責對供應商進行篩選、評估和準入管理。2.選擇供應商時，應綜合考慮其信譽、資質、服務質量、價格水平等因素，通過招標、詢價、談判等方式確定合作供應商。3.與供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利義務、服務標準、違約責任等內容。（三）合同起草與審核1.采購部門根據(jù)審批后的《租賃汽車申請表》及與供應商協(xié)商的結果，起草租賃汽車合同草案。2.合同草案應包括合同雙方基本信息、租賃汽車詳情、租金及支付方式、租賃期限、車輛交接與驗收、維修保養(yǎng)責任、保險責任、違約責任、爭議解決方式等條款。3.合同草案起草完成后，應提交法務部門進行法律審核。法務部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險，對存在的問題提出修改意見。4.采購部門根據(jù)法務部門的審核意見對合同草案進行修改完善，形成合同送審稿。（四）合同審批1.合同送審稿經采購部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。分管領導應從業(yè)務合理性、風險可控性等方面進行全面審查，提出審批意見。2.對于重大租賃汽車合同（如租賃金額較大、租賃期限較長等），需經總經理辦公會審議通過后，由總經理簽署。（五）合同簽訂1.合同審批通過后，由采購部門負責與供應商簽訂正式合同。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的合同送審稿一致。2.合同雙方應在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。3.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分送相關部門存檔。三、合同履行管理（一）車輛交接1.租賃汽車交付前，供應商應確保車輛符合合同約定的標準，包括車輛性能良好、證件齊全有效、清潔衛(wèi)生等。2.采購部門應組織相關人員與供應商進行車輛交接，填寫《車輛交接清單》，詳細記錄車輛的品牌、型號、車牌號、車架號、里程數(shù)、外觀狀況、隨車工具及物品等信息。3.車輛交接雙方應在《車輛交接清單》上簽字確認。（二）租金支付1.采購部門應按照合同約定的租金支付方式和時間，及時辦理租金支付手續(xù)。2.租金支付前，采購部門應審核相關發(fā)票及支付憑證，確保支付信息準確無誤。3.財務部門負責對租金支付進行賬務處理，并定期核對租金支付情況。（三）車輛使用與管理1.租賃汽車由申請部門負責使用和管理，應嚴格按照合同約定的用途使用車輛，不得擅自改變用途或轉租給他人。2.使用部門應安排專人負責車輛的日常維護和保養(yǎng)，確保車輛處于良好的運行狀態(tài)。發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況時，應及時通知供應商進行維修。3.使用部門應遵守交通法規(guī)，安全駕駛，如因使用不當造成車輛損壞或交通事故，應承擔相應的責任。（四）車輛維修與保養(yǎng)1.供應商應按照合同約定承擔租賃汽車的維修保養(yǎng)責任，定期對車輛進行保養(yǎng)和檢查，確保車輛性能良好。2.車輛需要維修時，使用部門應及時通知供應商，供應商應及時安排維修，并提供維修清單和發(fā)票。3.對于因車輛維修影響正常使用的，供應商應采取相應的補救措施，如提供替代車輛等。（五）保險管理1.供應商應按照合同約定為租賃汽車購買足額的保險，包括交強險、商業(yè)險等。2.保險期間內，如發(fā)生保險事故，使用部門應及時通知供應商和保險公司，并協(xié)助辦理相關理賠手續(xù)。3.保險理賠款應優(yōu)先用于支付車輛維修費用等相關支出，如有剩余，應按照合同約定處理。四、合同變更與解除管理（一）合同變更1.在租賃汽車合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應明確變更的內容、生效時間等，并作為原合同的補充文件。3.合同變更后，采購部門應及時將變更協(xié)議副本分送相關部門存檔。（二）合同解除1.在租賃汽車合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同雙方可協(xié)商解除合同。2.解除合同應簽訂書面解除協(xié)議，明確解除的原因、時間、雙方的權利義務等內容。3.合同解除后，采購部門應及時辦理相關結算手續(xù)，如退還車輛、結算租金、處理保險理賠等。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責租賃汽車合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、交接清單、發(fā)票、維修清單、保險單據(jù)等，均應及時收集整理。2.檔案收集應確保資料的完整性和準確性，不得遺漏重要文件。（二）檔案整理1.采購部門應按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行分類整理?？砂凑蘸贤悇e、時間順序等進行分類，建立檔案目錄，便于查找和查閱。2.對每份合同檔案應編制檔案編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。（三）檔案保管1.租賃汽車合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管應注意防火、防潮、防蟲、防盜等，定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱租賃汽車合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照審批意見提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等。3.查閱檔案時，不得對檔案進行涂改、損壞、抽取等操作，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意。（五）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱租賃汽車合同檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人和分管領導審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，按時歸還檔案。歸還檔案時，檔案管理部門應進行核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，應追究借閱人的責任。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司審計部門負責對租賃汽車合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行定期審計監(jiān)督，檢查合同執(zhí)行的合規(guī)性和有效性。2.審計部門應制定審計計劃，明確審計范圍、內容、方法和時間安排，通過查閱合同檔案、財務憑證、實地走訪等方式進行審計。3.審計部門對審計中發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合相關政府部門的監(jiān)督檢查，如實提供租賃汽車合同相關資料。2.對于政府部門提出的整改要求，公司應認真落實，及時整改到位。七、責任追究（一）違約責任1.租賃汽車合同雙方應嚴格履行合同約定的義務，如一方違反合同約定，應承擔相應的違約責任。2.違約責任的承擔方式包括繼續(xù)履行、采取補救措施、賠償損失等，具體承擔方式應根據(jù)合同約定和實際損失情況確定。（二）過錯責任追究1.因公司內部人員在租賃汽車合同管理過程中存在過錯