研發(fā)過程文件管理制度

研發(fā)過程文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司研發(fā)過程文件的管理，確保研發(fā)文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可追溯性，提高研發(fā)效率，保障公司知識產(chǎn)權(quán)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有研發(fā)項目過程中產(chǎn)生的各類文件，包括但不限于項目立項文件、需求文檔、設(shè)計文檔、測試文檔、技術(shù)報告、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。（三）職責(zé)分工1.研發(fā)部門負(fù)責(zé)本部門研發(fā)項目文件的編制、收集、整理、歸檔和保管工作。按照項目進(jìn)度及時提交各類文件，并確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。對研發(fā)過程中產(chǎn)生的文件進(jìn)行分類管理，明確文件的版本狀態(tài)和使用范圍。2.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對研發(fā)過程文件的規(guī)范性、完整性進(jìn)行審核，提出改進(jìn)意見。參與重要研發(fā)文件的評審，確保文件符合質(zhì)量管理體系要求。3.知識產(chǎn)權(quán)管理部門負(fù)責(zé)研發(fā)過程中知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件的管理，包括專利申請文件、軟件著作權(quán)登記文件等。指導(dǎo)研發(fā)部門做好知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)工作，審核文件中涉及知識產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容。4.檔案管理部門負(fù)責(zé)研發(fā)過程文件的集中歸檔和保管，建立檔案檢索系統(tǒng)，確保文件的安全和有效利用。按照規(guī)定的期限和要求對研發(fā)檔案進(jìn)行整理、鑒定和銷毀。二、文件分類與編號（一）文件分類1.項目立項文件：包括項目立項申請書、可行性研究報告、項目任務(wù)書等。2.需求文檔：如用戶需求規(guī)格說明書、市場需求分析報告等。3.設(shè)計文檔：涵蓋總體設(shè)計方案、詳細(xì)設(shè)計文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔等。4.測試文檔：測試計劃、測試用例、測試報告等。5.技術(shù)報告：研發(fā)過程中的技術(shù)總結(jié)、技術(shù)難題解決方案等。6.知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件：專利申請文件、軟件著作權(quán)登記文件、商標(biāo)申請文件等。7.其他文件：如項目變更申請、會議紀(jì)要、往來信函等與研發(fā)項目相關(guān)的文件。（二）文件編號1.研發(fā)項目文件編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[項目編號][文件類別代碼][順序號]項目編號：按照公司項目編號規(guī)則編制，用于標(biāo)識具體的研發(fā)項目。文件類別代碼：根據(jù)文件分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如“LX”表示立項文件，“XQ”表示需求文檔等。順序號：按照文件產(chǎn)生的先后順序依次編號。3.示例：[2023001][LX]001，表示2023年第001個研發(fā)項目的立項申請書。三、文件編制與審核（一）編制要求1.研發(fā)文件應(yīng)根據(jù)項目實際情況和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行編制，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰。2.文件編制應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式和模板，確保文件的規(guī)范性和一致性。3.編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，對文件內(nèi)容負(fù)責(zé)。（二）審核流程1.部門內(nèi)部審核研發(fā)文件編制完成后，編制人員應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，確保文件內(nèi)容無誤。然后提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行全面審查，并提出審核意見。2.跨部門審核對于涉及多個部門的研發(fā)文件，如總體設(shè)計方案等，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。審核人員應(yīng)從各自專業(yè)角度對文件進(jìn)行審查，提出修改建議，確保文件符合各部門的工作要求。3.最終審核經(jīng)過部門內(nèi)部審核和跨部門審核后的文件，提交給項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終審核。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)綜合考慮各方面意見，對文件進(jìn)行整體把關(guān)，確認(rèn)文件是否可以發(fā)布。四、文件版本管理（一）版本標(biāo)識1.研發(fā)過程文件采用版本號進(jìn)行標(biāo)識，版本號由主版本號、次版本號和修訂號組成。2.格式為：V[主版本號].[次版本號].[修訂號]主版本號：當(dāng)文件的整體架構(gòu)、功能或技術(shù)發(fā)生重大變化時，主版本號遞增。次版本號：在主版本號不變的情況下，文件的功能有較大擴(kuò)展或修改時，次版本號遞增。修訂號：用于記錄文件的小修改，如錯別字糾正、格式調(diào)整等，每次修改修訂號遞增。（二）版本更新1.文件發(fā)生修改后，編制人員應(yīng)及時更新文件版本號，并在文件中注明修改內(nèi)容和修改日期。2.版本更新后，應(yīng)按照文件審核流程重新進(jìn)行審核，確保更新后的文件符合要求。3.對于已發(fā)布的文件，應(yīng)及時通知相關(guān)人員獲取最新版本，避免使用舊版本文件導(dǎo)致工作失誤。五、文件歸檔與保管（一）歸檔要求1.研發(fā)項目文件應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求進(jìn)行歸檔，確保文件的及時、完整歸檔。2.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行分類整理，編制歸檔清單，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，確保兩種介質(zhì)的文件內(nèi)容一致。（二）保管期限1.研發(fā)過程文件的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管文件：保管期限為13年，如項目過程中的臨時性文件、一般性會議紀(jì)要等。中期保管文件：保管期限為310年，如項目需求文檔、測試文檔等。長期保管文件：保管期限為10年以上，如項目立項文件、技術(shù)報告、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。2.具體保管期限可根據(jù)公司實際情況和法律法規(guī)要求進(jìn)行調(diào)整。（三）保管方式1.紙質(zhì)文件保管紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子文件保管電子文件應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案庫。電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲，設(shè)置相應(yīng)的文件夾和目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和訪問。定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、文件借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱研發(fā)過程文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《文件借閱申請表》后，應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核。2.對于涉及公司機(jī)密或重要知識產(chǎn)權(quán)的文件，需經(jīng)知識產(chǎn)權(quán)管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.審核通過后，檔案管理部門為借閱人員提供文件，并做好借閱登記。（三）借閱期限1.文件借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況。（四）使用要求1.借閱人員應(yīng)對借閱的文件妥善保管，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改或丟失文件。2.文件使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、文件保密管理（一）保密范圍1.研發(fā)過程中涉及的技術(shù)秘密、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等信息均屬于保密范圍。2.具體包括但不限于項目技術(shù)方案、算法、數(shù)據(jù)模型、客戶信息、市場策略等。（二）保密措施1.對涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在文件上加蓋“保密”標(biāo)識，并注明保密期限。2.嚴(yán)格控制保密文件的知悉范圍，僅限工作需要的人員接觸。3.與接觸保密文件的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。4.對保密文件的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)采取加密等安全措施，防止信息泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對研發(fā)過程文件的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密制度的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、文件銷毀（一）銷毀條件1.文件保管期限屆滿，且不再具有保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.文件因其他原因需要銷毀的，如文件內(nèi)容錯誤、文件損壞無法修復(fù)等，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出文件銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、知識產(chǎn)權(quán)管理部門（如有）、質(zhì)量管理部門審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，檔案管理