行政辦公設(shè)備采購(gòu)合同管理規(guī)定細(xì)則?

行政辦公設(shè)備采購(gòu)合同管理規(guī)定細(xì)則?

行政辦公設(shè)備采購(gòu)合同管理規(guī)定細(xì)則一、總則1.目的為加強(qiáng)本賓館行政辦公設(shè)備采購(gòu)合同的管理，規(guī)范采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更與解除等行為，保障賓館的合法權(quán)益，確保行政辦公設(shè)備采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，特制定本規(guī)定細(xì)則。2.適用范圍本規(guī)定細(xì)則適用于本賓館因行政辦公需要而進(jìn)行的各類辦公設(shè)備采購(gòu)合同的管理，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌椅、文件柜等設(shè)備的采購(gòu)合同。3.管理原則采購(gòu)合同管理遵循合法、公平、誠(chéng)信的原則，確保合同條款清晰、責(zé)任明確、風(fēng)險(xiǎn)可控。同時(shí)，應(yīng)注重合同的執(zhí)行與監(jiān)督，保障賓館利益最大化。二、合同簽訂管理1.采購(gòu)需求確認(rèn)-各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《行政辦公設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需辦公設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。-申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對(duì)各部門的采購(gòu)需求進(jìn)行匯總、分析，并結(jié)合賓館的預(yù)算和實(shí)際情況，進(jìn)行綜合評(píng)估，確定最終的采購(gòu)需求。2.供應(yīng)商選擇-行政部門建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。采購(gòu)人員應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。-對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)人員應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查和了解，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等方面。調(diào)查方式可包括實(shí)地考察、查閱相關(guān)資料、向其他客戶咨詢等。-采購(gòu)人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行認(rèn)真審核。3.采購(gòu)談判-根據(jù)采購(gòu)需求和供應(yīng)商情況，采購(gòu)人員組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容包括設(shè)備價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等合同條款。-在談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握談判技巧，爭(zhēng)取最有利的合同條款。同時(shí)，應(yīng)做好談判記錄，記錄談判的過(guò)程和達(dá)成的共識(shí)。4.合同起草-采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)人員負(fù)責(zé)起草采購(gòu)合同。合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，內(nèi)容包括但不限于以下條款：-合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；-辦公設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；-交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式；-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式；-售后服務(wù)條款，包括質(zhì)保期、維修響應(yīng)時(shí)間、維修方式等；-付款方式和付款時(shí)間；-違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式。-合同起草完成后，采購(gòu)人員應(yīng)將合同草案提交至行政部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。行政部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)和賓館的相關(guān)規(guī)定，合同內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等。5.合同審核與審批-行政部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^(guò)后，將合同草案提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同的合法性、有效性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。-法務(wù)部門審核通過(guò)后，合同草案依次提交至財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款方式、付款時(shí)間等財(cái)務(wù)條款是否合理，是否符合賓館的財(cái)務(wù)制度。分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理根據(jù)賓館的整體情況，對(duì)合同進(jìn)行全面審批。-各級(jí)審核和審批人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核和審批工作，并簽署明確的意見(jiàn)。對(duì)于審核和審批過(guò)程中提出的修改意見(jiàn)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善，直至通過(guò)審核和審批。6.合同簽訂-合同經(jīng)審核和審批通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。簽訂合同前，應(yīng)再次核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。-合同簽訂應(yīng)使用賓館統(tǒng)一的合同專用章，并由雙方簽字蓋章確認(rèn)。合同一式多份，賓館留存至少兩份，分別由行政部門和財(cái)務(wù)部門保管，供應(yīng)商留存一份。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行計(jì)劃制定合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)合同條款，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)包括設(shè)備采購(gòu)進(jìn)度、交貨安排、驗(yàn)收計(jì)劃、付款計(jì)劃等內(nèi)容。2.供應(yīng)商溝通與協(xié)調(diào)采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解設(shè)備的生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按照合同約定的時(shí)間和質(zhì)量要求履行合同，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商說(shuō)明原因，并協(xié)商解決方案。在設(shè)備生產(chǎn)和運(yùn)輸過(guò)程中，如遇不可抗力等特殊情況，采購(gòu)人員應(yīng)協(xié)助供應(yīng)商辦理相關(guān)證明文件，并根據(jù)實(shí)際情況，與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整合同履行時(shí)間和方式。3.設(shè)備到貨驗(yàn)收-設(shè)備到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)提前通知行政部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式，對(duì)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等進(jìn)行仔細(xì)檢查。-對(duì)于需要進(jìn)行性能測(cè)試的設(shè)備，驗(yàn)收人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程進(jìn)行測(cè)試，確保設(shè)備性能符合合同要求。驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)填寫《行政辦公設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。-如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符的情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取更換、維修等措施進(jìn)行處理。在問(wèn)題未解決前，不得辦理驗(yàn)收合格手續(xù)。4.付款管理-財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和付款時(shí)間，結(jié)合設(shè)備驗(yàn)收情況，辦理付款手續(xù)。采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)付款資料。-付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)付款資料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保資料齊全、合規(guī)。審核通過(guò)后，按照賓館的財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行付款審批。-對(duì)于分期付款的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，跟蹤付款進(jìn)度，確保按時(shí)足額付款，避免因逾期付款產(chǎn)生違約責(zé)任。5.售后服務(wù)跟蹤-行政部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的售后服務(wù)進(jìn)行跟蹤管理。在質(zhì)保期內(nèi)，如設(shè)備出現(xiàn)故障，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，行政部門應(yīng)立即通知供應(yīng)商按照合同約定的售后服務(wù)條款進(jìn)行維修處理。-行政部門應(yīng)建立售后服務(wù)檔案，記錄設(shè)備的維修情況、維修時(shí)間、維修人員等信息。對(duì)于供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按照合同約定提供售后服務(wù)，應(yīng)及時(shí)督促供應(yīng)商整改，如供應(yīng)商拒不整改，可按照合同約定追究其違約責(zé)任。四、合同變更與解除管理1.合同變更-在合同履行過(guò)程中，如因特殊原因需要變更合同條款，由提出變更的一方填寫《行政辦公設(shè)備采購(gòu)合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。-申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，如變更事項(xiàng)涉及金額較大或?qū)贤男杏兄卮笥绊懀瑧?yīng)組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等進(jìn)行專項(xiàng)論證。-評(píng)估通過(guò)后，采購(gòu)人員與供應(yīng)商就合同變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂《行政辦公設(shè)備采購(gòu)合同變更協(xié)議》。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更后的合同條款以及對(duì)原合同其他條款的影響等。-變更協(xié)議簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)將變更協(xié)議提交至行政部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案，并按照新的合同條款組織合同履行。2.合同解除-在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除合同的情形，由提出解除的一方填寫《行政辦公設(shè)備采購(gòu)合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明解除合同的原因及依據(jù)。-申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)解除申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，如涉及法律問(wèn)題，應(yīng)征求法務(wù)部門的意見(jiàn)。-評(píng)估通過(guò)后，采購(gòu)人員與供應(yīng)商就合同解除事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂《行政辦公設(shè)備采購(gòu)合同解除協(xié)議》。解除協(xié)議應(yīng)明確合同解除的原因、解除時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)以及違約責(zé)任等。-合同解除后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商辦理相關(guān)手續(xù)，如設(shè)備退貨、款項(xiàng)退還等。同時(shí)，應(yīng)將合同解除情況通知行政部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，做好后續(xù)的賬務(wù)處理和檔案管理工作。五、合同檔案管理1.檔案收集行政部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同檔案的收集、整理和保管工作。合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同原件、相關(guān)審批文件、談判記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等資料移交至行政部門。2.檔案整理與歸檔行政部門對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行分類整理，按照合同編號(hào)、簽訂時(shí)間等順序進(jìn)行編號(hào)歸檔。檔案應(yīng)建立電子和紙質(zhì)兩種版本，便于查閱和管理。3.檔案保管期限采購(gòu)合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和賓館的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。4.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《行政辦公設(shè)備采購(gòu)合同檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱或借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、篡改、損壞檔案資料。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更與解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理工作符合本規(guī)定細(xì)則的要求。同時(shí)，接受內(nèi)部審計(jì)部門的審計(jì)監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.考核評(píng)價(jià)建立采購(gòu)合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員和相關(guān)部門在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己藘?nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時(shí)性和質(zhì)量、合同變更與解除的合理性等方面?？己私Y(jié)果與個(gè)人績(jī)效掛鉤，對(duì)在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人和部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致賓館利益受損