房產(chǎn)設(shè)計合同管理辦法

房產(chǎn)設(shè)計合同管理辦法一、前言親愛的同事們，在房地產(chǎn)行業(yè)摸爬滾打二十多年，我深知房產(chǎn)設(shè)計合同對于我們項目的重要性。一份好的房產(chǎn)設(shè)計合同，不僅是項目順利推進的保障，更是我們與設(shè)計方合作共贏的基石。為了讓我們在房產(chǎn)設(shè)計合同管理方面更加規(guī)范、高效，特制定本管理辦法。希望大家認真閱讀并嚴格遵守，讓我們攜手把每一個項目都做到盡善盡美。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及房產(chǎn)設(shè)計的合同，包括但不限于住宅、商業(yè)地產(chǎn)、寫字樓等各類房產(chǎn)項目的建筑設(shè)計、景觀設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計等相關(guān)合同。無論是與國內(nèi)知名設(shè)計公司合作，還是與新興設(shè)計團隊的攜手，都在本辦法的管理范疇之內(nèi)。三、合同簽訂前管理（一）設(shè)計方選擇1.資質(zhì)審查我們鼓勵大家在選擇設(shè)計方時，務必對其資質(zhì)進行嚴格審查。設(shè)計方應具備與項目規(guī)模和性質(zhì)相匹配的設(shè)計資質(zhì)，比如大型商業(yè)綜合體項目，設(shè)計方最好擁有甲級商業(yè)建筑設(shè)計資質(zhì)。希望大家仔細查看設(shè)計方的資質(zhì)證書，確認其有效期和適用范圍，避免因資質(zhì)問題給項目帶來隱患。2.業(yè)績考察過往業(yè)績是衡量設(shè)計方實力的重要指標。我們要深入了解設(shè)計方是否有過類似項目的成功經(jīng)驗。比如我們要開發(fā)高端住宅項目，就需考察設(shè)計方是否有過同等檔次住宅項目的設(shè)計經(jīng)歷。可以通過實地考察已建成項目、與設(shè)計方過往合作客戶溝通等方式，全面評估其設(shè)計水平和項目執(zhí)行能力。3.團隊評估一個優(yōu)秀的設(shè)計團隊是項目成功的關(guān)鍵。關(guān)注設(shè)計團隊核心成員的專業(yè)背景、從業(yè)經(jīng)驗和設(shè)計理念。團隊負責人最好具備多年房產(chǎn)設(shè)計經(jīng)驗，且對當?shù)厥袌鲇猩钊肓私?。我們希望大家與設(shè)計團隊成員進行充分溝通，感受他們的專業(yè)素養(yǎng)和團隊協(xié)作能力，確保他們能夠理解并實現(xiàn)我們的項目目標。（二）合同條款洽談1.設(shè)計范圍與內(nèi)容在洽談合同條款時，一定要清晰界定設(shè)計范圍與內(nèi)容。以住宅項目為例，要明確建筑設(shè)計是否涵蓋外立面、戶型設(shè)計、地下室設(shè)計等所有方面，景觀設(shè)計是否包括小區(qū)綠化、道路、休閑設(shè)施等。避免因設(shè)計范圍模糊導致后期出現(xiàn)爭議，影響項目進度。2.設(shè)計周期合理的設(shè)計周期是項目按時推進的保障。我們與設(shè)計方共同商討設(shè)計周期時，要充分考慮項目的復雜程度和實際需求。比如普通住宅項目設(shè)計周期可能相對較短，而大型綜合性商業(yè)項目則需要更長時間。希望大家在合同中明確各個設(shè)計階段的時間節(jié)點，如方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計的完成時間，確保設(shè)計工作有序進行。3.設(shè)計費用設(shè)計費用是合同的重要條款之一。我們要與設(shè)計方進行充分的價格談判，確保費用合理且符合市場行情。同時，明確費用的支付方式和時間節(jié)點。例如，可以按照設(shè)計階段完成情況分階段支付，方案設(shè)計通過后支付一定比例，施工圖設(shè)計完成并審核通過后支付剩余款項。這樣既能保證設(shè)計方的積極性，又能保障公司的利益。4.質(zhì)量要求對設(shè)計質(zhì)量提出明確要求是確保項目品質(zhì)的關(guān)鍵。設(shè)計成果應符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及我們公司的項目定位和設(shè)計要求。比如建筑設(shè)計要滿足建筑規(guī)范、消防規(guī)范等要求，景觀設(shè)計要符合環(huán)保和人性化設(shè)計理念。希望大家在合同中詳細列出質(zhì)量驗收標準和違約責任，促使設(shè)計方提供高質(zhì)量的設(shè)計成果。（三）合同文本審核1.法律合規(guī)審核合同文本必須經(jīng)過公司法務部門的嚴格審核，確保其符合國家法律法規(guī)。法務人員要重點審查合同條款是否存在法律風險，如合同主體是否適格、條款是否違反法律法規(guī)強制性規(guī)定等。希望法務同事們以專業(yè)的態(tài)度，為合同的合法性保駕護航。2.業(yè)務部門審核業(yè)務部門要從項目實際需求出發(fā)，對合同文本進行全面審核。審核設(shè)計范圍、內(nèi)容、周期、費用等條款是否與洽談結(jié)果一致，是否滿足項目推進要求。例如工程部門要考慮設(shè)計成果能否在施工過程中順利實施，營銷部門要關(guān)注設(shè)計是否符合市場需求和銷售策略。希望各業(yè)務部門密切協(xié)作，共同把好合同審核關(guān)。3.財務部門審核財務部門要對合同中的費用條款進行細致審核。確認設(shè)計費用的計算方式是否準確，支付方式和時間是否合理，是否符合公司財務管理制度。同時，關(guān)注合同中是否存在稅務風險，確保公司的財務安全。希望財務同事們憑借專業(yè)知識，為公司的經(jīng)濟利益負責。四、合同簽訂管理（一）簽訂流程1.合同審批經(jīng)過各部門審核通過的合同文本，需按照公司審批流程進行審批。由項目負責人提交合同審批申請，依次經(jīng)過部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理等審批環(huán)節(jié)。希望大家在提交審批時，確保合同文本及相關(guān)審核意見完整、準確，以便審批人員快速了解情況，提高審批效率。2.簽訂授權(quán)合同審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂合同。授權(quán)代理人應持有公司出具的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。希望大家嚴格按照授權(quán)規(guī)定簽訂合同，避免越權(quán)簽訂帶來的法律風險。3.合同簽署合同簽署時，雙方應在合同文本上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代理人簽字。希望大家在簽署合同前，再次核對合同條款，確保無誤后再進行簽署。同時，注意合同簽署的規(guī)范性，簽字蓋章要清晰、完整。（二）合同存檔1.存檔要求合同簽訂后，應及時進行存檔。合同原件由公司檔案管理部門統(tǒng)一保存，同時相關(guān)業(yè)務部門留存復印件。存檔的合同應確保內(nèi)容完整、清晰，包括合同文本、附件、審批文件、往來信函等與合同相關(guān)的資料。希望大家按照檔案管理要求，及時整理并移交合同資料，保證合同檔案的完整性。2.存檔期限合同存檔期限應根據(jù)項目特點和公司檔案管理制度確定。一般情況下，房產(chǎn)設(shè)計合同存檔期限為項目竣工后至少五年。在存檔期限內(nèi)，檔案管理部門要妥善保管合同檔案，確保其安全、可查閱。希望檔案管理人員認真履行職責，為公司合同管理提供有力支持。五、合同履行管理（一）設(shè)計方履約監(jiān)督1.定期溝通項目負責人應與設(shè)計方保持定期溝通，及時了解設(shè)計工作進展情況?？梢酝ㄟ^召開項目例會、電話會議、現(xiàn)場溝通等方式，與設(shè)計團隊交流設(shè)計思路、解決遇到的問題。希望項目負責人主動作為，建立良好的溝通機制，確保設(shè)計工作順利推進。2.進度跟蹤按照合同約定的設(shè)計周期，對設(shè)計方的工作進度進行跟蹤。建立設(shè)計進度臺賬，記錄設(shè)計各階段的實際完成時間與計劃時間的對比情況。如果發(fā)現(xiàn)設(shè)計進度滯后，要及時與設(shè)計方溝通，分析原因并制定趕工措施。希望大家對設(shè)計進度保持高度關(guān)注，避免因進度問題影響項目整體進度。3.質(zhì)量把控在設(shè)計過程中，業(yè)務部門要對設(shè)計質(zhì)量進行把控?？梢越M織內(nèi)部評審、專家論證等方式，對設(shè)計成果進行審查。對于不符合質(zhì)量要求的設(shè)計成果，及時要求設(shè)計方進行修改完善。希望各業(yè)務部門發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，嚴格把關(guān)設(shè)計質(zhì)量，確保設(shè)計成果符合公司要求。（二）我方履約管理1.費用支付財務部門要按照合同約定的支付方式和時間節(jié)點，及時向設(shè)計方支付設(shè)計費用。在支付前，要確保設(shè)計方已完成相應的設(shè)計工作并通過驗收。希望財務部門嚴格履行支付義務，維護公司良好的商業(yè)信譽。2.資料提供業(yè)務部門要按照合同約定，及時向設(shè)計方提供相關(guān)資料，如項目基礎(chǔ)資料、規(guī)劃要求、市場調(diào)研數(shù)據(jù)等。確保提供的資料真實、準確、完整，為設(shè)計方開展工作提供有力支持。希望各業(yè)務部門積極配合，保障設(shè)計工作的順利進行。（三）合同變更管理1.變更提出在合同履行過程中，如果因項目實際需要或其他原因?qū)е潞贤兏商岢鲎兏牟块T填寫合同變更申請單，說明變更原因、內(nèi)容、對項目的影響等。希望大家在提出變更時，充分考慮變更帶來的各種影響，確保變更的必要性和可行性。2.變更審批合同變更申請單需按照公司審批流程進行審批。依次經(jīng)過業(yè)務部門、法務部門、財務部門、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理等審批環(huán)節(jié)。各部門要從專業(yè)角度對變更內(nèi)容進行審核，評估變更對合同履行、法律風險、費用等方面的影響。希望各部門認真履行審核職責，確保變更符合公司利益。3.變更實施合同變更審批通過后，由項目負責人與設(shè)計方簽訂合同變更協(xié)議。明確變更后的設(shè)計范圍、內(nèi)容、周期、費用等條款。希望項目負責人嚴格按照變更協(xié)議組織實施，確保變更后的設(shè)計工作順利進行。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.合同條款細化在合同簽訂前，我們要盡可能細化合同條款，明確雙方的權(quán)利義務和違約責任。對于可能出現(xiàn)爭議的問題，如設(shè)計變更處理、質(zhì)量爭議解決等，提前在合同中約定清晰的處理方式。希望大家在合同洽談和審核過程中，注重條款的細化和完善，從源頭上預防合同糾紛的發(fā)生。2.良好溝通協(xié)作在合同履行過程中，與設(shè)計方保持良好的溝通協(xié)作關(guān)系。及時解決出現(xiàn)的問題，避免問題積累導致糾紛。項目負責人要積極主動與設(shè)計方溝通，尊重對方的專業(yè)意見，共同推進項目進展。希望大家以合作共贏的心態(tài)，維護良好的合作關(guān)系。（二）糾紛處理流程1.協(xié)商解決如果發(fā)生合同糾紛，首先嘗試通過協(xié)商解決。由項目負責人與設(shè)計方進行溝通，了解對方的訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。在協(xié)商過程中，要保持理性、客觀，以事實和合同為依據(jù)。希望項目負責人充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)能力，爭取通過協(xié)商化解糾紛。2.調(diào)解介入如果協(xié)商無法解決糾紛，可以邀請第三方調(diào)解機構(gòu)介入。選擇具有專業(yè)權(quán)威性和良好信譽的調(diào)解機構(gòu)，協(xié)助雙方進行調(diào)解。調(diào)解過程中，要積極配合調(diào)解機構(gòu)的工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料。希望通過調(diào)解方式，以較為平和的方式解決糾紛，維護雙方的合作關(guān)系。3.仲裁或訴訟如果協(xié)商和調(diào)解都無法解決糾紛，按照合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟。在仲裁或訴訟過程中，要及時委托專業(yè)的律師團隊，