化工廠采購付款賬期透明化執(zhí)行制度

化工廠采購付款賬期透明化執(zhí)行制度

一、總則1.目的本制度旨在確保化工廠付款賬期的透明化，加強(qiáng)與供應(yīng)商及客戶之間的信任合作關(guān)系，規(guī)范財務(wù)付款流程，提高財務(wù)管理效率，保障化工廠運(yùn)營效益的同時維護(hù)各方合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于化工廠全體涉及采購、銷售及財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的員工，以及與化工廠有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商和客戶。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)秉持化工廠“誠信、創(chuàng)新、高效、共贏”的企業(yè)文化，以誠信為基礎(chǔ)，在付款賬期管理上做到公開透明，與供應(yīng)商和客戶共同尋求創(chuàng)新合作模式，提高運(yùn)營效率，實現(xiàn)各方共贏。經(jīng)營理念強(qiáng)調(diào)質(zhì)量至上、服務(wù)為本，付款賬期透明化是服務(wù)供應(yīng)商和客戶的重要一環(huán)，確保各方資金流穩(wěn)定，共同發(fā)展。4.遵循原則-透明公開原則：付款賬期的設(shè)定、調(diào)整等信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確地向相關(guān)方披露。-公平合理原則：根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況、市場行情以及合作關(guān)系等因素，制定公平合理的付款賬期。-合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度，確保付款賬期管理活動合法合規(guī)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商洽談采購合同，明確付款賬期條款；跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時反饋可能影響付款賬期的問題；定期梳理供應(yīng)商付款賬期信息，與財務(wù)部門核對。-扁平化管理體現(xiàn)：采購人員直接對采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)，減少中間層級匯報流程，提高決策和執(zhí)行效率。對于常規(guī)采購業(yè)務(wù)的付款賬期確定，采購人員可在既定政策范圍內(nèi)自主決策，并及時向上級報備。2.銷售部門-職責(zé)：與客戶協(xié)商銷售合同中的收款賬期，確保符合化工廠整體利益；關(guān)注客戶付款情況，及時提醒客戶付款；將客戶特殊付款需求或問題反饋給財務(wù)部門。-扁平化管理體現(xiàn)：銷售人員有權(quán)根據(jù)客戶信用狀況和市場競爭情況，在一定權(quán)限內(nèi)調(diào)整收款賬期，但需及時向銷售經(jīng)理和財務(wù)部門報備，簡化審批流程，快速響應(yīng)市場變化。3.財務(wù)部門-職責(zé)：制定付款賬期政策和流程，審核采購和銷售合同中的付款賬期條款；負(fù)責(zé)付款和收款的賬務(wù)處理，定期統(tǒng)計分析付款賬期執(zhí)行情況；根據(jù)資金狀況和業(yè)務(wù)需求，提出付款賬期調(diào)整建議。-扁平化管理體現(xiàn)：財務(wù)部門內(nèi)部設(shè)立項目小組，直接對接采購和銷售業(yè)務(wù)，減少部門內(nèi)部溝通環(huán)節(jié)。小組負(fù)責(zé)人可直接參與重要合同付款賬期的決策，提高財務(wù)管理的針對性和效率。4.管理層-職責(zé)：審批重大付款賬期政策調(diào)整；協(xié)調(diào)各部門之間在付款賬期管理方面的工作；對付款賬期執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和考核。-扁平化管理體現(xiàn)：管理層直接與各業(yè)務(wù)部門溝通，了解付款賬期管理實際情況，快速做出決策。對于涉及多個部門的復(fù)雜問題，管理層可組織跨部門會議，當(dāng)場協(xié)調(diào)解決。三、管理流程1.采購付款賬期流程-合同洽談階段：采購人員與供應(yīng)商就采購商品或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期等條款進(jìn)行談判，同時明確付款賬期。付款賬期應(yīng)根據(jù)采購金額、供應(yīng)商信用等級、市場行情等因素合理確定。談判結(jié)果記錄在采購合同草案中。-合同審批階段：采購合同草案提交給采購部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核付款賬期是否符合公司政策和業(yè)務(wù)實際需求。審核通過后，提交財務(wù)部門審核，財務(wù)部門從資金預(yù)算、風(fēng)險控制等角度進(jìn)行評估。最后由管理層審批，重大合同的付款賬期需經(jīng)管理層集體決策。-合同執(zhí)行階段：采購訂單下達(dá)后，采購人員跟蹤訂單執(zhí)行情況。若供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨，在驗收合格后，財務(wù)部門按照合同約定的付款賬期安排付款。如因特殊原因需變更付款賬期，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照審批流程重新審批。2.銷售收款賬期流程-合同洽談階段：銷售人員與客戶溝通銷售產(chǎn)品或服務(wù)的細(xì)節(jié)，在考慮客戶信用狀況、市場競爭等因素的基礎(chǔ)上，確定收款賬期。收款賬期應(yīng)與產(chǎn)品或服務(wù)的交付方式、金額等相匹配。相關(guān)內(nèi)容記錄在銷售合同草案中。-合同審批階段：銷售合同草案依次經(jīng)過銷售部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門和管理層審批。銷售部門負(fù)責(zé)人關(guān)注賬期是否有利于銷售業(yè)務(wù)拓展和客戶關(guān)系維護(hù)；財務(wù)部門評估收款風(fēng)險和對資金流的影響；管理層從整體經(jīng)營策略角度進(jìn)行決策。-合同執(zhí)行階段：產(chǎn)品或服務(wù)交付后，銷售人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶付款情況。在收款賬期到期前，銷售人員提前提醒客戶付款。若客戶未能按時付款，銷售人員及時與客戶溝通，了解原因，并將情況反饋給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)具體情況采取相應(yīng)措施，如發(fā)送催款函、調(diào)整客戶信用等級等。3.付款賬期信息管理-建立信息系統(tǒng)：化工廠建立統(tǒng)一的付款賬期信息管理系統(tǒng)，采購、銷售和財務(wù)部門及時錄入和更新合同付款賬期相關(guān)信息，包括合同簽訂時間、賬期起始和結(jié)束時間、付款或收款進(jìn)度等。-定期核對與分析：各部門定期核對系統(tǒng)中的付款賬期信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。財務(wù)部門每月對付款賬期執(zhí)行情況進(jìn)行分析，生成報表，包括賬期內(nèi)付款率、逾期付款情況、對資金流的影響等，為管理層決策提供數(shù)據(jù)支持。四、權(quán)利與義務(wù)1.供應(yīng)商權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)了解化工廠付款政策和流程，按照合同約定的付款賬期獲得貨款；在付款賬期內(nèi)有權(quán)要求化工廠提供必要的財務(wù)信息和付款進(jìn)度反饋；對不合理的付款賬期調(diào)整要求有提出異議的權(quán)利。-義務(wù)：按照合同約定按時、按質(zhì)、按量提供商品或服務(wù)；及時向化工廠提供發(fā)票等付款所需資料；配合化工廠對付款賬期執(zhí)行情況的調(diào)查和核實。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：在符合銷售政策的前提下，與化工廠協(xié)商確定合理的收款賬期；有權(quán)獲取化工廠關(guān)于收款賬期的相關(guān)信息；在特殊情況下，如不可抗力等，有申請調(diào)整收款賬期的權(quán)利。-義務(wù)：按照合同約定按時支付貨款；向化工廠提供真實、準(zhǔn)確的財務(wù)和經(jīng)營信息；遵守化工廠的收款政策和流程。3.化工廠員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：了解付款賬期相關(guān)政策和流程，為工作提供指導(dǎo)；對不合理的付款賬期安排有提出建議的權(quán)利；在履行職責(zé)過程中，獲得必要的資源和支持。-義務(wù)：嚴(yán)格執(zhí)行付款賬期制度，確保工作的準(zhǔn)確性和及時性；保守與付款賬期相關(guān)的商業(yè)秘密；積極配合內(nèi)部審計和監(jiān)督工作。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計：定期開展內(nèi)部審計，檢查付款賬期制度的執(zhí)行情況，包括合同簽訂、付款和收款操作、信息管理等環(huán)節(jié)。審計人員有權(quán)調(diào)閱相關(guān)文件、賬目和記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。-管理層監(jiān)督：管理層定期聽取各部門關(guān)于付款賬期執(zhí)行情況的匯報，對重大問題進(jìn)行及時決策和協(xié)調(diào)。通過財務(wù)報表、信息系統(tǒng)等渠道實時監(jiān)控付款賬期執(zhí)行情況，確保公司資金安全和運(yùn)營穩(wěn)定。-供應(yīng)商和客戶監(jiān)督：鼓勵供應(yīng)商和客戶對化工廠付款賬期執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，設(shè)立投訴渠道，及時處理反饋的問題，對合理訴求給予積極回應(yīng)。2.獎勵機(jī)制-員工獎勵：對在付款賬期管理工作中表現(xiàn)突出的員工，如成功優(yōu)化付款賬期為公司節(jié)約資金、有效防范收款風(fēng)險等，給予績效加分、獎金、晉升等獎勵。-供應(yīng)商和客戶獎勵：對于長期遵守合同付款賬期、合作良好的供應(yīng)商和客戶，給予優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠、信用額度提升等獎勵，激勵其繼續(xù)保持良好的合作關(guān)系。3.懲罰機(jī)制-員工懲罰：對違反付款賬期制度的員工，如未按規(guī)定審批變更付款賬期、故意拖延付款或收款等行為，視情節(jié)輕重給予績效扣分、罰款、警告、降職、辭退等處罰。-供應(yīng)商和客戶懲罰：對于未按合同約定履行付款或收款義務(wù)的供應(yīng)商和客戶，化工廠將采取相應(yīng)措施，如扣除違約金、降低信用等級、暫停合作等，直至追究法律責(zé)任。六、附則1.制度修訂本制度根據(jù)國家法律法規(guī)、公司經(jīng)營狀況和市場環(huán)境變化適時修訂。修訂程序由財務(wù)部門提出建議，經(jīng)管理層審核后發(fā)布實施。2.解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸化工