檔案文件管理暫行辦法

檔案文件管理暫行辦法一、前言親愛的同事們，在我們公司的日常運營中，檔案文件就如同企業(yè)的記憶寶庫，承載著公司發(fā)展歷程中的關鍵信息、業(yè)務成果以及各類重要資料。它們對于我們總結經(jīng)驗、指導未來工作、維護公司合法權益等方面都起著至關重要的作用。隨著公司規(guī)模的不斷擴大和業(yè)務的日益繁雜，檔案文件的數(shù)量也在迅猛增長。為了更好地管理這些寶貴的資源，確保檔案文件的完整性、準確性、安全性和可用性，我們依據(jù)相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結合公司實際運營需求，特制定本《檔案文件管理暫行辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同守護好我們公司的“記憶寶庫”。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及全體員工在日常工作中產(chǎn)生、接收、處理的各類檔案文件的管理工作。無論是紙質文件，還是電子文檔，都在本辦法的管理范疇之內(nèi)。三、管理職責劃分（一）檔案管理部門1.檔案管理部門是公司檔案文件管理的核心樞紐，肩負著統(tǒng)籌規(guī)劃與監(jiān)督執(zhí)行的重要職責。我們希望檔案管理部門的同事們充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，認真履行以下職責。2.制定和完善公司檔案文件管理的規(guī)章制度與操作流程，并確保其與國家法律法規(guī)、行業(yè)標準保持高度一致。在制定過程中，要充分考慮公司的實際情況和發(fā)展需求，做到制度的科學性與實用性相統(tǒng)一。3.負責對公司各部門檔案文件管理工作進行業(yè)務指導與培訓。定期組織檔案管理知識培訓活動，幫助其他部門的同事提升檔案管理意識和技能水平。我們鼓勵檔案管理部門創(chuàng)新培訓方式，采用案例分析、現(xiàn)場演示等生動有趣的形式，提高大家的學習積極性。4.集中接收、整理、保管公司各類檔案文件。要按照科學合理的分類方法對檔案文件進行整理，確保檔案存放有序，便于查找和利用。同時，要加強對檔案保管環(huán)境的監(jiān)控與維護，防止檔案文件因自然因素或人為因素受到損壞。5.負責檔案文件的鑒定與銷毀工作。定期對檔案文件進行鑒定，對于失去保存價值的檔案文件，要按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。在鑒定和銷毀過程中，要嚴格把關，確保不遺漏有價值的檔案文件，也不隨意保留無意義的文件。（二）各部門1.公司的每個部門都是檔案文件的重要產(chǎn)生源和使用者，在檔案文件管理工作中承擔著不可或缺的責任。希望各部門積極配合檔案管理部門，做好以下工作。2.負責本部門檔案文件的收集、整理、立卷和保管工作。在日常工作中，要及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件資料，并按照檔案管理部門制定的分類標準和整理要求進行整理。確保本部門檔案文件的完整性和準確性，為后續(xù)的移交和利用打下良好基礎。3.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門需要長期保存的檔案文件移交至檔案管理部門。在移交過程中，要辦理好交接手續(xù)，明確雙方的責任。同時，要確保移交的檔案文件符合檔案管理部門的接收標準。4.負責本部門檔案文件的利用工作。在遵守公司檔案文件管理規(guī)定的前提下，為本部門員工提供檔案文件的查閱、借閱服務。要建立健全本部門檔案文件利用登記制度，詳細記錄檔案文件的利用情況，以便追溯和統(tǒng)計。（三）員工個人1.每一位員工都是公司檔案文件管理工作的參與者，你們的積極配合是檔案管理工作順利開展的基礎。希望大家樹立正確的檔案管理意識，認真做好以下幾點。2.在工作過程中，要及時整理和妥善保管個人工作中形成的各類文件資料，不得隨意丟棄或損毀。當工作崗位變動或離職時，要按照規(guī)定將個人保管的檔案文件移交至相關部門或人員。3.嚴格遵守公司檔案文件查閱、借閱的規(guī)定。如需查閱或借閱檔案文件，要按照流程辦理申請手續(xù)，不得擅自查閱、借閱不屬于自己權限范圍內(nèi)的檔案文件。在查閱、借閱過程中，要愛護檔案文件，不得涂改、圈劃、批注、污損或擅自復制檔案文件。四、檔案文件的分類與編號（一）分類原則為了便于檔案文件的管理和利用，我們依據(jù)公司的業(yè)務類型、文件性質和形成特點，對檔案文件進行分類。分類要遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性和穩(wěn)定性的原則，確保分類體系既能準確反映公司檔案文件的全貌，又能適應公司業(yè)務的發(fā)展變化。（二）具體分類1.行政管理類公司設立、變更、注銷等相關文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等。公司各類規(guī)章制度、管理辦法、通知、會議紀要等。公司組織架構、人員編制、人事任免等相關文件。2.業(yè)務合同類公司對外簽訂的各類業(yè)務合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務合同、合作協(xié)議等。合同的補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關文件。3.財務審計類公司財務報表、賬簿、憑證等財務核算資料。審計報告、稅務審計報告、資產(chǎn)評估報告等相關文件。4.項目資料類公司各類項目的立項報告、可行性研究報告、項目計劃書等前期文件。項目實施過程中的項目進度報告、項目變更申請、項目驗收報告等相關文件。5.技術研發(fā)類公司自主研發(fā)的技術成果、專利申請文件、軟件著作權登記證書等。技術研發(fā)過程中的實驗記錄、技術文檔、技術標準等相關文件。6.客戶資料類公司客戶的基本信息、聯(lián)系方式、交易記錄等相關文件。客戶反饋、投訴處理記錄等相關文件。（三）編號規(guī)則1.檔案文件編號是檔案文件的唯一標識，有助于快速準確地查找和定位檔案文件。我們采用“分類代碼+年份+順序號”的編號規(guī)則。2.分類代碼：根據(jù)上述檔案文件分類，分別設定不同的分類代碼。例如，行政管理類為“XM”，業(yè)務合同類為“HT”，財務審計類為“CW”，項目資料類為“XMZL”，技術研發(fā)類為“JSYF”，客戶資料類為“KHZL”。3.年份：用四位數(shù)字表示檔案文件形成的年份，如“2023”。4.順序號：按照檔案文件形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年形成的第一份行政管理類檔案文件編號為“XM2023001”。五、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄都應納入收集范圍。2.具體包括但不限于：上級單位下發(fā)的各類文件、公司對外報送的文件、公司內(nèi)部各部門之間往來的文件、會議文件、合同協(xié)議、財務報表、項目資料、技術文檔、客戶資料等。（二）收集時間1.各部門應在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，將需要歸檔的文件收集齊全。對于一些時效性較強的文件，如緊急通知、重要會議紀要等，應在文件形成后的當天進行收集。2.對于項目類文件，應在項目階段性工作完成或項目結束后的[X]個工作日內(nèi)，由項目負責人組織相關人員對項目文件進行收集整理。（三）整理要求1.紙質文件整理去除文件上的金屬裝訂物，如訂書釘、回形針等，防止文件受損。對紙張破損、字跡模糊或易褪色的文件，應進行修復或復制。修復時要采用符合檔案保護要求的材料和方法，確保修復后的文件能夠長期保存。按照文件的類別、時間順序進行排列，同一類別的文件按照重要程度或形成時間先后排列。編寫頁碼，在文件正面的右下角或背面的左下角用阿拉伯數(shù)字編寫頁碼。如果文件本身已有頁碼，可不再重新編寫，但要確保頁碼的連續(xù)性和準確性。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號等項目。序號按照文件排列順序從“1”開始編寫；文號填寫文件的發(fā)文字號；責任者填寫文件的發(fā)文單位或個人；題名填寫文件的標題，如文件沒有標題，應根據(jù)文件內(nèi)容擬寫一個標題；日期填寫文件的形成日期；頁號填寫每份文件的起始頁碼。裝訂成冊，采用線裝或膠裝的方式將整理好的文件裝訂成冊。裝訂要牢固、整齊，不影響文件的閱讀和翻閱。2.電子文件整理按照檔案文件分類標準，在計算機硬盤或其他存儲設備上建立相應的文件夾，將電子文件分類存儲。文件夾的命名應與檔案文件分類名稱一致，便于查找和管理。對電子文件進行命名，命名應簡潔明了，能夠準確反映文件的內(nèi)容和形成時間。命名格式建議采用“分類代碼+年份+順序號+文件主題”的形式，如“XM2023001關于公司組織架構調(diào)整的通知”。對電子文件的元數(shù)據(jù)進行收集和整理，包括文件的作者、創(chuàng)建日期、修改日期、文件格式、文件大小等信息。元數(shù)據(jù)對于電子文件的管理和利用具有重要意義，能夠幫助我們更好地了解文件的背景和歷史。定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份可采用移動硬盤、光盤等存儲介質，并將備份存儲在不同的地點，以確保數(shù)據(jù)的安全性。六、檔案文件的保管（一）保管條件1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案文件。檔案庫房要具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等基本條件。2.庫房內(nèi)應配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。同時，要定期對庫房的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)異常及時采取措施進行調(diào)整。3.檔案架、柜要排列整齊，便于檔案文件的存放和查找。檔案架、柜應采用符合檔案保管要求的材料制作，具有良好的密封性和穩(wěn)定性。4.庫房內(nèi)應配備滅火器材和消防設施，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好，能夠在發(fā)生火災時及時發(fā)揮作用。（二）保管期限1.根據(jù)檔案文件的性質和重要程度，我們將檔案文件的保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.永久保管：主要包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程，重要的業(yè)務合同，財務審計報告，涉及公司重大權益和利益的文件等。這些文件對于公司的歷史沿革、法律責任和長遠發(fā)展具有至關重要的意義，應永久保存。3.長期保管：包括一般性的業(yè)務合同、項目資料、技術研發(fā)文件、行政管理文件等。這些文件在一定時期內(nèi)對公司的業(yè)務開展和管理工作具有參考價值，應按照規(guī)定的長期保管期限進行保存。4.短期保管：主要包括一些時效性較強、對公司長遠發(fā)展影響較小的文件，如一般性的通知、會議紀要、臨時性的業(yè)務文件等。這些文件在規(guī)定的短期保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管登記1.檔案管理部門要建立詳細的檔案保管登記制度，對檔案文件的入庫、出庫、存放位置、保管期限等信息進行記錄。2.檔案入庫時，要填寫檔案入庫登記表，包括檔案名稱、編號、類別、形成時間、保管期限、入庫日期等項目。檔案出庫時，要填寫檔案出庫登記表，注明檔案名稱、編號、借閱人、借閱日期、預計歸還日期等信息。3.定期對檔案保管情況進行盤點，確保檔案文件的實際數(shù)量與登記記錄相符。如發(fā)現(xiàn)檔案文件有丟失、損壞等情況，要及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。七、檔案文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱檔案文件時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責人審批同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應根據(jù)申請人的查閱需求，在規(guī)定的時間內(nèi)提供相應的檔案文件。查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案文件帶出查閱場所。3.查閱人員要愛護檔案文件，不得在檔案文件上涂改、圈劃、批注、污損或擅自復制檔案文件。如需摘錄檔案文件內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在摘錄內(nèi)容上注明檔案出處和摘錄日期。（二）借閱規(guī)定1.公司員工因工作需要借閱檔案文件時，除填寫檔案借閱申請表外，還需經(jīng)檔案管理部門負責人審批同意。對于一些重要的檔案文件，如涉及公司商業(yè)機密、重大權益的文件，還需經(jīng)公司分管領導審批同意。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應在借閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。3.借閱人員要妥善保管借閱的檔案文件，不得轉借他人。在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案文件有丟失、損壞等情況，要及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案文件時，檔案管理部門要對檔案文件進行認真檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案文件有損壞、缺頁等情況，要按照規(guī)定追究借閱人員的責任。八、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，負責對檔案文件進行鑒定。鑒定工作小組由檔案管理部門、相關業(yè)務部門和公司分管領導組成。2.鑒定工作小組要定期對檔案文件進行鑒定，一般每年進行一次。鑒定時要按照檔案文件的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行綜合評估。（二）鑒定標準1.失去保存價值的檔案文件：主要包括已過保管期限且無繼續(xù)保存必要的文件，如一般性的臨時業(yè)務文件、時效性已過的通知等；內(nèi)容重復、無參考價值的文件；已被新文件替代的舊文件等。2.涉及公司商業(yè)機密或敏感信息但已過保密期限且無保密必要的檔案文件：在鑒定這類文件時，要嚴格按照公司的保密制度和相關法律法規(guī)進行評估，確保公司的商業(yè)機密和敏感信息得到妥善保護。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案文件，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、類別、形成時間、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)鑒定工作小組審核通過，并報公司分管領導批準后，方可進行銷毀處理。3.銷毀檔案文件時，要選擇具有檔案銷毀資質的機構進行銷毀，并確保銷毀過程的安全、保密。檔案管理部門要安排專人對銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案文件被徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽字確認。九、監(jiān)督與考核1.公司檔案管理部門要定期對各