公章合同章使用管理辦法

公章合同章使用管理辦法一、引言親愛(ài)的各位同事，在公司的日常運(yùn)營(yíng)中，公章和合同章就如同公司的“簽名”和“信用憑證”，它們的使用直接關(guān)系到公司的權(quán)益和形象。為了規(guī)范公章和合同章的使用，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我們制定了本使用管理辦法。希望大家認(rèn)真閱讀并遵守，共同為公司的穩(wěn)健發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及公章和合同章使用的部門(mén)和人員。無(wú)論是日常的文件簽署、合同簽訂，還是重要的對(duì)外合作，只要涉及公章和合同章的使用，都需要遵循本辦法的規(guī)定。三、公章和合同章的定義與用途（一）公章公章是公司法定名稱(chēng)章，代表公司的最高權(quán)力和信譽(yù)。它的用途廣泛，包括但不限于以下方面：1.以公司名義發(fā)出的各類(lèi)正式文件，如通知、公告、報(bào)告等。2.與政府部門(mén)、合作伙伴等進(jìn)行重要事務(wù)往來(lái)的函件。3.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要證照的復(fù)印件加蓋證明。4.其他需要代表公司進(jìn)行確認(rèn)和承諾的文件。（二）合同章合同章是專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)合同的印章。在商業(yè)活動(dòng)中，合同是明確雙方權(quán)利和義務(wù)的重要法律文件，使用合同章簽訂合同可以確保合同的合法性和有效性。合同章主要用于以下場(chǎng)景：1.與客戶(hù)、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類(lèi)商業(yè)合同，如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、合作協(xié)議等。2.與金融機(jī)構(gòu)簽訂的貸款合同、擔(dān)保合同等。3.其他需要簽訂書(shū)面合同的業(yè)務(wù)活動(dòng)。四、公章和合同章的刻制與啟用（一）刻制公司公章和合同章的刻制需要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。我們鼓勵(lì)由公司指定的專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理刻制手續(xù)，具體流程如下：1.提出申請(qǐng)：使用部門(mén)或相關(guān)人員根據(jù)工作需要，向公司行政管理部門(mén)提出刻制公章或合同章的申請(qǐng)，并說(shuō)明刻制的原因和用途。2.審核批準(zhǔn)：行政管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由行政管理部門(mén)統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.選擇刻制單位：選擇具有合法資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。在刻制過(guò)程中，要確?？讨频挠≌路蠂?guó)家規(guī)定的規(guī)格和樣式。4.備案登記：刻制完成后，及時(shí)到公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，以確保印章的合法性和安全性。（二）啟用新刻制的公章和合同章在啟用前，需要進(jìn)行以下工作：1.印模留存：將新刻制的公章和合同章的印模留存公司行政管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)備案，以便日后核對(duì)和查詢(xún)。2.發(fā)布啟用通知：由公司行政管理部門(mén)發(fā)布公章或合同章啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍和相關(guān)要求。五、公章和合同章的保管公章和合同章的保管是確保印章安全使用的重要環(huán)節(jié)。我們希望大家高度重視印章保管工作，嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：（一）保管人員公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)公章和合同章的保管工作。保管人員應(yīng)當(dāng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度。保管人員發(fā)生變更時(shí)，要及時(shí)辦理交接手續(xù)，確保印章的安全交接。（二）保管場(chǎng)所公章和合同章應(yīng)當(dāng)存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或其他安全的保管場(chǎng)所，確保印章的安全。保管場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)具備防火、防盜、防潮等條件，以防止印章受到損壞或丟失。（三）日常管理保管人員要定期對(duì)印章進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保印章的清晰和完好。在日常工作中，要嚴(yán)格遵守印章保管的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將印章帶出保管場(chǎng)所。如因工作需要必須帶出的，要按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取必要的安全措施。六、公章和合同章的使用流程（一）申請(qǐng)需要使用公章或合同章的部門(mén)或人員，應(yīng)當(dāng)提前填寫(xiě)《公章（合同章）使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用印章的原因、文件名稱(chēng)、份數(shù)、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）審批《公章（合同章）使用申請(qǐng)表》填寫(xiě)完成后，按照公司的審批流程進(jìn)行審批。一般情況下，由公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重要的合同或文件，可能需要經(jīng)過(guò)法務(wù)部門(mén)的審核。（三）用印經(jīng)審批同意后，申請(qǐng)人持《公章（合同章）使用申請(qǐng)表》到印章保管人員處辦理用印手續(xù)。保管人員要認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表的內(nèi)容和審批意見(jiàn)，確認(rèn)無(wú)誤后，方可進(jìn)行用印。用印時(shí)，要確保印章清晰、端正，不得模糊或重疊。（四）登記用印完成后，保管人員要及時(shí)在《公章（合同章）使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印的時(shí)間、文件名稱(chēng)、份數(shù)、申請(qǐng)人等信息。登記信息要準(zhǔn)確、完整，以便日后查詢(xún)和追溯。七、特殊情況的處理在實(shí)際工作中，可能會(huì)遇到一些特殊情況需要使用公章或合同章。對(duì)于這些特殊情況，我們要遵循以下原則進(jìn)行處理：（一）緊急用印如遇緊急情況需要立即使用公章或合同章，申請(qǐng)人可以通過(guò)電話或其他方式向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，經(jīng)同意后可以先進(jìn)行用印，但事后要及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（二）外出用印因工作需要將公章或合同章帶出公司使用的，申請(qǐng)人要填寫(xiě)《公章（合同章）外出使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明外出用印的原因、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。外出用印時(shí)，要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管印章，確保印章的安全。用印完成后，要及時(shí)將印章帶回公司，并辦理歸還手續(xù)。（三）異地用印如因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章或合同章，申請(qǐng)人要提前與公司行政管理部門(mén)溝通，按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。在異地用印時(shí)，要選擇安全可靠的場(chǎng)所，并采取必要的安全措施。用印完成后，要及時(shí)將用印的文件復(fù)印件或掃描件傳回公司備案。八、監(jiān)督與檢查為了確保公章和合同章的使用符合規(guī)定，公司將定期對(duì)印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。我們鼓勵(lì)全體員工積極參與監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向公司行政管理部門(mén)反映。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括：（一）印章的保管情況檢查印章是否存放在安全的保管場(chǎng)所，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管規(guī)定。（二）用印審批情況檢查用印申請(qǐng)是否按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，審批手續(xù)是否齊全。（三）用印登記情況檢查《公章（合同章）使用登記簿》的登記信息是否準(zhǔn)確、完整，是否與實(shí)際用印情況相符。（四）違規(guī)使用情況檢查是否存在違規(guī)使用公章或合同章的情況，如未經(jīng)審批擅自用印、超越權(quán)限用印等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行整改。對(duì)違規(guī)使用公章或合同章的人員，要按照公司的規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、責(zé)任追究公章和合同章的使用關(guān)系到公司的重大利益，全體員工要嚴(yán)格遵守本辦法的規(guī)定。如因違反規(guī)定使用公章或合同章給公司造成損失的，要依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任追究的方式包括但不限于：（一）批評(píng)教育對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正。（二）經(jīng)濟(jì)賠償對(duì)于因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，要責(zé)令相關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)