縣人民政府文件管理辦法

縣人民政府文件管理辦法一、引言在縣人民政府的日常運轉中，文件作為信息傳遞、決策部署、工作指導的重要載體，其管理的規(guī)范化、科學化程度，直接影響到政府工作的效率與質量。為了更好地適應新時代政務工作的要求，確保文件能夠準確、及時、安全地流轉與保存，依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及政務管理的行業(yè)標準，特制定本《縣人民政府文件管理辦法》。希望大家認真學習并貫徹執(zhí)行，共同提升文件管理水平，推動政府各項工作有序開展。二、適用范圍本辦法適用于縣人民政府及其各部門、直屬機構在履行職責過程中形成或收到的各類文件，包括但不限于上級機關下發(fā)文件、本級政府制發(fā)文件、下級機關上報文件以及與其他單位往來的函件等。三、文件分類1.按文件來源分類上級文件：指由上級黨委、政府及各部門下發(fā)的各類文件，如通知、決定、意見等，這類文件通常傳達重要政策、指示精神，對本縣工作具有指導和規(guī)范作用。本級文件：縣人民政府及各部門在履行職責過程中，依據(jù)法律法規(guī)和實際工作需要，自行制定并印發(fā)的文件，包括政府令、政府文件、部門文件等，用于部署本縣工作、發(fā)布政策措施等。下級文件：各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府、街道辦事處及縣政府各部門所屬單位向上級機關報送的請示、報告等文件，反映基層工作情況、問題及請求事項。外來文件：與本縣人民政府有業(yè)務往來的其他地區(qū)政府、單位發(fā)來的函件、商洽文件等，涉及跨區(qū)域合作、業(yè)務交流等事宜。2.按文件密級分類絕密文件：涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的文件。此類文件數(shù)量極少，管理極為嚴格。機密文件：含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的文件。秘密文件：包含一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害的文件。非密文件：不涉及國家秘密內容的文件，根據(jù)工作需要可在一定范圍內公開或傳達。四、文件起草1.起草責任政府文件起草工作一般由相關業(yè)務部門承擔。涉及多個部門職責的文件，由主辦部門牽頭，會同有關部門共同起草。我們鼓勵各部門在起草文件前，充分開展調查研究，廣泛征求意見，確保文件內容符合實際情況，具有可操作性。起草人員應熟悉相關法律法規(guī)、政策規(guī)定以及本縣實際工作情況，具備較強的文字表達能力和綜合分析能力。2.起草要求內容準確：文件內容要符合國家法律法規(guī)、方針政策，與上級文件精神保持一致，切實反映本縣工作實際需求，提出的措施和要求明確具體、切實可行。邏輯嚴謹：文件結構要合理，層次分明，條理清晰，語言表達準確、簡潔、規(guī)范，避免使用模糊、歧義性語言。格式規(guī)范：起草文件應按照統(tǒng)一規(guī)定的格式進行，包括文件版頭、發(fā)文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章等要素，都要嚴格遵循標準要求。五、文件審核1.部門審核文件起草完成后，起草部門要對文件內容進行認真審核，重點審核文件的合法性、合規(guī)性、合理性以及文字表述等方面。審核通過后，由部門負責人簽署意見并加蓋部門公章，報送縣政府辦公室。希望各部門在審核環(huán)節(jié)嚴格把關，確保文件質量。2.政府辦公室審核縣政府辦公室收到部門報送的文件后，由相關科室進行初審。初審內容包括文件格式是否規(guī)范、發(fā)文必要性、與其他文件的協(xié)調性等。對于不符合要求的文件，及時退回起草部門修改完善。初審通過的文件，送縣政府分管領導審閱。縣政府分管領導從工作全局和政策層面進行審核，提出審核意見。根據(jù)領導意見，需要進一步修改的文件，返回起草部門或辦公室相關科室修改。涉及重大事項、專業(yè)性較強的文件，縣政府辦公室可組織相關專家、法律顧問進行論證，聽取意見建議，確保文件科學合理、合法合規(guī)。六、文件簽發(fā)1.簽發(fā)權限以縣人民政府名義制發(fā)的文件，由縣長或縣長授權的副縣長簽發(fā)。其中，涉及全局性、重大政策措施等重要文件，必須經(jīng)縣長簽發(fā)。以縣政府辦公室名義制發(fā)的文件，由縣政府辦公室主任或副主任簽發(fā)。涉及重要事項的，需報縣政府分管領導審閱同意后再簽發(fā)。2.簽發(fā)流程文件經(jīng)審核修改完善后，由起草部門將文件送審稿及相關材料，按照簽發(fā)權限呈送領導簽發(fā)。呈送時，應附上文件起草說明、征求意見情況匯總等材料，方便領導全面了解文件背景和起草過程。領導簽發(fā)文件時，應認真審閱文件內容，簽署明確的意見、姓名和日期。對不同意簽發(fā)的文件，應注明理由。七、文件編號與印發(fā)1.文件編號文件經(jīng)簽發(fā)后，由縣政府辦公室文書科負責統(tǒng)一編號。編號應遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)文件的類別、年份和順序號等信息，便于文件的識別、管理和查詢。不同類型的文件應使用不同的編號序列，如政府令、政府文件、政府辦公室文件等，各自編號，不得混淆。2.文件印發(fā)文件編號后，由起草部門根據(jù)領導簽發(fā)意見和審核修改情況，對文件進行最終排版、校對。校對無誤后，送縣政府辦公室文印室印制。文印室要按照規(guī)定的格式和要求進行印制，確保文件印刷質量。文件印制完成后，由文書科負責分發(fā)。分發(fā)時，要根據(jù)文件的主送、抄送范圍，準確及時地將文件送達相關單位和人員。八、文件傳遞與簽收1.內部傳遞縣人民政府內部文件傳遞，一般通過辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）進行電子傳輸。對于一些緊急、重要或不宜通過電子方式傳遞的文件，可采用專人送達或機要交換的方式。希望大家及時查看OA系統(tǒng)中的文件，確保文件及時處理。文件傳遞過程中，要做好登記工作，記錄文件的名稱、編號、傳遞時間、接收人等信息，以便追溯和查詢。2.對外傳遞向上級機關報送文件，應按照上級機關要求的方式和渠道進行傳遞，一般通過機要通信、專人報送等方式，確保文件安全、及時送達。向下級機關和其他單位發(fā)送文件，可根據(jù)文件性質和緊急程度，選擇郵寄、傳真、電子傳輸?shù)确绞健τ谥匾募?，應要求對方簽收，并及時跟蹤文件送達情況。3.簽收接收文件時，收件人應認真核對文件的名稱、編號、份數(shù)等信息，確認無誤后在文件簽收單上簽字。如發(fā)現(xiàn)文件有誤或缺失，應及時與發(fā)文單位聯(lián)系。九、文件閱讀與傳達1.閱讀范圍文件的閱讀范圍應根據(jù)文件內容和密級確定，嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。絕密文件一般限定在指定的少數(shù)人員范圍內閱讀，機密、秘密文件的閱讀范圍也應嚴格控制。非密文件根據(jù)工作需要，可在相應的范圍內傳達和閱讀。希望大家嚴格遵守文件閱讀范圍規(guī)定，不得擅自擴大或縮小閱讀范圍。2.傳達要求對于需要傳達的文件，應按照規(guī)定的程序和方式進行傳達。傳達時，要確保傳達內容準確、完整，不得隨意篡改或歪曲文件精神。傳達范圍要嚴格按照文件要求執(zhí)行，不得擅自擴大或縮小傳達范圍。傳達文件可采用會議傳達、發(fā)文傳達、口頭傳達等方式。采用會議傳達的，要做好會議記錄；采用發(fā)文傳達的，要確保文件及時送達相關人員；采用口頭傳達的，傳達人要對傳達內容負責。十、文件保密1.保密制度建立健全文件保密制度，明確文件保密責任，加強對文件保密工作的管理。全體工作人員要嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，自覺履行保密義務，保守文件秘密。對涉及國家秘密的文件，要按照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施條例等相關規(guī)定進行管理，從文件的起草、制作、傳遞、存儲、使用到銷毀等各個環(huán)節(jié)，都要采取嚴格的保密措施。2.保密措施秘密文件的制作應在符合保密要求的場所進行，使用專門的設備和載體，嚴格控制知悉范圍。秘密文件的傳遞要通過機要通信、專人護送等保密渠道進行，嚴禁通過普通郵政、快遞或互聯(lián)網(wǎng)等非保密方式傳遞。存儲秘密文件的設備和場所要符合保密標準，設置訪問權限和密碼保護，定期進行安全檢查。工作人員離開辦公場所時，要將秘密文件妥善保管，防止丟失或被盜。使用秘密文件時，要嚴格按照規(guī)定的程序和范圍進行，不得擅自復制、摘抄、轉借。確因工作需要復制、摘抄的，要經(jīng)過批準，并按照原件的密級進行管理。十一、文件存儲與歸檔1.存儲要求文件存儲應按照分類原則進行，建立科學合理的存儲體系，便于文件的查找和利用。存儲設備要安全可靠，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保文件的安全和完整。電子文件應存儲在專門的服務器或存儲介質上，定期進行備份，并采取加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。紙質文件應存放在文件柜中，按照類別、年份、文號等順序排列，便于查找。2.歸檔管理文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔工作由縣政府辦公室文書科負責組織，各部門配合。歸檔文件要齊全完整，包括文件正文、附件、領導批示、辦理過程記錄等相關材料。歸檔文件應按照國家檔案管理的有關規(guī)定進行整理，編制目錄，裝訂成冊。歸檔的電子文件要確保格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質文件相互對應。每年年初，文書科應將上一年度的歸檔文件移交縣檔案館統(tǒng)一保管，辦理移交手續(xù)，確保文件檔案的連續(xù)性和規(guī)范性。十二、文件查閱與借閱1.查閱規(guī)定因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的、查閱人等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到縣政府辦公室文書科查閱。查閱秘密文件的，還需經(jīng)縣政府分管領導批準。文書科應根據(jù)查閱申請，提供相應的文件，并做好查閱登記工作。查閱人應在指定的地點查閱文件，不得將文件帶出查閱場所，不得擅自摘抄、復制文件內容。如確需摘抄、復制的，要按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.借閱規(guī)定文件一般不對外借閱，確因工作特殊需要借閱的，應填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和縣政府辦公室主任批準后，方可借閱。借閱秘密文件的，需經(jīng)縣政府分管領導批準。借閱文件應明確借閱期限，一般不超過一周。借閱人要妥善保管借閱文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，應及時歸還文件，如需要延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。十三、文件清理與銷毀1.清理制度定期對文件進行清理，一般每年進行一次全面清理。清理工作由縣政府辦公室文書科負責組織，各部門配合。清理文件時，要對文件進行逐一核對，確定文件的存毀情況。對已失效、無保存價值的文件，要及時進行清理。失效文件包括已過執(zhí)行期限、工作任務已完成、被新文件替代等情況的文件。2.銷毀程序對確定需要銷毀的文件，要填寫《文件銷毀申請表》，注明文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)縣政府辦公室主任批準后，方可銷毀。銷毀秘密文件的，需經(jīng)縣政府分管領導批準。文件銷毀應采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保文件內容無法恢復。銷毀工作應由專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，要在《文件銷毀申請表》上簽字確認。十四、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查縣政府辦公室負責對縣人民政府各部門、直屬機構的文件管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內容包括文件起草、審核、簽發(fā)、傳遞、存儲、歸檔、保密等各個環(huán)節(jié)的工作情況。定期開展文件管理工作專項檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。希望各部