醫(yī)院檔案室管理辦法細(xì)則

醫(yī)院檔案室管理辦法細(xì)則?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)醫(yī)院檔案室的科學(xué)管理，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本醫(yī)院實(shí)際情況，特制定本管理辦法細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于醫(yī)院內(nèi)各科室、部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理，包括但不限于文書(shū)檔案、醫(yī)療檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。（三）管理原則醫(yī)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。二、管理體制與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組醫(yī)院成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由院長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管副院長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，審定醫(yī)院檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.把檔案工作納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，統(tǒng)籌安排檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。3.定期研究檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案室檔案室是醫(yī)院檔案工作的職能管理部門(mén)，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理醫(yī)院的各類(lèi)檔案。其主要職責(zé)是：1.宣傳、貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案工作的規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用醫(yī)院的各類(lèi)檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各科室、部門(mén)的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢(xún)服務(wù)。4.開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編制各種檢索工具和參考資料，為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.參與醫(yī)院重大科研項(xiàng)目、基建工程、設(shè)備購(gòu)置等項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作。6.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的完整與安全。（三）各科室、部門(mén)職責(zé)各科室、部門(mén)是檔案的形成部門(mén)，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作。其主要職責(zé)是：1.確定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的具體實(shí)施。2.按照醫(yī)院檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集、整理本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，并進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，定期向檔案室移交。3.對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。4.積極配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案：主要包括醫(yī)院黨、政、工、團(tuán)等管理部門(mén)形成的各種文件材料，如決定、決議、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.醫(yī)療檔案：主要包括門(mén)診病歷、住院病歷、護(hù)理記錄、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)療事故鑒定材料等。3.科研檔案：主要包括科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申報(bào)書(shū)、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、論文、鑒定證書(shū)等。4.教學(xué)檔案：主要包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)總結(jié)、學(xué)生成績(jī)等。5.會(huì)計(jì)檔案：主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.基建檔案：主要包括基建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.設(shè)備檔案：主要包括設(shè)備的購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄、保養(yǎng)手冊(cè)等。8.其他檔案：包括聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各科室、部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的齊全、完整。2.對(duì)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，不得散失。3.對(duì)重要的文件材料，應(yīng)在文件形成后的一周內(nèi)收集齊全；對(duì)一般的文件材料，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)收集完畢。4.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和背景信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，采用"件"的形式進(jìn)行整理，按照文件的保管期限、時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制檔號(hào)和目錄。2.醫(yī)療檔案：按照病歷號(hào)進(jìn)行分類(lèi)，采用"卷"的形式進(jìn)行整理，按照病歷的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制檔號(hào)和目錄。3.科研檔案：按照科研項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，采用"卷"的形式進(jìn)行整理，按照項(xiàng)目的研究階段進(jìn)行排列，編制檔號(hào)和目錄。4.教學(xué)檔案：按照教學(xué)年度進(jìn)行分類(lèi)，采用"卷"的形式進(jìn)行整理，按照教學(xué)活動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)行排列，編制檔號(hào)和目錄。5.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類(lèi)，采用"卷"的形式進(jìn)行整理，按照會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)進(jìn)行排列，編制檔號(hào)和目錄。6.基建檔案：按照基建項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，采用"卷"的形式進(jìn)行整理，按照項(xiàng)目的建設(shè)階段進(jìn)行排列，編制檔號(hào)和目錄。7.設(shè)備檔案：按照設(shè)備的種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，采用"卷"的形式進(jìn)行整理，按照設(shè)備的購(gòu)置時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制檔號(hào)和目錄。8.聲像檔案：按照載體形式進(jìn)行分類(lèi)，采用"盒"的形式進(jìn)行整理，按照聲像材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制檔號(hào)和目錄。9.實(shí)物檔案：按照實(shí)物的種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，采用"件"的形式進(jìn)行整理，按照實(shí)物的獲得時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制檔號(hào)和目錄。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防磁等條件，確保檔案的安全。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案的分類(lèi)和保管期限進(jìn)行合理存放。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。（二）保管要求1.對(duì)不同門(mén)類(lèi)和載體的檔案應(yīng)分別保管，不得混放。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如采用光盤(pán)、磁帶等載體進(jìn)行備份。3.對(duì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)檔案的保管情況應(yīng)進(jìn)行記錄，建立檔案保管臺(tái)賬。（三）保護(hù)措施1.對(duì)檔案進(jìn)行定期的消毒和殺蟲(chóng)處理，防止檔案受到蟲(chóng)害和霉菌的侵害。2.對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)和裱糊，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存和遠(yuǎn)程利用。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案室和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定。（二）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面、歷史、科學(xué)的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和實(shí)際利用情況，確定檔案的保管期限。（三）鑒定方法檔案鑒定采用直接鑒定法，即逐卷、逐件地審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確定其保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀的徹底和安全。4.銷(xiāo)毀檔案后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍醫(yī)院檔案主要供醫(yī)院內(nèi)部使用，如醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱醫(yī)院檔案的，應(yīng)持單位介紹信或本人有效身份證件，并經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用程序1.查閱檔案者應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍和查閱期限等。2.經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核同意后，查閱者方可查閱檔案。3.查閱檔案時(shí)，查閱者應(yīng)遵守檔案室的規(guī)章制度，不得涂改、損毀、丟失檔案。4.查閱檔案如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理復(fù)制手續(xù)。（三）服務(wù)方式1.檔案室應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息服務(wù)工作，編制各種檢索工具和參考資料，如檔案目錄、索引、專(zhuān)題匯編等，為利用者提供便捷的服務(wù)。2.檔案室應(yīng)開(kāi)展檔案咨詢(xún)服務(wù)工作，解答利用者在檔案利用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。3.檔案室應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的工作需要，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，如為醫(yī)院的決策提供參考依據(jù)，為醫(yī)療糾紛的處理提供證據(jù)等。七、檔案的安全與保密（一）安全制度1.檔案室應(yīng)建立健全安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的安全。2.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備。3.檔案室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（二）保密制度1.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和醫(yī)院的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等。3.查閱保密檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批，并在指定的場(chǎng)所查閱。4.對(duì)保密檔案的復(fù)制、傳遞和銷(xiāo)毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保保密檔案的安全。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化建設(shè)（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，并定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）信息化建設(shè)1.醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。2.檔案室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，建立電子文件歸檔制度，確保電子文件的真實(shí)、完整和安全。3.檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和