秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)7

1、1,協(xié)調(diào)關(guān)系,協(xié)調(diào)關(guān)系概述,協(xié)調(diào)的范圍、內(nèi)容和程序,協(xié)調(diào)的原則與方法,第七 章協(xié)調(diào)關(guān)系,協(xié)調(diào)人際關(guān)系,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),2,協(xié)調(diào)關(guān)系概述,協(xié)調(diào)是管理工作的一項(xiàng)綜合職能，也是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要任務(wù)任務(wù)。秘書部門作為綜合辦事機(jī)構(gòu)，輔助領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)調(diào)各種關(guān)系，已經(jīng)成為一項(xiàng)重要的秘書職能。,協(xié)調(diào)關(guān)系的涵義,協(xié)調(diào)活動的要素,秘書協(xié)調(diào)的意義,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),3,協(xié)調(diào)關(guān)系涵義,任何管理工作，特別是現(xiàn)代管理工作，都需要有效的協(xié)調(diào)。 前蘇聯(lián)學(xué)者阿法納西耶夫所說：“在管理中還可以分出一項(xiàng)職能，即把其他一切職能聯(lián)合起來的統(tǒng)帥職能”。 他又說“專業(yè)化過程把昔日的單一管理工作劃分為多種專業(yè)工作，以至最終出現(xiàn)了一種純粹的領(lǐng)導(dǎo)職能，

2、領(lǐng)導(dǎo)者把全部基本職能交給專職工作人員，而只把協(xié)調(diào)他們活動的工作留給自己?！?秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),4,協(xié)調(diào)關(guān)系涵義,協(xié)調(diào)作為管理學(xué)的概念，其表述在國內(nèi)外尚不統(tǒng)一， 有的認(rèn)為，“協(xié)調(diào)，就是連接、聯(lián)合、調(diào)和所有的活動及力量”； 有的認(rèn)為，“協(xié)調(diào)的職能在于使一個(gè)組織中的所有單位的活動同步化與和諧化，以便達(dá)到共同的最終成果”； 有的認(rèn)為，“協(xié)調(diào)一直被釋為使團(tuán)隊(duì)組織的活動井然有序，具有同步性；從而保證這些活動適時(shí)，且對預(yù)想工作的質(zhì)和量來講確鑿無誤”。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),5,協(xié)調(diào)關(guān)系涵義,“協(xié)調(diào)”一詞引進(jìn)秘書學(xué)后， 有的認(rèn)為，協(xié)調(diào)就是化解矛盾； 有的認(rèn)為，協(xié)調(diào)就是協(xié)同起來，步調(diào)一致的意思。 我們認(rèn)為，秘書學(xué)的“協(xié)

3、調(diào)”，是指秘書人員在其職責(zé)范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際之間的關(guān)系，促使各項(xiàng)活動趨向同步化與和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過程。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),6,協(xié)調(diào)活動的要素,協(xié)調(diào)活動是一種復(fù)雜的管理過程，它由諸多相互聯(lián)系、相互作用的要素構(gòu)成。秘書協(xié)調(diào)的要素有：,協(xié)調(diào)者,協(xié)調(diào)對象,協(xié)調(diào)目標(biāo),協(xié)調(diào)意圖,協(xié)調(diào)環(huán)境,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),7,協(xié)調(diào)者,即協(xié)調(diào)主體。秘書協(xié)調(diào)的協(xié)調(diào)者，就是秘書人員。由于協(xié)調(diào)的內(nèi)容和難易不同，協(xié)調(diào)者可以是：,某個(gè)秘書人員；,可以是某些秘書人員；,還可以是由若干組織派人參加的協(xié)調(diào)群體。,重大的協(xié)調(diào)活動，往往由機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)。這紅協(xié)調(diào)，已不是秘書協(xié)調(diào)，而是領(lǐng)導(dǎo)

4、者協(xié)調(diào)。理由是協(xié)調(diào)主體發(fā)生了變化。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),8,協(xié)調(diào)者是協(xié)調(diào)活動的主導(dǎo)要素，其綜合素質(zhì)如何，關(guān)系到協(xié)調(diào)的成功與否。,智力,能力,經(jīng)驗(yàn),資格,因此，要增強(qiáng)協(xié)調(diào)的有效性，首先必須選擇和配備好協(xié)調(diào)者。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),9,協(xié)調(diào)對象,即協(xié)調(diào)客體。協(xié)調(diào)對象至少是兩個(gè)以上的：,或組織,或工作,或當(dāng)事人,協(xié)調(diào)對象的多少，取決于管理幅度和協(xié)調(diào)內(nèi)容。一般地說，管理幅度越大，協(xié)調(diào)內(nèi)容越繁，其協(xié)調(diào)對象越多。協(xié)調(diào)對象的確定，要分清主與次，以便在制定和執(zhí)行協(xié)調(diào)方案時(shí)，突出重點(diǎn)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),10,協(xié)調(diào)對象是協(xié)調(diào)活動的制約要素。它不僅規(guī)定著協(xié)調(diào)的難易，而且影響著協(xié)調(diào)的結(jié)果。因此，熟悉協(xié)調(diào)對象，并獲得協(xié)調(diào)對象的

5、配合，是協(xié)調(diào)活動成功的關(guān)鍵。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),11,協(xié)調(diào)意圖,即領(lǐng)導(dǎo)者對協(xié)調(diào)活動的：,指示,意見,要求,這是秘書協(xié)調(diào)的主觀依據(jù)，也是協(xié)調(diào)能否成功的重要保證。 秘書人員在協(xié)調(diào)的過程中，必須如實(shí)而富有創(chuàng)造性地執(zhí)行協(xié)調(diào)意圖。 如果在協(xié)調(diào)中出現(xiàn)新的情況，或發(fā)生與協(xié)調(diào)意圖相抵觸的情況。秘書人員應(yīng)及時(shí)請示，再根據(jù)新的協(xié)調(diào)意圖行事。,用意,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),12,領(lǐng)會,執(zhí)行,協(xié)調(diào)意圖，是秘書協(xié)調(diào)有別于其他協(xié)調(diào)活動的顯著特點(diǎn)。任何忽視或否認(rèn)協(xié)調(diào)意圖的想法和做法都會有害于協(xié)調(diào)活動。有效的協(xié)調(diào)，必然是協(xié)調(diào)意圖與協(xié)調(diào)實(shí)踐相結(jié)合的產(chǎn)物。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),13,協(xié)調(diào)目標(biāo),即協(xié)調(diào)要達(dá)到的目的與結(jié)果。一般地說，協(xié)調(diào)目標(biāo)分為：

6、,直接目標(biāo),最終目標(biāo),秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),14,直接目標(biāo),就是統(tǒng)一認(rèn)識，融洽關(guān)系，消除或減少矛盾。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),15,最終目標(biāo),就是統(tǒng)一行動，齊心協(xié)力，保證組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),16,協(xié)調(diào)目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)及其實(shí)現(xiàn)的程度如何，是評價(jià)協(xié)調(diào)質(zhì)量與效率的主要標(biāo)準(zhǔn)。因此，協(xié)調(diào)目標(biāo)的制定必須明確、具體而又可行。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),17,協(xié)調(diào)環(huán)境,即協(xié)調(diào)活動的內(nèi)外部條件，也就是協(xié)調(diào)活動的背景。協(xié)調(diào)環(huán)境包括：,小環(huán)境,大環(huán)境,就是協(xié)調(diào)對象的組織氣候,就是開展協(xié)調(diào)的社會氣候,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),18,協(xié)調(diào)環(huán)境是開展協(xié)調(diào)活動的客觀條件，對協(xié)調(diào)具有一定的制約作用。如果不熟悉協(xié)調(diào)對象，不了解內(nèi)外部條件的變化，協(xié)

7、調(diào)工作就會脫離實(shí)際，協(xié)調(diào)目標(biāo)就難以實(shí)現(xiàn)，甚至?xí)?dǎo)致協(xié)調(diào)的失敗。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),19,秘書協(xié)調(diào)的意義,秘書協(xié)調(diào)在領(lǐng)導(dǎo)工作、機(jī)關(guān)工作和秘書工作中都占有重要的地位，具有重要的意義。,從領(lǐng)導(dǎo)工作上看,從機(jī)關(guān)工作上看,從秘書工作上看,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),20,從領(lǐng)導(dǎo)工作上看,協(xié)調(diào)本來是領(lǐng)導(dǎo)工作。如大政方針、重大決策和重要部署的決定與執(zhí)行，都需要領(lǐng)導(dǎo)者親自協(xié)調(diào)。工作實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)證明，領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)具有很強(qiáng)的權(quán)威性和有效性。但是，領(lǐng)導(dǎo)者不可能事無巨細(xì)，事必躬親，即使是重大事項(xiàng)的協(xié)調(diào)，也不必包攬其中的事務(wù)性工作。這就需要秘書人員發(fā)揮參謀助手作用，或者主動承擔(dān)協(xié)調(diào)任務(wù)，或者由領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)承辦協(xié)調(diào)任務(wù)，以減輕領(lǐng)導(dǎo)者的工作負(fù)擔(dān)

8、。從這個(gè)意義上講，秘書協(xié)調(diào)就是領(lǐng)導(dǎo)活動的延伸與補(bǔ)充，有利于領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)行。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),21,從機(jī)關(guān)工作上看,由于專業(yè)化分工的需要，組織機(jī)構(gòu)一般劃分為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和職能部門。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)擔(dān)負(fù)著決策和指揮的任務(wù)，職能部門承掌某一方面的業(yè)務(wù)。由此組織成統(tǒng)一的工作整體。我們所說的機(jī)關(guān)工作，就是指一級組織的領(lǐng)導(dǎo)工作和各種業(yè)務(wù)工作。而任何一項(xiàng)機(jī)關(guān)工作又都涉及到許多部門和個(gè)人，這就需要相互支持與合作?？墒?，在實(shí)際工作中，因目標(biāo)上的不一樣，認(rèn)識上的不一致，行動上的不統(tǒng)一，常常會發(fā)生各種各樣的矛盾。秘書部門處在機(jī)關(guān)的樞紐位置上，理應(yīng)肩負(fù)起協(xié)調(diào)的任務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)者化解矛盾，理順關(guān)系，提高機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量與效率。,秘

9、書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),22,從秘書工作上看,在傳統(tǒng)的秘書工作中，協(xié)調(diào)工作早已存在，因受到社會發(fā)展、管理水平和認(rèn)識能力的限制，秘書協(xié)調(diào)的地位和作用未得到應(yīng)有的重視。隨著形勢的發(fā)展，秘書工作的轉(zhuǎn)變，協(xié)調(diào)工作日益突出，已成為秘書部門的重要職能之一。近幾年，秘書協(xié)調(diào)工作不僅受到機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與各部門的重視，而且受到秘書學(xué)界的重視，開始由經(jīng)驗(yàn)型走向科學(xué)化。可以說，協(xié)調(diào)工作是新時(shí)期秘書工作的新發(fā)展。它既拓寬了秘書工作的領(lǐng)域，又提高了秘書工作的水平，從而強(qiáng)化了秘書部門的參謀助手作用。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),23,協(xié)調(diào)的范圍、內(nèi)容和程序,秘書協(xié)調(diào)的范圍,秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容,協(xié)調(diào)工作的程序,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),24,秘書協(xié)調(diào)的范圍,秘書協(xié)

10、調(diào)是綜合性協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的范圍十分廣泛，幾乎涉及到所有的秘書工作。概括起來，有以下三個(gè)方面：,內(nèi)向協(xié)調(diào),縱向協(xié)調(diào),橫向協(xié)調(diào),秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),25,內(nèi)向協(xié)調(diào),內(nèi)向協(xié)調(diào)，亦稱內(nèi)部協(xié)調(diào)。就是同一組織機(jī)構(gòu)中部門與部門之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。,A,B,M1,M2,M3,M4,內(nèi)向協(xié)調(diào)圖,圖中秘書部門B，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)A的授意或授權(quán)，去協(xié)調(diào)職能部門M、M、M、M之間的各種關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),26,小結(jié)： 內(nèi)向協(xié)調(diào)是秘書協(xié)調(diào)的重點(diǎn)，在各類協(xié)調(diào)中所占比例最大，而且也容易見效。由于這類協(xié)調(diào)屬于平行協(xié)調(diào)，秘書人員應(yīng)在相互溝通、有利于工作的前提下，通過協(xié)商解決矛盾。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),27,縱向協(xié)調(diào),縱向協(xié)調(diào)，又稱上下級協(xié)

11、調(diào)。就是同一組織系統(tǒng)中不同層次之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。,縱向協(xié)調(diào)圖,圖中秘書部門B，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)A的授意或授權(quán)，去協(xié)調(diào)本級組織A與下級組織C，或下級組織C與D之間的各種關(guān)系。,A,C,D,B,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),28,小結(jié)： 縱向協(xié)調(diào)又分為上行協(xié)調(diào)和下行協(xié)調(diào)。其中，以下行協(xié)調(diào)較多，而且難度較少。由于縱向協(xié)調(diào)是上下級關(guān)系的協(xié)調(diào)，秘書人員應(yīng)按照組織之間的隸屬關(guān)系，正確地對待下級，謹(jǐn)慎處理各種矛盾。,29,橫向協(xié)調(diào),橫向協(xié)調(diào)，亦稱外部協(xié)調(diào)。就是同級組織或不相隸屬組織之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。,S1,S2,A,S3,橫向協(xié)調(diào)圖,圖中秘書部門B，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)A的授意或授權(quán)，去協(xié)調(diào)同級組織或不相隸屬組織S、S、S、S之

12、間的各種關(guān)系。,S4,B,30,小結(jié)： 隨著商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，橫向協(xié)調(diào)在秘書協(xié)調(diào)中日益增多，而且日趨增重。由于這類協(xié)調(diào)具有較強(qiáng)的開放性和動態(tài)性，秘書人員應(yīng)通過良好的信息交流和公關(guān)藝術(shù)，去處理本組織與其他組織之間的矛盾，以建立相互信賴的合作關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),31,秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容,秘書協(xié)調(diào)范圍的廣泛性，決定了秘書協(xié)調(diào)內(nèi)容的多樣性?？v觀各級各類秘書部門的協(xié)調(diào)活動，其主要內(nèi)容有：,決策協(xié)調(diào),政策協(xié)調(diào),事務(wù)協(xié)調(diào),計(jì)劃協(xié)調(diào),人際協(xié)調(diào),秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),32,決策協(xié)調(diào),特別是宏觀決策，往往涉及到許多機(jī)構(gòu)、許多工作和許多人員，可以說是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。,在管理體制,在管理職能,在管理主體,決策機(jī)關(guān),咨詢機(jī)關(guān),執(zhí)

13、行機(jī)關(guān),監(jiān)督機(jī)關(guān),計(jì)劃工作,組織工作,指揮工作,控制工作,決策人員,智囊人員,執(zhí)行人員,監(jiān)督人員,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),33,秘書人員在輔助決策的過程中，有一系列的協(xié)調(diào)活動：,決策系統(tǒng)的協(xié)調(diào),決策程序的協(xié)調(diào),決策事務(wù)的協(xié)調(diào),實(shí)踐證明，只有將各種記過、各種力量和各種活動和諧有序地統(tǒng)一起來，才能取得滿意的決策效益。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),34,政策協(xié)調(diào),政策是由法定組織為實(shí)現(xiàn)一定目標(biāo)而制定和頒發(fā)的行為準(zhǔn)則。它具有指導(dǎo)、規(guī)范、激勵和調(diào)節(jié)等功能。由于政策的形成、生效和終止關(guān)系到許多組織、許多集團(tuán)和許多人員的利益，因此某項(xiàng)政策的制定和執(zhí)行，常常會產(chǎn)生各種矛盾乃至沖突。這就需要秘書人員在制定和實(shí)施某項(xiàng)政策的過程中，做

14、好下列協(xié)調(diào)工作：,政策要素的協(xié)調(diào),政策系統(tǒng)的協(xié)調(diào),政策沿革的協(xié)調(diào),政策環(huán)境的協(xié)調(diào),秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),35,政策要素的協(xié)調(diào),政策對象,政策目標(biāo),政策手段,協(xié)調(diào)彼此的關(guān)系,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),36,政策系統(tǒng)的協(xié)調(diào),總政策,基本政策,具體政策,協(xié)調(diào)彼此的關(guān)系,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),37,政策沿革的協(xié)調(diào),原有政策,現(xiàn)行政策,協(xié)調(diào)彼此的關(guān)系,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),38,政策環(huán)境的協(xié)調(diào),現(xiàn)行政策于現(xiàn)行法律,政策規(guī)定與實(shí)際情況,政策制定機(jī)關(guān)與政策執(zhí)行機(jī)關(guān),協(xié)調(diào)彼此的關(guān)系,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),39,小結(jié)： 只有通過上述一系列協(xié)調(diào)活動，才能維護(hù)和增強(qiáng)政策的權(quán)威性、完整性、可行性和時(shí)效性。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),40,計(jì)劃協(xié)調(diào),就是協(xié)調(diào)編制

15、和執(zhí)行工作計(jì)劃過程中的各種關(guān)系。 這里所說的計(jì)劃，主要是指各項(xiàng)行政工作計(jì)劃。如年度工作計(jì)劃、中心工作計(jì)劃和決策實(shí)施計(jì)劃等。這類計(jì)劃具有明顯的綜合性，在其制定和執(zhí)行階段，需要秘書部門統(tǒng)籌兼顧、綜合平衡，以調(diào)整各方面的關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),41,計(jì)劃制定的協(xié)調(diào),計(jì)劃執(zhí)行的協(xié)調(diào),工作計(jì)劃特別是綜合計(jì)劃的協(xié)調(diào)工作，集中表現(xiàn)在兩個(gè)方面：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),42,計(jì)劃制定的協(xié)調(diào),在制定計(jì)劃時(shí)，各職能部門或下屬單位，常常從自己的利益出發(fā)，過于追求局部的、眼前的利益，容易滋生本位主義和小團(tuán)體意識。因此，秘書人員要從全局的利益出發(fā)，做好計(jì)劃編制的綜合協(xié)調(diào)工作。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),43,計(jì)劃執(zhí)行的協(xié)調(diào),在執(zhí)行計(jì)劃時(shí)

16、，由于主客觀條件的變化，以及計(jì)劃本身存在的缺陷，常常會產(chǎn)生計(jì)劃與現(xiàn)實(shí)、整體與局部、上級與下級錯(cuò)綜復(fù)雜的矛盾或沖突。對此，秘書人員要及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，以確保工作計(jì)劃的順利實(shí)施。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),44,事務(wù)協(xié)調(diào),就是協(xié)調(diào)所做或要做事情的各種關(guān)系。在秘書協(xié)調(diào)中，事務(wù)協(xié)調(diào)最為廣泛和繁雜，幾乎貫穿于所有的秘書工作。這是因?yàn)槊貢块T是綜合辦事機(jī)構(gòu)，處理事務(wù)是秘書部門的基本職能。從一定意義上講，秘書協(xié)調(diào)就是事務(wù)性協(xié)調(diào)，這是秘書協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的主要不同之處。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),45,事務(wù)協(xié)調(diào)的主要內(nèi)容有：,辦文方面的協(xié)調(diào),辦會方面的協(xié)調(diào),臨時(shí)交辦事項(xiàng),辦事方面的協(xié)調(diào),突發(fā)性事件,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),46,辦文方面的協(xié)調(diào)

17、,聯(lián)合行文的協(xié)調(diào),聯(lián)合承辦的協(xié)調(diào),聯(lián)合催辦的協(xié)調(diào),47,辦會方面的協(xié)調(diào),會議議題的協(xié)調(diào),會議文件的協(xié)調(diào),會議活動的協(xié)調(diào),秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),48,辦事方面的協(xié)調(diào),大型調(diào)查的協(xié)調(diào),規(guī)模督查的協(xié)調(diào),來訪接待的協(xié)調(diào),秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),49,人際協(xié)調(diào),就是協(xié)調(diào)公務(wù)活動中人與人之間的各種關(guān)系。 秘書部門處在各級組織的中樞位置，秘書必然要與各種公務(wù)人員相互交往，并發(fā)生某種正式或非正式的關(guān)系。因此，人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，就成了秘書協(xié)調(diào)的重要內(nèi)容。而且也是秘書協(xié)調(diào)的一大難題。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),50,廣泛性,復(fù)雜性,秘書人際關(guān)系的多樣性，決定了秘書人際關(guān)系的：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),51,秘書與秘書之間的關(guān)系,秘書與其他部門人員

18、之間的關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系,秘書人員要經(jīng)常協(xié)調(diào)以下三種人際關(guān)系：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),52,協(xié)調(diào)工作的程序,受托,審理,協(xié)商,核查,處理,協(xié)調(diào)活動作為一種綜合性的管理過程，有一套基本的工作程序。根據(jù)秘書協(xié)調(diào)的性質(zhì)，協(xié)調(diào)工作有以下重要環(huán)節(jié)：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),53,受托,上級組織或領(lǐng)導(dǎo)者的指示,本級組織或領(lǐng)導(dǎo)者的交辦事項(xiàng),同級組織或不相隸屬組織的要求,下級組織的請求,就是秘書部門接受他人委托的協(xié)調(diào)任務(wù)，受托行為一般來自：,突發(fā)性事件,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),54,受托者,受托日期,受托內(nèi)容,受托要求,受托是協(xié)調(diào)工作的起點(diǎn)，也是秘書協(xié)調(diào)的依據(jù)。秘書人員對于來自任何一方的受托，都要認(rèn)真進(jìn)行登記。其內(nèi)容包

19、括：,處理結(jié)果,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),55,審理,上級組織或領(lǐng)導(dǎo)者明確批示的協(xié)調(diào)；,本級組織或領(lǐng)導(dǎo)者直接交辦的協(xié)調(diào)；,同級組織或下級組織無權(quán)也無力進(jìn)行的協(xié)調(diào)；,就是對受托項(xiàng)目進(jìn)行審議，以決定是否受理和如何受理。一般地說，如下情況秘書部門應(yīng)予受理：,秘書部門認(rèn)定的協(xié)調(diào),秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),56,審理是協(xié)調(diào)工作的“關(guān)口”，其目的在于限制協(xié)調(diào)范圍，控制協(xié)調(diào)數(shù)量，以防止“協(xié)調(diào)升級”和“協(xié)調(diào)擴(kuò)大化”。為此，秘書部門應(yīng)制定協(xié)調(diào)的職責(zé)和受理的條件，從制度上規(guī)定秘書協(xié)調(diào)的范圍和任務(wù)。,57,核查,收集協(xié)調(diào)對象的背景材料,查閱有關(guān)的政策規(guī)定,進(jìn)行必要的實(shí)地調(diào)查,就是對已受理的協(xié)調(diào)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查，核實(shí)和研究，以便統(tǒng)一認(rèn)識和行

20、動。 在核查階段，秘書人員的主要任務(wù)是：,聽取主管部門的意見和要求,在此基礎(chǔ)上擬定協(xié)調(diào)計(jì)劃,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),58,核查是協(xié)調(diào)工作的前提和要求，決定著協(xié)調(diào)工作的成敗。因此，秘書人員必須堅(jiān)持“一切從實(shí)際出發(fā)”的原則，在調(diào)查研究上多下功夫，以占有盡可能多的信息資料。無數(shù)事實(shí)證明，成功地協(xié)調(diào)首先取決于有效的核查。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),59,協(xié)商,個(gè)別協(xié)商與集體協(xié)商,當(dāng)面協(xié)商與私下協(xié)商,正是協(xié)商與非正式協(xié)商,就是將處理問題的方案同協(xié)調(diào)各方見面，并通過共同商量以取得一致的意見。協(xié)商的方式有：,直接協(xié)商與間接協(xié)商,不論是選擇哪種協(xié)商方式，都要以促進(jìn)協(xié)商的成功為準(zhǔn)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),60,協(xié)商是協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

21、，也是秘書協(xié)調(diào)的重要原則。秘書人員應(yīng)以平等、謙和的態(tài)度，善于同協(xié)調(diào)各方商量問題，形成共識，解決矛盾。如果自以為是，盛氣凌人，不僅無助于矛盾的解決，反而會激化矛盾。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),61,處理,就是在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上，對協(xié)調(diào)各方一致接受的處理意見作出決定并付諸實(shí)施。從本質(zhì)上講，協(xié)調(diào)就是取得共識，協(xié)調(diào)就是解決矛盾。因此，協(xié)調(diào)到處理這一環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)過程基本結(jié)束，協(xié)調(diào)任務(wù)基本完成。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),62,處理是協(xié)調(diào)工作的終結(jié)環(huán)節(jié)，其結(jié)果如何，又是對整個(gè)協(xié)調(diào)活動的檢驗(yàn)與評價(jià)。為了使處理決定變成現(xiàn)實(shí)，防止意外情況的發(fā)生，秘書人員應(yīng)采用書面形式：,會議紀(jì)要,協(xié)議書,記錄協(xié)調(diào)的經(jīng)過與處理意見，共協(xié)調(diào)各方共同執(zhí)行

22、，也便于秘書部門的督查、立卷和歸檔。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),63,協(xié)調(diào)的原則與方法,秘書協(xié)調(diào)的原則,秘書協(xié)調(diào)的方法,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),64,堅(jiān)持原則性,運(yùn)用靈活性,秘書協(xié)調(diào)的過程，從某種角度上講，就是秘書人員很好地運(yùn)用兩個(gè)原則的過程。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),65,信息溝通的原則,整體優(yōu)化的原則,利益均衡的原則,平等協(xié)商的原則,分級負(fù)責(zé)的原則,秘書協(xié)調(diào)的基本原則有：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),66,信息溝通原則,在協(xié)調(diào)的開始階段，主要是收集與協(xié)調(diào)內(nèi)容有關(guān)的信息資料，熟悉協(xié)調(diào)對象的歷史與現(xiàn)狀，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告有關(guān)情況；,在協(xié)調(diào)的進(jìn)行階段，主要是收集協(xié)調(diào)對象的現(xiàn)實(shí)態(tài)度、情緒和要求，并及時(shí)在被協(xié)調(diào)者之間傳遞與反饋；,在協(xié)調(diào)

23、的結(jié)束階段，主要是收集協(xié)調(diào)對象對處理決定的貫徹執(zhí)行情況，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者提供反饋信息。,信息時(shí)協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)，沒有準(zhǔn)確、充足的信息依據(jù)，就不可能進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)。在一定意義上講，協(xié)調(diào)的過程，就是信息溝通的過程。因此，在協(xié)調(diào)的各個(gè)階段，秘書人員都要十分重視信息的收集、傳遞與反饋。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),67,整體優(yōu)化原則,根據(jù)管理的系統(tǒng)原則，任何社會組織都是一個(gè)特定的系統(tǒng)。系統(tǒng)的本質(zhì)特征，就是它的整體性。如何發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體效應(yīng)，這是所有管理者追求的最終目的?？墒窃趯?shí)際管理中，由于各職能部門和下屬組織都是相對獨(dú)立的，又都有各自的目標(biāo)和利益。因此難免發(fā)生總體目標(biāo)與局部目標(biāo)、整體利益與局部利益之間的矛盾或沖突。

24、秘書協(xié)調(diào)的根本目的，就是通過正確處理局部與全局的關(guān)系，充分發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體功能，努力實(shí)現(xiàn)組織的總體目標(biāo)。這就要求秘書人員在協(xié)調(diào)時(shí)，要以全局為重，引導(dǎo)協(xié)調(diào)各方自覺服從全局利益。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),68,平等協(xié)商原則,尊重被協(xié)調(diào)的各方，虛心聽取并采納他們的合理要求；,理解別協(xié)調(diào)的各方，設(shè)身處地地為他們的利益著想；,支持被協(xié)調(diào)的各方，真心實(shí)意地為他們服務(wù)。,秘書協(xié)調(diào)的性質(zhì)和特點(diǎn)，要求秘書人員必須堅(jiān)持平等協(xié)商的原則，即把自己與協(xié)調(diào)對象擺在平等的位置上，待人以誠，商量共事，公平合理地處理各種矛盾。為此，要努力做到：,另一方面，也要防止協(xié)調(diào)中不講原則，不分是非的不良作風(fēng)，避免“各打五十大板”的現(xiàn)象發(fā)生。,

25、秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),69,利益均衡原則,秘書協(xié)調(diào)，就其態(tài)勢上而言，一般表現(xiàn)為消極協(xié)調(diào)，既矛盾出現(xiàn)后的被動性協(xié)調(diào)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),70,國家,集體,個(gè)人,在社會生活中，種種矛盾歸其要點(diǎn)為以下三者利益之間的沖突。,矛盾的焦點(diǎn)或根本是經(jīng)濟(jì)利益。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),71,既要說服協(xié)調(diào)各方顧全大局，并以局部利益服從全局利益；,同時(shí)也要引導(dǎo)協(xié)調(diào)各方堅(jiān)持合法利益，并依法維護(hù)和滿足他們的正當(dāng)要求。,如何公平地處理各種利益關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)各方的利益均衡，這是秘書協(xié)調(diào)的重要原則。因此，秘書人員在協(xié)商處理各種矛盾時(shí)：,事實(shí)表明，那種一味講大局而不顧小局，一味犧牲局部利益的觀念和做法，不僅無助于舊矛盾的解決，反而會產(chǎn)生新

26、的矛盾。正確的結(jié)論應(yīng)該是：統(tǒng)籌兼顧，利益均衡。,利益均衡原則,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),72,上級組織部不得越級處理下級組織職權(quán)范圍內(nèi)的問題；,下級組織也不得將自己職權(quán)范圍內(nèi)的問題交給上級組織處理。,按照管理科學(xué)的能級原理，哪一級的協(xié)調(diào)，應(yīng)由哪一級負(fù)責(zé)。,可是，在協(xié)調(diào)工作中，卻存在著矛盾上交的現(xiàn)象，把本來可以自行協(xié)調(diào)的，或者經(jīng)由綜合職能部門可以協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，概不負(fù)責(zé)地推給上級組織。其結(jié)果不僅加重了秘書部門的協(xié)調(diào)負(fù)擔(dān)，而且助長了扯皮、推諉的不良作風(fēng)。,分級負(fù)責(zé)原則,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),73,凡是部門之間能夠自行協(xié)商解決的問題，或者由綜合職能部門出面能夠協(xié)調(diào)的問題；,凡是能夠協(xié)調(diào)而沒有協(xié)調(diào)的問題，或者是未能先行協(xié)

27、調(diào)的問題。,為了提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和效率，秘書人員必須堅(jiān)持分級負(fù)責(zé)的原則。,上級組織，特別是秘書部門，也不要予以受理。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),74,基本的協(xié)調(diào)方法,具體的協(xié)調(diào)方法,秘書協(xié)調(diào)的方法，可以分為：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),75,基本的協(xié)調(diào)方法,行政方法,經(jīng)濟(jì)方法,法律方法,疏導(dǎo)方法,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),76,下達(dá)命令、指示和決定,運(yùn)用行政法規(guī)、規(guī)章,就是秘書人員依靠行政組織，通過行政渠道，運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。這類方法憑借組織之間的隸屬關(guān)系，常采用以下幾種形式，保障協(xié)調(diào)工作的正常運(yùn)行。,顯然，行政方法具有較強(qiáng)的權(quán)威性、強(qiáng)制性和直接性，往往能受到令行禁止的效果。須注意的是，秘書人員在運(yùn)用行政方法

28、進(jìn)行協(xié)調(diào)時(shí)，要把握住自己的職業(yè)角色，不可以領(lǐng)導(dǎo)者的身份發(fā)號施命。秘書的任務(wù)是傳達(dá)行政命令，并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行。,行政方法,采取行政措施,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),77,利用價(jià)格、工資、稅收、利息、獎金和罰款等手段,就是秘書人員依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。使被協(xié)調(diào)者的行為與經(jīng)濟(jì)利益相聯(lián)系，從而促進(jìn)協(xié)調(diào)工作的成功。,通行證方法相比，經(jīng)濟(jì)方法能起到它特有的作用，即能從經(jīng)理以上約束被協(xié)調(diào)的各方，以推動矛盾的解決，達(dá)到和諧一致的目的。采用經(jīng)濟(jì)方法進(jìn)行協(xié)調(diào)，要求秘書人員必須懂得經(jīng)濟(jì)理論、經(jīng)濟(jì)規(guī)律和現(xiàn)行的經(jīng)濟(jì)政策。,經(jīng)濟(jì)方法,經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制等管理形式,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),78

29、,及時(shí)秘書人員依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)司法和行政司法手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。如利用由國家權(quán)力機(jī)關(guān)和國家行政機(jī)關(guān)制定并頒發(fā)的計(jì)劃法、統(tǒng)計(jì)法、計(jì)量法、經(jīng)濟(jì)合同法、企業(yè)法、水法、土地法、稅法、森林法、和環(huán)境保護(hù)法，以及各種行政法規(guī)等，來規(guī)范被協(xié)調(diào)者的行為，處理協(xié)調(diào)中的問題。,采用法律方法進(jìn)行協(xié)調(diào)，要求秘書人員必須懂得法律知識，特別是經(jīng)濟(jì)法和行政法的知識，還必須熟悉司法程序，并具備依法辦事的能力。,法律方法,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),79,引導(dǎo)，即帶領(lǐng)被協(xié)調(diào)者向著協(xié)調(diào)目標(biāo)行動；,就是秘書人員依靠思想教育，運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。,運(yùn)用疏導(dǎo)方法，要注意針對性，富有感染力，做到合情入理，在

30、一定意義上說，秘書協(xié)調(diào)過程，也是一個(gè)連續(xù)疏導(dǎo)的過程。疏導(dǎo)工作做好了，協(xié)調(diào)對象的認(rèn)識統(tǒng)一了，協(xié)調(diào)工作就有了可靠的保證。,疏導(dǎo)方法,勸說，即用啟發(fā)、忠告、說理來說服被協(xié)調(diào)者；,激勵，即通過肯定、贊揚(yáng)、批評來滿足被協(xié)調(diào)者的某種需求。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),80,具體的協(xié)調(diào)方法,聯(lián)席會議法,聯(lián)合行文法,現(xiàn)場辦公法,非正式溝通法,感情投資法,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),81,協(xié)調(diào)人際關(guān)系,秘書的人際關(guān)系,協(xié)調(diào)同事關(guān)系,協(xié)調(diào)同級關(guān)系,協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),82,人際關(guān)系的涵義,秘書部門所處的位置及其作用，決定了秘書人員要同各個(gè)方面發(fā)生正式或非正式的關(guān)系。其中，主要是人與人之間的關(guān)系。如秘書與秘書、秘書與同級人員、

31、秘書與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書與來訪者等人際關(guān)系，建立良好的人際關(guān)系，對于秘書來說，似乎比做好日常的秘書工作更具重要性。,秘書的人際關(guān)系,秘書的人際關(guān)系,協(xié)調(diào)人際關(guān)系的意義,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),83,在社會學(xué)中，人際關(guān)系是指人與人在社會生活和社會交往過程中形成的相互關(guān)系。,什么是人際關(guān)系，不同學(xué)科有不同的解釋。,在社會心理學(xué)中，人際關(guān)系是指人與人之間心理的關(guān)系、心理上的距離。,在行為科學(xué)中，人際關(guān)系是指在管理活動中，主管人員與部屬人員之間的關(guān)系。,在公共關(guān)系學(xué)中，人際關(guān)系是指組織與組織、組織與公眾、公眾與公眾之間的關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),84,人際關(guān)系是指在公務(wù)活動中，秘書人員與公務(wù)人員或其他社會成員之間所形

32、成的相互關(guān)系的總和。,秘書學(xué),秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),85,是一般人際關(guān)系的組成部分。在其形成和發(fā)展的過程中，同樣具有一般人際關(guān)系的共同特征，,秘書的人際關(guān)系,社會性,歷史性,客觀性,多樣性,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),86,秘書的人際關(guān)系又具有如下特點(diǎn)：,公務(wù)性,從屬性,業(yè)緣性,綜合性,交往范圍,交往對象,交往目的,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),87,公務(wù)性,即秘書人際關(guān)系的建立與協(xié)調(diào)，都離不開公務(wù)活動，并為了處理公共事務(wù)。這一點(diǎn)同公共關(guān)系學(xué)中的人際關(guān)系有相似之處。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),88,從屬性,即秘書人際關(guān)系的建立與協(xié)調(diào)， 一般要服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作。也就是說，秘書的人際關(guān)系必須以領(lǐng)導(dǎo)工作為導(dǎo)向。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),89,業(yè)

33、緣性,即秘書人際關(guān)系的建立與協(xié)調(diào)，都是以職業(yè)的需要與滿足為紐帶的。社會職業(yè)愈發(fā)展，秘書的人際關(guān)系愈富有業(yè)緣性。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),90,綜合性,即秘書人際關(guān)系的建立與協(xié)調(diào)，涉及到各種各樣的關(guān)系，如上下級關(guān)系，同事關(guān)系，同級關(guān)系，友鄰關(guān)系，正是關(guān)系與非正式關(guān)系，以及人際交往中的政治關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系、法律關(guān)系和倫理關(guān)系等。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),91,協(xié)調(diào)人際關(guān)系，可以建立良好的人際關(guān)系環(huán)境,協(xié)調(diào)人際關(guān)系，建立良好的人際環(huán)境，對于提高領(lǐng)導(dǎo)效能，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象，推動秘書工作和促進(jìn)秘書成長等，都有著重要的實(shí)踐意義。,協(xié)調(diào)人際關(guān)系的意義,協(xié)調(diào)人際關(guān)系，可以增強(qiáng)機(jī)關(guān)工作的整體活動功效,協(xié)調(diào)人際關(guān)系，可以促進(jìn)秘書人才的

34、健康成長,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),92,在現(xiàn)實(shí)生活中,人與人之間由于不同的,角色差異,利益差異,信息差異,認(rèn)識差異,產(chǎn)生了人際矛盾,通過秘書人員的有效協(xié)調(diào)，能夠消除人們之間的矛盾，融洽人們之間的關(guān)系。從而為領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書工作創(chuàng)造和諧的人際環(huán)境。管理學(xué)的研究表明，和諧的人際環(huán)境是進(jìn)行有效管理的重要因素。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),93,機(jī)關(guān)工作是由組成,領(lǐng)導(dǎo)工作,業(yè)務(wù)工作,秘書工作,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),94,領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間,同級人員之間,職責(zé)分工,組織目標(biāo),人員素質(zhì),原因造成,同事之間,產(chǎn)生程度不同的分歧或沖突,通過秘書人員的有效協(xié)調(diào)，能夠調(diào)整各方面的人際關(guān)系，進(jìn)一步調(diào)動各方面的積極性，發(fā)揮機(jī)關(guān)工作的整體功能。

35、,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),95,能給人以歡樂，使人身心健康。,和諧的人際關(guān)系,而且能激發(fā)人的創(chuàng)造性，最大限度地發(fā)揮人的潛能。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),96,會使人產(chǎn)生精神壓力,不和諧的人際關(guān)系,壓制人的創(chuàng)造才能,影響人的身心健康,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),97,通過有效協(xié)調(diào)，能過減輕各種壓力，促進(jìn)秘書的：,身體健康,交往健康,心理健康,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),98,人際關(guān)系的千差萬別和千變?nèi)f化，決定了人際關(guān)系協(xié)調(diào)的廣泛性和復(fù)雜性。秘書在各種人際關(guān)系的協(xié)調(diào)中，首要的、經(jīng)常的是協(xié)調(diào)同事關(guān)系。,協(xié)調(diào)同事關(guān)系,同事關(guān)系的涵義,同事關(guān)系的特點(diǎn),如何協(xié)調(diào)同事關(guān)系,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),99,是一種業(yè)緣關(guān)系。,同事關(guān)系的涵義,廣義：是指同一組織中

36、所有成員之間的關(guān)系。包括領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系和下屬之間的關(guān)系。,狹義：是指在同一組織中共事，彼此無隸屬關(guān)系的下屬之間的關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),100,小結(jié)： 顯然，我們這里所分析的狹義的同事關(guān)系，僅指在秘書部門中不擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的秘書與秘書之間的關(guān)系。秘書學(xué)所研究的同事關(guān)系，就是狹義的同事關(guān)系。至于秘書與其他職能部門無領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)者之間的關(guān)系，則屬于一般的同級關(guān)系。另當(dāng)別論。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),101,在日常工作中，秘書與秘書之間的關(guān)系，是一種最廣泛、最密切，也是最復(fù)雜的一種橫向人際關(guān)系。這種關(guān)系具有以下特點(diǎn)：,同事關(guān)系的特點(diǎn),直接性,頻繁性,平等性,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),102,直接性,在一個(gè)秘書部門里，秘書

37、與秘書要在一起工作，必然經(jīng)常發(fā)生面對面的、比較密切的人際關(guān)系。這種關(guān)系，社會學(xué)稱作首屬關(guān)系。它是長期在一起共事，由共同職業(yè)而連接成的一種工作關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),103,頻繁性,由于工作的需要，秘書自然要與領(lǐng)導(dǎo)者、與其他同級人員、與組織外的人員發(fā)生某種關(guān)系。但接觸最多的還是秘書與秘書，可以說是朝夕相處，休戚與共。這種關(guān)系，要求秘書之間必須保持良好的合作關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),104,平等性,同事關(guān)系不同于上下級關(guān)系，它是一種同級之間平行關(guān)系。秘書與秘書之間，沒有職務(wù)與地位上的差別，而只有分工上的不同，或者是輔佐對象的不同。不管是領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人秘書，還是機(jī)關(guān)或部門的集體秘書，他們都彼此平等，無上

38、下尊卑之分。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),105,如何協(xié)調(diào)同事關(guān)系,秘書與秘書之間，由于直接而頻繁的接觸，既可以建立良好的人際關(guān)系，又容易產(chǎn)生某些人際矛盾。根據(jù)社會學(xué)的研究，人際交往愈頻繁，產(chǎn)生人際矛盾的機(jī)會就愈多。因此，協(xié)調(diào)好同事關(guān)系，不僅必要而且重要。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),106,如何協(xié)調(diào)同事關(guān)系,要一視同仁，當(dāng)同事之間發(fā)生矛盾而又需要協(xié)調(diào)時(shí)，要根據(jù)同事關(guān)系的特點(diǎn)，同樣看待各方，不分親疏厚薄；,要適時(shí)溝通，實(shí)踐表明，同事之間信息溝通不暢，是導(dǎo)致人際矛盾的重要原因之一。因此，要消除同事之間的矛盾，必須在協(xié)調(diào)對象之間適時(shí)傳遞與反饋有利于團(tuán)結(jié)的信息；,要求同存異，對于協(xié)調(diào)各方在認(rèn)識上、性格上和做法上等非原則性問

39、題，要允許存在，允許保留。,此外，還要與人為善，寬以待人。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),107,從廣義上講，同級關(guān)系也是同事關(guān)系。但是，就其相互交往的頻率程度和密切程度而言，它又有別于狹義的同事關(guān)系。,協(xié)調(diào)同級關(guān)系,同級關(guān)系的涵義,同級關(guān)系的特點(diǎn),如何協(xié)調(diào)同級關(guān)系,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),108,同級關(guān)系的涵義,同級關(guān)系，是指在同一組織內(nèi)不同部門人們之間的相互關(guān)系。如某一政府機(jī)關(guān)中秘書部門與計(jì)委、財(cái)政、交通、文化、教育等職能部門人員之間的關(guān)系。某一企業(yè)中秘書部門與計(jì)劃、生產(chǎn)、營銷、勞資等職能部門人員之間的關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),109,同級關(guān)系與同事關(guān)系相比較，存在著某些差異：,同級關(guān)系是分工與合作的關(guān)系，沒有這

40、種關(guān)系，組織的總體目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)；,同級關(guān)系雖是地位相同的平行關(guān)系，但又是相互依賴的關(guān)系；,同級關(guān)系是一種非面對面的、不夠密切的次屬關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),110,秘書部門與其他部門人員之間的關(guān)系，不如秘書部門秘書與秘書之間的關(guān)系那樣直接和密切。這種平行關(guān)系具有以下特點(diǎn)：,同級關(guān)系的特點(diǎn),差異性,制約性,對應(yīng)性,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),111,差異性,組織內(nèi)的不同部門之間，雖然是平行關(guān)系，但由于職責(zé)范圍不同，其作用和任務(wù)也不相同。這種不同，必然使部門與部門人員之間在客觀上存在著差異性。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),112,制約性,同級部門之間的差異性，從專業(yè)化的角度看，它是分工的產(chǎn)物。有分工就需要合作，只有合作才能

41、實(shí)現(xiàn)組織的共同目標(biāo)?？墒牵止と菀壮霈F(xiàn)該合作的不合作，致使同級部門之間相互推諉，同級人員之間不相互配合。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),113,對應(yīng)性,在同級關(guān)系中，存在著對應(yīng)的職別關(guān)系。如不同部門的廳廠與廳長、處長與處長、科長與科長、科員與科員等。這些不同的職別，反映不同的權(quán)力和責(zé)任，經(jīng)驗(yàn)和能力。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),114,如何協(xié)調(diào)同級關(guān)系,協(xié)調(diào)同級人員之間的關(guān)系，是秘書協(xié)調(diào)人際關(guān)系的重要內(nèi)容之一。其協(xié)調(diào)的原則和方法，與協(xié)調(diào)同事關(guān)系大體一樣，如一視同仁，適時(shí)溝通，求同存異等。 不同的是，協(xié)調(diào)同級關(guān)系要把握基本的出發(fā)點(diǎn)：強(qiáng)化整體功能，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。這是因?yàn)椋鞑块T由于分工的不同，往往只追求本部門的目標(biāo)，而忽視

42、組織的共同目標(biāo)；只強(qiáng)調(diào)局部利益，而不顧全整體的利益。如果協(xié)調(diào)者只從維護(hù)某一部門的利益出發(fā)，不僅會貽誤協(xié)調(diào)活動，而且會危害組織目標(biāo)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),115,嚴(yán)格地說，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系不是秘書人員的事情，而是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者上級組織部門的任務(wù)。但是，在有條件的情況下，恰到好處地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系，也是一位優(yōu)秀秘書的標(biāo)志之一。,協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系,協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的涵義,協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的條件,如何協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),116,領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系，是指同級組織中領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)者之間的相互關(guān)系。,領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的涵義,對于領(lǐng)導(dǎo)者來說，領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系是一種平行的同事關(guān)系。,對于秘書而言，領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系是一種縱向的上下級關(guān)系。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),117,我們所說的協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系，就是秘書人員有條件地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。顯然，這種協(xié)調(diào)是自下而上的縱向協(xié)調(diào)。