項(xiàng)目部資料管理辦法

1、工程資料管理辦法為了規(guī)范工程項(xiàng)目部文件、施工資料收集、整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目部工程資料能夠達(dá)到驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（以業(yè)主要求為準(zhǔn)）1.適用范圍本辦法適用于江西東旭市政公司所有工程項(xiàng)目部資料的管理。2.資料分類2.1按來源一般分為外部來文、內(nèi)部文件兩類：2.1.1外部來文：由公司、分公司、監(jiān)理、甲方等傳來的文件，如公司行政文件、監(jiān)理公司工程聯(lián)系單等；由此再細(xì)分為：甲方、監(jiān)理來文（包括各種報(bào)驗(yàn)報(bào)檢文件的批復(fù)件）；政府部門來文；公司來文；2.1.2內(nèi)部文件：由項(xiàng)目部自己產(chǎn)生的文件：會議紀(jì)要；通知、制度；專業(yè)專項(xiàng)文件（比如現(xiàn)場計(jì)量單、苗木檢疫證、各種材料合格證等）。2.2 發(fā)文存檔主要是保留

2、一個(gè)備份文件，按發(fā)文方向，一般分為：2.2.1 內(nèi)部行文備份件：普通行政呈請文件；專業(yè)報(bào)批文件。2.2.2 外部行文備份件：聯(lián)系函；專業(yè)專項(xiàng)報(bào)批文件（各種報(bào)驗(yàn)報(bào)檢文件）、簽證單等。3.管理職責(zé)及處理流程項(xiàng)目部資料管理應(yīng)遵循統(tǒng)一歸劃、分級管理、專人負(fù)責(zé)的原則。3.1項(xiàng)目部資料原則上由資料員集中統(tǒng)一管理，編制有效文件清單，文件傳遞有記錄，卷內(nèi)有目錄，負(fù)責(zé)項(xiàng)目部文件資料的報(bào)審、整理、歸檔移交工作。3.2項(xiàng)目總工或項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)各部種資料的檢查與督促工作，確保文件資料的完整準(zhǔn)確。3.3公司成本合同部負(fù)責(zé)合同等管理資料的提供。3.4各專業(yè)工程師、施工員負(fù)責(zé)施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、會審記錄及各種試驗(yàn)報(bào)告等質(zhì)檢資

3、料等技術(shù)資料的提供。3.5項(xiàng)目部安全管理員負(fù)責(zé)工程安全資料的提供。3.6項(xiàng)目機(jī)械設(shè)備或物資管理員負(fù)責(zé)自購物資和材料的出廠合格證明、質(zhì)保書、苗木檢疫證書及鋼材等水泥等材料跟蹤記錄等資料的提供。3.7 對外發(fā)文管理流程，按附件一外發(fā)文管理流程執(zhí)行。責(zé)任部門按批示處理完畢責(zé)任部門處理完畢呈送項(xiàng)目經(jīng)理/總工批閱、處理外來文件內(nèi)部文件3.8收文處理流程：資料員歸檔移交4.文本資料整理4.1文本資料編制要求4.1.1 文件資料一律用激光打印機(jī)打印，打印字跡必須清晰，不能存在模糊、斷字、錯別字等現(xiàn)象。頁面應(yīng)保持整潔，不能有雜線、斑點(diǎn)、水漬、泥點(diǎn)、污跡等缺陷。紙張不能有破損，不能缺角，不能打孔；4.1.2文件

4、資料確需填寫的需字體工整，一律采用黑墨水筆書寫、繪制；4.1.3文件資料書寫及打印時(shí)左邊應(yīng)留25mm裝訂線位置，上下空20mm，右邊至少空10mm，打印字體一律采用宋體，字形選用常規(guī)；4.1.4文件資料幅面一律采用a4紙,小于此標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)粘貼到a4紙上。大于a4紙的應(yīng)折疊成a4紙尺寸；4.3資料歸檔參照附錄二園林綠化工程竣工資料歸檔目錄、附件三市政工程歸檔目錄4.4卷內(nèi)目錄的編制4.4.1卷內(nèi)目錄樣式見附件四。4.4.2序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注盒內(nèi)文件資料的順序，一個(gè)文件一個(gè)號，連續(xù)編號。4.4.3文件編號，應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號。4.4.4責(zé)任者指文件資料的形成單位。4.4.5文

5、件材料題名指文件資料名稱。4.4.6頁號應(yīng)填寫每份文件資料首尾頁上標(biāo)注的頁號。4.4.7日期指文件資料的形成日期。4.4.8 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。4.5裝盒4.5.1按照附錄所列將文件資料裝盒（每只盒內(nèi)裝一套），文件資料裝盒前需去除重份文件，去除鐵釘，塑料、硬紙板等。4.5.2盒子應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格，工程開工前籌備好。4.6 脊背4.6.1脊背紙貼在盒子側(cè)面； 4.6.2脊背上所示盒號、類目號、案卷題名對應(yīng)附錄上的盒號、類目號、案卷題名。4.6.3盒號上的漢字代表盒內(nèi)文件資料的性質(zhì)，盒號上的數(shù)字代表盒子的排列順序，用流水號表示。4.6.4案卷題名，應(yīng)是盒內(nèi)文件資料內(nèi)容的簡明及準(zhǔn)確概括。

6、4.6.5脊背上的套數(shù)指的是相同文件資料的第幾套。5. 電子文件的整理5.1 施工過程中形成的電子文件，以三級文件夾形式分層歸檔，如圖：一級目錄二級目錄三級目錄文 件名稱備 注工程名稱應(yīng)與施工合同一致。工程技術(shù)資料現(xiàn)場技術(shù)交底記錄施工組織設(shè)計(jì)及報(bào)審施工組織設(shè)計(jì)施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表施工措施工程質(zhì)量資料質(zhì)量評級統(tǒng)計(jì)表質(zhì)量評級統(tǒng)計(jì)土石方工程基礎(chǔ)工程隱蔽工程施工總結(jié)*工程施工總結(jié)5.2在電子文件錄入時(shí)注意：所有簽字、簽收意見、蓋章部分或用筆書寫部分用“宋體”字錄入； 5.3應(yīng)確保電子文檔的完整性，其內(nèi)容與紙質(zhì)內(nèi)容一致。6.影像資料的收集與整理6.1影像資料收集范圍：包括但不限于開工前全貌、竣工后全貌、各

7、工序施工過程、整個(gè)建設(shè)過程領(lǐng)導(dǎo)視察、工程建設(shè)過程中的重要審查會、重要協(xié)調(diào)會、重要檢查活動、工程交接；反映工程特點(diǎn)和形象的聲像資料等。6.1.1項(xiàng)目部主要負(fù)責(zé)采集以下各方面影像資料（具體要求見附件13）：6.1.1.1重要審查會、工程協(xié)調(diào)會、項(xiàng)目安全活動，安全、技術(shù)、質(zhì)量交底會，有關(guān)安全檢查、質(zhì)量驗(yàn)收等活動；6.1.1.2工程各施工階段對影響工程質(zhì)量和施工安全的關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序、重要及危險(xiǎn)作業(yè)環(huán)節(jié)；6.1.1.3反映人員培訓(xùn)教育；6.1.1.4現(xiàn)場安全文明施工執(zhí)行情況；6.1.1.5反映工程施工工藝、施工亮點(diǎn)等；6.1.1.6如有需要，工程重要部位、關(guān)鍵工序和隱蔽工程在施工時(shí)采用dvd格式有針

8、對性和目的性的攝像，充分反映施工過程，體現(xiàn)施工技術(shù)、安全質(zhì)量保證措施；6.2影像資料歸檔要求6.2.1項(xiàng)目部應(yīng)定期（一般每周）對影像資料進(jìn)行收集、整理，以文件夾形式分層歸檔，如圖：一級目錄二級目錄三級目錄文 件備 注*工程施工安全質(zhì)量控制影像資料安全控制類對應(yīng)影像資料對應(yīng)影像資料對應(yīng)影像資料質(zhì)量控制類對應(yīng)影像資料對應(yīng)影像資料對應(yīng)影像資料其他工程審查會對應(yīng)影像資料此文件夾專門存放安全、質(zhì)量等特殊事件過程照片。工程協(xié)調(diào)會對應(yīng)影像資料工程交底會對應(yīng)影像資料6.2.2數(shù)碼照片分辨率設(shè)置為12001600像素及以上、采用jpeg“精細(xì)”壓縮方式，拍攝時(shí)設(shè)置“日期時(shí)間顯示”功能。6.2.3對單張數(shù)碼照片名

9、稱應(yīng)能反映事件的主要內(nèi)容、并盡可能簡潔。6.2.4工程建設(shè)安全質(zhì)量過程控制影像資料應(yīng)與工程建設(shè)同步形成，用數(shù)碼相機(jī)實(shí)地拍攝，真實(shí)反映現(xiàn)場當(dāng)時(shí)工程安全質(zhì)量實(shí)際情況，嚴(yán)禁采用補(bǔ)拍、替代等弄虛作假手段。6.2.5工程竣工后一個(gè)月內(nèi)，各項(xiàng)目部應(yīng)完成影像資料的整理，并用不可擦除型光盤刻錄并移交。6.2.6數(shù)碼照片等影像資料由公司技術(shù)質(zhì)量部保存，保存期限為自工程竣工移交后至少5年。附錄：項(xiàng)目部應(yīng)具備資料及要求盒號類目號案卷題名文件資料內(nèi)容責(zé)任人要 求工程前期文件資料公司級管理體系公司現(xiàn)行文件匯編項(xiàng)目總工項(xiàng)目部管理體系1.項(xiàng)目部成立文件2.組織機(jī)構(gòu)圖3.項(xiàng)目部管理制度匯編項(xiàng)目總工法律、法規(guī)、規(guī)程、規(guī)范清單各

10、項(xiàng)有關(guān)技術(shù)、安全、質(zhì)量、環(huán)境的法律法規(guī)項(xiàng)目總工應(yīng)注意對地方性法規(guī)的識別培訓(xùn)資料1.項(xiàng)目部培訓(xùn)計(jì)劃2.項(xiàng)目部培訓(xùn)實(shí)施記錄項(xiàng)目總工資料施工招投標(biāo)文件1.招標(biāo)文件2.招標(biāo)文件答疑3.報(bào)價(jià)書施工合同1.施工承包合同2.委托合同或委托書3.分包合同及安全協(xié)議書計(jì)劃報(bào)表工程計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表簽證各種由項(xiàng)目部造價(jià)員簽暑的簽證技術(shù)資料技1會議紀(jì)要1.施工圖會審紀(jì)要2.協(xié)調(diào)會等會議紀(jì)要項(xiàng)目部施工圖會審分業(yè)主組織和公司內(nèi)部組織，需分別進(jìn)行技2設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、報(bào)驗(yàn)單1.設(shè)計(jì)變更通知單項(xiàng)目部注意對其修改部分在圖紙上進(jìn)行修改2.工程聯(lián)系單/工程變更單項(xiàng)目部3.工程設(shè)計(jì)修改報(bào)驗(yàn)單（附件4）項(xiàng)目部4. 業(yè)務(wù)聯(lián)系單項(xiàng)目部技3

11、施工組織設(shè)計(jì)/計(jì)劃及報(bào)審1.施工組織設(shè)計(jì)/計(jì)劃報(bào)審2.施工組織設(shè)計(jì)/計(jì)劃項(xiàng)目部施工組織設(shè)計(jì)/計(jì)劃批準(zhǔn)人為公司總工程師技術(shù)質(zhì)量部經(jīng)理，編、審、批應(yīng)手簽，蓋合同乙方章技4施工措施、方案及技術(shù)補(bǔ)充規(guī)定施工技術(shù)措施、技術(shù)方案、技術(shù)補(bǔ)充規(guī)定項(xiàng)目部技5技術(shù)交底記錄現(xiàn)場技術(shù)交底記錄項(xiàng)目部技6開工文件1.工程開工申請項(xiàng)目總工工程開工申請以紅頭文件或建設(shè)方要求的格式編寫2.分部工程開工申請項(xiàng)目總工各施工隊(duì)開工前應(yīng)辦理開工申請單材料表1. 材料加工表2. 材料領(lǐng)料表項(xiàng)目部質(zhì)量資料質(zhì)量保證計(jì)劃質(zhì)量保證計(jì)劃項(xiàng)目部不創(chuàng)優(yōu)工程編寫工程創(chuàng)優(yōu)實(shí)施細(xì)則項(xiàng)目部試驗(yàn)（檢測）單位資質(zhì)1.營業(yè)執(zhí)照2.資質(zhì)等級證書3.質(zhì)量認(rèn)證證書項(xiàng)目部

12、質(zhì)18204質(zhì)量評級統(tǒng)計(jì)表1.單位、分部工程質(zhì)量評級統(tǒng)計(jì)表2.線路復(fù)測記錄項(xiàng)目部簽字完備質(zhì)28204基礎(chǔ)及開挖普通基礎(chǔ)和拉線基礎(chǔ)分坑及開挖檢查記錄表項(xiàng)目部按塔號順序從小到大排列，簽字完備質(zhì)38204基礎(chǔ)施工記錄基礎(chǔ)檢查及評級記錄項(xiàng)目部按塔號順序從小到大排列，簽字完備質(zhì)58204基礎(chǔ)隱蔽簽證基礎(chǔ)隱蔽工程簽證單項(xiàng)目部按塔號順序從小到大排列，簽字完備保（土）1土建質(zhì)量保證資料1.水泥復(fù)檢報(bào)告及匯總表（附件5）項(xiàng)目部2.砂、石、施工用水等檢驗(yàn)報(bào)告3.混凝土配合比的報(bào)告4.混凝土試壓報(bào)告匯總表及試塊報(bào)告（附件6）5.鋼材使用跟蹤表和復(fù)檢報(bào)告（附件7）6.鋼筋焊接檢驗(yàn)報(bào)告隱蔽工程簽證單隱蔽工程簽證單項(xiàng)目部接地壓接物資資料竣工和啟動文件資料竣1627竣工驗(yàn)收文件1.工程初驗(yàn)收報(bào)告（附整改記