辦公室公務接待禮儀規(guī)范及流程標準

1、辦公室公務接待禮儀規(guī)范 及流程標準探討,曾 翔 宇 二O一一年十月,探討提綱,一、公務接待禮儀規(guī)范 二、公務接待操作實務,（一）公務接待工作的含義與重要性,公務接待是指辦公室人員對來自上級、平級和其他相關組織的賓客進行接洽和招待。這是一種有著公共關系職能的實 務工作。,公務接待是企業(yè)整體工作的重要組成部分，是一項復雜的系統(tǒng)性工作，是辦公室系統(tǒng)的重要工作內(nèi)容。,公務接待是服務發(fā)展的重要抓手，是展示形象的窗口，是連接內(nèi)外的紐帶，是增進合作的平臺。,接待也是生產(chǎn)力！,公務接待工作的好壞，直接反映出一個單位的工作作風和外在形象，也直接體現(xiàn)了辦公室人員本身的素質(zhì)、能力、水平和形象。,（二）公務接待的主要

2、內(nèi)容及禮儀規(guī)范,五個部分：食、宿、行、觀、事,宴請。 規(guī) 格：宴請、招待餐、工作餐。 桌 型：長條桌和圓桌。,排序原則：以遠為上，面門為上， 以右為上，以中為上， 觀景為上，靠墻為上。,長條桌：當一面為奇數(shù)時,2,4,1,3,5,6,8,11,7,9,10,A代表主方，B代表客方。,A1,B1,B2,A3,A2,B3,門,長條桌：當一面為偶數(shù)時,還有一種擺法，我們很少用。,A1,B2,B1,B4,A2,B3,門,圓桌：單桌的情況,辦公室主任,圓桌：多桌的情況,多桌時，每桌一般都有一位主桌主人的代表在座，位置一般面向主桌主人。,圓桌：多桌的情況以四桌為例,特殊情況：如果宴請的領導級別高于主人，或

3、者與主人有特殊關系，比如長輩、師傅等，為表示尊重，可以安排主賓在主人位子上，主人則坐在主賓的位子上。,安排座次時，交叉排列，可以有意識的把業(yè)務對口部門放到一起，便于主賓雙方溝通交流。,會議,會議座次安排奇數(shù)時,主方,客方,B1,B2,B3,B4,B5,B6,無論奇數(shù)或者偶數(shù)，2號始終在1號的左手。,門,A1,A2,A3,A4,合影與會議座次相同,探討提綱,一、公務接待禮儀規(guī)范 二、公務接待操作實務,辦公室牽頭組織的公務接待 機關部門負責組織的公務接待 基層單位配合公司做好公務接待 的相關要求,（一）辦公室牽頭組織的公務接待,三個階段：活動準備、活動運行、后續(xù)工作。,1. 活動準備階段的具體任務

4、,接受接待任務編制、報批接待方案召開協(xié)調(diào)會、安排布置任務（包括編制工作手冊和活動指南、食宿行準備、現(xiàn)場踏勘、會場布置、安全保衛(wèi)落實等）,活動準備務必充分，檢查務必到位。件件工作有方案，落實責任人，指定檢查人，規(guī)定完成時間，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。要勤思 考，細謀劃；抓細節(jié)，求完美。,活動準備階段的有關要求：,迎接（接站）住宿宴會會議視察參觀送行（送站）,2. 活動運行階段的具體任務,一是各項活動協(xié)調(diào)有力，銜接緊密，環(huán)環(huán)相扣。二是嚴格方案實施，加強聯(lián)系協(xié)調(diào)，確保無遺漏、無偏差，如果活動發(fā)生變化，及時調(diào)整相關安排。三是實施消項管理，避免活動出 現(xiàn)疏忽和遺漏。,活動運行階段的有關要求：,（1）處理來賓

5、遺留物品，辦理來賓交辦的工作； （2）整理領導講話，收集有關材料，編報相關信息； （3）做好宣傳報道，整理影像資料，制作光盤、相冊； （4）開展活動總結(jié)，查找不足，分析原因，積累經(jīng)驗。,3. 后續(xù)工作階段的具體任務,有始有終，盡善盡美，不留尾巴。,后續(xù)工作階段的有關要求：,為盡量減少接待工作中的失誤，要按流程操作，實施清單消項制。,六項具體業(yè)務工作流程：,接站工作流程 住宿安排工作流程 宴會工作流程 會務組織工作流程 現(xiàn)場參觀考察工作流程 送站工作流程,1確定來賓到站時間和地點。 2擬定接站方案，確定接站人員、乘車安排，經(jīng)領導審核后組織實施。 3安排車輛。 4通知接站人員出發(fā)時間、乘車地點。

6、5前往接站地點。 6站口等候迎接，并及時與來賓保持聯(lián)系。 7返回，途中通知負責接待的領導和部門，準備迎接事宜。 8. 安排來賓的食宿。具體流程參照宴請工作流程、住宿安排流程圖。,接站工作流程：,接站工作流程消項單,1確定住宿人員名單、時間和地點。 2通知住宿服務單位，住宿標準、房間配置參照吐哈油田公司公務接待管理辦法執(zhí)行。 3通知來賓。 4組織迎接。 5引導來賓入住。 6組織歡送。,住宿安排工作流程：,1確定宴會人員名單、時間和地點。 2初擬宴會座次表送領導審核。 3通知餐飲服務單位。 4. 通知參加宴請人員。 5審查宴會菜單、酒水清單、桌簽、祝酒詞等，在宴會開始前1小時逐一核實參加人員。 6

7、重大宴請活動中準備話筒、攝影。 7迎接參加宴會人員。 8用餐。 9歡送參加宴會人員。,宴會工作流程：,1征集議題。 2擬訂會議議程，提交會議主持人審定。 3會議通知。 4會議準備。提前完成會場布置工作，協(xié)同保衛(wèi)部、消防支隊等單位做好會場應急預案。 5會場簽到。 6會議記錄，按要求起草會議紀要。 7總結(jié)會議組織經(jīng)驗，持續(xù)改進工作。,會務組織工作流程：,會務組織流程消項單,1確定賓客來訪目的和行程安排。 2初擬參觀考察的時間和地點、行車路線、陪同人員，經(jīng)領導審核同意后執(zhí)行。 3通知被參觀單位，確定1名聯(lián)系人。 4通知陪同參觀人員。 5安排車輛，通知記者，準備勞保防護用具。根據(jù)領導要求提前踏勘參觀路

8、線。 6出發(fā)。根據(jù)實際參觀考察行程，提前30分鐘通知被參觀單位。每到一個考察點后，及時通知下一個考察點。 7返回。,現(xiàn)場參觀考察工作流程：,1確定來賓離開時間和地點。 2初擬送行人員名單（包括送飛機場、火車站人員名單），經(jīng)領導審核后執(zhí)行。 3預定飛機票或火車票。 4安排車輛，聯(lián)系飛機場、火車站貴賓通道。 5通知來賓、陪同人員送站的出發(fā)時間和地點。 6前往送站地點。 7返回。,送站工作流程：,長途行車物品準備清單,（二）機關處室負責組織的公務接待,接待流程：,編制接待方案填寫公務接待審批單 報公司分管領導審批 組織實施 費用核銷。,接待方案包含的具體內(nèi)容主要有：,（1）日程安排； （2）人員名單

9、； （3）食宿行安排； （4）會議合影座次； （5）企業(yè)情況、參觀點、景點簡介； （6）天氣預報； （7）注意事項； （8）工作人員聯(lián)系方式。,詳細了解來賓情況。來賓的目的和要求，人員基本情況，包括人數(shù)、職務、性別、年齡、民族、逗留時間等等。 按時間順序擬定活動安排。重點把握接站、住宿、宴請、會議、現(xiàn)場視察、景點參觀、送站等環(huán)節(jié)。 每個環(huán)節(jié)確定責任人、聯(lián)系人和聯(lián)系方式。 及時將方案送領導審核并修改完善。,編制公務接待方案：,接站。 提前安排車輛，來賓人多的話還需要將接站車輛編號、提前安排乘車座次，以免上車時發(fā)生混亂。有必要的可以提前聯(lián)系貴賓通道。,接待環(huán)節(jié)的注意事項：,迎接。內(nèi)部接待不張貼、懸

10、掛歡迎標語，不安排員工列隊迎送或組織鮮花等。,住宿。局級來賓安排不超過一廳一臥的商務套間，處級來賓安排單間，其他安排標間。套間的房間配置：小劑量便攜式洗漱用品、必要的辦公用品，少量水果和干果，迎賓卡片及住宿安排表等。,宴請。嚴格控制接待標準、嚴格控制陪餐人員、確保飲食安全衛(wèi)生。,現(xiàn)場視察。提前聯(lián)系視察點，確定聯(lián)系人；通知記者并告知視察路線；準備工服；安排車輛等。 要隨時與被視察單位保持聯(lián)系。如果出發(fā)時間、隨行人員有變動，務必第一時間通知被視察單位，及時做好相應調(diào)整。,景點參觀。合理安排景點參觀路線，提前落實景點天氣、路線路況、開放情況等，確定參觀時間、陪同人員、路線、車輛，購買門票。提前準備有

11、關物品，比如太陽帽、雨傘、相機等，提醒來賓攜帶、準備相應衣 物等。,歡送。確認來賓人數(shù)、返程航班（車船次）、票務等；如果有來賓乘坐火車離開，準備相關物品；了解交通狀況，確定出發(fā)時間；辦理登機（車船）手續(xù)，專人清點、托運行李，有需要可以安排貴賓室服務，通知 相關部門和人員接站。,（三）基層單位配合公司做好公務接待 的相關要求,節(jié)儉務實：,盡量減少陪同和隨行人員，簡化迎送程序。,公司主要領導到基層調(diào)研，可由調(diào)研單位主要負責人全程陪同；分管領導到基層調(diào)研，可由調(diào)研單位1名主要負責人全程或輪流陪同、1名分管負責人陪同。調(diào)研點所屬基層隊站（車間）可安排主要負責人陪同，不得層層安 排工作人員陪同。,匯報材料用普通紙張雙面印刷、簡單裝 訂，不得使用銅版紙。 會場布置簡樸大方，可提供簡單辦公用品，不掛歡迎橫幅，不擺放水果、干果、糖果 等食品，不擺鮮花等。,會議要求：,不組織員工列隊迎送，不懸掛或張貼歡迎標語、橫幅，不掛彩旗，不鋪紅地毯，不獻花，不搞任何儀式。