工作簿與多工作表操作.ppt

1、第3章 通過 Excel 創(chuàng)建并處理電子表格,主講人：,.,3.2 工作簿與多工作表操作,本節(jié)案例背景： 默認(rèn)情況下，一個(gè)工作簿文件中最多可以包含255張工作表。例如：一個(gè)單位的員工工資每月都要存放在一張表格中，一年就需要12張表格，將他們存放在一個(gè)工作簿文件中，管理和分析數(shù)據(jù)就會(huì)非常方便了。 書娟在單位是一位人事管理員，負(fù)責(zé)公司所有職工的人事檔案工作。她通過Excel管理家庭及工作事務(wù)。本節(jié)將通過對(duì)家庭收支流水賬、員工工資表的處理，幫助書娟實(shí)現(xiàn)以下工作目標(biāo)： 了解工作簿與工作表的關(guān)系，掌握工作簿的新建、打開、保存等基本操作。 掌握如何通過模板創(chuàng)建一個(gè)工作簿以及如何自行創(chuàng)建模板。 掌握如何保護(hù)

2、工作簿與工作表中的數(shù)據(jù)不被修改的方法 掌握工作表插入、刪除、移動(dòng)、復(fù)制、隱藏等基本操作。 如何同時(shí)對(duì)多張工作表進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入、格式化等操作 了解如何通過控制工作窗口的視圖來查看大型表格、比較多個(gè)表格。,.,3.2.1 工作簿基本操作,Excel的工作簿實(shí)際上就是保存在磁盤上的工作文件，一個(gè)工作簿文件可以同時(shí)包含多個(gè)工作表。若把工作簿比作一本書，那么工作表就是書中的每一頁。 1. 創(chuàng)建一個(gè)工作簿 啟動(dòng)Excel“文件”選項(xiàng)卡“新建”命令，右側(cè)顯示可用模板列表： 創(chuàng)建空白文檔 提示：按Ctrl+N組合鍵可以快速新建空白工作簿；可以也先將“新建”按鈕添加到快速啟動(dòng)工具欄中，然后在需要?jiǎng)?chuàng)建空白文檔時(shí)單擊

3、該按鈕。 基于模板創(chuàng)建 當(dāng)連接到Internet上時(shí)，可以訪問 O 上提供的模板 另外，還可以自行創(chuàng)建模板并使用。,.,3.2.1 工作簿基本操作,2. 保存工作簿并為其設(shè)置密碼 可以在保存工作簿文件時(shí)為其設(shè)置打開或修改密碼，以保證數(shù)據(jù)的安全性。,.,3.2.1 工作簿基本操作,注意：一定要牢記自己設(shè)置的密碼，否則將再不能打開或修改自己的文檔，因?yàn)镋xcel不提供取回密碼幫助。 3. 關(guān)閉工作簿與退出 Excel 只關(guān)閉當(dāng)前工作簿而不影響其他正在打開的Excel文檔： “文件”選項(xiàng)卡“關(guān)閉”命令； 退出Excel程序：“文件”選項(xiàng)卡“退出”命令，如果有未保存的文檔，將會(huì)出現(xiàn)提示保存的對(duì)話框。,

4、.,3.2.1 工作簿基本操作,4. 打開工作簿 方法1：直接在資源管理器的文本夾下找到相應(yīng)的Excel文檔，用鼠標(biāo)雙擊。 方法2：?jiǎn)?dòng) Excel，從“文件”選項(xiàng)卡上單擊“最近所用文件”，在右側(cè)的文件列表中顯示最近編輯過的 Excel 工作簿名，單擊相應(yīng)的文件名。 方法3：?jiǎn)?dòng) Excel，從“文件”選項(xiàng)卡上單擊“打開”，在“打開”對(duì)話框中選擇相應(yīng)的文件名。,.,3.2.2 創(chuàng)建和使用工作簿模板,模板是一種文檔類型，模板中已事先根據(jù)需要添加了一些常用的文本或數(shù)據(jù)，并進(jìn)行了適當(dāng)?shù)母袷交?，其中還可以包含公式和宏，并以特定的文件類型保存在特定的位置。 當(dāng)需要?jiǎng)?chuàng)建類似的文檔時(shí)，就可在模板基礎(chǔ)進(jìn)行簡(jiǎn)單

5、的修改，以快速完成常用文檔的創(chuàng)建，而不必從空白頁面開始。使用模板是節(jié)省時(shí)間和創(chuàng)建格式統(tǒng)一的文檔的絕佳方式。 Excel 本身提供大量?jī)?nèi)置模板可供選用，Excel 2010 模板文件的后綴名為 .xltx。另外，還可以自己創(chuàng)建模板并使用。 案例：以3.1節(jié)中創(chuàng)建完成的文檔家庭收支流水賬為基礎(chǔ)創(chuàng)建一個(gè)名為“家庭收支流水賬”的模板。,.,3.2.2 創(chuàng)建和使用工作簿模板,.,3.2.2 創(chuàng)建和使用工作簿模板,2.使用自定義模板創(chuàng)建新工作簿,.,3.2.2 創(chuàng)建和使用工作簿模板,3. 修改模板 在基于模板創(chuàng)建的新文檔中進(jìn)行修改調(diào)整，并不會(huì)對(duì)模板本身產(chǎn)生影響。 如果要對(duì)模板本身進(jìn)行編輯修改，應(yīng)從“文件”

6、選項(xiàng)卡上單擊“打開”，選擇模板文件存放的位置，找到要編輯的模板名并打開它進(jìn)行修改。 Excel 2010 默認(rèn)的模板文件保存位置為：C:Users實(shí)際用戶名AppDataRoamingMicrosoftTemplates,.,3.2.3 工作簿的隱藏與保護(hù),1. 隱藏工作簿 當(dāng)同時(shí)打開多個(gè)工作簿時(shí)，可以暫時(shí)隱藏其中的一個(gè)或幾個(gè)，需要時(shí)再顯示出來。 基本方法：?jiǎn)螕簟耙晥D”選項(xiàng)卡“窗口”組“隱藏”按鈕，當(dāng)前工作簿被隱藏起來。 取消隱藏：“視圖”選項(xiàng)卡“窗口”組“取消隱藏”按鈕在“取消隱藏”對(duì)話框中工作簿名稱。,.,3.2.3 工作簿的隱藏與保護(hù),2. 保護(hù)工作簿 當(dāng)不希望他人對(duì)工作簿的結(jié)構(gòu)或窗口進(jìn)

7、行改變時(shí)，可以設(shè)置工作簿保護(hù)。 此處的工作簿保護(hù)不能阻止他人更改工作簿中的數(shù)據(jù)。如果想要達(dá)到保護(hù)數(shù)據(jù)的目的，可以進(jìn)一步設(shè)置工作表保護(hù)，或者在保存工作簿文檔時(shí)設(shè)定打開或修改密碼。,提示：如果不提供密碼，則任何人都可以取消對(duì)工作簿的保護(hù)。如果使用密碼，一定要牢記自己的密碼，否則自己也無法再對(duì)工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口進(jìn)行設(shè)置。,.,3.2.3 工作簿的隱藏與保護(hù),取消對(duì)工作簿的保護(hù)：再次在“審閱”選項(xiàng)卡上的“更改”組中，單擊“保護(hù)工作簿”按鈕，如果設(shè)置了密碼，則在彈出的對(duì)話框中輸入密碼即可。,.,3.2.4 工作表基本操作,1. 插入工作表 方法1：?jiǎn)螕艄ぷ鞅順?biāo)簽右邊的“插入工作表”按鈕，在最右邊插入一張

8、空白工作表。 方法2：鼠標(biāo)右鍵單擊工作表標(biāo)簽快捷菜單中的“插入”命令“插入”對(duì)話框中雙擊表格類型。其中雙擊“工作表”可在當(dāng)前工作表前插入一張空白工作表。 方法3：“開始”選項(xiàng)卡“單元格”組“插入”按鈕下的黑色箭頭下拉列表中的“插入工作表”。,.,3.2.4 工作表基本操作,2.刪除工作表 在要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，即可刪除當(dāng)前選定的工作表。 3.改變工作表名稱 在工作表標(biāo)簽上雙擊鼠標(biāo)輸入新表名回車確認(rèn) “開始”選項(xiàng)卡“單元格”組“格式”按鈕“重命名工作表”命令輸入新的工作表名回車確認(rèn),.,3.2.4 工作表基本操作,4.設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色 為工作表

9、標(biāo)簽設(shè)置顏色可以突出顯示某張工作表。 在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵快捷菜單中的 “工作表標(biāo)簽顏色”命令選擇顏色 “開始”選項(xiàng)卡“單元格”組“格式”按鈕“工作表標(biāo)簽顏色”命令選擇一種顏色。,.,3.2.4 工作表基本操作,5.移動(dòng)或復(fù)制工作表 改變工作表在工作簿中的位置或?qū)⑵湟苿?dòng)到另個(gè)一個(gè)工作簿中 在同一工作簿或不同的工作簿中快速生成工作表的副本,.,3.2.4 工作表基本操作,提示：用鼠標(biāo)直接拖動(dòng)工作表標(biāo)簽即可在同一工作簿中移動(dòng)工作表，拖動(dòng)的同時(shí)按下Ctrl鍵即可復(fù)制工作表。 6.顯示或隱藏工作表 方法1：在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵快捷菜單中的“隱藏”命令 方法2：“開始”選項(xiàng)卡“單元格”組“格

10、式”按鈕 “隱藏工作表”命令 取消隱藏：從上述相應(yīng)菜單中選擇“取消隱藏”命令，在打開的“取消隱藏”對(duì)話框中選擇相應(yīng)的工作表。,.,3.2.4 工作表基本操作,7. 完成案例表格“3.2 家庭收支流水賬”的設(shè)置 將工作表“sheet1”更名為“2月”。 刪除表“sheet2”和“sheet3” 基于新創(chuàng)建的模板“家庭收支流水賬”，在工作表“2月”前插入3張工作表。 將“sheet1”的“工作表標(biāo)簽顏色”設(shè)為紅色，同時(shí)將“sheet1”更名為“1月”、并刪除多余的工作表“sheet2”和“sheet3”。 用復(fù)制的方法生成3-12月份工作表，并依次更名。 隱藏工作表“3月”。,.,3.2.5 工作

11、表的保護(hù),為了防止他人對(duì)單元格的格式或內(nèi)容進(jìn)行修改，可以設(shè)定工作表保護(hù)。 默認(rèn)情況下，當(dāng)工作表被保護(hù)后，所有單元格都會(huì)被鎖定，不能進(jìn)行任何更改。例如，不能在鎖定的單元格中插入、修改、刪除數(shù)據(jù)或者設(shè)置數(shù)據(jù)格式。 當(dāng)允許部分單元格被修改時(shí)，需要在保護(hù)工作表之前，對(duì)允許在其中更改或輸入數(shù)據(jù)的區(qū)域解除鎖定。,.,3.2.5 工作表的保護(hù),1. 保護(hù)整個(gè)工作表 保護(hù)整個(gè)工作表，使得任何一個(gè)單元格都不允許被更改。,.,3.2.5 工作表的保護(hù),2.取消工作表的保護(hù) “審閱”選項(xiàng)卡“更改”組“撤消工作表保護(hù)” 在“密碼”框中輸入設(shè)置保護(hù)時(shí)使用的密碼。 3. 解除對(duì)部分工作表區(qū)域的保護(hù) 保護(hù)工作表后，默認(rèn)情況

12、下所有單元格都將無法被編輯。但在實(shí)際工作中，有些單元格中的原始數(shù)據(jù)還是允許輸入和編輯的，為了能夠更改這些特定的單元格，可以在保護(hù)工作表之前先取消對(duì)這些單元格的鎖定。,.,3.2.5 工作表的保護(hù),.,3.2.5 工作表的保護(hù),提示：只對(duì)工作表中的某個(gè)單元格或區(qū)域進(jìn)行保護(hù)先解除整個(gè)工作表中全部單元格的鎖定再對(duì)需要保護(hù)的單元格區(qū)域 進(jìn)行鎖定最后設(shè)置 “保護(hù)工作表”。 4.允許特定用戶編輯受保護(hù)的工作表區(qū)域 如果一臺(tái)計(jì)算機(jī)中有多個(gè)用戶，或者在一個(gè)工作組中包括多臺(tái)計(jì)算機(jī)，那么可通過該項(xiàng)設(shè)置允許其他用戶編輯工作表中指定的單元格區(qū)域，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。 “審閱”選項(xiàng)卡“更改”組“允許用戶編輯區(qū)域”按鈕“新建

13、”按鈕選定可編輯區(qū)域輸入?yún)^(qū)域標(biāo)題名稱“權(quán)限”按鈕指定可訪問該區(qū)域的用戶“允許用戶編輯區(qū)域”對(duì)話框中“保護(hù)工作表”按鈕設(shè)定保護(hù)密碼及可更改項(xiàng)目。,.,3.2.6 同時(shí)對(duì)多張工作表進(jìn)行操作,Excel允許同時(shí)對(duì)一組工作表進(jìn)行相同的操作，如輸入數(shù)據(jù)、修改格式等。這為快速處理一組結(jié)構(gòu)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)相同或相似的表格提供了極大的方便。 1. 選擇多張工作表 選擇全部工作表：在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令。 選擇連續(xù)的多張工作表：按下Shift鍵不放，單擊首尾表標(biāo)簽。 選擇不連續(xù)的多張工作表：按下Ctrl鍵不放，依次單擊表標(biāo)簽。 取消工作表組合：?jiǎn)螕艚M合工作表以外的任一

14、張工作表，或者從右鍵快捷菜單中選擇“取消組合工作表”命令。,.,3.2.6 同時(shí)對(duì)多張工作表進(jìn)行操作,2. 同時(shí)對(duì)多張工作表進(jìn)行操作 當(dāng)同時(shí)選擇多張工作表形成工作表組合后，在其中一張工作表中所做的任何操作都會(huì)同時(shí)反映到組中其他工作表中，這樣可能快速格式化一組結(jié)果相同的工作表、在一組工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)和公式等。 首先選擇一組工作表，然后在組內(nèi)的一張工作表中輸入數(shù)據(jù)和公式、進(jìn)行格式化操作等。取消工作表組合后，再對(duì)每張表進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，如輸入不同的數(shù)據(jù)等。,.,3.2.6 同時(shí)對(duì)多張工作表進(jìn)行操作,3. 填充成組工作表 先在一張工作表中輸入數(shù)據(jù)并進(jìn)行格式化操作，將這張工作表中的格式及格式填充到其

15、他同組的工作表中，以便快速生成一組基本結(jié)構(gòu)相同的工作表。 首先在一張工作表中輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)插入多張空表：打開案例工作簿“3.2員工工資表” 。 對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化操作：對(duì)“1月工資表”中的數(shù)據(jù)區(qū)域A3:M38，套用一個(gè)預(yù)置表格樣式。,.,3.2.6 同時(shí)對(duì)多張工作表進(jìn)行操作,在工作表選擇包含填充內(nèi)容及格式的單元格區(qū)域，同時(shí)選中其他工作表：選擇單元格區(qū)域A1:M38，然后選中所有工作表。 “開始”選項(xiàng)卡“編輯”組“填充”按鈕“成組工作表”命令選擇需要填充的項(xiàng)目。 繼續(xù)進(jìn)行其他填充：保持“2月工資表”為當(dāng)前工作表，重新選定全部工作表。在“2月工資表”的“序號(hào)”所在的A列中輸入序號(hào)1、2

16、、3、到數(shù)據(jù)的最后一行。 查看每張表格相同的表格數(shù)據(jù)及格式應(yīng)用情況。,.,3.2.7 工作窗口的視圖控制,1. 多窗口顯示與切換 在Excel中，可以同時(shí)打開多個(gè)工作簿；一個(gè)工作簿中的工作表可以劃分為多個(gè)臨時(shí)窗口。對(duì)這些同時(shí)打開或劃分出的窗口，可以進(jìn)行排列及切換，以便于比較及引用。 定義窗口：“視圖”選項(xiàng)卡“窗口”組“新建窗口”按鈕。 切換窗口：“視圖”選項(xiàng)卡“窗口”組“切換窗口”按鈕 并排查看：“視圖”選項(xiàng)卡“窗口”組 “并排查看”按鈕。 全部重排： “視圖”選項(xiàng)卡“窗口”組“全部重排”按鈕選擇“排列方式”。 隱藏窗口： “視圖”選項(xiàng)卡“窗口”組“隱藏”按鈕。,.,3.2.7 工作窗口的視圖控制,2. 凍結(jié)窗口 當(dāng)一個(gè)工作表超長超寬時(shí)，操作滾動(dòng)條查看超出窗口大小的數(shù)據(jù)時(shí)，由于已看不到行列標(biāo)題，可能無法分清楚某行或某列數(shù)據(jù)的含義。這時(shí)可以通過凍結(jié)窗口來鎖定行列標(biāo)題不隨滾動(dòng)條滾動(dòng)。 在工作表中的某個(gè)單元格中