Outlook2007詳細(xì)使用教程PPT

1、,MicrosoftOffice Outlook2007 培訓(xùn),廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,廣聲塑膠制品有限公司,課程內(nèi)容,一、認(rèn)識(shí) Outlook2007 二、Outlook2007能做些什么 三、如何使用Outlook2007,#,熟練掌握,認(rèn)識(shí) Outlook2007,微軟公司出品的Office系列產(chǎn)品Outlook 2007 是一款優(yōu)秀的電子郵件客戶端。它又不僅僅只是簡(jiǎn)單的Email客戶端，它還可以幫助我們更好地管理時(shí)間和信息，跨越各種界限實(shí)現(xiàn)聯(lián)系并且有助于保持安全和控制，其簡(jiǎn)單易用的特性與功能，包括行事歷，計(jì)劃調(diào)度，安全性的設(shè)置等都能夠很大程度上提高我們的工作效率。,廣聲塑膠

2、制品有限公司,#,熟練掌握,Outlook能做些什么,1、核心功能-收發(fā)電子郵件 通過(guò)鏈接到公司的郵件服務(wù)器，我們可以輕松地使用Outlook2007來(lái)收發(fā)OA郵件。 如果鏈接到其他郵箱的郵件服務(wù)器，我們同樣可以在終端上使用Outlook2007來(lái)收發(fā)其他郵箱或是其他互聯(lián)網(wǎng)電子郵件運(yùn)營(yíng)商的郵件。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,Outlook能做些什么,2、數(shù)據(jù)備份-備份電子郵件、聯(lián)系人等信息 使用Outlook2007我們可以把公司郵箱收件箱中的郵件備份出來(lái)，保存到電腦硬盤(pán)中。使用Outlook2007保存的郵件無(wú)需考慮容量限制的問(wèn)題，只要硬盤(pán)剩余空間足夠。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟

3、練掌握,Outlook能做些什么,3、日程管理-高效管理你的時(shí)間 日程管理是Microsoft Outlook 2007中的另一個(gè)重要的功能。我們可以使用日程管理來(lái)幫助提醒待辦的各種會(huì)議、約會(huì)等工作事項(xiàng)，利用“日歷”功能合理高效的管理我們的時(shí)間，甚至可以通過(guò)Email發(fā)送的方式與別人共享自己的日歷。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007,一、新建郵件賬戶 二、通訊錄管理 三、管理郵件 四、日程、日歷 五、數(shù)據(jù)安全,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007,廣聲塑膠制品有限公司,一、新建郵件賬戶,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007

4、-新建郵件賬戶,1、啟動(dòng)Outlook2007 安裝Outlook2007后，我們可以在“開(kāi)始”-“所有程序”-“Microsoft Office”中 點(diǎn)擊“Microsoft Office Outlook 2007”圖標(biāo)來(lái)啟動(dòng) Outlook。 我們還可以在圖標(biāo)上單擊 鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊“發(fā)送到”- “桌面快捷方式”來(lái)創(chuàng)建桌 面快捷方式。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,2、創(chuàng)建郵件賬戶 第一次運(yùn)行Outlook2007，軟件將會(huì)彈出啟動(dòng)向?qū)渲媒缑?。點(diǎn)擊“下一步”,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,

5、進(jìn)入“賬戶配置”界面，點(diǎn)擊“下一步”。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,進(jìn)入“添加新電子郵件賬戶”界面，點(diǎn)擊“下一步”。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,進(jìn)入“自動(dòng)賬戶設(shè)置”界面，勾選“手動(dòng)配置服務(wù)器設(shè)置或其他服務(wù)器類型”，點(diǎn)擊“下一步”。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,進(jìn)入“選擇電子郵件服務(wù)”界面，點(diǎn)擊“下一步”。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,進(jìn)入“Internet電子郵件設(shè)置”界面后 在

6、“您的姓名”處填入自己的姓名，如“榮再鵬”或“rongzaipeng”； 在“電子郵件地址”處填入自己的郵箱地址，如“”； 在“接收郵件服務(wù)器”、“發(fā)送郵件服務(wù)器”兩欄中輸入郵件服務(wù)器地址，如“mail.hl.cmcc”； 然后在“登錄信息”處輸入自己的郵箱用戶名及密碼。OA郵箱的用戶名及密碼與登錄OA的用戶名及密碼相同。 該設(shè)置界面詳見(jiàn)下圖：,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,在填寫(xiě)完“用戶信息”、“服務(wù)器信息”及“登錄信息”后，點(diǎn)擊“其他設(shè)置”。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,在 “其他設(shè)置

7、”頁(yè)面中，單擊“發(fā)送服務(wù)器”選項(xiàng)卡，勾選“我的發(fā)送服務(wù)器（SMTP）要求驗(yàn)證”。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,然后單擊“高級(jí)”選項(xiàng)卡，勾選“在服務(wù)器上保留郵件的副本”點(diǎn)擊確定。 注意：勾選此欄則Outlook導(dǎo)出 郵件時(shí)不破壞OA郵箱中的郵件。 如果不勾選此欄則Outlook會(huì)把 OA郵箱中的郵件“剪切”出來(lái)！,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,完成“其他設(shè)置”后，將回到前一頁(yè)面，然后點(diǎn)擊“下一步”。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,點(diǎn)擊“完成

8、”，則成功新建了郵件賬戶。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,配置完郵件賬戶，進(jìn)入Outlook2007的程序主界面。點(diǎn)擊工具欄中“發(fā)送/接收”的下拉按鈕，依次點(diǎn)擊“發(fā)送/接收設(shè)置”,“定義發(fā)送/接收組”，進(jìn)入發(fā)送/接收組設(shè)置界面。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,在發(fā)送/接收組設(shè)置界面。將圖示的“組“所有賬戶”的設(shè)置”中“安排自動(dòng)發(fā)送/接收的時(shí)間間隔”從默認(rèn)的“30分鐘”改為“1分鐘”（建議）。 然后點(diǎn)擊“關(guān)閉”即可。,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007,廣聲塑膠

9、制品有限公司,二、通訊錄管理,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,1、導(dǎo)入聯(lián)系人信息 Outlook2007可以方便的新建聯(lián)系 人、創(chuàng)建通訊組列表。還可以導(dǎo)入 、導(dǎo)出聯(lián)系人信息，功能完善。 為了方便大家的使用，我做了公司 擁有OA賬戶的員工聯(lián)系人數(shù)據(jù)文件。 我們點(diǎn)擊菜單欄“文件”-“導(dǎo) 入和導(dǎo)出”如圖所示。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,選擇“從另一程序或文件導(dǎo)入”，點(diǎn)擊“下一步”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,選擇“Microsoft Excel

10、97-2003”，點(diǎn)擊“下一步”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,點(diǎn)擊“瀏覽”，選擇想要導(dǎo)入的文件，點(diǎn)擊“下一步”。 注：圖中“選項(xiàng)”處可使用默認(rèn)設(shè)置，也可以根據(jù)個(gè)人需要更改。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,點(diǎn)擊“下一步”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,點(diǎn)擊“完成”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,2、新建聯(lián)系人列表 導(dǎo)入聯(lián)系人后，進(jìn)入“聯(lián)系人”界面，在頁(yè)面左側(cè)“我的聯(lián)系人”窗口中，右鍵“聯(lián)系人

11、”欄，在彈出的菜單中選擇“新建文件夾”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,在“名稱”處輸入想要建立的聯(lián)系人列表名稱，如“綜合部”，點(diǎn)擊“確定”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,這樣就建立了一個(gè)新的聯(lián)系人列表，如圖所示。然后我們可以將“聯(lián)系人”中的相關(guān)聯(lián)系人名片拖到新建的聯(lián)系人列表中。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,3、新建通訊組列表 新建通訊組列表可用來(lái)群發(fā)郵件。點(diǎn)擊“新建”下拉菜單中的“通訊組列表”，如圖。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2

12、007-通訊錄管理,廣聲塑膠制品有限公司,輸入通訊組列表名稱，點(diǎn)擊“選擇成員”，確定成員后點(diǎn)擊“確定”，單擊“保存并關(guān)閉”，通訊組列表新建完成。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007,廣聲塑膠制品有限公司,三、管理郵件,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-管理郵件,廣聲塑膠制品有限公司,1、導(dǎo)入已有郵件 Outlook2007支持向下兼容。我們可以將Outlook2003或Outlook Express中的郵件導(dǎo)入到Outlook2007中。 點(diǎn)擊菜單欄“文件”-“導(dǎo)入和導(dǎo)出”，選擇“Outlook Express 4.x”或“個(gè)人文件夾文件(.pst)”導(dǎo)入。,#,熟練掌握

13、,如何使用Outlook2007-管理郵件,廣聲塑膠制品有限公司,2、接收郵件 Outlook2007啟動(dòng)后將會(huì)自動(dòng)到服務(wù)器下載收件箱的郵件，而且每隔一分鐘就會(huì)檢查是否有新郵件。（注：這個(gè)時(shí)間是我們?cè)O(shè)定的，可以改）。 Outlook2007軟件界面友好，它與我們OA郵箱界面、格局基本相同。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-管理郵件,廣聲塑膠制品有限公司,3、發(fā)送郵件 與OA郵件使用基本相同，在“郵件”界面中，點(diǎn)擊“新建”，就會(huì)出現(xiàn)發(fā)送郵件界面。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-管理郵件,廣聲塑膠制品有限公司,點(diǎn)擊“收件人”，進(jìn)入“選擇收件人”界面。首先在“通訊簿”下

14、拉菜單中選擇收件人所在的聯(lián)系人列表，如“綜合部”，選擇收件人，也可以選擇通訊組列表群發(fā)郵件，如我們建立的“綜合部群發(fā)”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007,廣聲塑膠制品有限公司,四、日程、日歷,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-日程、日歷,廣聲塑膠制品有限公司,Outlook2007的一個(gè)很實(shí)用的功能就是日程、日歷的管理。我們可以用Outlook2007的日程管理功能記錄下我們待辦的工作、會(huì)議及約會(huì)等。Outlook2007將會(huì)在我們?cè)O(shè)定的時(shí)間彈出提醒。這個(gè)貼心的功能可以方便我們更合理的管理時(shí)間，避免遺忘重要的工作內(nèi)容。 Outlook2007的日程提醒界面位于主窗口的

15、右側(cè)。名為“待辦事項(xiàng)欄”。下圖中箭頭所指窗口即為提醒列表。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-日程、日歷,廣聲塑膠制品有限公司,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-日程、日歷,廣聲塑膠制品有限公司,我們可以在提醒列表窗口中空白處右鍵，點(diǎn)擊“新建任務(wù)”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-日程、日歷,廣聲塑膠制品有限公司,在“新建任務(wù)”頁(yè)面中，填入“主題”，設(shè)置開(kāi)始及截止日期，勾選“提醒”以設(shè)置提醒時(shí)間。最后點(diǎn)擊“保存并關(guān)閉”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-日程、日歷,廣聲塑膠制品有限公司,建立提醒任務(wù)后，在提醒列表中就會(huì)出現(xiàn)我們?cè)O(shè)定的提醒內(nèi)容

16、。在運(yùn)行Outlook2007的前提下，軟件將會(huì)在設(shè)定時(shí)間彈出提示框。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-日程、日歷,廣聲塑膠制品有限公司,我們也可以在“日歷”界面中選擇相應(yīng)的時(shí)間段新建提醒。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-日程、日歷,廣聲塑膠制品有限公司,我們還可以在“日歷”界面中選擇某天的日歷或是日程提醒任務(wù)作為郵件發(fā)送給其他人。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007,廣聲塑膠制品有限公司,五、數(shù)據(jù)安全,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,廣聲塑膠制品有限公司,1、為Outlook2007加密 為防止他人未經(jīng)同意瀏覽我們的郵件，保證我

17、們的郵件及聯(lián)系人等信息的安全，Outlook2007可以對(duì)我們的個(gè)人數(shù)據(jù)加密。點(diǎn)擊菜單欄“工具”-“賬戶設(shè)置”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,廣聲塑膠制品有限公司,在“賬戶設(shè)置”界面，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)文件”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“設(shè)置”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,廣聲塑膠制品有限公司,在“個(gè)人文件夾”界面，點(diǎn)擊“更改密碼” 。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,廣聲塑膠制品有限公司,在“更改密碼”界面，輸入新密碼，點(diǎn)擊“確定”。 注：舊密碼默認(rèn)為空。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,廣聲塑膠制品有限公司,設(shè)置密碼后，以后啟動(dòng)Outlook2007時(shí)，會(huì)提示輸入密碼。 如下圖示：,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,廣聲塑膠制品有限公司,2、更改數(shù)據(jù)文件路徑 在“工具”-“賬戶設(shè)置”界面，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)文件”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“添加”。在彈出的“新建Outlook數(shù)據(jù)文件”界面中，點(diǎn)擊“確定”。,#,熟練掌握,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,廣聲塑膠制品有限公司,在出現(xiàn)的“創(chuàng)建或