秘書時(shí)間管理實(shí)務(wù)(ppt 56頁).ppt

1、秘書時(shí)間管理,rogers 時(shí)間管理方法論,願此時(shí)間管理可以有效提昇學(xué)員的工作效能並且增加各位可用的時(shí)間. 多出來的時(shí)間請留給關(guān)心您的人及您所關(guān)心的人. 您的時(shí)間資源在那裡, 您的成就就在那裡.,時(shí)間管理 大綱,一.什麼是時(shí)間管理 (30 min) 二.如何提高工作效率 (30 min) 三.備忘錄實(shí)作 (40 min) 四.執(zhí)行能力的強(qiáng)化 (20 min),在開始之前,你的快樂是 你的成功是 關(guān)心你的人及你所關(guān)心的人是,請閉目一分鐘思考這個(gè)問題,找出你心的中優(yōu)先順序,當(dāng)你知道你只剩下三天的時(shí)間, 第一個(gè)浮現(xiàn)在你腦海的人是誰? 他是你最關(guān)心的人. 第一件浮現(xiàn)你腦海的事情是什麼? 那是你認(rèn)為最重

2、要的事情 可是平時(shí)當(dāng)你掉到忙碌的陷阱時(shí)做的事情有多少是跟這些人或事情相關(guān)的? 你知道你可以活久嗎? 30年? 3 年? 還是 3天? 好吧, 就把今天當(dāng)作是你的最後1天吧!,人, 為何安於現(xiàn)狀?,為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安於現(xiàn)狀 1.無奈 2.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的 3.或者是不確定改變之後會更好 我們明明時(shí)間管理不好, 卻不想要去改善它. 因?yàn)槊Φ脹]有時(shí)間做時(shí)間管理嗎? 因?yàn)楦? 所以才更要花時(shí)間做時(shí)間管理.,時(shí)間管理從那裡開始,時(shí)間管理不是因?yàn)閷W(xué)習(xí)時(shí)間管理才會時(shí)間管理, 而是從你不滿足於現(xiàn)狀, 或者是想要有更好的時(shí)間管理開始 沒有人可教你時(shí)間管理, 除了你自己覺得需要的時(shí)候 再來是

3、你需要一個(gè)新的思考方式. 什麼是新的思考方式呢?,請架設(shè)一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可斜著搭,100 公尺,300 公尺,A,B,河水,有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形,2 cm,10 cm,4 cm,你可知道為何會想不出來?,因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣 但是假設(shè)你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問題 而 roger 的時(shí)間管理方法論就是一個(gè)新的思考方法, 你只要了解 , 接受, 執(zhí)行, 持續(xù)的做就會得到一個(gè)良好的時(shí)間管理習(xí)慣,你的時(shí)間管理目標(biāo)設(shè)定,幫自己設(shè)定個(gè)目標(biāo)吧 比如說: 三個(gè)月之後自己做完原有的事情後, 時(shí)間還可多出 30% 你的期望: 不把工作帶回

4、家; 假日不用趕到公司; 一天花幾個(gè)小時(shí)陪陪家人或者是你最關(guān)心的人; 一個(gè)禮拜花些時(shí)間到外面走走,時(shí)間管理是什麼?,先瞭解時(shí)間管理不是什麼?,時(shí)間本身不是問題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一樣多 所以時(shí)間管理的問題本身不在於時(shí)間多少, 而是在於 自己如何善用及分配你自己的時(shí)間關(guān)注 如何有效率的把事情做出來效率 如何做最好的時(shí)間規(guī)劃計(jì)劃 如何說到做到執(zhí)行力 持續(xù)時(shí)間管理的做法習(xí)慣養(yǎng)成,時(shí)間管理是什麼?,時(shí)間管理是讓自己更有績效, 更富效能 效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地把事情做完 效能是很聰明地把事情做好. 多聽聽專家的意見, 找到最佳方法, 事先有計(jì)劃地做事情 時(shí)間管理從良好的計(jì)劃開始

5、, 良好的計(jì)劃又從行動開始. 有計(jì)劃沒行動, 達(dá)成率為零. 有行動沒計(jì)劃容易浪費(fèi)時(shí)間在修正錯(cuò)誤上, 所以兩者應(yīng)該並重,讓我們先來討論,準(zhǔn)備: A4白紙, 一般書寫筆(紅,黑,藍(lán)筆) 請分組每組5-6人 請寫出每天妳花在工作最多的時(shí)間是什麼? 請寫出每件工作平均花掉多少你多少時(shí)間? 每件事情請判斷它是急或不急, 重要或不重要 請按照所花時(shí)間最多排序下來 每組只要報(bào)告10個(gè) 每一組指派一位代表報(bào)告,排序,事情,時(shí)間,重要/急,1,2,時(shí)間管理架構(gòu),請排出正確的行事優(yōu)先順序,?,?,?,?,A,B,C,D,正確的行事優(yōu)先順序,陷阱一:時(shí)間的配置不對,Reaction消極回應(yīng) v.s. Proacti

6、on 積極掌握 積極掌握就是擬定計(jì)劃, 做好事情事先的準(zhǔn)備, 不要等事情發(fā)生了再來補(bǔ)救. 譬如說客戶的要求事先未澄清, 做出好幾千個(gè)產(chǎn)品後再來修補(bǔ), 要花多少時(shí)間呢? 而客戶會如何想呢 最好的控制是預(yù)防,不合理的時(shí)間配置,明智的時(shí)間配置,1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”,如何克服忙與盲的窠臼,第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決. 第二件事情是再多花一點(diǎn)時(shí)間, 去想想以後要怎麼做才能不用處理這些事情, 或者不用這麼緊張地處理這件事情. 一天的時(shí)間

7、要花大部份時(shí)間在思考事情要怎樣做是最節(jié)省時(shí)間最不花力氣的. 而不是很快的把已經(jīng)發(fā)生的事情處理完畢,陷阱二: 拖延,除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,克服1.成本/效益分析法,成本 . . . . . .,好處 . . . . . .,克服2.思維習(xí)慣的改變,這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我立即將它做完, 以便儘早忘掉它. 養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣 將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù) 先完成容易的部份, 讓事情有進(jìn)度, 再完成最關(guān)鍵的20%, 讓事情看起來像做完 80% 一般. (大塊時(shí)間法則),陷阱三: 事必躬親,諸葛亮凡

8、事必躬親, 後來過勞而死. 為何需要事事躬親? 要求標(biāo)準(zhǔn)過高 不放心部屬, 不信任部屬 因?yàn)榕虏繉偃〈?灌能: 就是將重要的事情交給他人去做, 讓他可以學(xué)習(xí)處理事情也學(xué)習(xí)獨(dú)當(dāng)一面. 過程給予重點(diǎn)的輔導(dǎo), 上軌道之後即完全授權(quán), 但是授權(quán)卻不授責(zé),陷阱四: 有求必應(yīng),受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)亟邮? 不自量力而接受他人請託只有兩種結(jié)果, 一是累死自己, 二是信用受損 努力自己茁壯成為大樹, 讓自己的果實(shí)惠及眾人,面對任何事情,馬上做,拒絕做,賦權(quán)給別人做,延遲做,值得做嗎?,需親自做嗎?,應(yīng)馬上做嗎?,N,N,N,結(jié)論是,1.捨得 2.

9、勇於拒絕 3.交待,1.怡情養(yǎng)性 2.輕鬆一下,時(shí)間管理架構(gòu),1.兵貴速戰(zhàn)速決 2.多花一點(diǎn)時(shí)間 去思考,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,如何提高工作效率,提高工作效率的三方法三法則,三個(gè)方法 1. 了解自己每天不同時(shí)段體力的分佈狀況來決定要做什麼樣事情 2. 讓自己充滿活力, 最簡單的方法, 就是養(yǎng)成每個(gè)禮拜固定運(yùn)動的好習(xí)慣 3. 均衡的生活作息, 培養(yǎng)一個(gè)良好的嗜好,三個(gè)法則 1. 批次處理法則. 集中時(shí)段處理所有性質(zhì)相同的事情 2. 80/20 法則, 這法則是在有限的時(shí)間挑選出重要的事情來做 3. 高效率法則: roger 大塊時(shí)間法

10、則,批次處理法則,一段時(shí)間處理同一性質(zhì)的事情, 一次處理多件, 多件累積到一定數(shù)量才處理 如果個(gè)別處理或出現(xiàn)才處理會把自己的時(shí)間切割成很多片斷, 譬如看 Email, 接電話, 或者是不速之客的打斷都是 一次只專心完成一整塊的任務(wù), 不要心有二用, 避免出錯(cuò)反而要花更多的時(shí)間處理後續(xù)的問題,80/20 法則,the Vital Few 後90分鐘做最重要的事情. 儘量讓這120分鐘不受干擾, 你可以告知週遭的人或者主動拒絕干擾 養(yǎng)成習(xí)慣一天至少一塊大塊時(shí)間, 每天保有基本的績效, 有心情時(shí)再做第二塊, 則有高績效,大塊時(shí)間三步曲,1. 把今天要做的事情一一列舉出來, 分成容易做的, 重要的及其

11、它的事情,由80/20法則排出事情處理的優(yōu)先順序 2. 前 30 分鐘完成最容易完成的事情, 時(shí)間一到不管有沒有做完就切到重要事情上 3. 後90分鐘完成最重要的事情. 若做得起勁時(shí)一直做下去也無所謂 有空的時(shí)間再來做其它未完成容易的事,大塊時(shí)間示範(fàn),列舉今天要做的事 -快速回Email -打電話 -規(guī)劃專案 -開會 -批電子文件 -歸還文件 -與同事溝通 ,以難易度排列 易 易 難1 固定時(shí)間 易 易 難2 ,前30分先做簡單的事情,後90分再做難的事情,(1),(2),(3),1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養(yǎng)性 2.輕鬆一下,良好的時(shí)間管理來自於計(jì)劃,1.兵貴速戰(zhàn)速決 2.快刀

12、斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,P,A,D,C,不 好,好,耗用時(shí)間,花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法,耗用時(shí)間,計(jì)劃是什麼?,妳要往哪裡去? 目標(biāo)設(shè)定 (目的) 妳如何去? 目標(biāo)如何達(dá)成 (手段),執(zhí)行是從那裡展開,日常業(yè)務(wù),老闆指示,狀況,執(zhí)行,匯整進(jìn)度報(bào)告回報(bào),備 忘 錄,時(shí)間管理的利器: to-do List,備 忘 錄,緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時(shí)狀況,重要的事情 1.工作計(jì)劃 2.人生規(guī)劃 3.家庭,健康,財(cái)富,Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀(jì)念日,Routine Work 1

13、.日常工作 2.定期約會,如何計(jì)劃要執(zhí)行的事項(xiàng),列出 ToDo-CheckList, 該做的事情由專案的任務(wù)項(xiàng)目展開 要設(shè)計(jì)有 Check Box, 如: for 要把計(jì)劃外的變數(shù)(如:突發(fā)狀況)也納入考量, 如工作時(shí)間乘上1.5倍 每天下班後花10分鐘檢討今天做的事情及計(jì)劃明天要做的事情,備忘錄 實(shí)作,1.製作當(dāng)天個(gè)人約會, 會議及例行事項(xiàng)放入 2.列出您今天要做的事情, 分成一定要做的事,容易的事, 突發(fā)的事, 可以先緩一緩的事 3.依照大塊時(shí)間法則擺入. 執(zhí)行完畢後打勾 4.下班時(shí)將今天沒有做完的+明天的要做事情再重寫一張 時(shí)間: 20 分 請準(zhǔn)備書寫紙兩張,執(zhí)行能力的強(qiáng)化,良好工作習(xí)慣

14、的養(yǎng)成,兵貴速戰(zhàn)速決 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí),“執(zhí)行”的寫照,Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20% 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷,“執(zhí)行”的需要與不需要,不需要 退卻 思考, 猶豫 需要 “蝦米都不驚”, 勇往直前 毅力 轉(zhuǎn)彎 韌性,執(zhí)行不是一成不變的,合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時(shí)基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果,應(yīng)變的意示圖: 投石問路,Marty, 100 元 賣給你,Roger, 100元 太貴了, 70 ! (推推看!),我成本才80, 70 門都沒有!,不行, 90. (擋擋看!),Buffer 緩衝區(qū),並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉, 相信我們會變得神經(jīng)兮兮的 所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時(shí)間到時(shí)又要能