高級辦公室自動化.ppt

1、實用與應用 高效與專業(yè),紹興文理學院 樊長興,高級辦公自動化AOA,第一講 WORD高級應用與辦公技巧,Page 3,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,教學內(nèi)容,Page 4,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,教學知識點 頁面設置與打印設置 Word視圖 格式的設置 樣式 分節(jié)與分頁 頁眉和頁腳 目錄 文檔結構圖,Page 5,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,頁面設置與打印設置 頁面設置 設置紙型、版心、行數(shù)等 【案例】設置紙張為：A4 版心為146240mm， 不含頁眉頁碼為146240mm 每行34字，每頁31行 打印設置 份數(shù)、對紙型的適應性 和雙面打印,Page 6,示例,打開Word進行操作

2、1、設置頁面上下邊距為3cm，左右頁邊距為3.5cm，頁眉1.8cm，頁腳為2cm；每頁40行，每行40個字符。 2、設置紙型為A3，打印時能縮放到A4紙上打印。,Page 7,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,Word視圖：頁面、普通、大綱和Web版式視圖 頁面視圖：最常用的視圖，以頁面的形式顯示文檔，忠實顯示頁面所有元素，與實際打印效果相同，但耗用電腦內(nèi)存 普通視圖：不能一頁一頁的顯示文檔，使用一條虛線表示分頁。在普通視圖中不能編輯圖形、頁碼、頁眉和頁腳等內(nèi)容，只能進行純文字的輸入與編輯操作,Page 8,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,Word視圖：頁面、普通、大綱和Web版式視圖 Web版式

3、視圖：由于Word文檔可以保存為網(wǎng)頁，因而在Word中提供了Web版式視圖，該視圖模擬瀏覽器顯示文檔，不提供分頁、頁眉和頁腳，文檔的內(nèi)容隨窗口大小自動調(diào)整 大綱視圖：呈現(xiàn)長文檔的大綱，通過“大綱”工具欄，方便進行大綱的編修，該視圖一般進行查看和組織文檔結構,Page 9,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,格式設置 “格式”菜單 設置字體格式 【案例】設置文章的標題為“黑體，二號紅色，加粗和添加下劃線，居中顯示”，文字效果為七彩霓虹 設置段落格式 【案例】設置每段首行縮進2個字符，行距為20磅，段前6磅，段后12磅 格式工具欄 【案例】設置分欄 格式刷的使用,Page 10,示例,打開wsc01.d

4、oc進行操作 1、設置文章的標題為黑體一號字，加粗，藍色居中顯示 2、給文章各段首行縮進2個字符，行間距為18磅 3、給文章中的小標題“執(zhí)行概要”設置為紅色，三號字，加著重號，添加邊框，邊框應用于段落，然后利用格式刷操作將其格式應用到文章的其它小標題中 4、給文章的第一段的“恩”首字下沉兩行 5、給第一段的文字添加樣式為10%的淺綠底紋 6、給文章的第二段“面對這場挑戰(zhàn)”，分成兩欄 7、將文章中的藍色文字部分移到第一段，將字體設置為黑色,Page 11,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,格式設置 查找和替換 查找和替換文字 批量設置字體格式、樣式 【案例】把文檔中的“春天”全部替換為粗體、紅色 通

5、配符的查找和替換：*和？ 【案例】將文檔中的書名統(tǒng)一設置為黑體、紅色 其他 【案例】將多余的段落標記刪除,Page 12,示例,打開wsc02.doc進行操作 1、將文章中的“著”全部改為“者” 2、將文章中的英文字體設置為“Arial”，中文字體不設置 3、將文章中的所有英文變?yōu)榇髮?4、將文章中的文字“作者”改為紅色，加粗 5、將文章中的書名全部設置為三號黑體加粗顯示 6、將文章中的文字“作者”全部選中,Page 13,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,樣式 樣式是將修飾某一類段落的一組參數(shù)：字體類型、大小、顏色、對齊方式等，用一個特定名稱命名，這個名稱叫做樣式，或者說，樣式就是一組命令或格式

6、的集合 樣式的新建、修改、刪除 樣式的應用 正文樣式 【案例】設置正文樣式為：楷體、三號字、首行縮進2個字、行距為18磅,Page 14,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,利用現(xiàn)有樣式格式化文檔 【案例】按照要求設置各個標題的樣式 讓樣式符合個性需求 【案例】把“標題1”樣式改為“黑體、二號藍色” 為樣式創(chuàng)建快捷鍵 【案例】設置標題1樣式的快捷鍵為F2、標題2樣式為F3、標題3樣式為F4 樣式的擴展文檔標題的多級編號,Page 15,示例,打開wsc-02.doc進行操作 （1）章名使用樣式“標題1”，并居中；編號格式為 ： 第X章， 其中 X為自動排序。 （2）節(jié)名使用樣式“標題2”，并左對齊；

7、 編號格式為 ： 多級符號， X.Y 。 X為章數(shù)字序號， Y 為節(jié)數(shù)字序號（ 例：1.1）。 （3）新建樣式， 樣式名為 ： “自定義”； 其中 ： . 字體： 中文字體為“楷體_GB 2312 ”， 西文字體為“Times New Roman” ， 字號為- “小四 ”； .段落 ： 首行縮進2字符 ， 段前 0.5 行 ， 段后 0.5行 ，行距1.5倍； .其余格式，默認設置。 （4）對出現(xiàn)“1”、“2.”.處 ， 進行自動編號 ，編號格式不變 ； 對出現(xiàn)“1) ”、“2)”.處 ， 進行自動編號 ，編號格式不變 。 （5）將（3）中的樣式應用到正文中無編號的文字 。 注意 ： 不包括

8、章名、 小節(jié)名、表文字、 表和圖的題注 。,Page 16,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,腳注、尾注、題注和交叉引用的使用 腳注 一般置于每頁的底部，作為文檔中某些字符、專有名詞或術語的注釋； 尾注 置于文檔的結尾，可以用于列出參考文獻； 題注 為表格、圖片或圖形、公式或方程式以及其他選定項目加上自動編號的題注，由標簽及編號組成。 交叉引用 將一些內(nèi)容建立對應關系，實現(xiàn)鏈接功能；,Page 17,示例,打開wsc-02.doc進行操作 （6）對正文中的圖添加題注 “圖 ”，位于圖下方 ，居中。 . 編號為“章序號”-“圖在章中的序號”，（ 例如第1 章中第2幅圖，題注編號為 1.2 ）.圖的說

9、明使用圖下一行的文字，格式同標號 ，.圖居中。 （7）對正文中出現(xiàn) “如下圖所示 ”的“下圖”，使用交叉引用 ， 改為 “如圖X -Y所示 ”， 其中 “X -Y”為圖題注的編號。 （8）對正文中的表添加題注 “表 ”，位于表上方 ，居中。 . 編號為“章序號”-“表在章中的序號”，（ 例如第1章中第1張表 ， 題注編號為1-1）.表的說明使用表上一行的文字，格式同標號 。.表居中。 （9）對正文中出現(xiàn) “如下表所示 ”的“下表”，使用交叉引用 ， 改為 “如表X -Y所示 ”， 其中 “X -Y” 為表題注的編號。 （10）對為正文文字 （ 不包括標題） 中首次出現(xiàn)“Excel”的地方插入腳

10、注， 添加文字“Excel 是微軟Office的組件之一 ”。,Page 18,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,長文檔的分節(jié)與分頁 長文檔頁數(shù)很多，又有許多章節(jié)，一般不同的章節(jié)頁面的頁眉頁腳也不同，但是在默認的情況下，給文檔添加頁眉頁腳時，所有的頁面都是相同的，怎樣能按章節(jié)給文檔添加不同的頁眉？ 分節(jié) 節(jié)：Sections，用來設置一個排版單元（區(qū)域），使得不同的單元可以有不同的大局設置 對文檔進行分節(jié)，同一節(jié)的頁眉頁腳相同。一篇文檔可以分成很多節(jié)，一節(jié)里可包含的頁數(shù)是任意的,Page 19,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,插入分節(jié)符 方法： 光標定位到要分節(jié)處，單擊“插入-分隔符 ” 在“分節(jié)符

11、類型”下選中“下一頁”或“奇數(shù)頁”，單擊“確定” 這樣在光標所在的位置就插入了一個分節(jié)符，原光標位置及其后面的字符會自動移到下一頁。（注：“頁面視圖”下，需單擊 顯示出分節(jié)符，普通視圖下，可以直接顯示出分節(jié)符) 其他分隔符的使用,Page 20,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,目錄的生成 圖索引和表索引,Page 21,示例,打開wsc-02.doc進行操作 2.在正文前按序插入節(jié)，使用“引用 ”中的目錄功能 ， 生成如下內(nèi)容 ： （1） 第1節(jié) ： 目錄 。 其中 ： “目錄 ”使用樣式“標題 1”，并居中 .“目錄”下為目錄項。 （2） 第2節(jié) ： 圖索引。其中： “圖索引”使用樣式 “標題

12、1 ”， 并居中； .“圖索引”下為圖索引項 。 （3） 第3節(jié) ： 表索引。其中： “表索引”使用樣式 “標題1 ”， 并居中； .“表索引”下為表索引項 。 3.對正文做分節(jié)處理 ， 毎章為單獨一節(jié)。,Page 22,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,頁眉和頁腳 一般頁眉和頁腳的設置 在文檔中插入域（如：頁碼域、日期域和時間域等） “域”是一種文本，與普通文字不同，如頁碼域，它是一種隨文檔的變化而自動更新的文本。在頁腳中插入頁碼域，能自動從第1頁開始順序顯示文檔頁面的頁碼，而且能隨文檔內(nèi)容的增加和刪減自動更新頁碼 設置奇偶頁不同的頁眉 方法：“頁面設置”“奇偶頁不同”,Page 23,第一節(jié)

13、科技長文檔的高級排版,頁眉和頁腳 在同一頁面上設置奇偶頁頁碼（如試卷等） 【案例】在一張試卷上設置奇偶不同的頁碼，“左1右2” 方法： 在頁腳編輯區(qū)，輸入“第頁 共頁”文字2次 光標移動到左邊“第頁”間，按鍵盤上Ctrl+F9得到域編輯區(qū)，在括號中輸入“ = *2-1”，在“共頁”間，按Ctrl+F9” ，在括號中輸入“= *2” 同理，在右邊“第頁”間，按Ctrl+F9，輸入= *2，在“共頁”間，按 “Ctrl+F9” ，輸入“= *2” 選中所有公式，單擊鼠標右鍵“切換域代碼”完成操作,Page 24,第一節(jié) 科技長文檔的高級排版,頁眉和頁腳 長文檔中根據(jù)章節(jié)設置頁眉和頁腳 步驟： 根據(jù)

14、章節(jié)，插入分節(jié)符； 插入“頁眉和頁腳”（不要設置與前一節(jié)相同）,Page 25,示例,打開wsc-02.doc進行操作 4.添加頁腳 。 使用域， 在頁腳中插入頁碼 ， 居中顯示 。 其中 ： （1） 正文前的節(jié)， 頁碼采用 “,iii,.”格式，頁碼連續(xù)； （2） 正文中的節(jié)， 頁碼采用 “12 3,.”格式 ， 頁碼連續(xù)，并且 每節(jié)總是從奇數(shù)頁開始 ； （3） 更新目錄 、 圖索引和表索引。 5.添加正文的頁眉。 使用域， 按以下要求添加內(nèi)容，居中顯示。 其中 ： （1） 對于奇數(shù)頁， 頁眉中的文字為“章序號”+“章名”； （2） 對于偶數(shù)頁， 頁眉中的文字為“節(jié)序號”+“節(jié)名”。,Pag

15、e 26,教學內(nèi)容,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,Page 27,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,教學知識點 表格操作 組織結構圖的建立 流程圖的建立與圖形組合 圖文混排 公式編輯器的使用 特殊對象的輸入 域,Page 28,表格：一種簡明、概要的表達方式，結構嚴禁，效果直觀。,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,Page 29,改變觀念：布局與對齊,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,Page 30,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,Page 31,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,表格操作 表格的合并與拆分 單元格的合并與拆分、文本的對齊方式 行高與列寬的設置 表格中標題行重復 不允許跨頁斷行 斜線表頭 自動編號 表格中的

16、數(shù)據(jù)計算,【案例】,【案例】,【案例】,Page 32,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,組織結構圖的建立 組織結構圖用于顯示組織中的分層信息或上下級關系，直觀的顯示企事業(yè)的內(nèi)部結構,Page 33,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,取消畫布 當在word中繪制圖形或插入“文本框”時，在編輯區(qū)域總會自動彈出一個“在此處創(chuàng)建圖形”的繪圖畫布，如何撤銷該畫布呢？ 方法1：當出現(xiàn)畫布時，在畫布范圍之外的區(qū)域繪制圖形，畫布便自動消失。 方法2：當出現(xiàn)畫布時，按“Ctrl+Z”組合鍵，畫布自動撤銷。 方法3:“工具”“選項”“常規(guī)”，取消,Page 34,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,流程圖的建立與圖形組合 【案例】

17、：構建一個用戶登錄系統(tǒng)的流程圖,Page 35,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,圖片的插入方式 嵌入：嵌入的圖片完全保存在文檔之中，文檔的容量較大 鏈接：只保存圖片的屬性、路徑等內(nèi)容，圖片的主體仍保存在文檔之外，文檔的容量不會膨脹；另外，以鏈接方式插入的圖片，文檔能夠自動更新 圖片的版式選擇 案例：制作商標與印章,Page 36,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,公式編輯器的使用,Page 37,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,特殊對象的輸入 生僻字的輸入 插入符號法 造字法 自動更正快速輸入常用短語：、 制作雙行合一字符 合并字符 分解漢字,Page 38,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,使用Word的中文版

18、式,Page 39,教學內(nèi)容,第三節(jié) 常用日常辦公文件的編輯,Page 40,第三節(jié) 常用日常辦公文檔的編輯,教學知識點 郵件合并 政府（單位）的公文 聘書的制作,Page 41,第三節(jié) 常用日常辦公文檔的編輯,郵件合并 郵件合并的引入 日常辦公時，常常處理大量的信函或報表，這些文件的大部分內(nèi)容基本相同，只是其中一些數(shù)據(jù)不同例：紹興文理學院百年校慶，需向校友、領導和友人發(fā)出邀請函。邀請函的內(nèi)容除了被邀請對象不同外，基本內(nèi)容都是相同的。為提高工作效率，減少重復工作，使用Word提供的“郵件合并”功能來對每一個被邀請者生成一份單獨的邀請函,Page 42,第三節(jié) 常用日常辦公文檔的編輯,郵件合并 郵件合并的原理 郵件合并過程中，要使用兩個文檔，一個是主文檔，為信函或報表中共有的內(nèi)容；另一個是數(shù)據(jù)源，為變化的數(shù)據(jù)，如姓名、部門名稱等。合并時將主文檔中的信息分別與數(shù)據(jù)源中的每條記錄合并，形成合并文檔 郵件合并的方法 向導法 “郵件合并”工具欄,Page 43,第三