時(shí)間管理精選講座(ppt 75頁(yè)).ppt

1、時(shí)間管理,主講人：姚凱副教授、博士后 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院,熱烈歡迎各位輔導(dǎo)員 參加時(shí)間管理課程學(xué)習(xí)！,自我介紹（4）,聯(lián)系電話(huà)O）； 傳真號(hào)碼手機(jī)號(hào)碼E-mail： ,認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙 認(rèn)識(shí)時(shí)間的重要性 認(rèn)識(shí)時(shí)間的本質(zhì)特征 樹(shù)立卓越時(shí)間管理理念 明確時(shí)間管理的五個(gè)步驟 確認(rèn)和區(qū)分不同類(lèi)型的任務(wù) 制定有效的日程表,課程目標(biāo),向卓越的企業(yè)家學(xué)習(xí) 向優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人學(xué)習(xí) 向優(yōu)秀的輔導(dǎo)員學(xué)習(xí),EDWARD W CARTET 是BROADWAY,HALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長(zhǎng)，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁

2、有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”（財(cái)富雙周刊）上談到有關(guān)時(shí)間管理的問(wèn)題： “對(duì)我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時(shí)間。對(duì)我來(lái)說(shuō)，我就不會(huì)將自己的時(shí)間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無(wú)奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會(huì)自己去做?！?墨西哥城推銷(xiāo)中心技術(shù)總監(jiān)維克托米爾克,1、 我使用的最重要方法是制訂每天工作計(jì)劃。現(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。 2、首先完成第一號(hào)事項(xiàng)，然后再去進(jìn)行第二號(hào)事項(xiàng)。過(guò)去則不是這樣，我那時(shí)往往將重要事項(xiàng)延至有空的時(shí)候去做。我沒(méi)有認(rèn)識(shí)到次要的事項(xiàng)竟占用了我的全部時(shí)間。現(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這

3、些事情完不成我也不用擔(dān)憂(yōu)。我感到非常滿(mǎn)意，同時(shí)，我能夠按時(shí)下班而不會(huì)心中感到不安。 3、 我認(rèn)為，研討會(huì)后出現(xiàn)的一個(gè)最重要變化是，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)。過(guò)去我從未迫使自己寫(xiě)出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對(duì)各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識(shí)，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。 4、對(duì)我有極大幫助的另一點(diǎn)是現(xiàn)在就辦的概念。我有意識(shí)地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，推銷(xiāo)中心參加研討會(huì)的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無(wú)章的辦公桌和人為的混亂列為第二號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素。,美電腦業(yè)著名企業(yè)

4、家?guī)炖?美國(guó)第二大電腦公司的總裁庫(kù)拉特，每年有2/3的時(shí)間都不在公司。他怎么會(huì)有時(shí)間和客戶(hù)溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用一些退休的主管來(lái)?yè)?dān)任這項(xiàng)工作。他把與客戶(hù)的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶(hù)直接溝通？仍然可以掌握到客戶(hù)需求。庫(kù)拉特還授權(quán)別人替代他到外界去演講。因?yàn)樗惺跈?quán)，所以他才有更多的時(shí)間。,時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要 名人管理時(shí)間的秘密,一、時(shí)間的本質(zhì)1、時(shí)間是最稀缺的資源,“時(shí)間是最稀有的資源；管理不了時(shí)間，其他的一切也都無(wú)從管理了?！?-彼得杜拉克（Peter Drucker),2、時(shí)間是慷慨而公平的資源,金錢(qián)、勞動(dòng)力和其他資源在這個(gè)世界

5、上是不均等的 金錢(qián)對(duì)所有管理者是慷慨的和平等的 每個(gè)人每星期共擁有168小時(shí)，其中56小時(shí)在睡眠中度過(guò)，21小時(shí)在吃飯和休息中度過(guò)，剩下的91個(gè)小時(shí)由個(gè)人支配的（每天13小時(shí)）,3、時(shí)間價(jià)值啟示,不同能夠的對(duì)象時(shí)間價(jià)值是不同的，時(shí)間管理的偏好也有所不同,分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值,每天工作8小時(shí)，每年242個(gè)工作日,價(jià)值啟示,你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值 錢(qián)是一分一分掙來(lái)的，時(shí)間是一分鐘一分鐘擠出來(lái)的 浪費(fèi)多少時(shí)間，就會(huì)浪費(fèi)多少錢(qián) 規(guī)劃時(shí)間，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的效益和收益,4、時(shí)間自然法則總結(jié),（表三）,5、時(shí)間浪費(fèi)分析,工作日寫(xiě)實(shí),參見(jiàn)案例,時(shí)間浪費(fèi)分析表（1）,時(shí)間浪費(fèi)分析表（

6、2）,時(shí)間浪費(fèi)分析表（3）,時(shí)間浪費(fèi)分析,哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？ 哪些是內(nèi)在（你）造成的？ 哪些外在因素是你可控制的？ 哪些內(nèi)在因素是你可消滅的？,6、時(shí)間的 管理切入點(diǎn),重要結(jié)論（一）,時(shí)間難管，因?yàn)樗怯蓚€(gè)人支配的。正如情緒、腦子、注意力、動(dòng)機(jī)一樣，時(shí)間運(yùn)用的主導(dǎo)權(quán)在個(gè)人。組織無(wú)法把它由個(gè)人身上取走，集中再分配。 組織可以通過(guò)手段強(qiáng)迫一個(gè)人的身體，但無(wú)法強(qiáng)迫一個(gè)人的時(shí)間運(yùn)用。,時(shí)間是個(gè)性化的 個(gè)人時(shí)間價(jià)值與組織時(shí)間價(jià)值存在巨大落差,時(shí)間怎么管？,時(shí)間的唯一管理杠桿,時(shí)間與情緒、注意力、動(dòng)機(jī)同屬管理“高抗體”，但是，時(shí)間有一項(xiàng)其他高抗體所不具備的特性： 時(shí)間是可度量的，度量的標(biāo)準(zhǔn)是

7、人類(lèi)一致的： 每個(gè)人都有表； 每個(gè)人的一小時(shí)都是60分鐘； 每個(gè)人的一分鐘都是60秒。,重要結(jié)論（二）,時(shí)間的唯一管理方式，就是把時(shí)間的絕對(duì)度量性，與組織的目標(biāo)掛鉤，然后去管理這個(gè)掛鉤。 時(shí)間本身是管不住的-無(wú)論你高興與否，手表都在走動(dòng)； “時(shí)間管理”或“管理時(shí)間”用語(yǔ)誤導(dǎo)，正確的說(shuō)法是： 用時(shí)間的絕對(duì)可度量性作杠桿，管理一切其他的事務(wù)。,時(shí)間如何與目標(biāo)掛鉤？,企業(yè)資源 金錢(qián) 人力 腦力 設(shè)備 辦公場(chǎng)地 產(chǎn)品,企業(yè)部門(mén) 財(cái)務(wù) 市場(chǎng) 技術(shù) 產(chǎn)品生產(chǎn) 人力資源 法務(wù) 行政,企業(yè)目標(biāo) 盈利 成長(zhǎng) 市場(chǎng)占有率,二、認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙,時(shí)間殺手的分類(lèi),時(shí)間殺手的分類(lèi),您的問(wèn)題是什么？,1. 2. 3. 4.

8、5.,明確你的價(jià)值觀 確定你的目標(biāo) 對(duì)你的目標(biāo)按優(yōu)先級(jí)排序 明確你的任務(wù) 對(duì)任務(wù)按優(yōu)先級(jí)排序,三、有效的時(shí)間管理步驟,價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。 我們有不同的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個(gè)性的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行時(shí)間管理的基礎(chǔ)。 工作？家庭？友誼？愛(ài)情？健康？ 價(jià)值觀決定目標(biāo)排序, 目標(biāo)是行動(dòng)的導(dǎo)航燈!,為什么需要目標(biāo)？,成功就等于目標(biāo)， 其他的一切都是這句話(huà)的注解。 美國(guó)潛能大師伯恩崔西語(yǔ),為什么需要目標(biāo)？,哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ： 27%的人沒(méi)有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清

9、晰且長(zhǎng)期的目標(biāo),為什么需要目標(biāo)？,25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ： 27%的人沒(méi)有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo),為什么需要目標(biāo)？,社會(huì)的最底層，抱怨整個(gè)世界,社會(huì)的中下層面安穩(wěn)地生活與工作,成為各行業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士,成為社會(huì)各界的頂尖人士,長(zhǎng)期目標(biāo):,個(gè)人目標(biāo)- 是否有關(guān)于健康, 休閑和營(yíng)養(yǎng)等的目標(biāo)? 事業(yè)目標(biāo),長(zhǎng)期的目標(biāo)應(yīng)該是 可以鼓勵(lì)自己和推動(dòng)自己!,短期目標(biāo),項(xiàng)目計(jì)劃( 例如推行 新系統(tǒng)) 日常運(yùn)作計(jì)劃 ( 編寫(xiě)每月生產(chǎn)報(bào)告) 每周的行事安排 每日的需要完成的工作 短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)的!,MBO法 “ 剝洋蔥法” “多叉樹(shù)法”,分 解 目 標(biāo),Specific -

10、 明確的 Measurable - 可以量度的 Achievable - 可以達(dá)成的 Realistic - 實(shí)際可行的 Time Bound - 有時(shí)間性的,計(jì)劃目標(biāo),命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 沒(méi) 有 目 標(biāo),時(shí)間管理樹(shù)形圖,主要任務(wù),區(qū)分優(yōu)先工作,花時(shí)間最多的事情？ 第四象限的雜亂瑣事沒(méi)有壓力 第三象限的日常事務(wù)會(huì)響的轱轆有油喝,高效時(shí)間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握時(shí)間的主動(dòng)權(quán)，保持生活的平衡，減少未來(lái)可能出現(xiàn)的危機(jī),發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù),發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項(xiàng)任務(wù)，你現(xiàn)在的情況將得到改善。如：學(xué)生干部培訓(xùn)、樓的文化建設(shè) 維持任務(wù)指：完成這些任

11、務(wù)可以維持你現(xiàn)在的情況。例如，每個(gè)月向?qū)W工部門(mén)上報(bào)困難學(xué)生情況、繳水電費(fèi)和辦公費(fèi)用 發(fā)展任務(wù)通常由你的目標(biāo)衍生而來(lái) 可以作為一項(xiàng)挑戰(zhàn) 需要多加考慮,最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times,- 哲學(xué)家 施格蘭,你是怎樣安排任務(wù)及編排時(shí)間計(jì)劃？,一、年度計(jì)劃甘特圖二、周計(jì)劃執(zhí)行事項(xiàng)清單 史蒂芬 柯維博士“與時(shí)間有約”,TO DO LIST - 執(zhí)行事項(xiàng)清單,TO DO LIST - 執(zhí)行事項(xiàng)清單,每天做 每天同一時(shí)間做 將優(yōu)先次序?qū)懴?由最重要的事情寫(xiě)下,四

12、、怎樣可以增加你的生產(chǎn)力?,1. 你的辦公桌,你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率?,改善工作環(huán)境,將所有可以吸引你視線(xiàn)的東西全挪開(kāi) 將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話(huà), 時(shí)間表, 筆記本, 日歷, 筆座.) 將你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方,將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄 利用文件夾來(lái)將不同的文件歸檔,改善工作環(huán)境,2. 歸檔,所有的文件和書(shū)信應(yīng)只分成三類(lèi): 馬上處理 只作參考 歸檔,歸檔系統(tǒng),一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些你需要這個(gè)星期完成的工作 - FILE 一些你需

13、要?dú)w檔的文件 - FILE 有空才閱讀的書(shū)本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS,3. 如何處理電話(huà)/ 電郵,如果找不道要通話(huà)的對(duì)方 - 切記要留言, 并說(shuō)明事情的嚴(yán)重性, 以確保對(duì)方回電 打電話(huà)之前, 要把事情重點(diǎn)寫(xiě)下來(lái) 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對(duì)方先看, 減少詳細(xì)解釋的時(shí)間 備有有關(guān)文件 自設(shè)時(shí)限,4. 處理會(huì)議,每次召開(kāi)任何會(huì)議前, 必須要緊記以下幾點(diǎn): 我是否一定要出席這個(gè)會(huì)議 會(huì)議之前應(yīng)派發(fā)議程 說(shuō)明開(kāi)會(huì)的目的 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵(lì)發(fā)言和要求言之有物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個(gè)時(shí)限, 以

14、方便各人安排工作,5. 授權(quán),授權(quán)的定義和原因 委派授權(quán)是一個(gè)向下級(jí)分配工作的過(guò)程, 它通常與一個(gè)經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān) 委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時(shí)間的有力武器 委派授權(quán)可以增強(qiáng)一個(gè)經(jīng)理的聰明才智,授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài) ?,把工作授權(quán)給下級(jí), 應(yīng)該存在一個(gè)給下屬發(fā)展的機(jī)會(huì) 它不是用來(lái)懲罰下級(jí) 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情,授權(quán)的形態(tài),主要可以分成兩種形態(tài)： 下達(dá)指令 充分信任,委派授權(quán)技巧,預(yù)期的成果 解釋所分配工作的重要性 訂出需要的結(jié)果 詢(xún)問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn),應(yīng)守的規(guī)則 訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定 達(dá)到完成工作限期的共識(shí) 訂出跟進(jìn)時(shí)間表 肯定成就, 提高士氣,如何介定哪些工作委派

15、?,你必須自己做,你應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你,你可以做, 但如果其他人有機(jī)會(huì)也可以做,其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時(shí)你可以幫他,其他人必須做,委派授權(quán)技巧,解釋所分配工作的重要性 訂出需要的結(jié)果 訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定 達(dá)到完成工作限期的共識(shí) 詢(xún)問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn) 訂出跟進(jìn)時(shí)間表 肯定成就, 提高士氣,6. 要懂得說(shuō)不,說(shuō)不應(yīng)該是有禮貌 要給對(duì)方的清晰的解釋 給對(duì)方另外的選擇和建議,7. 處理拖延心態(tài),為什么我們會(huì)拖延? 不知道如何或從何入手 不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個(gè)人情緒及健康問(wèn)題 缺乏獎(jiǎng)勵(lì) 沒(méi)有迫切性 找借口 過(guò)分憂(yōu)慮 忙碌過(guò)后,改善拖延方法,問(wèn)題 文件洗牌 著手工作時(shí)間,

16、行動(dòng) 每次只處理一項(xiàng)工作 - 即時(shí)去做 - 交付下屬去做 - 把工作分成若干部分 - 訂出工作時(shí)間,改善拖延方法,建立自信 - 跟自己說(shuō) “ 我一定可以做到” 設(shè)立目標(biāo) 找出與自己相關(guān)的地方- 對(duì)自己的好處 儲(chǔ)蓄時(shí)間全力再戰(zhàn) 自我獎(jiǎng)勵(lì) 設(shè)立完工期限 時(shí)刻提醒自己事情的重要性 有充分的準(zhǔn)備, 才會(huì)把事情做好 時(shí)間就是金錢(qián),我們可以怎樣贏得每一分秒?,利用交通時(shí)間 與運(yùn)動(dòng)同行 避開(kāi)繁忙時(shí)間 車(chē)上觀察構(gòu)思 車(chē)上看書(shū),出差外游 收集情報(bào) 計(jì)劃構(gòu)想 寓工作于娛樂(lè),8、主動(dòng)拖延,當(dāng)我們疲倦、沮喪、憤怒的時(shí)候 如果沒(méi)有足夠能力和信息完成某項(xiàng)工作 有更重要事情需要處理時(shí),總結(jié),希望你能夠: 看到自己的問(wèn)題在那里 要改變生活的習(xí)慣和工作方式 訂立目標(biāo)