時間管理培訓(xùn)課件(PPT 109頁).ppt

1、,講師:賈君新,時間,管理,請敞開心胸 活在當(dāng)下 您將有意想不到的收獲,歡迎大家,賈君新： 在職博士 資深培訓(xùn)導(dǎo)師 高級管理咨詢師 國際注冊職業(yè)培訓(xùn)師 管理學(xué)碩士（企業(yè)管理） 工商管理碩士（人力資源管理） 國內(nèi)多家民營企業(yè)長年管理顧問。 “10S”企業(yè)組織培訓(xùn)系統(tǒng)解決方案創(chuàng)始人 國內(nèi)多間管理咨詢機(jī)構(gòu)特聘高級培訓(xùn)師、咨詢師 新加坡GRANDUER國際顧問機(jī)構(gòu)大中華區(qū)咨詢項(xiàng)目總監(jiān) 2005年度中國最有影響力的50名職業(yè)培訓(xùn)師之一 哈工大中山大學(xué)清華大學(xué)深圳研究院等多所大學(xué)EMBA特邀講師 先后在和記黃埔、建溢集團(tuán)、TL控股擔(dān)任經(jīng)理、高級經(jīng)理，廠長、總經(jīng)理，其中8年以上擔(dān)任上萬人大型外資上市集團(tuán)總經(jīng)

2、理工作經(jīng)歷。,講師簡介,服務(wù)的企業(yè)：富士康科技集團(tuán)；中糧集團(tuán)；中國移動；中國燃?xì)?；普誠科技；好百年家居；中國電信；德賽集團(tuán)；華南國際工業(yè)原料城；同洲電子股份；偉易達(dá)國際集團(tuán)；偉誠控股；南方電網(wǎng)；裕同印刷；時代中國；香港生產(chǎn)力中心、東江集團(tuán)；香港/深圳玩具行業(yè)協(xié)會；比亞迪股份有限公司；深圳地鐵；TCL集團(tuán)；深圳商業(yè)銀行；招商局；三九集團(tuán)；偉利集團(tuán)；高美玩具；天宇玩具；艾美特電器；勁勝集團(tuán)；宇球電子；東莞帝豪國際酒店；新貴科技；勝大燈飾；亞旭塑膠工業(yè)；德豪潤達(dá)電氣；先技精工；愛美達(dá)集團(tuán)；群光集團(tuán)；聯(lián)想集團(tuán)；信盈科技；瑞谷科技；新林電子；萬達(dá)安精密；華東電子；金寶電子；峰華時裝；華灝機(jī)電；山內(nèi)中國；

3、力佳電機(jī)；冠坤電子；萊斯特；億曼豐科技；鹿島精機(jī)；力圖電子；恩澤瑞顯示科技；匯利集團(tuán)；神達(dá)電腦；日本精工；日本日立；偉創(chuàng)力國際集團(tuán)；諾基亞；日東集團(tuán)；精博控股；LTK-樂庭電線；TOSHIBA；寶山鋼鐵；臺塑集團(tuán)；大亞灣核電站；美的集團(tuán)；易初蓮花；統(tǒng)將工業(yè)；信義控股； FUJI富士電梯；雷曼光電子等數(shù)百家。 先后在深圳、上海、廣州、蘇州、天津、成都、北京、寧波、昆明、大連、杭州、香港主持過數(shù)百場企業(yè)管理培訓(xùn)課程，受訓(xùn)人次數(shù)萬人，曾創(chuàng)造近百場課程受訓(xùn)者百分之百滿意記錄。 曾發(fā)表和著作職業(yè)經(jīng)理人的素質(zhì)與技能、以人為本的管理模式 、基于實(shí)際的績效管理、企業(yè)變革 流程再造、企業(yè)培訓(xùn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì) 、娃哈

4、哈憑什么多元化、對新經(jīng)濟(jì)時代中小企業(yè)的競爭戰(zhàn)略的思考、中小企業(yè)如何實(shí)施平衡計(jì)分卡、以顧客為中心的行銷管理模式、中小企業(yè)的生存模式、動態(tài)戰(zhàn)略競爭力等。,課程目錄,第一部分: 時間管理理論 第二部分：學(xué)會時間管理的好處 第三部分：時間管理的十條基本法則 第四部分：時間管理實(shí)務(wù) 第五部分：高效的會議技巧 第六部分：自我調(diào)適,請閉目一分鐘思考這個問題 如果您的余生只剩下三天,您會做那三件事情? 請?jiān)匍]目一分鐘思考另一個問題 如果您的余生還剩下五十年,您會做那三件事情? 思考一生中有多少時間分配在工作中?,第一部分:時間管理理論,Bush 在白宮的周末,周五(上午) 6:30-7:30起床,晨練,跑步1

5、5英里 7:30-8:30 洗漱,用餐 8:30-9:00看報(bào) 9:00-9:10私人整理 9:1010:00查閱各部門遞交的報(bào)告文件 10:0011:00聽取國防部長匯報(bào) 11:0012:00個人調(diào)節(jié)時間 12:0014:00用餐和午休 下午 14:0015:00聽取國會審議報(bào)告 15:0015:30同賴斯商談中東事宜 15:3016:00總統(tǒng)休息時間 16:00-17:00召開內(nèi)閣部長會議 17:0018:30用餐,休息 18:3019:30同家人白宮草坪散步,騮狗 19:3022:30準(zhǔn)備去德洲農(nóng)場度假的物品,看美國職業(yè)棒球賽 22:30-休息,一、什么是時間管理?,正確的意義是如何面對

6、時間的流動而進(jìn)行自我 的管理，其所持的態(tài)度是將過去做為現(xiàn)在改善 的參考，把未來做為現(xiàn)在努力的方向，而好好 的把握現(xiàn)在，立刻去運(yùn)用正確的方法做正確的 事。,二、“三忙”現(xiàn)象和中國企業(yè),領(lǐng)導(dǎo)層,管理層,督導(dǎo)層,操作層,把事情做對！ Do Thing Right !,做對的事！strategy Do Right Thing!,你是哪類管理者,末流的管理者不知道為什么干/如何干/干什么 五流的管理者自己干/下屬無事干 四流的管理者自己干/下屬跟著干 三流的管理者自己不干/下屬干 二流的管理者自己不干/下屬玩命干 一流的管理者只要活著就行 超一流的管理者不用活著 領(lǐng)導(dǎo)的最高境界是?,對管理者本身來說原因

7、是,- 時間管理不善 - 事情太多太雜 - 對自已期望過高/目標(biāo)不現(xiàn)實(shí) - 經(jīng)常被干擾 - 做時間的奴隸(非主人) -不會授權(quán),- 無個人愿景 - 年目標(biāo)不具體、目的不明確 - 盲目、無主見、受制于人,- 前方去向、方向不明 - 人生無理想 - 不知將做什么,是什么吞噬了我們的時間？,方向不明？ 角色不清？ 管理混亂？ 管理能力？ 是任務(wù)太重還是,三、四代時間管理觀,第一代時間管理：著重利用便條與備忘錄，忙碌中調(diào)配時間。 第二代時間管理：強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，注意到規(guī)劃未來的重要。 第三代時間管理：講求優(yōu)先順序的觀念，按輕重緩急設(shè)定短、中、長程目標(biāo)，逐日訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時間加以分配，

8、爭取最高的效率。 第四代時間管理的特點(diǎn)：以價值為導(dǎo)向，強(qiáng)調(diào)掌握重點(diǎn)的個人管理。,1、時間本身不能改變也不能管理(自然規(guī)律)。 2、時間管理就是自我管理、自律管理、意識管理。 3、可以改變的是自已的思想、行為、習(xí)慣(最有效的是改變思想) A:(attitude) B:(behavior) C:(consequence),commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,四、時間管理的本質(zhì),五、時間管理的六條標(biāo)準(zhǔn) 一致 理想與使命、角色與目標(biāo)、重點(diǎn)與計(jì) 劃、欲望與自制 平衡健康、家庭與個人發(fā)展 有重心著重雖不緊迫但極重要的事情 重人性管理的重點(diǎn)在人，不在事，要在效 率與人際關(guān)系之間進(jìn)行取舍 能變

9、通計(jì)劃與變化 攜帶方便以便隨時調(diào)整和核查,六、時間管理的歷程 你在何處？ 1、用完 2、用好 3、用對,七、80/20法則1/2,柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,來自于20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的,八、不重視時間管理的四大原因,第一、人都有一個通病，就是對自己最常 見的東西最不珍惜。 第二、忙忙碌碌應(yīng)該是一種狀態(tài)。 第三、沒有嘗到對時間進(jìn)行管理的一些甜 頭。 第四、企業(yè)的整體運(yùn)行狀況就是低效率， 已經(jīng)習(xí)慣了這種方式，也不知道高 效率是什么樣。,九、時間的主要消費(fèi)者,- 拖延問題 - 制造問題 - 解決問題 - 預(yù)測問題 - 防止

10、問題,海爾的文化,日清日高、每天提高1% 只爭朝夕、就是以拼來延長壽命 當(dāng)日工作當(dāng)日畢 迅速反應(yīng)，馬上行動,十、創(chuàng)造時間的提示,第二部分：學(xué)會時間管理的好處,一、普遍性的好處： 擁有一種協(xié)調(diào)的生活狀態(tài) 減輕生活中的壓力 擁有更多的精力 變得更加自律 擁有更多的努力方向 擁有更多 的動力去實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo) 在個人生涯中獲得更多的成功 增強(qiáng)自尊和自信感 獲得更大的動力認(rèn)為自己“能做”而不是“不能做” 在工作、家庭生活及個人愛好方面獲得更多的成果,二、對自己的好處： 有效的時間管理是減輕壓力的主要因素之一。 讓你感到有壓力的情形有： 工作太多而沒有足夠的時間來完成 非常急躁，老想以正常情況雙倍的速度做

11、每件事 到了家也不能靜下心來 發(fā)現(xiàn)在假期中也難以放松，甚至無法放松 當(dāng)別人不能迅速跟上自己的思維時會變得很不耐煩 認(rèn)為一旦沒有最后期限，自已便無法緊張起來,三、職業(yè)上的好處： 更加讓人信賴 更有生產(chǎn)能力 更有能力把握各種機(jī)遇 工作方法更系統(tǒng)化 更能代理別人辦事 更能工作在點(diǎn)子上 更能應(yīng)付各種干擾 更能避免辦事拖沓 更能舉行有效率的會議 更能發(fā)展優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)精神,四、時間管理的重要性 1、時間有限，而工作無限 2、努力工作卻并不快樂 3、能主導(dǎo)自己的生命 4、能實(shí)現(xiàn)自己的理想 5、能兼顧自己和別人的要求 6、做到忙而不盲,五、如何找到浪費(fèi)時間的原因 1、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么

12、能夠由別人，并且應(yīng)該 由別人做的事？ 3、我做了什么耗時過長的事？ 4、我做了什么會浪費(fèi)別人時間的事？,演練,給你一分鐘思考時間 思考你日常工作中時間管理的缺陷 找出你認(rèn)為在平時工作中浪費(fèi)時間的原因 把你的經(jīng)驗(yàn)分享給大家,第三部分：時間管理的十條基本法則,一、計(jì)劃法則-有條不紊地安排一切 二、優(yōu)先法則-緊迫的事情并不一定最重要 三、聚焦法則-有效處理重復(fù)單調(diào)的工作 四、減負(fù)法則-學(xué)會說不以及借助工具的策略 五、借力法則-把事情發(fā)包出去 六、歸檔法則-從紙張堆里超脫出來 七、填充法則-不浪費(fèi)任何零碎的時間 八、同步法則-學(xué)會同時處理幾件事情 九、壓力法則-努力做成一件對自己有意義的事情 十、激勵

13、法則-多給自己一點(diǎn)成就感,一、計(jì)劃法則-有條不紊地安排一切 盡一切努力使工作如預(yù)期般順利進(jìn)行 掌握工作的整體概況 了解自己的實(shí)力和作息規(guī)律 從制定一周的工作計(jì)劃開始 養(yǎng)成記錄和使用便箋的習(xí)慣 授權(quán)該授權(quán)的工作 制定長期規(guī)劃作為短期計(jì)劃的補(bǔ)充 要學(xué)會給一個階段的工作劃句號,二、優(yōu)先法則-緊迫的事情并不一定最重要 重要性： A：非常重要：必須做 B：重要：應(yīng)當(dāng)做 C：不太重要：可能有用，但不是非做不可 D：不重要：沒有任何效果 緊急性： A：非常緊急：必須馬上做 B：緊急：應(yīng)當(dāng)趕緊做 C：不太緊急：推遲一段時間再做也行 D：不緊急：時間不作為考慮的因素 重要的事情：與目標(biāo)有關(guān)的事情，就是重要的事情

14、。 緊迫的事情并不一定最重要,游戲時間：,時間15分鐘 請先看清游戲規(guī)則 請按照規(guī)則完成任務(wù) 游戲時間到了，你完成了嗎？ 談?wù)勀愕母邢?這個游戲說明了什么？,你的缺點(diǎn)在于：,（一）無法辨別事情重要與否？ （二）無力或不愿有條不紊地行事？ （三）缺乏堅(jiān)持以上原則的自制力？,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,三、聚焦法則-有效處理重復(fù)單調(diào)的工作 積極的心態(tài)：設(shè)法將它視為一場刺激而又富挑戰(zhàn)性的游戲 試著在工作進(jìn)行時，穿插其他的工作做調(diào)劑 與同事們一起干 研制一些能反復(fù)使用的模塊 （比如：數(shù)據(jù)庫）,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,四、減負(fù)法則-學(xué)會說“不”以及善用

15、工具 學(xué)會拒絕 不合理的要求 缺乏相關(guān)的知識或技能 可做可不做的工作（以既定的目標(biāo)來衡量） 你手頭有更重要的事在處理 生氣或煩惱的時候 不要濫接別人拋給你的“爛柿子” 借助工具 電腦：手提電腦、PDA、MS-OFFICE、管理軟件 掃描儀、投影儀,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,學(xué)會拒絕別人的方法,當(dāng)你自己有相當(dāng)重要且緊急的工作需要完成時，應(yīng)當(dāng)婉拒別人的要求！,拒絕 方法,細(xì)心聆聽對方的要求,稍作考慮，講出自己的看法,堅(jiān)定而有禮貌的回絕,提議其他對方可采取的方法,I,III,II,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,五、借力法則-把事情發(fā)包出去 學(xué)會授權(quán) 高

16、效率的秘訣便是授權(quán)，授權(quán)產(chǎn)生時間放大效應(yīng) 授權(quán)是促使個人和團(tuán)體快速成長的捷徑 授權(quán)是事必躬親與有效管理之間的最大分野 如何授權(quán) 預(yù)期的成果與時限 應(yīng)守的規(guī)范（權(quán)限與原則） 可用的資源（合適的人才） 責(zé)任的歸屬（考評的標(biāo)準(zhǔn)與頻率） 明確的獎懲（金錢報(bào)酬、精神獎勵與職務(wù)調(diào)整）,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,虛擬組織的授權(quán)法則 改指令為協(xié)商 謀求共同的基礎(chǔ)和利益 提供必要的支持 分享他人時間 打下廣泛的人際基礎(chǔ) 尊重他人的辦事效率 切記感謝和真誠回報(bào),commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,六、歸檔法則-從紙張堆里超脫出來 阻止它（訂閱、下載、購買、隨意注冊和遞送名

17、片、過于詳細(xì)的會議報(bào)告記錄） 立即處理（備忘、摘要、分類、三級歸檔） 處理的次數(shù)越少越好 轉(zhuǎn)給他人 別將它打開 想想你究竟需要用到它多久（大多無保存價值） 存放到需要用到的地方（電話簿、集中近期所需資料） 電腦減少紙張而非制造紙張（寧肯購買手提電腦也不要輕易購置 打印機(jī)，利用網(wǎng)絡(luò)報(bào)刊與電子書籍）,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,七、填充法則-不浪費(fèi)任何零碎的時間 把雜務(wù)集中在一起完成 確定一本利用空隙時間閱讀的書 把報(bào)刊留待空隙時間閱讀 回避高峰時間（用餐、交通、上網(wǎng)、購物） 在職進(jìn)修（夜校與周日學(xué)位課程） 隨身攜帶袖珍書籍、隨身聽和記事本 除非有必要，一天內(nèi)最好安排一次外

18、出,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,八、同步法則-學(xué)會同時處理幾件事情 事先做好計(jì)劃 把放松心情當(dāng)成是一項(xiàng)重要的工作（聽音樂、鍛煉與做清潔）,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,九、壓力法則-努力做成一件有意義的事情 效率是與效能緊密相關(guān)的 將計(jì)劃貼在對面的墻上 將最后的期限提前 將時鐘擺在面前 隔絕一切外來干擾 全神貫注于正在干的事情 告戒自己今天一定要作成一件事情 消滅自我干擾（自我縱容、歡迎干擾、縱情書報(bào)、忙于雜務(wù)、沒法逃避、難以專心）,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,十、激勵法則-多給自己一點(diǎn)成就感 先將工作細(xì)分，在能力所及的范圍

19、內(nèi)設(shè)立小目標(biāo)，并確實(shí)一一達(dá)成 放棄只求盡快完成手邊工作的消極念頭 充分了解工作的意義 給自己一點(diǎn)獎勵（比如麥當(dāng)勞、旅游）,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,第四部分：時間管理實(shí)務(wù),commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,一、時間失控的原因,缺乏計(jì)劃,見步行步，虛耗光陰。,缺乏組織,分配工作時主管沒有把員工組織起來，或與其他部門未取得默契。,用人不當(dāng),分配工作時，主管沒有考慮員工的工作能力、工作量及組員間的合作性。,缺乏控制,每項(xiàng)任務(wù)都有完成 的時限和要求的標(biāo)準(zhǔn)，而主管分配工作后沒有跟進(jìn)其進(jìn)度及成效。,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,1、擬定合理

20、工作計(jì)劃 2、組織資源完成工作 3、針對員工適當(dāng)授權(quán) 4、適時跟進(jìn)工作進(jìn)度 5、養(yǎng)成良好工作習(xí)慣 6、利用計(jì)算機(jī)處理工作,二、有效時間管理的方法,一.,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,1、擬定工作計(jì)劃的兩個重點(diǎn),定立工作目標(biāo),確定優(yōu)先處理項(xiàng)目,1,這個故事有什么問題嗎？,有三只獵狗追一只土撥鼠鉆進(jìn)了一個樹洞。這只樹洞只有一個出口，可不一會，從樹洞里鉆出一只兔子。兔子飛快地向前跑，并爬上一棵大樹。兔子在樹上，倉皇中沒站穩(wěn)，掉了下來，砸暈了正仰頭看的三只獵狗，最后，兔子終于逃脫了。 故事講完，問：“這個故事有什么問題嗎？”,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,工

21、作完成時間明確 要求品質(zhì)水平清楚 工作目標(biāo)記錄在案 目標(biāo)知會相關(guān)人員 相關(guān)人員達(dá)成共識,定立工作目標(biāo)須知,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,優(yōu)先處理項(xiàng)目的確定,演練,請你按照優(yōu)先順序原則為周一你的工作安排排序,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,2、組織資源完成工作的要點(diǎn),充分準(zhǔn)備,小組合作,自我約束,婉拒要求,二.,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,組織工作的前期準(zhǔn)備,詳細(xì)研究工作任務(wù)的性質(zhì) 認(rèn)真分析可能出現(xiàn)的問題 努力思考解決問題的對策,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,小組合作,明確指派每個員工的工作 詳細(xì)說明有關(guān)工作

22、的要求,清楚告知可以使用的資源 努力促進(jìn)組員之間的合作,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,自我約束行為,適當(dāng)安排自己一天的工作 盡可能按計(jì)劃行事 拔出時間(避免外界干擾)處理重要工作,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,中基層管理者工作時間特點(diǎn),管理者自己可支配時間往往是十分零散的,可支配時間 25%,被動時間 75%,管理者的時間被日常工作所打斷 管理者不得不花時間處理那些意外的事件,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,關(guān)注可支配的時間,堅(jiān)持記日記，仔細(xì)分析自己可支配時間的分布狀況。 設(shè)法將零碎分散的時間集結(jié)起來形成大塊的時間,commend

23、ation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,有效時間管理的步驟,全部列出你自己和你部門工作目標(biāo),按照重要程度排出所有目標(biāo)的次序,列出實(shí)現(xiàn)每項(xiàng)目標(biāo)所須進(jìn)行的活動,給實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需活動分派優(yōu)先等級,按照你分派的優(yōu)先級安排活動日程,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,3、向員工授權(quán),主管不愿向下 授權(quán),害怕下屬比自己做得更好,害怕將工作弄得無法收拾,純粹對下屬能力沒有信心,結(jié)果,主管百務(wù)纏身，效率低下,原因,授權(quán)給員工，減輕自身工作量,正 確做 法,采用恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)方法,權(quán)責(zé)清晰，權(quán)責(zé)相當(dāng),見另一課程授權(quán),注意事項(xiàng),警惕事必親躬,韓非子.八經(jīng) 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸

24、葛亮凡事必親躬, 后來過勞而死. 為何事必親躬? 因?yàn)榕虏繉偃〈?不放心部屬, 不信任部屬 要求標(biāo)準(zhǔn)過高,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,4,4、控制工作進(jìn)度,主管接受新任務(wù),步驟一,步驟二,步驟三,步驟四,確定實(shí)際可行的完成時限，并取得相關(guān)員工承諾(對經(jīng)驗(yàn)尚淺的員工，應(yīng)增加督促的頻率),將任務(wù)細(xì)分不同的工序，定出每個工序的完成時限，并取得相關(guān)員工的承諾,與員工共同商議出審查進(jìn)度的有關(guān)安排,審查工作進(jìn)度，針對員工遇到的某些困難，適時提供指導(dǎo)和幫助,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,有效管理時間的建議,遵循20/80法則 把不太重要的事情集中下來辦 避免將整

25、塊時間拆散 當(dāng)心糟糕的會議所浪費(fèi)的時間,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,工作分類： 1、前瞻性工作 2、維護(hù)性工作 3、應(yīng)急性工作 4、其它工作,commendation 科邁企業(yè)管理咨詢有限公司,優(yōu)質(zhì)時間分配,危機(jī)處理 20%,目標(biāo)計(jì)劃 65%,事件干擾 15%,浪費(fèi)時間 少于1%,5、良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成,兵貴速戰(zhàn)速決 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時,“執(zhí)行”的寫照,Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如圣旨 行動才是企劃的開始 把掌控

26、著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20% 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷,執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速決,養(yǎng)兵千日, 用在一時 (資源珍貴) 時機(jī)稍縱即逝 將變數(shù)降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了) 自廢武功型 (成績已經(jīng)貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢如破竹.,兵貴速戰(zhàn)速決的時機(jī),并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速決 #1 是專案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之后方能動作 (丟球) #2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù). 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只占全部專案時間的 20%. #3 時機(jī)稍縱即逝的機(jī)會. 有時候機(jī)會的有效性僅限于某段時間, 甚至短到幾分鐘點(diǎn)而已.,Hand Carry !,讓程

27、序進(jìn)行最迅速的方法 當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn) 見面三分情 親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理) 面對面溝通,執(zhí)行的技巧: Key Success Factor,靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有余). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體 由計(jì)劃階段時即被簡單勾勒出來 做對的事情, 并不會耗費(fèi)太大的力氣. 反而做不對的事情, 才需花時間東補(bǔ)西補(bǔ).,Buffer 緩沖區(qū),并不是每件事情都那么的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經(jīng)兮兮的 所以應(yīng)該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們,如何處理情緒低潮,每天至少完成一件事情 完成事情的定義 完整的 相

28、關(guān)的 善后的 記錄的文件 通常完成一完整任務(wù)就會有力氣再做第二件事情,6、利用計(jì)算機(jī)處理工作,如何列管重要計(jì)劃 將自己短中長期的計(jì)劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來, 并算出每個計(jì)劃的效益. (如下一頁所示) 在同一個時間點(diǎn)進(jìn)行這三個主軸的前3個專案(專案件數(shù)依自己能力而定,經(jīng)線的右手邊) 有專案結(jié)束之后下一個專案就可以往左遞補(bǔ),每個計(jì)劃如何給予評分,先將所有計(jì)劃列出來, 分成短中長期 (自行定義) 分成三個項(xiàng)目(也可依自己的價值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機(jī)會來給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃,以 Notes

29、信箱管理計(jì)劃的分類,執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Routine 自我成長: Pareto, 前3個計(jì)劃 生活: Pareto, 前3個計(jì)劃 工作: Pareto, 前3個計(jì)劃,時間管理的利器: to-do List,備 忘 錄,緊急的事情 1.老板今天交待 2.臨時狀況,重要的事情 1.工作計(jì)劃 2.人生規(guī)則 3.家庭,健康,財(cái)富,Routine Work 1.日常工作 2.定期約會,Schedule List 1.Meeting 2.行事歷 3.紀(jì)念日,周計(jì)劃的范例,善用Notes 顏色管理的功能,紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍(lán)色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng) 綠色字

30、體為 Routine Schedule,第六部分：高效的會議技巧,討論：必要的會議的重要性,為什么需要會議？ 會議是否越多越好？ 為什么我們厭倦開會？ 為什么我們的會議又長又臭？ 為什么會后沒行動？ 為什么會議成了應(yīng)付？,案例討論：,請先看一遍手中的案例。 請先以個人的角度整理你的批判性意見。 再十個人一個小組，小組用批判性的角度去評價案例企業(yè)的會議管理。 每組選一個代表發(fā)言，討論我們企業(yè)可以從中吸取什么經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。,看看他們的會議,沃爾瑪?shù)摹安莞鶗h” 韋爾奇的“C會議” 郭臺銘式的高層會議,一、會議管理,開會是領(lǐng)導(dǎo)提高統(tǒng)率才能、展現(xiàn)強(qiáng)者風(fēng)范的舞臺 開會是中層管理人員獲得賞識、平步青云的捷徑

31、 開會是工作人員與領(lǐng)導(dǎo)相處的溝通的重要場所 聰明的人把每一次開會當(dāng)成機(jī)會,二、會議在優(yōu)質(zhì)管理中的重要角色,.會議的“5w”要素 Why-為何事召開會議 Who-何人參加會議 When-何時召開會議 Where在何地召開會議 - What-開什么會議 會議在全面優(yōu)質(zhì)管理中的作用 所謂全面優(yōu)質(zhì)管理,簡單而言是主張企事業(yè)單位不要只著著眼前個別的管理功能,而應(yīng)將管理的焦點(diǎn)放 在提高企事業(yè)單位的整體競爭能力上。,三、會議的質(zhì)量原則,1.明確會議的性質(zhì) 下達(dá) 、協(xié)調(diào)(研討) 、 匯報(bào) 、 教育訓(xùn)練 、 觀摩 2.不得把專斷事項(xiàng)列為議題 3.不要成為獨(dú)角演講會 4.依靠專家 5.會議結(jié)果要向下級傳達(dá) 對會議

32、的內(nèi)容,在確認(rèn)下列幾點(diǎn)的基礎(chǔ)上,應(yīng)正確的判斷和處理: 作為信息,有哪些向下屬傳達(dá)對工作有好處? 傳達(dá)后的會發(fā)生什么明顯的障礙? 應(yīng)重新指示會議的主題的是什么? 在已發(fā)的指示主題中需要變的是什么? 具體化行動方案? 對具體對策,應(yīng)與下級討論的是什么? 6.不做粉飾性報(bào)告,四、會議的整體營造法,重新評價會議室 2.明確會議目的 1.針對主題提出檢討并找尋對策 2.開會是為了了解及解決問題 3.開會是為了集結(jié)全員的力量 (注意:發(fā)言人的內(nèi)容是否朝向結(jié)論推進(jìn) 主持人應(yīng)引導(dǎo)在時間內(nèi)做出結(jié)論) 3.一個會議不超過三個小時 4.明確開始與結(jié)束的時間 5.審核會議資料 6.靈活利用視聽用具 7.做好會議的導(dǎo)演 8.經(jīng)常檢查六個w,五、. 在會議室揭示會議十則 要在5分鐘前到達(dá)會場 以公平、平等為第一原則 發(fā)言不得超過三分鐘 要弄清反對意見 多說不如多聽 不得離題胡扯 不自吹、不發(fā)怒、不奉承 不離席、不退場,以免妨礙大家 要共同確認(rèn)今天的結(jié)論 要共同遵守散會時間,六、創(chuàng)造良好的會議氛圍,1.不同時間與會者的心理/ 2.不同環(huán)境下與會者的心理 3.不同身份與會者的心理/ 4.參加會議人員的期望與目標(biāo)效應(yīng) 5.會議人相互關(guān)系心理效應(yīng)/ 6.順其自然安排會議鐘點(diǎn)