酒店會議接待流程

1、會議接待流程一、 前期準備工作1、 銷售經理根據客戶需求確定會議日期、會議場地、用餐場地及用房數量。留客戶聯(lián)系方式進行后期跟進。2、 以傳真（旅行社）或電話（一般會議）形式完成初步報價，雙方初步達成合作意向。3、 通過預訂單及工作聯(lián)系單以紙面形式做好相應場地的預留，在本部門做好相應場地的登記，避免重復預定。4、 檢查所涉及場地是否可用，確保場地能夠達到客戶預期需求，對于特殊或目前達不到的客戶需求報領導處，批準后將結果回復客戶。5、 雙方預約考察酒店時間，前期對所涉及場地再次進行檢查，確保場地完好可用。二、 中期對接工作1、 根據預約時間帶領客戶參觀酒店及所涉及的場地。2、 對接會議細節(jié)，做好詳

2、細記錄。其中對于客戶再次提出的特殊或目前達不到的需求報領導批準；亦或請所涉及酒店部門領導出面協(xié)調商議，做好最終確定。3、 洽談會議付款方式、入住登記方式（出示證件或當地派出所/接待辦蓋章免證件）、前臺布置、引領安排，房務要求（房間配備、撤消費品等其它要求）餐飲要求（桌餐、自助餐、用餐標準、場地及數量、場地布置等其它要求）會議要求（會議室擺放、話筒音響及投影儀安排、橫幅、綠植等其它要求）安保要求（預留停車位，照相位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人員會期跟蹤及配合等其它要求）4、 可根據需要與該單位簽訂會議合同書，對雙方合作內容及費用等事宜進行紙質確認，合同書中體現(xiàn)雙方應盡的責任及義

3、務，對于合同內容不履行雙方應做的賠償進行詳細描述，雙方負責人簽字蓋章后各執(zhí)一份。5、 根據對接詳情制作詳細會議任務單，會議所有要求及細節(jié)均在會議任務單中體現(xiàn)，涉及所有相關部門，要求各部門按會議任務單準備接待。會議任務單須顯示會議期間有效簽字人全名及聯(lián)系方式，必要時將該有效簽字人介紹于各個營業(yè)點認識。6、 會議任務單呈銷售部經理簽字，報銷售總監(jiān)審批，簽字后復印發(fā)于各個部門，各部門簽字收取做準備。三、 會期跟蹤工作1、 銷售部根據會議規(guī)模安排1-2位銷售經理全程跟蹤會議，確保會議順利進行，要求從客人進店時起全程跟蹤，包括報道、入住、用餐、會議及其它。2、 會議期間、銷售經理當天提前對所涉及場地及引領等相關安排再次進行檢查，確保會議順利進行。3、 會議期間，保持與會務組的密切聯(lián)系，對于會議臨時所做的一些更改及變動及時與相應部門進行溝通、協(xié)調，最終以工作聯(lián)系單形式發(fā)于涉及部門做相應變動。4、 總臺安排1名人員負責會議期間所有賬務的核對，于當天上午將昨日總消費匯總交于銷售經理，銷售經理與會務負責人核對后該負責人簽字，后銷售經理將該賬單交于總臺賬務負責人員保存。會議結束當天將所有賬務匯總與會務組負責人再次進行核對，無誤后客人簽字，按當初所談付款方式進行付款或掛賬。5、 對于掛賬會議單位進行后期跟蹤，一般要求會議結束10個工作日