中小企業(yè)檔案管理制度新版

1、檔案管理制度1 目的為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司員工檔案意識(shí)，提高公司檔案的規(guī)范性、科學(xué)性、實(shí)用性和有效性， 為健全和完善公司檔案信息提供保障，并充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用，特制定本制度。2 范圍（ abc）適用于總公司、分公司及各項(xiàng)目部的檔案管理工作。3 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)3.1 檔案管理工作實(shí)行三級(jí)管理制： 一級(jí)管理是指總公司行政管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指總公司各部門(mén)檔案由本部門(mén)管理； 三級(jí)管理是指由分公司各部門(mén)檔案按照總公司業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。3.2 公司指派專(zhuān)人對(duì)檔案室進(jìn)行管理。檔案室管理員負(fù)責(zé)檔案室的文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、借閱等工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制

2、度，對(duì)檔案室及時(shí)進(jìn)行通風(fēng)、除濕、防蛀等維護(hù)處理。重視檔案日常借閱管理，做到借閱有批條、簽字登記，確保檔案無(wú)損毀、無(wú)丟失。各部門(mén)指定專(zhuān)（兼）職人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔范圍， 定期催要和搜集檔案資料并根據(jù)要求進(jìn)行整理和裝訂。 每個(gè)季度末統(tǒng)一將收集到的資料交檔案室。4 檔案分類(lèi)及收集整理部門(mén)凡是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考、 利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、 各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、榮譽(yù)實(shí)物、證件、照片以及需要公司長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。4.1 總公司各部門(mén)檔案分類(lèi)4.1.1行政管理部： 公司及各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要； 公司匯共

3、11 頁(yè) 第 1 頁(yè)總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料；由行政管理部經(jīng)手登記的外來(lái)文件；公司行政性規(guī)章制度；公司資質(zhì)等相關(guān)文件資料；各類(lèi)請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通告和其他重要文件資料。4.1.2人員發(fā)展部：?jiǎn)T工人事檔案資料；員工培訓(xùn)檔案資料；勞動(dòng)合同；離職員工資料；企業(yè)招聘資料（總分） ；員工社保相關(guān)的文件資料；員工考勤、薪酬、績(jī)效相關(guān)的文件資料；公司人力資源規(guī)章制度和其他重要文件資料。4.1.3財(cái)務(wù)部：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證；總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿；月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；銀行對(duì)賬單和其他重要文件資料。4.1.4采購(gòu)供應(yīng)部： 各項(xiàng)物資采購(gòu)單及有關(guān)確

4、認(rèn)表格；采購(gòu)計(jì)劃表； 采購(gòu)合同；到貨驗(yàn)收資料；結(jié)款資料；供應(yīng)商資料和其他重要文件資料。4.1.5品質(zhì)管理部： 公司質(zhì)量程序和控制文件；內(nèi)審相關(guān)材料； 開(kāi)展各類(lèi)評(píng)審活動(dòng)的文件資料；客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查和其他重要文件資料。4.1.6市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)中心：投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單；與服務(wù)單位簽訂的協(xié)議、合同及談判紀(jì)要； 合同變更和涉及法律事務(wù)的文件、客戶(hù)資料；競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的文件資料和其他重要文件資料。4.1.7企業(yè)策劃部：企業(yè)宣傳資料、樣本、雜志、期刊等；企業(yè)文化相關(guān)的各類(lèi)資料；公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和設(shè)備日常維護(hù)記錄和其他重要文件資料。4.1.8物業(yè)運(yùn)營(yíng)部：環(huán)境管理文件、秩序管理文件、工序流程文件、各項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)情況資料和其他重要文件資

5、料。4.2 分公司各部門(mén)檔案分類(lèi)4.2.1綜合管理部：參照總公司人員發(fā)展部、行政管理部、企業(yè)策劃部、品質(zhì)管理部。4.2.2市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部：參照總公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)中心。4.2.3財(cái)務(wù)部：參照總公司財(cái)務(wù)部。共 11 頁(yè) 第 2 頁(yè)4.2.4各項(xiàng)目部：?jiǎn)T工人事檔案資料；員工培訓(xùn)檔案資料；客戶(hù)回訪(fǎng)表；公司各項(xiàng)目部的工作計(jì)劃、 總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要； 各項(xiàng)目檢查記錄； 文件清單和其他重要文件資料。5 檔案建立程序5.1文件經(jīng)辦人按文件的時(shí)間順序或內(nèi)容相關(guān)度將文件整理成卷，填寫(xiě)卷宗夾，類(lèi)別和編號(hào)以及建檔的時(shí)間（見(jiàn)式樣一）；側(cè)面檔案卷宗寬4.5cm，高 14cm（檔案卷宗模板見(jiàn)附件五） 。式樣一：側(cè)面：檔號(hào)案卷題名檔案卷

6、宗檔案裝訂封皮（檔案盒）式樣正面：檔號(hào)：部門(mén)內(nèi)部編號(hào)檔案室號(hào)：檔案室門(mén)牌號(hào)縮 微 號(hào)：各部門(mén)固定編號(hào)檔案盒案卷題名 檔案名稱(chēng)編制單位 總（分）公司 xx 部編制日期 建立該檔案的日期保管期限密級(jí)5.2 側(cè)面檔案卷宗粘貼在案卷題名下，側(cè)面檔案卷宗編號(hào)按照文件編號(hào)制度執(zhí)行編號(hào)。5.3 按照檔案盒中文件順序和內(nèi)容整理并打印卷內(nèi)目錄，一式兩份，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，一并交檔案管理人員確認(rèn)簽收，由檔案室保管，經(jīng)辦人留一份卷內(nèi)目錄作憑證。5.4檔案移交到檔案室以后，檔案管理人員要將接收到的文件建立歸檔清單，以便查找方便。6 檔案交存時(shí)限共 11 頁(yè) 第 3 頁(yè)6.1 機(jī)密文件、公司重要會(huì)議紀(jì)要、合同文

7、件和資質(zhì)文件要隨時(shí)送交相關(guān)檔案管理人員簽收保管。6.2 各部門(mén)需存檔的一般文件在相關(guān)工作完成后60 天內(nèi)立卷后，送交檔案管理員。6.3 其它單獨(dú)事項(xiàng)文件，需存檔備查的，分類(lèi)立卷后下一年第一季度結(jié)束前交檔案管理員。7 檔案密級(jí)和保存期7.1 檔案密級(jí)：按照文件、記錄管理制度規(guī)定執(zhí)行。7.2保存期限：文件保存期要按文件內(nèi)容來(lái)確定。檔案的保管期限定為永久、定期兩種。永久的期限一般為10 年至以上；定期一般為 10 年以下至 3年以上。7.2.1永久保管的檔案主要包括：7.2.1.1公司基本建設(shè)檔案。7.2.1.2公司制定的需長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度。7.2.1.3公司重要性的事務(wù)管理文件材料，

8、 包括產(chǎn)權(quán)類(lèi)材料以及與有關(guān)單位簽訂的重要性合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書(shū)等文件材料。7.2.1.4物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車(chē)等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車(chē)調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料。7.2.1.5公司召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。7.2.1.6公司職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。7.2.1.7公司關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)和計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。7.2.1.8公司組織機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。7.2.1.9公司職能部門(mén)（包括各項(xiàng)目部）報(bào)送的年度或年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)等文件材料。共 11 頁(yè) 第 4 頁(yè)7.2.

9、1.10行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料。7.2.1.10.1固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料。7.2.1.10.2不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料。7.2.1.10.3許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料。7.2.2定期保管的檔案主要包括：7.2.2.1公司職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；7.2.2.2公司召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料7.2.2.3公司人事管理工作形成的一般性文件材料；7.2.2.4公司一般性事務(wù)管理文件材料；7.2.2.5公司職能部門(mén)（包括各項(xiàng)目部）報(bào)送的年度或年度以下的計(jì)劃、

10、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)以及重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。7.2.3人事、會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料保管期限，按照各組織機(jī)構(gòu)自行規(guī)定執(zhí)行。7.2.4聲像檔案的保管期限要與同類(lèi)的管理類(lèi)檔案的保管期限一致，分為永久、定期。8 檔案借閱8.1查閱或借用檔案須履行登記手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱登記表， 借用人員應(yīng)與檔案管理員當(dāng)面點(diǎn)清，借閱檔案后須及時(shí)退還，并辦理歸還手續(xù)。8.2 借閱期限按照文件、記錄管理制度執(zhí)行。8.3 借用檔案應(yīng)注意保密，妥善保管，不得損壞遺失，不準(zhǔn)拆卷、剪裁或抽取張頁(yè)，不準(zhǔn)涂改、增刪內(nèi)容、畫(huà)標(biāo)記或自行復(fù)制。工作需要須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可復(fù)印、登記，不準(zhǔn)帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。8.4有復(fù)印件卷的檔案，一般只查閱或借閱

11、復(fù)印件卷。8.5公司有價(jià)值的文件、 報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。 對(duì)存入電腦的資料、共 11 頁(yè) 第 5 頁(yè)備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放。9 電子檔案的歸檔9.1 歸檔范圍：無(wú)紙電子文件；文本文件；圖像文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計(jì)算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。9.2 保管期限：電子文件按照同類(lèi)的文本檔案的保管期限一致。9.3 保密級(jí)別：按照同類(lèi)的文本檔案的保密級(jí)別一致。9.4 其他均參考同類(lèi)的文本檔案的管理方法。10 檔案的鑒定和銷(xiāo)毀10.1 檔案室應(yīng)會(huì)同公司內(nèi)有關(guān)部門(mén)， 根據(jù)以上有關(guān)檔案的保管期限分類(lèi)，對(duì)檔案定期進(jìn)行鑒定。 對(duì)逾期應(yīng)該銷(xiāo)毀的檔案， 由檔案管理員填寫(xiě)

12、 公司檔案銷(xiāo)毀審批表，交部門(mén)經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。10.2凡屬于高級(jí)保密及機(jī)密級(jí)別的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；中級(jí)保密級(jí)別的檔案資料， 由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后經(jīng)公司常務(wù)副總經(jīng)理確認(rèn)后方可銷(xiāo)毀； 一般保密級(jí)別的檔案資料， 由相關(guān)部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后即可銷(xiāo)毀。10.3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案銷(xiāo)毀審批表和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。10.4在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人監(jiān)督。10.5 保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種： 未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；仍在進(jìn)行的項(xiàng)目工作、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。11 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)制訂、修改并解釋。共 11 頁(yè) 第 6 頁(yè)12 本制度自公布之日起生效。附件清單： 1、卷內(nèi)目錄2、檔案歸檔清單3、檔案借閱登記表4、公司檔案銷(xiāo)毀審批表5、檔案卷宗6、檔案卷封皮附件一：卷內(nèi)目錄立卷人：立卷部門(mén)負(fù)責(zé)人：檔案管理員：序號(hào)文件作者文件日期文件內(nèi)容摘要張數(shù)備注附件二：檔案歸檔清單序號(hào)檔案編號(hào)移交人資料題名頁(yè)數(shù)歸檔日期接收人備注共 11 頁(yè) 第 7 頁(yè)附件三：檔案借閱登記表序號(hào)借閱檔案資料名稱(chēng)及編號(hào)借閱人審批人經(jīng)辦人借閱時(shí)間歸還時(shí)間附件四：公司檔案銷(xiāo)毀審批表卷宗名稱(chēng)檔案文件數(shù)量序號(hào)類(lèi)別名稱(chēng) 起止時(shí)間 銷(xiāo)毀原因 備注