word文檔處理.ppt

1、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ),第4章 Word文檔處理,第4章 Word文檔處理,Office和Word 文檔的基本編輯和格式設(shè)置功能 文檔中表格和列表的處理 長文檔的提綱和目錄 文檔的審閱 郵件合并 小結(jié),1.Office和Word,辦公軟件Office 字處理軟件Word Word的特點(diǎn) Word環(huán)境,辦公軟件Office,Office的功能和成員 (本課程講的)： 文檔處理Word 演示文稿PowerPoint （幻燈片） 表格計(jì)算和數(shù)據(jù)分析Excel 小型數(shù)據(jù)庫管理Access,辦公軟件的特點(diǎn),信息共享性 相同Office類文件的共享 不同Office類文件的共享 不同類型文件的共享 操作類同性 基

2、本操作 Office軟件特有的 Word特有的,文檔處理軟件Word,字處理軟件功能 字處理軟件的功能，主要是進(jìn)行文檔的 處理，包括文字的編輯、圖形圖像等對象的插入、文件的排版打印以及電子文檔的各種處理。 Word 微軟的辦公軟件Office中最主要的一個部分,Word的特點(diǎn),功能強(qiáng)大 一般文本編輯 圖文并茂的對象插入 長文檔（書稿、論文）處理 文檔審閱 批量文檔（郵件）處理 易學(xué)難精,Word環(huán)境,版本 中文版：5.0，6.0，95，97，2000，XP，2003，2007， 啟動 有多種啟動方法 窗口 標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄和工作區(qū),Word窗口（2003版）圖示,2. 基本編輯和

3、格式設(shè)置,求助方法 建立新文檔 編輯和修改文檔 格式設(shè)置和排版 打印輸出,求助方法,簡單直接的幫助功能 鼠標(biāo)指針指向，有提示 對話框上有 ，可以了解有關(guān)功能 菜單欄右側(cè)可以輸入問題，求得幫助 Microsoft Office Word幫助（F1鍵） Office助手 有自動提示，主動提問 微軟在線幫助,建立新文檔,新建命令與按鈕 命令打開任務(wù)窗格，可以選擇模板 按鈕直接建空文檔，用通用模板（normal.dot) 文本的錄入 插入點(diǎn)中文輸入法 退格鍵 回車鍵（Enter）和空格鍵的使用 文檔保存 保存和另存為第一次保存和以后保存 關(guān)閉和退出,保存選項(xiàng),命令 “工具”/“選項(xiàng)”命令 “另存為”對

4、話框上的“工具”/“保存選項(xiàng)”命令 自動保存 可以設(shè)置時間間隔 默認(rèn)文件格式 一般為Word文檔，可以設(shè)置成其他允許的格式 保存位置的默認(rèn)值 不是在“保存”選項(xiàng)，而是在“文件位置”選項(xiàng) 同樣用“工具”/“選項(xiàng)”命令，選“文件位置”標(biāo)簽,文檔的屬性設(shè)置,命令 “文件”/“屬性”命令 “另存為”對話框上“工具”/“屬性” 在保存選項(xiàng)中設(shè)置，第一次保存時提示設(shè)置屬性（否則自動設(shè)為默認(rèn)值） 屬性的內(nèi)容 “常規(guī)”：文件名，類型，位置，大小，創(chuàng)建修改和存取的時間等(不能設(shè))； “摘要”：標(biāo)題，主題，作者，單位，類別，關(guān)鍵詞等；“自定義”：加項(xiàng)目。,編輯和修改文檔,打開已有文檔 “打開”命令或按鈕“打開”對

5、話框 “打開”對話框上的搜索功能 “文件”菜單底部的文件名 基本編輯操作：增、刪、改 文字塊處理 查找和替換文本,基本編輯操作（1）,插入和改寫 插入：插入點(diǎn)右側(cè)的內(nèi)容右移 改寫：替換插入點(diǎn)右側(cè)的內(nèi)容 切換：Insert（Ins）鍵，或狀態(tài)欄 不同的刪除鍵 Del：刪除插入點(diǎn)右側(cè)的字符 Back Space：刪除插入點(diǎn)左側(cè)的字符 指沒有選定文字塊的情況,基本編輯操作（2）,移動插入點(diǎn)： 用鼠標(biāo) 顯示要放置的插入點(diǎn)附近的內(nèi)容 鼠標(biāo)單擊指定位置 用光標(biāo)移動鍵 上、下、左、右方向鍵 Page Up、Page Down、Home、End 用定位命令 “編輯”菜單命令雙擊狀態(tài)欄定位框 文檔結(jié)構(gòu)圖,基本編

6、輯操作（3）,增、刪、改 增：在插入狀態(tài)下鍵入 刪：使用刪除鍵 改：1.在改寫狀態(tài)鍵入 2.在插入狀態(tài)先刪除再鍵入，或選定要改的文本再鍵入 撤消和恢復(fù) 撤消：可以連續(xù)多步撤消 恢復(fù)：撤消“撤消”操作 重復(fù)：將剛完成的操作重復(fù)進(jìn)行,文字塊處理（1）,文字塊的選定 只用鼠標(biāo)： 拖過要選定的文本 在窗口左側(cè)選定區(qū)用鼠標(biāo)單擊或拖 用鼠標(biāo)和鍵盤：單擊要選定的文本一端，按住Shift鍵單擊另一端 只用鍵盤：插入點(diǎn)放在要選定的文本一端，按住Shift鍵移插入點(diǎn)到另一端 F8鍵的選定擴(kuò)展,文字塊處理（2）,文字塊的操作 移動 復(fù)制 刪除替換 一般操作方法：利用剪貼板 移動：剪切+粘貼 復(fù)制：復(fù)制+粘貼或選擇性

7、粘貼 刪除：剪切，或?qū)ξ淖謮K用刪除鍵 替換：粘貼到選定文本上 注意：先選定，再操作！,文字塊處理（3）,鼠標(biāo)拖動 移動：直接拖 選定，并用鼠標(biāo)指針指向選定的塊 按下鼠標(biāo)左鍵 拖到指定位置放開鼠標(biāo)鍵 復(fù)制：按住Ctrl鍵拖 按下鼠標(biāo)左鍵后、拖動前，按住Ctrl鍵 放開鼠標(biāo)鍵再放Ctrl鍵 注意：先選定，再操作！,文本查找和替換,查找和替換命令 可以通過菜單，也可以從狀態(tài)欄定位框雙擊 “查找內(nèi)容”和“替換為”的設(shè)置 “查找下一個”、“替換”、“全部替換”的使用 搜索選項(xiàng) “格式”和“特殊字符”按鈕,格式設(shè)置和排版,多窗口處理 打開多個文檔 窗口切換和控制 字符格式和段落格式 工具欄按鈕和菜單命令

8、插圖和藝術(shù)字 頁面設(shè)置和節(jié),字符格式,“先選擇再設(shè)置” 選擇后設(shè)置：針對選定的 未選擇就設(shè)置：針對之后立即鍵入的 用工具欄按鈕 字體、字號、字型、修飾、顏色 用菜單命令 “格式”菜單“字體”命令 字符間距和位置 動態(tài)效果打印無效,段落格式,段落標(biāo)記 標(biāo)記段落結(jié)束 保存段落格式 對齊方式 左對齊 右對齊 居中 兩端對齊 分散對齊 縮進(jìn)和間距 制表位 換行和分頁控制,段落格式縮進(jìn)和間距,縮進(jìn) 左縮進(jìn) 右縮進(jìn) 首行縮進(jìn) 懸掛縮進(jìn) 行距 單倍 多倍 最小值 固定值 段前間距 段后間距,插圖和藝術(shù)字,插入圖片 使用藝術(shù)字 對象的操作和格式設(shè)置 其它插入對象 文本框數(shù)學(xué)公式 電子表格超級鏈接 聲音,對象的

9、格式設(shè)置,“圖片” 裁剪；顏色、亮度、對比度 “顏色與線條” 填充；線條；箭頭 “大小” ：尺寸和旋轉(zhuǎn)；縮放；原始尺寸 “版式” ：各種環(huán)繞方式 “文本框” ：框內(nèi)的邊距 “網(wǎng)站” ：可以錄入文字，在丟失時顯示,建立超級鏈接,插入超鏈接命令 鏈接到哪里？ 原有的文件或網(wǎng)頁：瀏覽，指定 本文檔中的位置：文檔頂端，標(biāo)題，書簽 新文檔或電子郵件，等 鏈接的顯示和特別提示：可以沒有 書簽 可以用命令插入在文檔的任何位置 是不顯示的位置標(biāo)記，用于定位,分欄和節(jié),分欄 先選定與不選定（針對整個文檔） 命令和按鈕 節(jié)的概念 節(jié)：頁面設(shè)置的單位 分節(jié)符的插入 自動插入：分欄、頁面設(shè)置等 人工插入：“插入”/“

10、分隔符”命令,頁面設(shè)置命令,頁邊距 上、下、左、右邊距，裝訂線 紙張 紙張大小、紙張來源 版型 節(jié)、頁眉頁腳、垂直對齊方式 文檔網(wǎng)格 文字排列方向、欄數(shù),3.表格和列表的處理,表格的生成和編輯 表格的格式設(shè)置 列表和制表位 項(xiàng)目符號和編號 頁碼和頁眉頁腳,表格的處理,表格的生成 表格的編輯 表格的格式設(shè)置 邊框和底紋 行、列、單元格設(shè)置 套用格式,表格的生成和編輯,表格的生成 插入：菜單命令和常用工具欄的“插入表格”按鈕 繪制：“表格和邊框”工具欄 轉(zhuǎn)換：將列表文本轉(zhuǎn)換成表格 表格的編輯 行、列、單元格的選定、插入和刪除 單元格的合并和拆分 標(biāo)題行重復(fù)功能,表格的格式設(shè)置,表格邊框和底紋 邊框

11、的格式設(shè)置 底紋：文字的背景顏色和圖案 頁面邊框和頁面背景 表格中行、列、單元格的設(shè)置 表格套用格式 表頭的斜線格式,列表的處理,列表 是文本，但是每行內(nèi)容分為不同的列 沒有表格邊框線，用制表位對齊各列 制表位 項(xiàng)目符號和編號 項(xiàng)目符號 編號 多級編號,制表位,各種制表位 左對齊 小數(shù)點(diǎn)對齊 右對齊 豎線 對中 制表位的作用 設(shè)置Tab鍵后的字符的位置 用于無表線的多列的列表,頁碼和頁眉頁腳,頁碼 自動分頁和強(qiáng)制分頁 插入頁碼 頁眉頁腳的處理 編輯頁眉頁腳 設(shè)置不同的頁眉頁腳,頁眉和頁腳,編輯頁眉和頁腳 “視圖”菜單“頁眉和頁腳”命令 “頁眉和頁腳”工具欄 “即點(diǎn)即輸”不僅用于頁眉頁腳 不同的

12、頁眉頁腳 奇偶頁不同 首頁不同,4.長文檔的提綱和目錄,文檔大綱的編寫和調(diào)整 自動生成目錄 加入腳注和尾注 用題注給表格和圖片編號 “域”的概念和應(yīng)用,文檔大綱的編寫和調(diào)整,視圖 標(biāo)題樣式和大綱級別 建立大綱 文章結(jié)構(gòu)調(diào)整,視圖,普通視圖 方便錄入和顯示文本 Web版式視圖 自動適應(yīng)窗口大小 頁面視圖 “所見即所得”，接近打印的結(jié)果 大綱視圖 用來處理文檔的大綱結(jié)構(gòu),標(biāo)題樣式和大綱級別,Word內(nèi)設(shè)樣式： 正文、標(biāo)題、索引 標(biāo)題樣式： 標(biāo)題1，標(biāo)題2，標(biāo)題9 大綱級別屬于段落格式 標(biāo)題和正文具有不同的大綱級別 正文文本的級別低于任何標(biāo)題,樣式,什么是樣式 一組格式 段落樣式和字符樣式 可以改變

13、樣式的定義 標(biāo)題樣式的使用： 選定標(biāo)題，設(shè)置樣式。,文檔大綱的建立,先寫提綱 在已有的文檔中建立大綱 應(yīng)用標(biāo)題樣式 自定義包含大綱級別的樣式 直接為標(biāo)題段落設(shè)置大綱級別,文章結(jié)構(gòu)的調(diào)整,大綱視圖中的顯示控制 在大綱視圖下選定 標(biāo)題級別的調(diào)整 章節(jié)順序的調(diào)整,大綱視圖的顯示控制,顯示到不同級別 顯示各級標(biāo)題 顯示全部內(nèi)容 只顯示各段落的第一行 顯示格式,在大綱視圖下選定內(nèi)容,標(biāo)題以及正文前的記號 帶下屬內(nèi)容的標(biāo)題記號 不帶下屬內(nèi)容的標(biāo)題記號 正文記號 標(biāo)題記號的作用 單擊記號：選定標(biāo)題及其內(nèi)容 單擊選定區(qū)：只選定指定段落,標(biāo)題級別的調(diào)整,用工具欄按鈕 升級 降級 降為正文 用鼠標(biāo)拖,章節(jié)順序的調(diào)

14、整,操作方法 用工具欄按鈕 用鼠標(biāo)拖 移動的內(nèi)容 只移動標(biāo)題不選下屬內(nèi)容 包括下屬內(nèi)容同時選定,自動生成目錄,一般操作步驟 使用自定義樣式 建立內(nèi)嵌標(biāo)題 目錄的更新,生成目錄步驟,設(shè)置插入點(diǎn) 單擊“插入”菜單“引用”子菜單的“索引和目錄.”命令 在“目錄”選項(xiàng)卡上操作,對話框的“目錄”選項(xiàng)卡,用自定義樣式生成目錄,樣式中包含大綱級別 樣式中不含大綱級別 “目錄選項(xiàng)”對話框,“目錄選項(xiàng)”對話框,建立內(nèi)嵌標(biāo)題,什么是內(nèi)嵌標(biāo)題 生成目錄中包含內(nèi)嵌標(biāo)題的困難不是單獨(dú)的段落 具體操作步驟,建立內(nèi)嵌標(biāo)題的步驟,將內(nèi)嵌標(biāo)題變成獨(dú)立段落 對標(biāo)題應(yīng)用標(biāo)題樣式 更改標(biāo)題字符格式 顯示段落標(biāo)記 將段落標(biāo)記設(shè)置為“隱

15、藏” 隱藏段落標(biāo)記,目錄的更新,目錄的選定： 利用選擇區(qū)選定 將插入點(diǎn)移動到目錄中 更新目錄的命令 按 F9 鍵 用快捷菜單“更新域”命令,注釋,腳注和尾注 注釋的加入 注釋的編輯處理 注釋格式的編輯 腳注和尾注的轉(zhuǎn)換 復(fù)制、移動和刪除,腳注和尾注,腳注： 位于本頁下端，頁腳之上 多用于內(nèi)容的解釋和說明 尾注： 位于文章或節(jié)的末尾 多用于指出引用資料的來源 注釋參考標(biāo)記 注釋文本,注釋的加入,插入腳注和尾注的命令 “插入”菜單的“腳注和尾注” 腳注和尾注文本的編輯 將插入點(diǎn)放在注釋文本區(qū) 注釋文本的查看 鼠標(biāo)指向時的顯示,腳注和尾注對話框,注釋的編輯處理,腳注和尾注格式的編輯 注釋文本的編輯

16、標(biāo)記的格式編輯 腳注和尾注的轉(zhuǎn)換 腳注和尾注的移動和復(fù)制 腳注和尾注的刪除,為圖和表格等編號,題注：對圖、表格等對象編號 插入題注 插入OLE對象時自動添加 人工添加 題注位置、標(biāo)簽和編號的設(shè)置 位置：對象上方或下方 標(biāo)簽：選擇，也可以新建 編號：類型、是否包含章節(jié)號,域的概念和應(yīng)用,域 Word用域表示可變的信息 具有特定格式的指令代碼，Word根據(jù)代碼進(jìn)行處理，并顯示結(jié)果 可以在域代碼和結(jié)果之間切換 域的應(yīng)用示例：在一張紙上打印左、右兩頁,左、右分別插入奇偶頁碼,頁腳左側(cè) 域代碼： =2* PAGE -1 值：當(dāng)前頁碼的二倍再減一 頁腳右側(cè) 域代碼： =2* PAGE 值：當(dāng)前頁碼的二倍,

17、5.文檔的審閱,電子文檔的審閱 指導(dǎo)教師批改論文 專家審閱書稿 修訂 批注 文檔比較,修訂,編輯時標(biāo)記修訂 修訂的顯示 拒絕或接受修訂 審閱工具欄,標(biāo)記修訂,修訂功能的打開 “工具”菜單“修訂”命令 審閱工具欄的“修訂”按鈕 狀態(tài)欄“修訂”框顯示的狀態(tài) 修訂選項(xiàng) 插入、刪除或更改了格式的內(nèi)容如何表示,修訂的處理,修訂的顯示 在修訂選項(xiàng)中設(shè)置顯示方式 用“工具”菜單的“選項(xiàng)”命令 選擇顯示的項(xiàng)目、形式和顯示狀態(tài) 在“審閱”工具欄上選擇和設(shè)置 修訂的接受和拒絕 查找修訂：用工具欄按鈕順序查找 接受或拒絕：當(dāng)前的；所有顯示的；文檔中所有的。,Word的審閱工具欄（2003）,批注,插入批注 批注內(nèi)容

18、的編輯 批注的顯示和處理 審閱窗格,插入和編輯批注,插入批注 用菜單命令 用工具欄按鈕 批注內(nèi)容的編輯 批注框：“氣球” 插入時的內(nèi)容編輯 在批注框中編輯 在審閱窗格中編輯,批注的顯示和處理,批注的顯示 鼠標(biāo)指向時的顯示（類似腳注和尾注） 用批注框(氣球)顯示 在審閱窗格中的顯示 批注的處理 類似對修訂的處理：查找，刪除,審閱窗格,主文檔的修訂和批注 頁眉和頁腳修訂 文本框修訂 頁眉和頁腳文本框修訂 腳注修訂 尾注修訂,文檔的比較,比較合并文檔 為什么要比較合并文檔 比較合并的結(jié)果表現(xiàn) 比較合并文檔命令 Word的版本功能 在一個文檔中保存不同版本 打開文檔的一個指定的版本,比較合并文檔,為什

19、么要比較合并文檔： 找出不同版本的區(qū)別 用原文對照別人修改的結(jié)果 合并不同審閱者的修訂意見(2003) 比較合并文檔的結(jié)果表現(xiàn)： 將區(qū)別作為修訂 注意：不同于郵件合并！,比較合并文檔命令,命令位置: “工具”菜單，“比較并合并文檔” 命令參數(shù)： 文件信息（位置、文件名和類型，指定與當(dāng)前文檔進(jìn)行比較的文檔） “查找格式”：選中則比較時檢查格式是否相同，清除則不比較格式 “精確比較”：選中則結(jié)果在新文檔中；清除則可以指定結(jié)果位置,合并多位審閱者意見,打開其中一個審閱者的審閱結(jié)果，必要時可以將其另存； 進(jìn)行比較合并： 指定其他某審閱者的審閱結(jié)果，作為與當(dāng)前文檔比較的文件 清除“精確比較”，單擊“合并

20、”的下拉按鈕，從中選擇“合并到當(dāng)前文檔” 重復(fù)比較合并，直到將所有審閱者的意見合并到一個文檔中。,Word的版本功能,保存版本 “文件”菜單的“版本”命令 “另存為”對話框中的“保存版本” 打開文檔的指定版本 仍使用“文件”菜單“版本”命令，在對話框中選定版本單擊“打開”按鈕即可。 可以將打開的指定版本另存為一個獨(dú)立的文檔,以備與其它版本比較,6.郵件合并,什么是郵件合并 郵件合并的步驟 數(shù)據(jù)源 信封和標(biāo)簽,什么是郵件合并,批量處理的文檔： 信函 信封 標(biāo)簽 其中可包含某些不同信息,套用信函示例：復(fù)試通知,相同內(nèi)容 初試合格，要復(fù)試 不同信息 考生姓名 專業(yè) 復(fù)試科目 時間、地點(diǎn)、等等,李新收到的通知,王小文收到的通知,郵件合并的要素,主文檔 包含文檔中相同的內(nèi)容 包含合并域（其中有不同信息） 數(shù)據(jù)源 合并結(jié)果,郵件合并的步驟,必須先創(chuàng)建或選擇主文檔 選類型 選文檔或模板 之后確定數(shù)據(jù)源 接著編輯主文檔,插入合并域 最后完成合并(可直接打印),主文檔的創(chuàng)建或選擇,選擇主文檔的類型 信函 電子郵件 信封 標(biāo)簽 目錄 選擇開始文檔 使用當(dāng)前文檔 從模板開始:選模板(可以自定義) 從現(xiàn)有文檔開始:選文檔,確定數(shù)據(jù)源,選取收件人 使用現(xiàn)有列表