公文寫作基礎(chǔ)知識講座.ppt

1、公文寫作基礎(chǔ)知識講座,2,主要內(nèi)容,計劃 總結(jié) 通知 通報 請示 報告 大事記 規(guī)章制度 專項業(yè)務(wù)工作監(jiān)測報告 統(tǒng)計圖表 檔案 年鑒 工作資料,3,計 劃,4,計劃的涵義,為做好某階段工作，完成某項任務(wù)，依據(jù)黨和國家的方針、政策以及上級指示精神，從本單位、本地區(qū)實際情況出發(fā)，事先提出工作目標、相應(yīng)的措施辦法和完成任務(wù)的步驟、時間等，把這些內(nèi)容寫下來就是計劃。,5,計劃的分類,按內(nèi)容分類：有工作計劃、科研計劃等。 按寫作方式分類：有文字式計劃、表格式計劃。 按性質(zhì)和用途分類：規(guī)劃、綱要、要點、設(shè)想、打算、方案、安排、意見等。（預(yù)案）,6,規(guī)劃：是時間較長、范圍較廣、內(nèi)容比較概括的長遠計劃。 如：

2、大連市疾病預(yù)防控制中心十二五工作規(guī)劃 大連市疾病預(yù)防控制中心十二五科教興中心及人材培養(yǎng)規(guī)劃,7,要點：是粗線條、提綱式的計劃。 如：大連市疾病預(yù)防控制中心2010年工作要點 大連市疾病預(yù)防控制中心一季度工作要點,8,方案：是專項工作、專業(yè)性比較強、比較周密具體的計劃。 如：大連市疾病預(yù)防控制中心學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動實施方案 大連市疾病預(yù)防控制中心行政效能年實施方案 大連市不明原因肺炎、SARS及人禽流感預(yù)警病例監(jiān)測方案（試行）,9,安排：是時間較短、范圍較小、內(nèi)容單一、比較具體的計劃。 如：上半年綜合目標考核工作安排。,10,意見：作為一種計劃時，是對下級就某一階段或某一專項工作提出的指導(dǎo)性

3、或建議性的計劃。 如：在市疾控中心黨組織和黨員中深入開展創(chuàng)先爭優(yōu)活動的實施意見。,11,正確使用： 從時間角度區(qū)分，長遠的（兩三年以上）計劃用規(guī)劃，中期的（一年左右）用計劃，短期的用安排。 從機關(guān)單位的層級區(qū)分，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)常用綱要、要點、意見，基層單位常用計劃。 從下達計劃的性質(zhì)區(qū)分，指令性強的計劃常用計劃、方案，偏重指導(dǎo)性、建議性的常用意見。,12,計劃的寫作,表格式計劃的寫法 把任務(wù)、措施、步驟、完成時間、執(zhí)行人員等分項列成表格，依一定順序排列。這種寫法眉目清楚，一目了然，適用于任務(wù)具體、時間性強、程序性強的計劃。 如：大連市疾病預(yù)防控制中心2010年工作計劃 大連市疾病預(yù)防控制戰(zhàn)線2010

4、年工作計劃及考核標準,13,注意事項： “主要內(nèi)容（指標、數(shù)據(jù)）”：只寫工作內(nèi)容，不寫目的、意義、效果。 “起止時間”：要明確，如培訓(xùn)時間要盡可能明確。 行政和上級業(yè)務(wù)部門的指令性工作不能漏。 “評分標準”：要根據(jù)工作完成的程度、質(zhì)量進行衡量。,14,文字式計劃的寫法 正文：一般分開頭、主體、結(jié)尾三部分。 開頭：主要寫“為什么要做”，可以寫制訂計劃的依據(jù)，或制訂計劃的目的和要求，或工作的指導(dǎo)思想，或制訂計劃的背景材料（如面臨的基本形勢、前段工作經(jīng)驗教訓(xùn)等）。這部分要寫得簡明扼要，不要寫套話、空話、大話。,15,主體：是計劃的主要部分，一般包括四要素。 目標和任務(wù)：指總的工作目標和分解的具體任務(wù)

5、、要求。 措施和辦法：指為達到規(guī)定目標、完成規(guī)定任務(wù)要憑借什么條件，依靠哪些力量，采取什么措施，安排哪些部門或人員，即寫明怎么做和由誰做。 步驟和時間：指達到目標、完成任務(wù)的階段、程序安排，先做什么，每一個步驟什么時候完成。 檢查和督促：指對計劃執(zhí)行情況的督促檢查、評比、獎懲。,16,結(jié)尾：可根據(jù)需要決定寫與不寫，怎樣寫?？梢蕴岢鎏栒俸拖Ｍ?，可以簡要強調(diào)任務(wù)的重點和工作的主要環(huán)節(jié)；可以說明注意事項，分析實施計劃中可能出現(xiàn)的問題和遇到的困難，提醒大家防患于未然。有的計劃也不寫上述內(nèi)容。 不同的計劃對四要素有不同的側(cè)重和取舍，如工作要點就可不具體寫實施步驟和時間。,17,總 結(jié),18,總結(jié)的涵義,

6、總結(jié)是對前一階段工作的回顧、反思和分析研究，找出成績與問題，經(jīng)驗與教訓(xùn)，用來指導(dǎo)今后工作的一種應(yīng)用文。,19,總結(jié)的分類,根據(jù)總結(jié)涉及的范圍分：全面總結(jié)、專題總結(jié)、個人總結(jié)。 全面總結(jié)：也叫綜合總結(jié)，是對一個單位、部門、系統(tǒng)或地區(qū)某一階段各個方面工作的全面總結(jié)，內(nèi)容廣泛，注重全局。如科室總結(jié)、中心總結(jié)。 專題總結(jié)：也叫專題經(jīng)驗總結(jié)，是對某一方面工作、某項任務(wù)，或者工作中的某個突出問題作的專門總結(jié)，內(nèi)容集中，針對性強。如應(yīng)急工作總結(jié)、科教工作總結(jié)等。 個人總結(jié)：是對個人工作、學(xué)習(xí)、思想的總結(jié)，它不屬于公文。,20,根據(jù)總結(jié)內(nèi)容側(cè)重點的不同分：成績總結(jié)（記賬式總結(jié)）、經(jīng)驗總結(jié)。 成績總結(jié)（記賬式總

7、結(jié)）：適用于專題總結(jié)，也可用于全面總結(jié)。 經(jīng)驗總結(jié)：適用于經(jīng)驗介紹。,21,成績總結(jié)（記賬式總結(jié)）的基本寫法,寫作原則：重點突出、詳略得當(dāng)、主次分明，既盡量覆蓋部門工作的各個方面，又不事無巨細、面面俱到?？偨Y(jié)成績突出亮點，所列數(shù)字、項目、具體工作都是最具代表性的。,22,選材：總結(jié)不是簡單的拼湊，作者要有自己的觀點，要有如何選材的思路，明確材料如何應(yīng)用；以工作職能為重點，重點寫的內(nèi)容放在前面，保證職能正常履行的內(nèi)容，如思想保障、內(nèi)部管理等可以后寫。,23,開頭：總結(jié)的開頭要簡明扼要，緊扣中心，常采用概述式的寫法。結(jié)合工作職能，重點寫一段時間以來，工作的重點、特點和難點，與往常不一樣的地方，取得

8、的主要成績。,24,主體內(nèi)容： 一是做法、成績與經(jīng)驗。這是總結(jié)的主要部分，內(nèi)容豐富，要根據(jù)工作分項寫。寫作中要處理好主次詳略的關(guān)系，關(guān)鍵性的、重要的、有創(chuàng)造性的做法要先寫，寫得要具體清楚，其他內(nèi)容則可寫得概括、簡捷。 每一項要寫明做了哪些工作，采取了哪些措施、方法和步驟，有什么效果，取得了哪些成績。,25,二是問題與教訓(xùn)。要寫出工作中存在的問題與不足以及它們給工作帶來的影響、造成的損失；分析出現(xiàn)問題、失誤的主客觀原因及由此得出的教訓(xùn)。 三是今后的工作設(shè)想和努力方向。這是在總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，針對工作的實際問題，提出改進措施、今后打算，或者說明工作發(fā)展趨勢、展望工作前景、提出新的目標。,26,

9、通 知,27,通知的涵義,通知是上級向下級傳達指示、布置工作、知照事項時所使用的一種下行公文。它是一種應(yīng)用范圍極廣、使用頻率最高的公文。,28,寫作注意事項,符合邏輯。如會議通知項目順序，防病工作采取的措施等； 轉(zhuǎn)發(fā)通知時要結(jié)合本地實際提出要求； 注意通知是否適用于不相隸屬機關(guān)。,29,通 報,30,通報的涵義,通報是在一定范圍內(nèi)表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或交流重要情況，以推動工作的一種下行公文。 通報具有知曉性和指導(dǎo)性的特點。,31,通報的分類,根據(jù)通報的作用和應(yīng)用范圍分三類： 表彰性通報 批評性通報 情況通報：多用于向有關(guān)方面知照有關(guān)情況，作為工作的指導(dǎo)或參考，如中心督導(dǎo)、考核情況的

10、通報。,32,寫作要求,真實、準確，實事求是 包括的內(nèi)容： 反映情況 分析問題 有的還要針對通報的問題提出要求和希望。,33,中心督導(dǎo)、考核通報要求,反映情況：要對工作過程進行評價（是否完成、完成是否及時、數(shù)量是否達標、質(zhì)量如何等）； 值得表揚的地方； 存在的問題； 提出要求和希望。,34,請 示,35,請示的涵義,請示是用于向上級機關(guān)請求批準或指示的一種上行公文。,36,請示的寫作,標題：不宜寫為“關(guān)于請求（或申請）的請示”，請示本身就含有請求、申請的意思。也不宜寫為“關(guān)于的請示報告”。,37,正文： 請示原因：簡明扼要，原因充分，依據(jù)明確。請示情況，舉出必要的事實、數(shù)據(jù)來說明原因，才能令人

11、信服。該部分是請示的鋪墊。 請示事項：是請示的重點，內(nèi)容要具體，所提的要求要切實可行，用詞要肯定，不能含糊其詞。語氣要得體，一般應(yīng)寫“擬”怎么辦，而不能寫“決定”怎么辦。 請示結(jié)語：當(dāng)否，請批示。,38,報 告,39,報告的涵義,報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問的一種上行公文。它能夠幫助上級及時了解情況，掌握下情，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。,40,報告的分類,工作報告 情況報告 中心涉及的情況報告：疫情調(diào)查處理報告、監(jiān)測中發(fā)現(xiàn)異常、工作中存在問題時的報告。,41,情況報告的寫作,報告緣由：簡要說明為什么寫報告，若無必要也可省略。 報告內(nèi)容： 基本情況介紹：事情的經(jīng)過、原委、結(jié)果、性質(zhì)、措

12、施寫清楚 存在的問題 提出處理意見和建議：寫得具體、明確、簡要 要求： 報告中不能夾帶請示 寫作要及時,42,大 事 記,43,大事記的涵義,大事記是按時間順序記載的一個地區(qū)、一個單位或一個歷史階段內(nèi)發(fā)生的重大事情的事務(wù)文書。,44,大事記的意義,為一個階段的工作總結(jié)、地方志、部門志的編寫提供寶貴的基礎(chǔ)材料。 單位檔案的重要內(nèi)容，在單位的歷史檔案中起提綱挈領(lǐng)的作用。,45,大事記的選材,單位機構(gòu)設(shè)置變動情況，主要負責(zé)人任免、名稱變更等； 單位召開的各項重要會議，組織的各項重要培訓(xùn)； 上級領(lǐng)導(dǎo)對本單位工作的檢查指導(dǎo)和重要指示； 各類媒體和內(nèi)部發(fā)行刊物對本單位工作的表揚、批評； 外事往來，與外單位

13、的重要交流、參與的主要社會活動；,46,單位主要工作，重大項目建設(shè)、科研工作進展、取得的重大成績等； 重大災(zāi)害、事故、案件、疫情、突發(fā)事件等重大問題發(fā)生、處置和結(jié)果； 單位內(nèi)外集體和個人的主要獎懲； 單位文化建設(shè)、工會活動、經(jīng)濟重大往來等重要活動； 其他對中心有重大影響或有較大社會效應(yīng)的事件。,47,大事記的寫作,大事記由時間和事項兩部分組成。 時間：要連續(xù)有序，有些事情不是一天做的，要寫明起止日期。時間延續(xù)較長的某些工作，可分為幾個階段，按時間先后次序記錄。 事項：即須記錄的大事。采取條文式結(jié)構(gòu)，而不是篇章式形式，各條文間不能組段成篇。 不記錄別人的工作。,48,規(guī)章制度,49,規(guī)章制度的涵

14、義,是機關(guān)、單位對某項具體工作、具體事項制定出一些必須共同遵守的行為規(guī)范。,50,規(guī)章制度的寫作,內(nèi)容要符合有關(guān)法規(guī)和政策的規(guī)定； 要職責(zé)分明，要求具體，規(guī)定明確； 格式要規(guī)范，常采用條文式的主體結(jié)構(gòu)，且條文簡短； 語言簡明，直截了當(dāng)，說明做什么、怎么做，不過多闡述為什么要這樣做； 用詞規(guī)范。大量使用“的”字結(jié)構(gòu)，慎用單音節(jié)詞，如一般使用可以、應(yīng)當(dāng)、或者、如果、按照之類，不用可、應(yīng)、或、如、按等詞。,51,專項業(yè)務(wù)工作監(jiān)測報告,52,單病種監(jiān)測報告,1、疫情概況：發(fā)病數(shù)、發(fā)病率、死亡數(shù)、死亡率、病死率、趨勢（上升、下降）、三間分布 2、監(jiān)測結(jié)果：血清學(xué)監(jiān)測、病原學(xué)監(jiān)測、外環(huán)境監(jiān)測、病媒生物監(jiān)測

15、、病畜監(jiān)測、專項監(jiān)測等（描述時用統(tǒng)計表較好） 3、結(jié)果分析 4、采取的措施：會議、培訓(xùn)、演練、督導(dǎo)、考核、預(yù)防接種、衛(wèi)生宣傳、健康教育、專項工作等 5、存在問題及建議,53,二、健康相關(guān)因素監(jiān)測報告,1、監(jiān)測結(jié)果：消毒監(jiān)測、病媒生物監(jiān)測、飲用水監(jiān)測、碘鹽監(jiān)測、專項監(jiān)測等（描述時用統(tǒng)計表較好） 2、結(jié)果分析 3、采取的措施：會議、培訓(xùn)、督導(dǎo)、考核、衛(wèi)生宣傳、健康教育、專項工作等 4、存在問題及建議,54,統(tǒng)計圖表,55,一、常見問題,1、圖的標題位于圖的上方 2、圖、表標題要素不全：內(nèi)容應(yīng)包括時間、地點、主要事件，不要過于簡練，要求用最少的文字說清楚。 3、圖選擇不正確（線圖與直方圖，連續(xù)性變量

16、用條圖） 4、數(shù)據(jù)排列不正確（餅圖、表格數(shù)字未按大小、時間、重要性排序）,56,5、圖內(nèi)的網(wǎng)格線和陰影未去除 6、同一個線圖內(nèi)的線太多 7、統(tǒng)計圖的高和寬比例不合適 8、圖的縱、橫座標未標明單位 9、表格橫縱標目顛倒 10、表格數(shù)據(jù)橫向排列,57,11、統(tǒng)計表有豎線 12、縱標目有單位的不標明單位 13、同一列的小數(shù)位數(shù)不一致 14、年齡分組的表達不合適 15、統(tǒng)計表中未記錄或無數(shù)據(jù)的地方?jīng)]有標明 16、表中“注”使用不規(guī)范,58,解決方法,用時對照衛(wèi)生統(tǒng)計學(xué)相關(guān)內(nèi)容。 圖或表應(yīng)靈活運用，講課時用圖，資料保存用表。,59,檔 案,60,檔案的涵義,檔案是指單位在工作過程中直接形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,61,檔案的作用和價值,兩個基本作用：一是憑證作用，二是參考作用，也稱為檔案的基本價值。檔案的憑證作用是檔案區(qū)別于其他各種資料的根本特征。,62,檔案的形成,收集 整理 立卷 歸檔,63,收集原則,文件辦理完畢 資料經(jīng)過整理 日后具有一定查考和保存價值,64,要求,樹立檔案