工作流程改善建議PPT幻燈片.ppt

1、點(diǎn)滴：流程優(yōu)化建議,以供應(yīng)鏈思維提升流程效率,僅涉及我所接觸的工作,1,2,現(xiàn)有合同流程的弊端,2、釘釘合同審批組對(duì)合同提出一系列修改建議后，經(jīng)流程發(fā)起人更新提交，審批流程中斷。,3、釘釘合同審批通過(guò)后，乙方合同審批組提出修改建議，經(jīng)流程發(fā)起人更新提交，審批流程中斷。,4、合同審批通過(guò)并由公司打印，（傳遞給項(xiàng)目部人員或直接）交乙方蓋章，乙方蓋章完（傳遞給項(xiàng)目部人員或直接）交公司蓋章，公司蓋章完再（傳遞給項(xiàng)目部人員或直接）交乙方開(kāi)發(fā)票,1、微信合同審批群，無(wú)法清晰確認(rèn)所有審批人都審批通過(guò)，一旦手機(jī)或電腦清理內(nèi)存，會(huì)找不到以往的記錄，難以追朔。,低效！,2,2020/9/25,內(nèi)部結(jié)算憑證簽字流程

2、弊端,1、項(xiàng)目人員到公司找憑證專(zhuān)員開(kāi)具憑證，如資料不齊或書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤，則需返回項(xiàng)目部重新準(zhǔn)備資料后再跑一趟； 2、憑證專(zhuān)員開(kāi)具憑證后，項(xiàng)目人員需要再找項(xiàng)目經(jīng)理、蔣總、劉經(jīng)理、何經(jīng)理以及乙方領(lǐng)款人（這又涉及到提前通知乙方到公司，否則就只能把憑證帶回項(xiàng)目部）簽字，再到中鼎交給財(cái)務(wù)。如其中任何一個(gè)人臨時(shí)不在，項(xiàng)目人員可能還需要再來(lái)成都一趟。金額較大時(shí)，往往不適合交給他人代找領(lǐng)導(dǎo)簽字，也擔(dān)心憑證丟失；如將憑證直接交給供應(yīng)商（特別是外地供應(yīng)商）讓他們自己找人簽字，供應(yīng)商可能連門(mén)都找不到給人失禮的負(fù)面口碑，且易誘發(fā)其它風(fēng)險(xiǎn)。,高昂的時(shí)間成本！,3,2020/9/25,合同流程改進(jìn)建議,1、由公司總經(jīng)理牽頭，法

3、務(wù)部主導(dǎo)，各部門(mén)配合，對(duì)現(xiàn)有材設(shè)采購(gòu)合同模板進(jìn)行精簡(jiǎn)，或針對(duì)不同類(lèi)型的合同編制專(zhuān)門(mén)的合同模板，減少可變因素。從而降低在合同審批中出現(xiàn)異議的幾率，同時(shí)也縮短了審批時(shí)間。 2、并行審批，有效利用電子郵件的“抄送”和“回復(fù)全部”功能，（除建議個(gè)人設(shè)工作郵箱外，也建議每個(gè)部門(mén)設(shè)專(zhuān)用郵箱）合同審批發(fā)起人通過(guò)電子郵件將合同發(fā)往項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人（或部門(mén)負(fù)責(zé)人）并抄送至審批組，如經(jīng)審批無(wú)異議，則將乙方合同審批人和我司印章管理員加入抄送，乙方則通過(guò)“回復(fù)全部”表達(dá)異議，我方的審批組成員就可同時(shí)與乙方磋商，而不是僅僅由流程發(fā)起人來(lái)“撮合”。經(jīng)流程發(fā)起人根據(jù)甲乙方建議修改合同并以附件形式全部回復(fù)后，甲乙方審批人終審合同

4、。如均回復(fù)同意，則印章管理員直接打印合同并快遞至乙方蓋章（其中涉及的中科、鼎晨、元鼎之間的合同則直接蓋章快遞至審批流程發(fā)起人）。乙方蓋章完畢直接快遞回印章管理員蓋章，甲方蓋章完畢，留原件并直接快遞剩余合同至乙方和甲方流程發(fā)起人，并回復(fù)郵件附運(yùn)單號(hào)結(jié)束流程。流程發(fā)起人可根據(jù)需要將郵件備份至部門(mén)郵箱或項(xiàng)目部郵箱。,電子郵件可永久保存，同時(shí)也有來(lái)往時(shí)間記錄！,4,2020/9/25,簡(jiǎn)化便捷的 蓋章傳遞,5,2020/9/25,內(nèi)部結(jié)算憑證簽字流程建議,1、公司領(lǐng)導(dǎo)們不是已經(jīng)通過(guò)釘釘流程，審批同意采購(gòu)申請(qǐng)了嗎？既然有采購(gòu)申請(qǐng)審批單，附上憑證人員開(kāi)具的憑證及其報(bào)銷(xiāo)資料，只需領(lǐng)款人和報(bào)銷(xiāo)人簽字，再交財(cái)務(wù)

5、審批（如有蓋章合同的則必定走完了合同審批流程）就應(yīng)該給予報(bào)銷(xiāo)。 2、憑證專(zhuān)員和財(cái)務(wù)人員，每周先后（或同一天）到項(xiàng)目部辦理憑證和報(bào)銷(xiāo)事宜，對(duì)于已開(kāi)具憑證且領(lǐng)款人已簽字的（第1點(diǎn)已經(jīng)提出了不再找公司領(lǐng)導(dǎo)簽字而是附采購(gòu)申請(qǐng)審批單），財(cái)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)將相關(guān)單證帶回公司給予報(bào)銷(xiāo)。,6,2020/9/25,好處,1、由于公司項(xiàng)目的一個(gè)特點(diǎn)是：項(xiàng)目部不設(shè)專(zhuān)職財(cái)務(wù) （項(xiàng)目部不設(shè)資金賬號(hào)，無(wú)月度資金申請(qǐng)，所有帳走公司流程，項(xiàng)目部備用金只能短期應(yīng)急）， 通過(guò)精簡(jiǎn)合同、憑證報(bào)銷(xiāo)流程，可以提高項(xiàng)目部人機(jī)料協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)效率； 2、流程效率提高，項(xiàng)目成本統(tǒng)計(jì)更及時(shí)、精確； 2、項(xiàng)目上節(jié)約半個(gè)人力。,7,2020/9/25,其他建議,1、既然公司有食堂，就應(yīng)該利用起來(lái)，不僅是提供午餐，還可以有條件的提供早餐。比如，早上8：00至8：30提供早餐（短時(shí)間內(nèi)聚集人員），早食關(guān)門(mén)時(shí)間可以至8：45但這15分鐘不提供食物。早餐是午餐以外難得的同事間社交的機(jī)會(huì)，可以交流工