演示與溝通技巧培訓(xùn)(ppt 80頁).ppt

1、演示與溝通技巧,CONTENTS 內(nèi)容,Programme綱領(lǐng) Introduction介紹 Communication 溝通 Presentation演示,PROGRAMMEa two day interactive course綱領(lǐng)一個為期二日的參與的課程,Objectives 目標： Understand the elements of clear communication 了解在清晰的溝通中有關(guān)的因素 Develop different strategies for communicating with different types of people 用不同的策略與不同類型的人作

2、溝通,Create interesting and attention getting presentations 創(chuàng)造一種使人感興趣和令人注目的方式 Overcome fear and create right atmosphere 克服害怕和制造正確的氣氛 Relate to the audience and get their conviction 緊密聯(lián)系聽眾和取得他們的信任 Inspire their audiences to take action 感激聽眾們采取參與的行動,Day 1 0900 to 1715 hours 第一日 0900 至 1715,Course Introd

3、uction 課程介紹0900 principles of communication 溝通的原理0930 reality and perception 真實和領(lǐng)會1045 types of communication 溝通和種類1130 communication strategies 溝通策略1200 Lunch午餐1230 Presentation - 1 展示11330 Presentation - 2 展示21545 Summary 摘要 1700,Day 2 0900 to 1700 hours 第一日 0900 至 1700,Presentation - 3 展示30900 Lu

4、nch午餐1230 Presentation - 4 展示41330 Review and close 回顧與總結(jié)1700 There will be short breaks at mid-mornings and mid-afternoons 在早上和下午會期間會有短暫休息,INTRODUCTION 介紹,We spend almost all our lives communicating with and relating to others. A few people are naturally good communicators but most of us have to ac

5、quire and develop those skills. It requires extensive practice to become a good speaker and influence others. 我們生活的大部分時間都耗費在與其他人的溝通上，某些人天 生就有好的溝通能力，但大多數(shù)的人要去學(xué)得和建立那些技巧， 這需要多方面的練習(xí)才能成為一個好的演說家和具有影響力的 領(lǐng)導(dǎo)。,Many good ideas were never implemented because no one ever heard about them. Similarly, many good peo

6、ple have been overlooked during their careers because no one else knew about their ideas. Their ability to communicate ideas is important within business and can make a big difference and improvement to everyones lives. 有很多好主意而從來不會實施的原因，是沒有人聽取意見；很 多人在他們的事業(yè)上被忽視的原因，同樣也是無人知道他們的意 見。溝通技能在商業(yè)上是十分重要的，它能使一個人

7、 出類拔粹和改善每一個人的生活。,INTRODUCTION 介紹,Among the Captains of Industry and world leaders not all have had the benefits of extensive formal education and yet they have risen to the top e.g., Richard Branson(Virgin). Every leader must be able to communication well and get others to see their dreams and share

8、 their goals. Effective communication is powerful. 在著名企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和國際領(lǐng)導(dǎo)人之中，不是所有的人都經(jīng)過 正統(tǒng)的教育而受益，現(xiàn)在他們得以升至最高權(quán)位，例 如理查德布萊森（維珍），每一個領(lǐng)導(dǎo)人要有良 好溝通能力才能使得他人去了解他們的夢想和分享 他們的目的。,INTRODUCTION 介紹,This course is designed to emphasize the principles, illustrate the tools and techniques and provide opportunity to practice the

9、methods outlined. It addresses 慺ear?and shows how to overcome anxiety and become a better speaker. It is your chance to join in and through participation, improve your skills when talking to large audiences. 這個課程是設(shè)計用來研究出那些原則，例證，工具和科技及提供 機會去練習(xí)所講述的方法。它說服憂慮和呈示如何去克服焦慮及 成為一個好的演說家，它給你一個好機會，使你來參加 和通過參與，改善你

10、的技巧，在與大群觀眾面前講話 時不怯場。,INTRODUCTION 介紹,COMMUNICATION溝通,Dale Carnegie called the art of communicating 搕he fundamental expression of human personality.?Author Stephen Covey calls it 搕he most important skill in life. 戴爾卡內(nèi)基稱交流藝術(shù)為“個人性格的基本表達”。 史蒂芬科維稱之為“生活中最重要的技巧”。 Poor internal communications and poor exter

11、nal communications, handicap growth the developing of people, and the positive evolution of a quality or continuous improvement process. 內(nèi)外交流的不暢對組織的成長，個人的發(fā)展，質(zhì)量的改 進和連續(xù)的進步產(chǎn)生了很大的影響。,BARRIERS To COMMUNICATION 溝通障礙,Not being fully aware of our own assumptions, viewpoints, feelings and constructs. 不完全清楚自己

12、的設(shè)想、觀點、感情和意圖。 Not being fully aware of the assumptions, viewpoints, feelings and constructs of those with whom we seek to communicate. 不完全了解交流對象的設(shè)想、觀點、感情和意圖。 Not bringing into harmony the above. 未能成功地協(xié)調(diào)雙方的設(shè)想、觀點、感情和意圖。,Lack of productive person-to-person contacts. 缺乏有效的人與人之間的接觸。 Lack of a climate in

13、which people feel to speak up and offer suggestion and ideas. 未能制造輕松的氣氛，使雙方能自由地發(fā)表自己的觀點和意見。 Failure to listen carefully to what others have to say before offering comments or suggestions 在加以評價和提出建議之前沒有仔細聽取對方的意見。,BARRIERS To COMMUNICATION 溝通障礙,BARRIERS To COMMUNICATION 溝通障礙,Failure to listen to the em

14、otional content of what others are saying 沒有領(lǐng)會對方談話中的感情因素。 Lack of mutual trusts, respect and confidence. 缺乏相互信賴和尊重，缺乏信任感。 Writing or speaking above the comprehension of the people with whom we are communicating. 書面和口頭交流超出了對方的理解力。,Failure to evaluate the effectiveness of our communications. 對交流的有效性缺乏

15、正確的評價。 Failure to involve associates in creative type conferences and motive them contribute their ideas. 沒有刺激同伴發(fā)揮其創(chuàng)造力，沒有鼓勵他們發(fā)表自己的 意見。,BARRIERS To COMMUNICATION 溝通障礙,SOME COMMON MISTAKES IN COMMUNICATION交流中常見的錯誤,We talk too much and listen too little. 說得太多，聽得太少。（夸夸其談） We fail to listen empatheticall

16、y. 沒有投入地聽取對方意見。（設(shè)身處地） We are unaware of such non-verbal communication as facial expressions, mannerism, and the like. 未能捕捉到面部表情、眼神等非語言交流信息。 （過于自信）,SOME COMMON MISTAKES IN COMMUNICATION交流中常見的錯誤,We assume the rest problem is one thing, when it may be something quite difference. 自以為了解真正的問題，實際不然。(剛愎自用）

17、We do not recognize the importance of the communication process. 沒有認識到交流的重要性。（強權(quán)管理） We make the mistake of believing that all people behave in uniform ways, and we ignore their individuality. 錯誤地認為所有人的行為方式相同，忽視了交流對象的 個性。（以一概全）,SOME COMMON MISTAKES IN COMMUNICATION交流中常見的錯誤,We fail to realize that mos

18、t management problems can be traced to poor communication. 沒有意識到大多數(shù)管理問題都是交流不暢所致。 （暢所欲言） We often forget that it is not just what we say that communicates our thoughts to others, but what we do. 忘記了交流不僅僅需要語言，不需要行動。 （口是心非）,LADDER階梯 L = LOOK (EYE CONTACT) 看（眼神接觸） A = ASK 問 D = DO NOT INTERRUPT 不打斷他人 D

19、= DO NOT CHANGE THE TOPIC 不轉(zhuǎn)換話題 E = EMOTION 情感 R = RESPONSE 反應(yīng),COMMUNICATION 交流,Listening 聽,EAR,YOU,LEADERSHIP,HEART,EYES,UNDIVIDED ATTENTION,THE PROBLEM with LISTENING 聽取意見時存在時的問題,We dont Listen with the Intent to Understand, We Listen with the Intent to Respond! 我們聽取意見的動機并非理解，而是反應(yīng),IGNORE COMPLETEL

20、Y 完全漠視對方的意見,PRETEND TO LISTEN 心不在焉地聽,LISTEN SELECTIVELY 有選擇地聽,LISTEN ATTENTIVELY 全神貫注地聽,THE COMMUNICATIONS LOOP 交流環(huán),Information 信息,Receiver 接收信息者,Sender 發(fā)出信息者,Feedback 反饋,A Key to Reducing Misunderstanding 減少誤解的關(guān)鍵,Presentation and Communication skills,展示及溝通技巧,互 相 交 換,Communication 溝通,Communication 溝

21、 通,PURPOSE : 目的 convey information 傳達訊息 make something happen 令某些事物發(fā)生,REQUIRES PLANNING 要求有計劃,Processing Information 處理資訊,3 dominant approaches:,VISUAL 視覺的 like to be shown 喜歡景象的,AUDIO 聽覺的 like to be told 喜歡談?wù)摰?EMOTIONAL 感覺的 appeal to be feelings 要求有感受的,Communication 溝 通,CONSIDERATIONS 考慮： what info

22、rmation 什么資料 who intended for 誰感興趣 intended result 預(yù)期結(jié)果 how(method) 怎樣做（方法）,Communication 溝 通,AIM to be:,purposed 有目的的 structured 有組織的 inviting 有魅力的 timely 合時宜的 user sensitive 使用者有感受的,Communication 溝 通,USE使用 facts（事實） evidence（根據(jù)） AVOID 避免 ambigulty（意義不明確） vagueness（含糊）,Communication 溝 通,Support con

23、tents with illustrations 用圖解來支援內(nèi)容,Communication 溝 通,Lever = to suit user 階段 使用者適宜的 style = corporate/person 形式 團體的/個人的 apply standards 使用標準 keep it simple/brief 保持簡單/簡短 show courtesy/care 展示殷勤/關(guān)懷,Communication 溝 通,PRACTICE GOOD LISTENING 練習(xí)良好聆聽 find area(s) of interest 找尋使感興趣的地方 focus on content not

24、 delivery 焦點在于內(nèi)容不是在傳達上 keep an open mind 保持一個開放見解 delay judgment 延遲作出判斷 resist distraction 抗拒令你分/煩擾的事物 be flexible 保存能變通的,Communication 溝 通,WRITING 書寫 aim for definition & clarity 目標放在定義及清晰度 dont chop down trees 不要砍下樹木,Communication 溝 通,AUTHOR - consider 作者 考慮 where to start & end 由哪里開始及完結(jié) what to i

25、nclude 包括什么 what to emphasise 強調(diào)什么,Cross - cultural Communications 多種文化的溝通,observe protocols 注意外交禮儀 speak slowly 說話慢慢地 avoid jargon 避免術(shù)語 be sensitive 是有感覺的 seek common areas 尋找共合之處的 stick to script 遵守原稿,Presentation 展示,Presentation 展示,Input 輸入 what 什么 when 何時 where 哪里 how long 多久 who will attend 誰會出

26、席,Information 資訊,Source 來源 business 商業(yè)上 colleagues 同事間 journals 刊物 library 圖書館 trade associations 貿(mào)易社團 news media 新聞媒介,Audience - assessment 觀眾 評估,what will they expect/what to you? 什么會是他們期待的/什么是你期待的？ what is their knowledge of the subject? 他們對題目有什么認識？ are their views favorable? 他們的觀感是否贊同？ who are t

27、hey & the likely age range? 他們是誰及年齡范圍？,do they understand the vocabulary? 他們會不會明白所用的用語？ technical or non-technical? 專業(yè)的或非專業(yè)的？ will they be open mind? 他們會不會有開放見解？ what will most get their interest? 什么最能取得他們的興趣？ what should they remember? 什么是他們應(yīng)該記得的？,Audience - assessment 觀眾 評估,Audience types 觀眾類別,bro

28、ad group 層面廣闊的觀眾 be more informal 盡量用通俗性的/不拘禮儀 use general example 取用一般例子 select group 挑選的觀眾 be more technical 用專業(yè)性的用語,consider key 重視重要的 participants 參與者 aim at the decision makers 目標放在那些有決定權(quán)的人 anticipate objects 預(yù)計會有異議 anticipate questions 預(yù)計會有問題發(fā)問,Audience 觀眾,Planning 計劃,Consider a checklist 考慮一個

29、核對表: before 要做的是之前 on the day 在當(dāng)天 during 過期間 after 之后,Planning 計劃,PURPOSE 目的 explain 解說 inform 通知 get conviction 取得確信 get action 取得動作反應(yīng) entertain 娛樂性,Drafting 草稿,1. writing objective 寫下方針 2. note down ideas 記下觀念 3. organize 組織 4. write opening 寫出開場白 5. write speech 寫出演講稿 6. write conclusion 寫出結(jié)果 7.

30、edit, re-write 修改，回顧,Planning 計劃,Aim to get 目標取得是： Attention 注意 & Interest 和興趣。 Also, if appropriate 加之，如果適當(dāng)?shù)模?Conviction 確信 , Commitment 承諾 , Agreement 認同。,Planning 計劃,Focus on one main theme 焦點在一個題目 Keep it simple, dont overload 保持其簡潔，不要充填過多 Test by condensing into one minute 測試將它濃縮成一分鐘！,Planning

31、計劃,INTRODUCTION 引導(dǎo) Say what you will tell 講你想講的 DEVELOPMENT 發(fā)展 Tell them - 告知他們 (3 thing 3 ways 3 times) 三件事，三種方法，三個時間 CONCLUSION 結(jié)論 Say what you told them 講你告訴他們的 THANKS 多謝,Preparation 預(yù)備工夫,prepare early 提前準備 write it down 寫下來 go over it - silently 閱讀一遍不作聲的 go over aloud - often 高聲讀出經(jīng)常地 record it 錄

32、音 try on family 向家人作練習(xí),Supporting materials 支援材料,overheads 投影片 computer slides 電腦幻燈片 videos/films 錄影帶/影片 others 其他,Overheads 投影,keep simple 保持簡單 4 - 6 dot points only 只有四至六個論點的圓點 use colour 用色 illustrate simply 簡單地解釋 confine to one topic 限制在一個題目 allow av. 5 mins each 每一張容許約五分鐘,Overheads 投影,Font size

33、 (24pt minimum) 字體面積（最小24針）,Adopt same standards and style throughout 在整個過程中采用相同的標準和形式 Dont photocopy from normal text or A4 pages 不要從一般原文或A4紙頁翻印,Rehearsal 預(yù)習(xí),Learn the material and not the words 學(xué)習(xí)那些材料而不是文字 Memorise opening 記熟開場白 Practice using a mirror 用鏡子自我練習(xí),Anxiety 焦慮,A natural reaction 這是一個自然反

34、應(yīng) learn to control it 學(xué)習(xí)如何控制它,Anxiety 焦慮,know the topic 審閱題目 know the audience 了解聽眾 organise yourself 組織工作 practice & rehearse 練習(xí)及預(yù)演 focus on the topic 焦點放在題目上,Anxiety 焦慮,visualise/walk it 想像/在現(xiàn)場 through (from arrival) （由到達） practice with the 練習(xí)使用儀器 equipment etc. 或供應(yīng)等 breathe deeply 深呼吸 tense & rel

35、ax muscles 拉緊或放松肌肉 dont hold papers or finger things 不要用手取東西 focus on audience (eyes) 焦點在觀眾的眼睛,外觀 appearance 站立要直 stand straight 正常地呼吸 breathe deeply 練習(xí)移位 practice movement,Presentation 展示,be enthusiastic 有熱誠的 establish eye contact 建立眼部接觸 move around 向四處移動 be brief 保持精簡 do your best 做你最好的 YOU ARE TH

36、E EXPERT 你是個專家,On arrival 在到達時,Be early 要提早 use checklist 取用核對表 room - layout, lighting, temperature, exit, reception & manning 場所：陳設(shè)、光線、溫度、出路、接待處和接待人員 boards and display 展示板和陳列 pens and pointers 筆和指針 handouts, name cards 分發(fā)的印刷品、名片,Before you start 上臺之前,check equipment 檢查供應(yīng)品 plugs and leads 插座和電源 li

37、ght switches 燈光管制 how to use 使用方法 test & set up 測試和裝置 positioning 位置 back - up 支援,Delivery 演說的態(tài)度,practice being comfortable 練習(xí)到 隨意的程度,dont hide 不要隱藏,use bold movements animate 用強調(diào)的動作 有活力的,make your eye contact 用眼部接觸微笑,Delivery 演說的態(tài)度,talk more loudly 說話大聲點 address the corners 向在角落的觀眾稱呼 avoid monotone

38、 避免無變化地說 talk more slowly 說話緩慢點 use pauses 用暫停（間中稍作短暫停頓）,Delivery 演說的態(tài)度,To hold attention 保持注意力 ask questions 詢問問題 take short breaks 采用短暫休息 vary pace 采用不同的進度 use vivid anecdotes 用生動的趣聞軼事,Av. attention span 10 mins. 一般注意力時間為10分鐘。,Delivery 演說的態(tài)度,Read speech 閱讀演講稿 safest 要謹慎地 more polished 更精練的 need re

39、hearsal 需要排演的 lacks spontaneity 缺少自然感,Delivery 演說的態(tài)度,tell stories 講述故事 use word pictures 用生動的描述字句 movement 動態(tài) humour 幽默？ 損rops?“小道具” short (av. time 20 mins) 簡短（大約時間二十分鐘）,Delivery 演說的態(tài)度,Control overhead 控制幻燈展示 Dont block projection 不要擋住投影儀 feed materials one way 擺放材料從一個方向 keep tidy - you may need to

40、 refer back 保持整潔方便你再需要時用,Delivery 演說的態(tài)度,6 8 inches 68 英寸距離 Dont block face 不要阻擋臉部 speak naturally 自然地說話,dont point 不要指點 dont handle, tap or blow 不要處理，輕敲或吹動 check before use 在用之前先檢查 use clip-on, if available 可以的話用夾子夾著,Credibility 可靠性,be honest 表現(xiàn)真誠的 understand viewpoints 明白著眼點 show you are the expert

41、 表現(xiàn)你是那方面的專家 use facts (not too many) 用事實（不要太多） quote authorities 引述權(quán)威的著作 raise questions 提出問題 invite questions 邀請問題,Questions 問題,anticipate 預(yù)計 What you may be asked 你可能被問及到的一些問題 prepare some to ask 準備一些問題,Questions 問題,give timely feedback 給予合時宜的回應(yīng) add interest 加些趣味性 enable reinforcement 提供幫助的物品 allow spontaneity 容許自然發(fā)生的 boost