如何開好團隊會議

1、如何開好團隊會議,主講：,團隊所有最大最高的成本 -內(nèi)耗,思考：為什么要開會呢？,影響團隊激勵士氣,資源共享開發(fā)創(chuàng)意,協(xié)調(diào)矛盾取得共識,傳達政令和資訊,教育訓(xùn)練培養(yǎng)人才,開展有效的溝通,思考：為什么有些人開會效率高,有些人開會效率低呢？,低效率低業(yè)績會議的表現(xiàn),問答：結(jié)合公司的會議現(xiàn)狀，你認為存在哪幾條？,低效能會議的現(xiàn)象與特征,低效率低業(yè)績會議的表現(xiàn),問答：結(jié)合公司的會議現(xiàn)狀，你認為存在哪幾條？,低效能會議的現(xiàn)象與特征,低效率低業(yè)績的會議造就了一個會議高成本的問題,低效能會議的現(xiàn)象與特征,會議的成本分類和計算,直接成本,時間成本,機會成本,設(shè)施租用+場地+布置+差旅+文件服務(wù)等費用,與會人數(shù)

2、會議時長小時薪資三者的乘積,因開會而耽誤的工作效益,乘以這個工作成功的幾率,會議的高成本,低效能會議的現(xiàn)象與特征,低效能會議 效率危機,一個人喋喋不休地講，一群人默默無“聞”地聽,多數(shù)人七嘴八舌地說，少數(shù)人不知所云地聽,管理層臺上開大會，基層臺下開小會,決策表決會跑題，轉(zhuǎn)變成組織擴大會,會議低效率危機的4個特征,低效能會議的現(xiàn)象與特征,有效的會議應(yīng)該是,會而有議,議而有論,行而有果,論而有行,果而有報,執(zhí)行力強的團隊，其團隊會議也一定是高效的。如何才能利用會議，培養(yǎng)團隊做高效和超強的執(zhí)行力呢？從團隊成員的主人翁心態(tài)抓起，尊重團隊成員的意見和建議，讓團隊成員通過會議形成一種合力，最終達成團隊目標(biāo)

3、。,高效會議的7個特征,1.給予尊重、支持、表揚，讓與會者融進會議,主 持 人,與 會 者,尊重：1.不要有偏見 2.有禮貌地仔細地傾聽,支持：1.不要中途打斷或催促 2.對發(fā)言者的講話內(nèi)容表示支持與興趣,表揚：1.及時肯定，如引導(dǎo)大家鼓掌 2.對某人批評前，先對他作一番鼓勵和夸獎,團隊高效會議的7個特征,高效能會議的七個特征,2.大家都可以提問，一起發(fā)現(xiàn)問題,會議是一個集合的載體，通過會議使不同的人、不同的 想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。,會議是一個集思廣益的渠道,團隊高效會議的7個特征,高效能會議的七個特征,團隊高效會議的7個特征,高效能會議的七個特征,2.大家都可以提問，一

4、起發(fā)現(xiàn)問題,團隊高效會議的7個特征,高效能會議的七個特征,2.大家都可以提問，一起發(fā)現(xiàn)問題,團隊高效會議的7個特征,高效能會議的七個特征,2.大家都可以提問，一起發(fā)現(xiàn)問題,3.自由發(fā)言、一問一答，共同分析問題,不予批評,自由鳴放,歡迎大量方案,遵守三個準則,有四條原則,提出自己的案,會議之前準備,會議中自由聯(lián)想,想法說完再評論,確認要討 論的問題,準備 會場,組織 人員,宣布 主題,頭腦 風(fēng)暴法,整理問 題，找出 重點問題,會后 評價,流程,團隊高效會議的7個特征,高效能會議的七個特征,4.圍繞核心討論，針對同一問題,團隊高效會議的7個特征,預(yù)先告知,會議主持人,終止辯論,簡明歸納,高效能會議

5、的七個特征,5.總結(jié)討論內(nèi)容，一起研究方法,注意：相關(guān)決策人必 須在會議現(xiàn)場,總結(jié)討論內(nèi)容時，主持人緊密聯(lián)系以下四項要點：,團隊高效會議的7個特征,高效能會議的七個特征,6.歸納、總結(jié)、點評，考慮每一個團隊成員的意見,“術(shù)業(yè)有專攻”，每個人都有自己擅長的領(lǐng)域，如果僅僅依靠一個人的智慧，考慮問題時難免有所疏漏。通過開會集思廣益，形成對某一問題的多側(cè)面、多角度的全面看法，這樣可以讓組織決策更科學(xué)。,團隊高效會議的7個特征,高效能會議的七個特征,7.百花齊放、百家爭鳴，積極參與討論,不要做自始自終都沒有 發(fā)言的那個人！,積極參與討論是會議對每一位與會人員的要求。無論你是主持人、主講者還是與會者，有技

6、巧、有號召力的講話都能使會議取得成功。,團隊高效會議的7個特征,高效能會議的七個特征,思考：如何舉行高效能會議呢？,首先要考慮的是會議召開的時間，也就是說會議召開的時間必須有利于會議目的的達成。 其次，就是要充分考慮每位與會者都能參加的時間。 把會議安排在與會者都能參加的合適的時間。 提前預(yù)設(shè)一個時間。 是否可以采用電話會議或者網(wǎng)絡(luò)會議的形式，以確保每位與會人員都能按預(yù)定的時間參會。,一. 準確的會議召開、結(jié)束的時間,籌備高效會議的6個要素,高效能會議的舉行,一天中有哪些時間適合開會呢，以下是建議表：,高效能會議的舉行,二. 明確的會議地點、與會人員 開會地點 會議的地理位置； 與會議的內(nèi)容、

7、規(guī)模、級別相稱； 自然條件適宜； 交通的方便； 相對中心；,籌備高效會議的6個要素,高效能會議的舉行,三. 會議所需的相關(guān)設(shè)備 會議相關(guān)的設(shè)備主要有：多媒體投影機、幻燈片、投影儀、錄像機、電視機、數(shù)目監(jiān)視器、電視墻、燈光設(shè)備、攝像機、音響設(shè)備、辦公設(shè)備和其他設(shè)備。,籌備高效會議的6個要素,高效能會議的舉行,四. 與會者明確的分工、責(zé)任 會議的目的，給予了每一位與會者不同的分工及相應(yīng)的責(zé)任。在開會之前，組織者應(yīng)當(dāng)把與會人員的具體分工傳達至每一名與會人員。,籌備高效會議的6個要素,高效能會議的舉行,與會者在積極參與討論的過程中，應(yīng)注意以下幾點： 注意交流方式 真誠待人，以求共識 大膽提出疑問 以理

8、服人、以實服人 避免長篇大論 及時調(diào)整自己的發(fā)言內(nèi)容,籌備高效會議的6個要素,高效能會議的舉行,五. 明確的會議目的和會議議程 會議目的的確定，大致分為以下三步： 1.評估組織目的 2.針對議題列量化指標(biāo) 3.主管領(lǐng)導(dǎo)審批,籌備高效會議的6個要素,高效能會議的舉行,會議議程 會議議程是為完成議題而做出的會議順序計劃，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。明確的會議目的，將有助于會議議程的制定。,籌備高效會議的6個要素,高效能會議的舉行,六. 與會者對會議內(nèi)容的會前了解 第一步：了解會議需求 第二步：擬定自己的發(fā)言稿 第三步，制定相關(guān)文件,高效能會議的舉行,高效會議一定是簡練、有序、流暢

9、、少干擾因素、沒有重復(fù)的會議，遵守8大鐵律是會議議程貫徹、流程有序、質(zhì)量高效的保障，是會議組織者應(yīng)該關(guān)注的重要內(nèi)容。,高效能會議的紀律,1.內(nèi)容相近會議合并，盡可能減少無意義會議2.大會、長會少開，小會簡開3.高成本會議少開、短開，或以其他方式替代4.減少會議參加者，避免無關(guān)人員到會5.與會者先將工作安排好，避免臨時退會6.控制會議時間7.確保會議準時開始和結(jié)束8.要有清晰、準確的會議記錄,高效能會議的紀律,1.內(nèi)容相近會議合并，盡可能減少無意義會議,高效能會議的紀律,直接取消的會議：,按以往經(jīng)驗無法得出會議決議的會,沒有明確的會議目的和會議議程的會,相關(guān)決策人、關(guān)鍵意見人無法到會的會,高效能

10、會議的紀律,2.大會、長會少開，小會簡開,會后總結(jié),會議執(zhí)行,會議分工與準備,會議立項,高效會議第一鐵律：評估會議的必要性,如果議程要求的時間很長，就改成一系列的短時間會議,如果會議時間超過兩小時或者涉及的問題太多時，會議效率下降,3.高成本會議少開、短開，或以其他方式替代,如果有比開會更好的方法就無須舉行會議,如果你是唯一可以作決策的人就無須召開會議,節(jié) 省 會 議 成 本,高效能會議的紀律,4.減少會議參加者，避免無關(guān)人員到會,會議的參與人員，應(yīng)該和會議的議題密切相關(guān),在會議中，可能有幾個議案，某些議案只與部分人相關(guān)，機動的控制會議時間,高效能會議的紀律,5.與會者先將工作安排好，避免臨時

11、退會,合理的安排工作時間，每天留些“機動時間”處理突發(fā)事件,成功的會議不僅需要合格的組織者，還需要優(yōu)秀的參與者,高效能會議的紀律,6.控制會議時間,調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn)，一個半小時是開會的最佳時長，最長不要超過兩個小時，一旦超出兩個小時，大家的精力，反應(yīng)力和注意力就會明顯下降，進而導(dǎo)致會議低效。 確實會議比較長，中間應(yīng)安排時間休息，一般最好不超過15分鐘。,高效能會議的紀律,如何控制會議時間呢？,及時提醒發(fā)言者,控制每一個議題時間,盡量避免討論與會議議題無關(guān)的內(nèi)容,準時召開會議,高效能會議的紀律,6.控制會議時間,7.確保會議準時開始和結(jié)束,提醒或中止過長的發(fā)言,提前檢查會議所需設(shè)備正常運行,選擇合適的日期,需要提前通知,高效