Access教程第6章.ppt

1、第6章 建立報(bào)表,數(shù)據(jù)庫(kù)中的表、查詢(xún)和窗體都有打印的功能，通過(guò)它們可以打印比較簡(jiǎn)單的信息，要打印數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，最好的方式是使用報(bào)表。報(bào)表是Access中專(zhuān)門(mén)用來(lái)統(tǒng)計(jì)、匯總并且整理打印數(shù)據(jù)的一種工具。要打印大量的數(shù)據(jù)或者對(duì)打印的格式要求比較高，則必須使用報(bào)表的形式。用戶(hù)可以利用報(bào)表，有選擇地將數(shù)據(jù)輸出，從中檢索有用信息。Access 2003報(bào)表的功能非常強(qiáng)大，也極易掌握并制作出精致、美觀的專(zhuān)業(yè)性報(bào)表。 本章要點(diǎn) 6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表 6.2 編輯和打印報(bào)表 習(xí)題 6,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,創(chuàng)建報(bào)表與創(chuàng)建窗體的操作有很多類(lèi)似的地方，用戶(hù)可以采取多種方法來(lái)創(chuàng)建報(bào)表。 6.1.1報(bào)表的基本概念

2、 1報(bào)表與窗體 報(bào)表中的大部分內(nèi)容是從表查詢(xún)或SQL語(yǔ)句中獲得的，它們都是報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源。創(chuàng)建和設(shè)計(jì)報(bào)表對(duì)象與創(chuàng)建和設(shè)計(jì)窗體對(duì)象有許多共同之處，兩者之間的所有控件幾乎是可以共用的。它們之間的不同之處在于，報(bào)表不能用來(lái)輸入數(shù)據(jù)，而在窗體中輸入數(shù)據(jù)；報(bào)表只有“設(shè)計(jì)”視圖和“打印預(yù)覽”兩種視圖。 2報(bào)表的組成 下面以“羅斯文”數(shù)據(jù)庫(kù)為例介紹報(bào)表的基本概念。 打開(kāi)“羅斯文”數(shù)據(jù)庫(kù)，在“對(duì)象”列表中單擊“報(bào)表”對(duì)象，如圖6-1-1所示，雙擊“各類(lèi)產(chǎn)品”報(bào)表，可以打開(kāi)它的“打印預(yù)覽”視圖如圖6-1-2所示。,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,圖6-1-1“羅斯文”數(shù)據(jù)庫(kù)的報(bào)表對(duì)象列表 圖6-1-2“各類(lèi)產(chǎn)品”報(bào)表的

3、“打印預(yù)覽”視圖,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,單擊工具欄上的“視圖”按鈕，可以切換到設(shè)計(jì)視圖，如圖6-1-3所示。,由6-1-3中可以看到，報(bào)表在設(shè)計(jì)視圖中由報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、主體、頁(yè)面頁(yè)腳和報(bào)表頁(yè)腳五個(gè)部分組成。,圖6-1-3“各類(lèi)產(chǎn)品”報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,（1）報(bào)表頁(yè)眉只出現(xiàn)在報(bào)表的開(kāi)頭，并且只能在報(bào)表開(kāi)頭出現(xiàn)一次。報(bào)表頁(yè)眉用來(lái)記錄關(guān)于此報(bào)表的一些主題性信息。 （2）頁(yè)面頁(yè)眉只出現(xiàn)在報(bào)表中的每一頁(yè)的頂部，用來(lái)顯示列標(biāo)題等信息。 （3）主體包含報(bào)表的主要數(shù)據(jù)，用來(lái)顯示報(bào)表的基礎(chǔ)表或查詢(xún)的每一條記錄的詳細(xì)信息。 （4）頁(yè)面頁(yè)腳出現(xiàn)在報(bào)表中的每一頁(yè)的底部，可以用來(lái)顯示頁(yè)碼等信息

4、。 （5）報(bào)表頁(yè)腳只在報(bào)表的結(jié)尾處出現(xiàn)，用來(lái)顯示報(bào)表總計(jì)等信息。 6.1.2用向?qū)?chuàng)建報(bào)表 報(bào)表向?qū)橛脩?hù)提供了報(bào)表的基本布局，根據(jù)用戶(hù)的不同需要可以進(jìn)一步對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改。利用報(bào)表向?qū)Э梢允箞?bào)表創(chuàng)建變得更容易。在Access 2003中使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表的具體操作步驟如下。 （1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，單擊“報(bào)表”對(duì)象，在“報(bào)表”對(duì)象窗口中，雙擊“使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表”選項(xiàng)，調(diào)出“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之一，如圖6-1-4所示。 （2）單擊“表/查詢(xún)”下拉列表框右側(cè)的向下箭頭調(diào)出其下拉列表，從中選擇創(chuàng)建窗體所需使用的表和窗體。 （3）在“可用字段”列表框中選擇字段，單擊按鈕，將其添加到右半部分的“選定的字段”

5、列表中，如圖6-1-4所示。,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,（4）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之二，如圖6-1-5所示，選定添加分組級(jí)別以及分組的依據(jù)。分組是為了使生成報(bào)表的層次更加清晰。 （5）在圖6-1-5中，單擊“分組選項(xiàng)”按鈕，調(diào)出“分組間隔”對(duì)話框，如圖6-1-6所示，在這里可以為組級(jí)字段選定分組間隔。單擊“確定”按鈕，返回圖6-1-5報(bào)表向?qū)У姆纸M中。 （6）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之三，如圖6-1-7所示。在“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框窗口中，選擇排序次序，可以選擇一個(gè)或幾個(gè)字段作為排序和匯總的依據(jù)，排序可以選擇升序或降序。,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,圖6-1-4

6、“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之一 圖6-1-5 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之二,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,圖6-1-6 “分組間隔”對(duì)話框 圖6-1-7 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之三,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,（7）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之四，如圖6-1-8所示。在“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框報(bào)表布局方式窗口中，可以確定布局和方向。 （8）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之五，如圖6-1-9所示。在這個(gè)對(duì)話框中確定報(bào)表所用樣式，本例中選擇“組織”樣式。,圖6-1-8 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之四 圖6-1-9 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之五,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,（9）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之

7、六，如圖6-1-10所示，在這個(gè)對(duì)話框中為報(bào)表命名。 （10）單擊“完成”按鈕就可以成功創(chuàng)建報(bào)表，所創(chuàng)建的報(bào)表如圖6-1-11所示。,圖6-1-10 “報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之六 圖6-1-11 用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建的報(bào)表,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,6.1.3使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表 使用報(bào)表向?qū)Э梢院?jiǎn)單、快速地創(chuàng)建報(bào)表，但創(chuàng)建的報(bào)表格式比較單一，有一定的局限性。為了創(chuàng)建具有獨(dú)特風(fēng)格、美觀實(shí)用的報(bào)表，要使用設(shè)計(jì)視圖來(lái)設(shè)計(jì)報(bào)表。 1報(bào)表中控件的種類(lèi) 利用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表主要是向報(bào)表中添加控件。報(bào)表控件通常可分為以下3種。 （1）非結(jié)合控件：與數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)無(wú)關(guān)的控件。 （2）結(jié)合控件：表或查詢(xún)中的數(shù)據(jù)字段。

8、（3）計(jì)算控件：報(bào)表中用于進(jìn)行計(jì)算的控件，例如總計(jì)、小計(jì)等。 2用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表的方法 在Access 2003中用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表的具體操作步驟如下。 （1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，如圖6-1-12所示。雙擊“報(bào)表”“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表”選項(xiàng)，調(diào)出報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，如圖6-1-13所示。,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,由圖6-1-13可以看出，在設(shè)計(jì)視圖窗口中沒(méi)有報(bào)表頁(yè)眉/頁(yè)腳兩個(gè)工作區(qū)，而只有頁(yè)面頁(yè)眉、主體和頁(yè)面頁(yè)腳。,圖6-1-12選擇“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建的報(bào)表”選項(xiàng) 圖6-1-13 設(shè)計(jì)視圖窗口,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,（2）在設(shè)計(jì)視圖窗口中用鼠標(biāo)右鍵單擊這個(gè)窗口，調(diào)出快捷菜單，如圖6-1-14所示

9、。 （3）在彈出的快捷菜單中單擊“報(bào)表頁(yè)眉/頁(yè)腳”菜單命令，出現(xiàn)如圖6-1-15所示的報(bào)表的頁(yè)眉和頁(yè)腳兩部分內(nèi)容。,圖6-1-14 在設(shè)計(jì)視圖窗口中調(diào)出快捷菜單 圖6-1-15 出現(xiàn)頁(yè)眉和頁(yè)腳,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,（4）下面可以根據(jù)需要為報(bào)表添加一些控件，在“報(bào)表頁(yè)眉”和“頁(yè)面頁(yè)眉”中利用工具箱中的“標(biāo)簽”按鈕建立標(biāo)簽，并在標(biāo)簽中輸入文字，在“主體”中用鼠標(biāo)從字段列表框中拖入。結(jié)果如圖6-1-16所示。 （5）單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，可得到如圖6-1-17所示的報(bào)表。,圖6-1-16 在報(bào)表中添加控件 圖6-1-17 完成的報(bào)表,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,6.1.4自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表 如果

10、對(duì)格式要求不高，只需要看到報(bào)表中的數(shù)據(jù)，則可以快速創(chuàng)建一個(gè)簡(jiǎn)單的報(bào)表。使用Access自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表的步驟如下。 （1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，選擇“報(bào)表”對(duì)象。 （2）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，單擊工具欄上的“新建”按鈕，調(diào)出“新建報(bào)表”對(duì)話框，如圖6-1-18所示。 （3）選擇“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：縱欄式”選項(xiàng)，在下面的下拉列表框中選擇數(shù)據(jù)的來(lái)源表。單擊“確定”按鈕，即可完成報(bào)表的創(chuàng)建工作，如圖6-1-19所示。,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,圖6-1-18 “新建報(bào)表”對(duì)話框 圖6-1-19 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,6.1.5 使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建報(bào)表 標(biāo)簽實(shí)際上是一種多列報(bào)表，常常把一條記錄的各個(gè)字段分行排

11、列，因此制作標(biāo)簽一般都是使用多列的方法。具體操作步驟如下。 （1）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中選擇報(bào)表，單擊工具欄上的“新建”按鈕，調(diào)出“新建報(bào)表”對(duì)話框，選擇“標(biāo)簽向?qū)А边x項(xiàng)，在下面的數(shù)據(jù)來(lái)源下拉列表框中選擇“學(xué)生編號(hào)表”，如圖6-1-20所示。 （2）單擊“確定”按鈕，調(diào)出“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之一，如圖6-1-21所示，從中選擇標(biāo)簽的型號(hào)、尺寸和生產(chǎn)廠商。圖6-1-21中選擇了“Avery”廠商和“C6101”型號(hào)的標(biāo)簽。,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,圖6-1-20選擇“標(biāo)簽向?qū)А?圖6-1-21“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之一,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,（3）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之二，如圖6-1-

12、22所示。在該對(duì)話框中，可對(duì)文本外觀的字體、字號(hào)、粗細(xì)及顏色進(jìn)行設(shè)置。 （4）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之三，如圖6-1-23所示。在“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框中，確定標(biāo)簽的顯示內(nèi)容。 （5）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之四，如圖6-1-24所示。在“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框中，可以選擇一個(gè)或多個(gè)字段對(duì)標(biāo)簽進(jìn)行排序。 （6）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之五，如圖6-1-25所示。在“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框中，輸入報(bào)表的名稱(chēng)，同時(shí)選擇“查看標(biāo)簽的打印預(yù)覽”單選鈕。,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,圖6-1-22 “標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之二 圖6-1-23“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之三,6.1

13、創(chuàng) 建 報(bào) 表,圖6-1-24 “標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之四 圖6-1-25“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框之五,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,（7）單擊“完成”按鈕，結(jié)果如圖6-1-26所示。,圖6-1-26用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建的報(bào)表,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,6.1.6 創(chuàng)建有圖表的報(bào)表 Access中的圖表報(bào)表有多種樣式，包括線條圖、餅圖、面積圖等，還有三維圖形。圖表可以是所有數(shù)據(jù)的，也可以是選定的當(dāng)前數(shù)據(jù)的。用戶(hù)可以通過(guò)圖表向?qū)?chuàng)建滿(mǎn)意的圖表。利用向?qū)?chuàng)建圖表的方法如下。 （1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，選擇“報(bào)表”對(duì)象。 （2）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，單擊工具欄上的“新建”按鈕，彈出如圖6-1-27所示的“新建報(bào)表”對(duì)話框。選擇“

14、圖表向?qū)А边x項(xiàng)，并在下面下拉列表框中選擇數(shù)據(jù)源。 （3）單擊“確定”按鈕后，調(diào)出“圖表向?qū)А睂?duì)話框之一，如圖6-1-28所示，在“可用字段”列表中選擇字段，單擊按鈕，將其添加到“用于圖表的字段”列表中。,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,圖6-1-27 選擇“圖表向?qū)А?圖6-1-28“圖表向?qū)А睂?duì)話框之一,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,添加字段時(shí)可以從不同的表中選擇圖表中所需的字段。 （4）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“圖表向?qū)А睂?duì)話框之二，如圖6-1-29所示。在對(duì)話框的左半部選擇圖形樣式，在對(duì)話框的右半部有圖形樣式的說(shuō)明。如圖6-1-29所示選擇三維柱形圖。 （5）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“圖表向?qū)А睂?duì)話框

15、之三，如圖6-1-30所示。選擇數(shù)據(jù)在圖表中的布局方式，對(duì)所選的兩門(mén)課程的分?jǐn)?shù)進(jìn)行求和。,圖6-1-29 “圖表向?qū)А睂?duì)話框之二 圖6-1-30“圖表向?qū)А睂?duì)話框之三,6.1 創(chuàng) 建 報(bào) 表,（6）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“圖表向?qū)А睂?duì)話框之四，如圖6-1-31所示。在文本框中輸入圖表的標(biāo)題，單擊“完成”按鈕，創(chuàng)建的圖表如圖6-1-32所示。,圖6-1-31 “圖表向?qū)А睂?duì)話框之四 圖6-1-32創(chuàng)建的圖表,6.2 編輯和打印報(bào)表,數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄的排序和分組是一項(xiàng)很重要的工作，而這正是報(bào)表的主要功能之一。在打印報(bào)表時(shí)，一般還要對(duì)某個(gè)字段按指定的規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，報(bào)表設(shè)計(jì)完成后就可以打印了。在打印之前

16、還要進(jìn)行報(bào)表的相關(guān)設(shè)置，包括邊距、打印機(jī)和報(bào)表行列等。設(shè)置完成后，可對(duì)報(bào)表進(jìn)行預(yù)覽，對(duì)設(shè)置滿(mǎn)意之后，再進(jìn)行打印。 6.2.1排序和分組 1記錄的排序 在報(bào)表中用戶(hù)根據(jù)實(shí)際需要按指定的字段或表達(dá)式對(duì)記錄進(jìn)行排序，打印報(bào)表時(shí)就會(huì)以指定的順序進(jìn)行打印。對(duì)報(bào)表的記錄進(jìn)行排序的操作步驟如下。 （1）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中單擊“報(bào)表”對(duì)象，然后，選中需要的報(bào)表打開(kāi)它的設(shè)計(jì)視圖。圖6-2-1“排序與分組”對(duì)話框 （2）單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕，調(diào)出“排序與分組”對(duì)話框，如圖6-2-1所示。,6.2 編輯和打印報(bào)表,圖6-2-1“排序與分組”對(duì)話框,6.2 編輯和打印報(bào)表,（3）單擊“字段/表達(dá)式”中的“類(lèi)別

17、名稱(chēng)”字段，單擊其右側(cè)的向下箭頭，出現(xiàn)下拉列表框，從中選擇用于對(duì)記錄進(jìn)行排序的字段名稱(chēng)。 （4）單擊同一行中“排序次序”，單擊其右側(cè)的向下箭頭符號(hào)，出現(xiàn)下拉列表框，從中選擇用于對(duì)記錄進(jìn)行排序是“升序”還是“降序”。 （5）重復(fù)上兩步操作，直到設(shè)置完所有的字段的排序。 在Access 2003中最多可以對(duì)10個(gè)字段進(jìn)行排序，執(zhí)行時(shí)先執(zhí)行第一個(gè)字段的排序，然后再執(zhí)行第二個(gè)字段的排序。排序時(shí)升序的次序是從A到Z或從0到9。 2記錄的分組 在Access 2003的報(bào)表中，可以對(duì)記錄按指定的規(guī)則進(jìn)行分組，分組后的每個(gè)組將顯示該組的概要和匯總信息，在報(bào)表中對(duì)記錄進(jìn)行分組的具體操作步驟如下。 （1）打開(kāi)要

18、分組的報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。 （2）單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕，調(diào)出“排序與分組”對(duì)話框，如圖6-2-1所示。 （3）單擊“字段/表達(dá)式”中的“類(lèi)別名稱(chēng)”字段，單擊其右側(cè)的向下箭頭符號(hào)，出現(xiàn)下拉列表框，從中選擇用于分組的字段名稱(chēng)。,6.2 編輯和打印報(bào)表,（4）單擊“組頁(yè)眉”右側(cè)的向下箭頭符號(hào)，從下拉列表框選擇“是”選項(xiàng)，將“組頁(yè)眉”的屬性設(shè)置為“是”。 （5）用第（4）步的方法將“組頁(yè)腳”的屬性也設(shè)置為“是”。 注意：只有“組頁(yè)眉”和“組頁(yè)腳”的屬性設(shè)置為“是”時(shí)，才可以創(chuàng)建分組。 （6）在“分組形式”下拉列表框中有 “每一個(gè)值”和“前綴字符”兩個(gè)選項(xiàng)，在“組間距”文本框中輸入用于組的字符間

19、隔和數(shù)目，在“保持同頁(yè)”下拉列表框中有 “不”、“整個(gè)組”和“與第一條詳細(xì)記錄”3個(gè)選項(xiàng)，根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置以后關(guān)閉對(duì)話框。 單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，可以查看分組的結(jié)果。圖6-2-2所示為沒(méi)有分組的報(bào)表，圖6-2-3所示為設(shè)置分組后的報(bào)表，其分組的選項(xiàng)設(shè)置是：在“分組形式”下拉列表框中選擇“每一個(gè)值”，在“組間距”文本框中輸入“1”，在“保持同頁(yè)”下拉列表框中選擇“與第一條詳細(xì)記錄”。,6.2 編輯和打印報(bào)表,圖6-2-2沒(méi)有分組的報(bào)表 圖6-2-3有分組的報(bào)表,6.2 編輯和打印報(bào)表,3插入新的分組或排序 在已經(jīng)設(shè)置了分組的報(bào)表中，如果需要插入新的分組或排序字段，可以按下面的步驟操作。

20、 （1）打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。 （2）單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕，調(diào)出“排序與分組”對(duì)話框，如圖6-2-1所示。 （3）單擊空白行中的“字段/表達(dá)式”單元格，單擊出現(xiàn)的向下箭頭符號(hào)可以調(diào)出它的下拉列表框，從中選擇要排序的字段或鍵入一個(gè)新的表達(dá)式。在“排序次序”下拉列表框選擇“升序”還是“降序”。 （4） 如果要改變排序的次序，單擊要改變次序的字段的行選定器，用鼠標(biāo)拖曳到新的位置。 設(shè)置完成后關(guān)閉“排序與分組”對(duì)話框。 4刪除排序或分組的字段或表達(dá)式 如果要取消報(bào)表中的某項(xiàng)排序或分組，可以按下面的步驟操作。 （1）打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。 （2）單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕，調(diào)出“排序與分組

21、”對(duì)話框，如圖6-2-1所示。,6.2 編輯和打印報(bào)表,（3）單擊要?jiǎng)h除的字段或表達(dá)式的行選定器，按Delete鍵，彈出提示對(duì)話框，如圖6-2-4所示。,圖6-2-4要求確認(rèn)刪除分組和排序,6.2 編輯和打印報(bào)表,（4）單擊“是”按鈕確定。 6.2.2在報(bào)表中計(jì)算 在報(bào)表中有時(shí)要對(duì)某個(gè)指定的字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，Access中提供了兩種實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的的方法，一種是在相應(yīng)的表中加入字段，另一種是在報(bào)表輸出打印時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。其中第二種方法得到廣泛應(yīng)用。 1在報(bào)表中添加計(jì)算控件 （1）打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。 （2）單擊工具箱中要作為計(jì)算控件的按鈕，單擊設(shè)計(jì)視圖中要旋轉(zhuǎn)控件的位置。 （3）如果計(jì)算控件是文本

22、框，直接輸入以“”開(kāi)始的表達(dá)式。圖6-2-5在“控件來(lái)源”文本框中輸入表達(dá)式 （4）如果計(jì)算控件不是文本框，則應(yīng)該打開(kāi)該控件的“屬性”對(duì)話框，如圖6-2-5所示，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“控件來(lái)源”文本框中輸入表達(dá)式。 （5）修改新控件的標(biāo)簽名稱(chēng)，將報(bào)表保存。,6.2 編輯和打印報(bào)表,圖6-2-5在“控件來(lái)源”文本框中輸入表達(dá)式,6.2 編輯和打印報(bào)表,2在報(bào)表中計(jì)算記錄的總計(jì)或平均值 在報(bào)表中計(jì)算記錄的總計(jì)或平均值的具體操作步驟如下。 （1）打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。 （2）如果要計(jì)算一組記錄的總計(jì)或平均值，則可以將文本框添加到組頁(yè)眉或組頁(yè)腳中，如果要計(jì)算報(bào)表所有字段的總計(jì)或平均值，則可以將文本框添

23、加到報(bào)表頁(yè)眉或頁(yè)腳中。 （3）打開(kāi)該文本框的“屬性”對(duì)話框，如圖6-2-5所示，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“控件來(lái)源”文本框中輸入Sum函數(shù)計(jì)算總計(jì)值，如果要計(jì)算平均值，則要輸入Avg函數(shù)。 3用“表達(dá)式生成器”輸入函數(shù) 在輸入表達(dá)式時(shí)，如果對(duì)函數(shù)很熟悉，可以在文本框中直接輸入函數(shù)，如果不是很熟悉則可以用“表達(dá)式生成器”來(lái)輸入，具體操作步驟如下。 （1）按照上面所介紹的方法確定輸入函數(shù)的位置。 （2）單擊工具欄上的“生成器”按鈕，調(diào)出“選擇生成器”對(duì)話框，如圖6-2-6所示。 （3）選擇“表達(dá)式生成器”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕，調(diào)出“表達(dá)式生成器”對(duì)話框，如圖6-2-7所示。,6.2 編輯和打印報(bào)表

24、,圖6-2-6“選擇生成器”對(duì)話框 圖6-2-7“表達(dá)式生成器”對(duì)話框,6.2 編輯和打印報(bào)表,（4） 在“表達(dá)式生成器”對(duì)話框左側(cè)的對(duì)象列表框中雙擊“函數(shù)”文件夾，單擊其中的“內(nèi)置函數(shù)”，這時(shí)在中間的列表框中列出了所有的類(lèi)別，在右側(cè)的值列表框中列出了所有函數(shù)。 （5）選中要輸入的函數(shù)雙擊或單擊“粘貼”按鈕。 6.2.3在報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表 子報(bào)表是插入到其他報(bào)表中的報(bào)表。在合并報(bào)表時(shí)，兩個(gè)報(bào)表中的一個(gè)必須是主報(bào)表。 主報(bào)表可以包括任意數(shù)目的子報(bào)表，但最多可以嵌套兩級(jí)子報(bào)表，第一級(jí)子報(bào)表還可以包含任意數(shù)目的子報(bào)表。 1用向?qū)?chuàng)建子報(bào)表 利用向?qū)?chuàng)建子報(bào)表的步驟如下。 （1）在設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)作為主

25、報(bào)表的報(bào)表，例如“學(xué)生成績(jī)表”報(bào)表。 （2）按下工具箱中的“控件向?qū)А惫ぞ摺?（3）單擊工具箱中的“子窗體/子報(bào)表”按鈕，如圖6-2-8所示。 （4）在報(bào)表上單擊需要放置子報(bào)表的插入點(diǎn)，同時(shí)打開(kāi)“子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之一，如圖6-2-9所示，選擇“使用現(xiàn)有的表和查詢(xún)”單選鈕。,6.2 編輯和打印報(bào)表,圖6-2-8 單擊“子窗體/子報(bào)表”按鈕 圖6-2-9“子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之一,6.2 編輯和打印報(bào)表,（5）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之二，如圖6-2-10所示，在“表/查詢(xún)”列表框中選擇“學(xué)生成績(jī)表”，并將所選字段添加到“選定字段”列表中。 （6）單擊“下一步”按鈕，調(diào)出“子報(bào)

26、表向?qū)А睂?duì)話框之三，如圖6-2-11所示，輸入子報(bào)表的名稱(chēng)。,圖6-2-10 “子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之二 圖6-2-11 “子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框之三,6.2 編輯和打印報(bào)表,（7）單擊“完成”按鈕，子報(bào)表添加完畢。 打印預(yù)覽結(jié)果如圖6-2-12所示。 如果不用向?qū)?chuàng)建子報(bào)表，而將一個(gè)已有的子報(bào)表直接添加到已有的主報(bào)表中，可以單擊數(shù)據(jù)庫(kù)窗口的“報(bào)表”選項(xiàng)卡，然后將要作為子報(bào)表的已有報(bào)表直接拖動(dòng)到主報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中，如圖6-2-13所示。,圖6-2-12打印預(yù)覽結(jié)果 圖6-2-13將已有報(bào)表直接拖曳到主報(bào)表,6.2 編輯和打印報(bào)表,2鏈接主報(bào)表和子報(bào)表 將子報(bào)表插入到主報(bào)表時(shí)，如果兩個(gè)報(bào)表基于相關(guān)的表

27、將自動(dòng)鏈接主報(bào)表和子報(bào)表。如果由于某些原因向?qū)](méi)有正確鏈接表，則用戶(hù)可以進(jìn)行如下操作進(jìn)行鏈接。 （1）在設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)主報(bào)表，然后選定子報(bào)表的控件并打開(kāi)“屬性”對(duì)話框。 （2）把子報(bào)表中的鏈接字段名稱(chēng)輸入到“鏈接子字段”文本框中。 6.2.4頁(yè)面設(shè)置 打印的頁(yè)面設(shè)置會(huì)影響報(bào)表的形式，因此在打印之前要進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。 頁(yè)面設(shè)置的操作步驟如下。 （1）單擊“文件”“頁(yè)面設(shè)置” 菜單命令，彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“邊距”選項(xiàng)卡，如圖6-2-14所示。 （2）在“邊距”選項(xiàng)卡中進(jìn)行頁(yè)邊距的設(shè)置。單擊“頁(yè)”選項(xiàng)卡，如圖6-2-15所示，在“頁(yè)”選項(xiàng)卡中進(jìn)行打印方向、紙張和打印機(jī)的設(shè)置。,6.2 編輯和打印報(bào)表,