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文檔簡介

1、科技檔案的整理方法與步驟科技檔案的整理要經(jīng)過分類、組合、案卷和卷內(nèi)文件材料排列、編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂裝盒、編制案卷封面和脊背、編制案卷目錄、入庫上架等九個(gè)步驟。第一步 分類科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四大類,我們旗各單位的科技檔案主要有基建、設(shè)備兩大類,各單位先把科技文件材料按基建、設(shè)備兩大類分開,然后在每個(gè)大類里將科技文件材料按項(xiàng)目歸類?;n案:一般先按工程性質(zhì)或用途分類,之下按具體項(xiàng)目分類。如果項(xiàng)目不是很多的單位,可直接按具體項(xiàng)目分類。設(shè)備檔案:一般先按設(shè)備性質(zhì)或用途分類,之下按設(shè)備型號(hào)分類。如果設(shè)備不是很多的單位,可分到設(shè)備性質(zhì),不必再分下去。特別提示:一個(gè)科技項(xiàng)目

2、的文件材料具有成套性,其他項(xiàng)目的文件材料不能混入??萍柬?xiàng)目的前期文件材料不能歸入文書檔案中,應(yīng)歸入所針對(duì)的項(xiàng)目科技文件材料中。第二步 組合1、基建檔案按形成階段和內(nèi)容分別組卷?;n案一般有依據(jù)性文件(可行性研究、立項(xiàng))、基礎(chǔ)性文件(勘探、測繪、征遷工作、招投標(biāo))、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件和使用、維修、改建、擴(kuò)建文件等不同階段形成的文件?;ㄎ募牧蠑?shù)量多,規(guī)格雜,組卷時(shí)可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷,如竣工圖組一卷或若干卷。若項(xiàng)目較小,材料不是很多,則可幾個(gè)階段的材料組成一卷,應(yīng)視情況靈活掌握。組卷順序:依據(jù)文件(可行性研究、立項(xiàng)、審批)基礎(chǔ)性文件(勘

3、探、測繪、征遷工作、招投標(biāo))設(shè)計(jì)文件施工文件監(jiān)理文件竣工驗(yàn)收文件評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件使用、維修、改建、擴(kuò)建。2、設(shè)備檔案按形成階段和文件內(nèi)容分別組卷。設(shè)備檔案一般有立項(xiàng)審批、購置合同、開箱驗(yàn)收(合格證、說明書、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書等)、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、更新改造等階段和內(nèi)容。組卷時(shí)按文件形成階段、文件內(nèi)容,結(jié)合數(shù)量多少確定組合。小型設(shè)備材料少的,可將文字材料和隨機(jī)文件材料組成一卷。這也應(yīng)視情況靈活掌握。組卷順序:市場調(diào)研立項(xiàng)審批購置合同商務(wù)洽談開箱驗(yàn)收(合格證書、說明書、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書等)安裝調(diào)試驗(yàn)收使用維護(hù)更新改造。第三步 案卷和卷內(nèi)文件材料排列1、基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)(

4、含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì))、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。2、設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。3、卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。4、文字材料和圖紙組在一卷的,應(yīng)文字材料在前,圖樣材料在后。5、有譯文的外文材料譯文在前,原文在后。6、有編號(hào)的圖紙按圖紙編號(hào)排列。第四步 編號(hào)編號(hào)有兩種方式:1、裝訂成卷的,案卷內(nèi)科技文件材料要逐頁編頁號(hào),位置正面在右下角,背面有文字的在左下角。圖樣頁號(hào)編寫在標(biāo)題欄內(nèi)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。成套圖樣或印刷成冊(cè)的科技文件材料,自

5、成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號(hào)。與其他科技文件材料組成一卷的,應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后,將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號(hào),可在備注中注明總頁數(shù)。2、不裝訂的,案卷內(nèi)應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章有檔號(hào)、序號(hào)兩個(gè)欄目。序號(hào):卷內(nèi)科技文件材料的順序。檔號(hào):填寫全宗號(hào)、分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào))、案卷號(hào)。一般各單位的科技檔案不向檔案館移交,檔號(hào)可直接填寫分類號(hào)和案卷號(hào),如設(shè)備檔案檔號(hào)為:S123(一級(jí)類目代號(hào)可采用英文字母如基建用“J”表示、設(shè)備用“S”表示,二級(jí)以下用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,類與類間用間隔號(hào)“”,類與案卷號(hào)間用“”。)第五步 編制卷內(nèi)目錄、備考

6、表卷內(nèi)目錄放在卷內(nèi)文件之前,欄目有序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號(hào)、備注。備考表放在卷內(nèi)文件之后,欄目有說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見號(hào)。互見號(hào)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保存的檔案的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案的載體形式,并用括號(hào)括起。第六步 裝訂裝盒可采用裝訂和不裝訂兩種形式:1、采用裝訂方式的,用檔案部門統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮,將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料和備考表一起裝訂成冊(cè),裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊(cè)后再裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。2、采用不裝訂方式的,可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。特別提示:一個(gè)單位內(nèi)采用裝訂或不裝訂的方法要相對(duì)統(tǒng)一。裝

7、訂或裝盒前,要把圖紙疊成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格A4型,做到大小統(tǒng)一,并且標(biāo)題欄露在右下角。破損的科技文件材料要先修復(fù),案卷內(nèi)的金屬物要去掉。第七步 編制案卷封面、脊背案卷封面的編制:案卷封面印制在卷盒或軟卷皮的正表面。封面項(xiàng)目有標(biāo)題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)、檔案館號(hào)等。特別提示:科技檔案案卷題名“三要素”結(jié)構(gòu):科技項(xiàng)目(工程、設(shè)備)名稱+文件材料的內(nèi)容特征+文中名稱。案卷脊背的編寫:案卷脊背項(xiàng)目有保管期限、檔號(hào)、案卷題名。保管期限填寫永久、長期、短期,也可用色標(biāo)區(qū)分:紅色代表永久、黃色代表長期、藍(lán)色代表短期;檔號(hào)要填寫準(zhǔn)確,案卷題名可視情況填或不填。案卷脊背項(xiàng)目格式也可直接印在卷盒脊背上。

8、第八步 編制案卷目錄科技檔案案卷目錄有檔號(hào)、總登記號(hào)、案卷題名、頁數(shù)、份數(shù)、編制單位、保管期限、密級(jí)、歸檔日期、備注等項(xiàng)目。填寫時(shí)要與案卷封面上內(nèi)容相一致。特別提示:在編制時(shí),要在檔案分類的最低一級(jí)類中按案卷流水號(hào)進(jìn)行登記,如:基建檔案是以一個(gè)工程為單位登記,換一個(gè)工程就要另起一頁開始登記。案卷目錄填寫完畢后,要裝訂成冊(cè),在相關(guān)的案卷目錄頁上用口取紙標(biāo)出科技檔案的類目,以便檢索利用。第九步 入庫上架科技檔案排架按最小類目排列。因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目的科技檔案不是一次完成的,有一個(gè)不斷積累的過程,所以入庫上架時(shí)換個(gè)小類就要另起排列,每個(gè)類后面都要留出相應(yīng)空間,以便存放新增加的檔案??萍紮n案的整理方法一般講

9、,基層檔案部門對(duì)科技檔案的整理,大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個(gè)環(huán)節(jié)。一、分類??萍紮n案分類,就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn),把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次,從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的科技檔案庫藏系統(tǒng)。1、 分類的要求。搞好科技檔案的分類,應(yīng)注意以下幾點(diǎn):(1)科技檔案的分類要遵循同一規(guī)則。在一個(gè)單位內(nèi)部或一個(gè)專業(yè)系統(tǒng),同一種科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。(2)科技檔案分類要遵循效用規(guī)則。即科技檔案分類要適應(yīng)科技檔案及其管理特點(diǎn),追求分類的整體適用效果。也就是說,科技檔案的分類,要符合檔案形成專業(yè)和檔案形成單位科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)。(3)科技檔案分類要

10、遵循排它規(guī)則。即同一級(jí)類目必須互相排斥而不能重合。(4)要編制一個(gè)合理和切實(shí)可行的科技檔案分類方案。分類方案是進(jìn)行科學(xué)分類的依據(jù)性文件,在編制科技檔案分類方案時(shí),要了解和掌握本單位科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn),確定明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法,設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系,形成完整的科技檔案分類方案。2、分類的方法?;鶎訖n案部門對(duì)科技檔案的分類,實(shí)際上是在分類方案的指導(dǎo)下進(jìn)行的??萍紮n案的種類很多,因此可運(yùn)用的分類標(biāo)準(zhǔn)或進(jìn)行分類的方法也是較多的,大體上,科技檔案實(shí)體分類基本是采用對(duì)象分類法和特征分類法兩種方法。對(duì)象分類法就是以一個(gè)實(shí)物對(duì)象的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造等活動(dòng)形成的整套科技檔案為單元進(jìn)行分類的方法,其

11、典型的形式是型號(hào)分類法、工程項(xiàng)目分類法和課題分類法。特征分類法就是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進(jìn)行分類的方法,其典型的形式是專業(yè)特征分類法、時(shí)間特征分類法和地域特征分類法。(1) 工程項(xiàng)目分類法。它適用于對(duì)基本建設(shè)工程檔案的分類,就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi),以工程項(xiàng)目為分類單元,劃分科技檔案的類別。(2) 型號(hào)分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類,就是以各個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元,劃分科技檔案的類別。(3) 課題分類法。適用于對(duì)科研檔案的分類,以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類單元,劃分科技檔案的類別。(4) 專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類別。(5) 地域特征分

12、類法。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。(6) 時(shí)間特征分類法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間特征劃分科技檔案的類別。以上幾種基本方法,在實(shí)際應(yīng)用時(shí),可根據(jù)具體情況,結(jié)合其中幾種靈活運(yùn)用。基本建設(shè)檔案的分類,具體到不同單位和不同基建項(xiàng)目,其檔案主要有性質(zhì)工程項(xiàng)目分類法、流域工程項(xiàng)目分類法。產(chǎn)品檔案的分類,由于產(chǎn)品種類繁多,各種產(chǎn)品代號(hào)也不盡相同,因此在型號(hào)分類法的基礎(chǔ)上,派生出許多具體分類方法,比較常用的有使用性質(zhì)型號(hào)分類法、系列型號(hào)分類法、年度紗號(hào)分類法。設(shè)備檔案的分類,根據(jù)組織形式和設(shè)備類型的不同,設(shè)備檔案具體的分類主要有性質(zhì)型號(hào)分類法、工序型號(hào)分類法??蒲袡n案的分類方法主要

13、有學(xué)科課題分類法、專業(yè)課題分類法。二、案卷組織與排列案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密級(jí)相同的科技文件的最小集合體??萍嘉募g的聯(lián)系是多方面的,因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下,組織案卷的方法應(yīng)當(dāng)與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種:按結(jié)構(gòu)組織案卷、按子項(xiàng)或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專業(yè)組織案卷、按問題組織案卷、按名稱或文件性質(zhì)組織案卷。此項(xiàng)工作應(yīng)由有關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門承擔(dān),檔案部門協(xié)助、指導(dǎo)。案卷內(nèi)科技文件的排列應(yīng)注意以下幾點(diǎn):1、圖樣材料的排列。有兩種情況:一是對(duì)于有圖樣目錄的圖紙,可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列;二是對(duì)于沒有圖樣目錄的圖紙

14、,可以按總體與局部的關(guān)系排列。2、文字材料的排列??梢园粗匾潭扰帕?,可以按時(shí)間順序排列。3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前,圖樣材料在后。三、案卷編目案卷編目,是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務(wù)部門隨同組織案卷一并進(jìn)行的,是科技文件整理工作的一項(xiàng)內(nèi)容,基層科技檔案部門應(yīng)協(xié)助和指導(dǎo)科技業(yè)務(wù)部門做好案卷編目工作。案卷編目,是以案卷為對(duì)象,通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果,揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。其內(nèi)容有:編頁號(hào)、填制案卷內(nèi)科技文件目錄,填寫備考表,填制案卷封面和脊背標(biāo)簽。1、 編頁號(hào)。為案卷內(nèi)每頁文件編制順序號(hào),以便固定案卷內(nèi)科技文件的順序,便于確切統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量,有

15、助于保護(hù)和查找使用。其方法是:1)凡是有書寫內(nèi)容的頁面,都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁標(biāo)注;2)單面書寫的文件在右下角編號(hào),雙面書寫的文件,正面在右下角編號(hào),背面在左下角編號(hào);3)卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號(hào)。某些科技文件,如成套圖樣、說明書、計(jì)算書等,在編制時(shí)已有頁號(hào),不必另行編號(hào)。只有在案卷內(nèi)科技文件沒有統(tǒng)一順序號(hào),或者編號(hào)順序不連貫,或者排列次序不連貫,或者排列次序有了變動(dòng)及出現(xiàn)差誤時(shí),才需要編頁號(hào)或重新編頁號(hào)。2、 填制卷內(nèi)科技文件目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄,是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。它對(duì)于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料,一般在編制時(shí)就

16、有圖樣目錄或文件目錄,編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時(shí)沒有編制目錄,或原有目錄不適用時(shí),則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄,其項(xiàng)目有:序號(hào),指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號(hào);題名,指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題(全稱);編號(hào),指該份文字材料的文件號(hào)或圖樣的圖號(hào);責(zé)任者,指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個(gè)人的姓名;日期,指該份文字材料圖樣的編制日期;以及備注和頁次。3、 填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對(duì)于案卷的保管和使用,乃至鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用。備考表的項(xiàng)目主要包括兩個(gè)部分:一部分是對(duì)組織案卷時(shí),卷內(nèi)

17、科技文件基本情況的有關(guān)記載和說明,如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載,以及歸檔單位或案卷組織者對(duì)卷內(nèi)科技文件完整、準(zhǔn)確情況的說明。這部分內(nèi)容是由有關(guān)的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后,在科技檔案管理工作過程中,對(duì)有關(guān)該案卷變化情況的記載和說明。這部分內(nèi)容由科技檔案部門的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫。備考表排列在案卷內(nèi)科技文件的尾頁之后。4、 填制案卷封面。案卷封面,是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)科技文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。同時(shí),它又對(duì)案卷內(nèi)的科技文件起著保護(hù)作用,封面編制的質(zhì)量和水平,將直接影響到對(duì)科技檔案著錄和檢索工具的編制,關(guān)系到科技檔案的管理和開發(fā)利用。所以,填制案卷封面在案卷編目中是一項(xiàng)

18、重要內(nèi)容。封面的內(nèi)容項(xiàng)目,主要由3部分組成。1)案卷題名。又稱案卷標(biāo)題,是案卷內(nèi)科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征,是直接指引和幫助利用科技檔案的向?qū)?。案卷題名在結(jié)構(gòu)上一般由3個(gè)部分組成:一是項(xiàng)目名稱,即案卷內(nèi)科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設(shè)備等的名稱。二是案卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容特征,如機(jī)械產(chǎn)品某組成部分(結(jié)構(gòu)特征),工程設(shè)計(jì)某設(shè)計(jì)階段(階段特征)或某專業(yè)(專業(yè)特征)的科技文件,等等。三是科技文件名稱特征,如圖樣、說明書、計(jì)算書、實(shí)驗(yàn)記錄、成果報(bào)告等。擬定案卷題名,要注意概括性,做到文字簡練,表達(dá)準(zhǔn)確,不可繁雜冗長,防止卷內(nèi)科技文件名稱和簡單羅列;同時(shí)要注意完整性,能夠恰當(dāng)?shù)亟沂景?/p>

19、卷的內(nèi)容和成分,避免不適當(dāng)?shù)暮喕?)案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目。這一部分包括:編制單位(責(zé)任者),指案卷內(nèi)科技文件是由何人、何部門編制的;編制日期,指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期;保管期限,填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限;密級(jí),根據(jù)保密規(guī)定填寫。3)檔號(hào)項(xiàng)。包括檔號(hào),即本案卷的科技檔案號(hào),由分類號(hào)和案卷排列順序號(hào)組成;檔案館(室)號(hào),填寫國家給定的本檔案館(室)的編號(hào);縮微號(hào),填寫縮微時(shí)給定的本案卷的編號(hào)。需要說明的是,在編制檔號(hào)時(shí),首先要編制同科技檔案分類有關(guān)的代字、代號(hào)表,然后進(jìn)行具體編制。如某單位基建檔案號(hào):j23案卷順序號(hào)建筑項(xiàng)目代號(hào)基建檔案代號(hào)分類號(hào)5、編制案卷脊背標(biāo)簽。脊背標(biāo)簽,是管理和

20、使用案卷的必備工具,其項(xiàng)目有案卷題名和檔案號(hào)。愛人者,人恒愛之;敬人者,人恒敬之;寬以濟(jì)猛,猛以濟(jì)寬,政是以和。將軍額上能跑馬,宰相肚里能撐船。最高貴的復(fù)仇是寬容。有時(shí)寬容引起的道德震動(dòng)比懲罰更強(qiáng)烈。君子賢而能容罷,知而能容愚,博而能容淺,粹而能容雜。寬容就是忘卻,人人都有痛苦,都有傷疤,動(dòng)輒去揭,便添新創(chuàng),舊痕新傷難愈合,忘記昨日的是非,忘記別人先前對(duì)自己的指責(zé)和謾罵,時(shí)間是良好的止痛劑,學(xué)會(huì)忘卻,生活才有陽光,才有歡樂。不要輕易放棄感情,誰都會(huì)心疼;不要沖動(dòng)下做決定,會(huì)后悔一生。也許只一句分手,就再也不見;也許只一次主動(dòng),就能挽回遺憾。世界上沒有不爭吵的感情,只有不肯包容的心靈;生活中沒有

21、不會(huì)生氣的人,只有不知原諒的心。感情不是游戲,誰也傷不起;人心不是鋼鐵,誰也疼不起。好緣分,憑的就是真心真意;真感情,要的就是不離不棄。愛你的人,舍不得傷你;傷你的人,并不愛你。你在別人心里重不重要,自己可以感覺到。所謂華麗的轉(zhuǎn)身,都有旁人看不懂的情深。人在旅途,肯陪你一程的人很多,能陪你一生的人卻很少。誰在默默的等待,誰又從未走遠(yuǎn),誰能為你一直都在?這世上,別指望人人都對(duì)你好,對(duì)你好的人一輩子也不會(huì)遇到幾個(gè)。人心只有一顆,能放在心上的人畢竟不多;感情就那么一塊,心里一直裝著你其實(shí)是難得。動(dòng)了真情,情才會(huì)最難割;付出真心,心才會(huì)最難舍。你在誰面前最蠢,就是最愛誰。其實(shí)戀愛就這么簡單,會(huì)讓你智商下降,完全變了性格,越來越不果斷。所以啊,不管你有多聰明,多有手段,多富有攻擊性,真的愛上人時(shí),就一點(diǎn)也用不上。這件事情告訴我們。誰在你面前很聰明,很有手段,誰就真的不愛你呀。遇到你之前,我以為愛是驚天動(dòng)地,愛是轟轟烈烈抵死纏綿;我以為愛是蕩氣回腸,愛是熱血沸騰幸福滿滿。我以為愛是窒息瘋狂,愛是炙熱的火炭?;橐錾顮渴肿哌^酸甜苦辣溫馨與艱難,我開始懂得愛是經(jīng)得起平淡。愛人者,人恒愛之;敬人者,人恒敬之;寬以濟(jì)猛,猛以濟(jì)寬,政是以和。將軍額上能跑馬,宰相

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