合同檔案管理制度2012619打印版

1、精選合 同 檔 案 管 理 制 度.目錄第一條 合同檔案管理目的 2第二條 合同檔案管理范圍 2第三條 檔案管理職責(zé) 2第四條 合同檔案的移交 2第五條 合同檔案的保管期限 2第六條 合同檔案管理辦法 3第七條 合同檔案的鑒定與銷毀 3第八條 罰則 4第九條 附則 4附件一： 合同檔案交接清單附件二： 合同檔案借閱登記表附件三： 合同檔案銷毀清單 第一條、合同檔案管理目的為了規(guī)范合同檔案管理工作并保證合同檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。二、合同檔案管理范圍本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司（廣州

2、市精都實(shí)業(yè)有限公司、廣州市精都實(shí)業(yè)有限公司白云分公司、廣州五號(hào)停機(jī)坪商業(yè)經(jīng)營(yíng)管理有限公司）在經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中形成的各種協(xié)議、合同文本、各類公函、通知（包括但不限于協(xié)議或合同的附件、對(duì)方加蓋紅章五證）等。三、檔案管理職責(zé) 法務(wù)部負(fù)責(zé)公司合同檔案的管理工作，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)重視本部門內(nèi)部的檔案管理工作，并積極配合法務(wù)部的合同檔案管理工作。法務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理檔案管理部門應(yīng)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性進(jìn)行分析，保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料，能夠

3、準(zhǔn)確、有力地反映其合法權(quán)益檔案管理部門應(yīng)定期檢查合同的辦理情況，對(duì)辦理完畢的新合同或補(bǔ)充協(xié)議等及時(shí)歸檔，清理遺漏的合同材料，對(duì)有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)督促合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作，明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，從而使合同檔案及時(shí)、完整地歸檔檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)及時(shí)的收集相關(guān)資料，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失每半年對(duì)合同文檔進(jìn)行清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單合同文檔的保存條件：防

4、火，防潮四、合同檔案的移交1、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在簽署合同后的當(dāng)日將合同原件、合同會(huì)審表原件、呈批件（包括但不限于活動(dòng)呈批件、商鋪?zhàn)赓U條件審批表）原件、對(duì)方加蓋公章證件（包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、國(guó)稅證、地稅證、法定代表人身份證）各1份（如合同為委托代表人簽字，需提供授權(quán)委托書原件及委托代表人身份證復(fù)印件各1份）移交合同檔案管理部門；如相關(guān)證件無法當(dāng)日移交的，各經(jīng)辦部門最遲應(yīng)在合同簽署后的一個(gè)星期內(nèi)移交。2、合同移交時(shí)，負(fù)責(zé)合同檔案管理工作的人員應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)清，并與各業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人員簽署“合同檔案交接清單”(該合同檔案交接清單應(yīng)一式二份，經(jīng)辦部門與法務(wù)部各執(zhí)一份)，由合同檔案管理部門保管的

5、“合同交接清單”應(yīng)與合同共同歸檔。3、合同履行完畢后，各經(jīng)辦部門需將該合同項(xiàng)目所涉及的所有技術(shù)資料匯總成冊(cè)，經(jīng)各部門經(jīng)理鑒定后，具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的技術(shù)資料向合同檔案管理部門移交存檔。五、合同檔案的保管期限1、合同檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期為15年以上；短期為15年以下，三年以上。2、確定合同檔案保管期限的原則：（1）、凡是對(duì)公司影響重大或具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的合同檔案，列為永久保管；（2）、凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有影響或有考察利用價(jià)值的合同檔案，列為長(zhǎng)期保管；（3）、凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有影響或有考察利用價(jià)值的合同檔案，列為短期保管。六、合同檔案管理辦法1、合同檔案以年代并按部門

6、進(jìn)行分類編號(hào)。2、各部門因工作需要，借閱本部門的合同檔案（包括合同及相關(guān)證件）需填寫“合同檔案借閱登記表”，并經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借出。3、公司各部門借閱非本部門的合同檔案需填寫“合同檔案借閱登記表”，并經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理的共同批準(zhǔn)后，方可借出。4、借閱人不得泄密、涂改、偽造、拆散、撕毀、轉(zhuǎn)借、復(fù)印合同檔案材料，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借、復(fù)印的，需經(jīng)總經(jīng)理的批準(zhǔn)。5、借閱的合同檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過三天。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間的，需由合同檔案管理部門負(fù)責(zé)任人批準(zhǔn)。6、借閱人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管，不得遺失。七、合同檔案的鑒定與銷毀1、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)本

7、部門的合同進(jìn)行鑒定，對(duì)于合同期限已屆滿的合同應(yīng)及時(shí)以書面的形式匯總到合同檔案管理部門。原則上各業(yè)務(wù)部門應(yīng)每半年進(jìn)行一次匯總。2、合同檔案管理部門定期對(duì)所保存的合同檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保存期限已滿的合同檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。3、檔案鑒定工作由合同檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，有關(guān)部門參加組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的合同檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。4、合同檔案鑒定小組審定，并經(jīng)總經(jīng)理及董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可銷毀。5、銷毀合同檔案的，需在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，且應(yīng)有兩名以上的監(jiān)督人員在場(chǎng)并在“合同檔案銷毀清單”上簽字。八、罰則1、公司各部門及各經(jīng)辦人員無故延期或不交合同檔案（包括但不限于合同），經(jīng)合同檔案管理部門催

8、交后，經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員仍拖延移交的，責(zé)令經(jīng)辦人員及經(jīng)辦部門領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查，并予以公司內(nèi)部通報(bào)批評(píng)。2、所有員工違反本制度第六條第四款之規(guī)定，泄密、涂改、偽造、拆散、撕毀及未經(jīng)同意轉(zhuǎn)借、復(fù)印合同檔案的，視具體情況要求其部門領(lǐng)導(dǎo)及當(dāng)事人出具書面檢查并予以公司內(nèi)部通報(bào)批評(píng)；如造成惡劣后果的，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。3、所有員工違反本制度第六條第五款之規(guī)定，未在規(guī)定的借閱期限歸還合同檔案的，限期歸還，并責(zé)令其出具書面檢查。4、所有員工違反本制度第六條第六款之規(guī)定，遺失合同檔案的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告，并在公司內(nèi)部予以通報(bào)批評(píng)；如因遺失合同檔案，泄露公司商業(yè)秘密的，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任（包括書面檢查