會議管理_現(xiàn)代企業(yè)成本會議管理

目 錄引 言2第1章 有效利用會議21.1你需要開會嗎？21.2明確會議的目的31.3非正式會議41.4正式會議51.5革新中的交流方式61.6會議類型71.7不要離題8第2章 準備會議102.1邀請與會者102.2準備議程112.3確定地點122.4安排座位152.5準備會議用品17第3章 出席會議183.1積極參與183.2外表與講話193.3傾聽發(fā)言203.4處理問題213.5做備忘錄23評估與會技巧24第4章 主持會議244.1了解職責254.2研究出席者264.3掌握會議節(jié)奏274.4控制會議284.5維持秩序304.6結(jié)束會議324.7運用正規(guī)程序344.8解決正式會議上的問題36主持能力自測37會議管理若想成功地管理會議，你要學習這些技巧：從構(gòu)劃和準備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面。會議管理不僅教你全面主持會議以及充分參與會議，而且為你提供實用方法使會議達到預定目的。生動有力的提示幫助你處理實際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會議管理技巧，從而使你大大提高管理會議的效率及果斷性。蒂姆欣德爾（Tim Hindle）是倫敦商業(yè)語言咨詢機構(gòu)“Working Words”的創(chuàng)建人。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中包括袖珍經(jīng)理手冊、袖珍MBA和袖珍金融手冊、1979年以來一直是經(jīng)濟學家雜志的撰稿人，1994-1996年任歐洲商務雜志的編輯。引 言會議商務的一個重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬次會議，會議管理會幫助你不論是作為出席會議的與會者，或者是會議的主席提高這些會議的效果和效率。不論是正式會議還是非正式會議，本書將提供給你相關(guān)的各種實用建議，例如如何作好基本的準備，如何進行恰當?shù)淖话才?，如何保持預定計劃，如何結(jié)束仁義等。散見于全書的101個簡明的提示將進一步為你達到目的提供重要信息。自我評估練習使你能系統(tǒng)地評估你的進步及明確以后的努力方向。如果你能不斷地應用本書所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會議。第1章 有效利用會議開會要花費寶貴的時間和金錢，因此只有在必要時才召開會議，并確保會議簡短而富有建設(shè)性。1.1你需要開會嗎？大多數(shù)經(jīng)理人員對花費在開會上的時間之多感到有壓力?？墒蔷烤褂卸嗌贂h能真正解決問題？如果你考慮過會議真正的代價，你安排和出席的會議就會少得多。1.1.1定義會議商業(yè)會議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。幾個同事在走廊里偶然相遇，也可以說是一個會議。然而，大多數(shù)工作會議比較正式，有預先確定的時間和地點。這些會議可以是與高級經(jīng)理、同事或客戶一對一的會議，但通常有兩人以上參加。典型的會議有一個明確的目標，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預先在與會者中傳閱。1.1.2考慮成本成功的會議通過將合適的人聚集在一起，使其共同為某個目標貢獻他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時間和金錢。然而，有許多會議沒有必要召開，例如小組會議。開始時小組會議曾有一個明確的目標，然而后來成為一個慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一下的機會。殊不知這是一種代價昂貴的奢侈。任何會議最大的成本通常是與會者的時間從閱讀議程，準備材料，到出席會議。如果與會者還需長途施行，這個時間也必須計算在內(nèi)。最后還有“機會成本”，即這些與會者若不出席會議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價值？召集會議之前，必須考慮所有這些成本。1.1.3把成本加起來要計算出一個會議的總成本，首先計算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。另外還需計算召開會議每小時所需的雜項支出，如房租。兩項之和是會議每小時的成本。會議達成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達到同樣的效果。1.1.4正在舉行會議一個部門的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開會，以解決一個問題。他們的年薪合計英鎊，年管理費合計英鎊，另外還有各種雜項費用。按此計算，這個會議每小時的費用是178英鎊。銷售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補充信息銷售代表提出報告董事總經(jīng)理主持會議銷售總監(jiān)向銷售團隊提出問題秘書作記錄1.2明確會議的目的可以為許多不同的原因召開會議，主席和與會者必須預先明了確切目的，這樣才能使會議取得成功。小提示1：從一開始就要明確會議目的小提示2：如果不開會也能解決問題，就取消會議。1.2.1考慮目的大多數(shù)會議的目的屬于下列幾種之一。要預先決定所要召開會議的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會者明了。 透露住處信息或提供意見； 發(fā)布指示； 提出申訴和仲裁； 做出決定或貫徹決定 激發(fā)創(chuàng)意； 提了建議，進行討論，并做出最終決定；1.2.2考慮細節(jié)如果你已決定一個會議的主題，就可開始考慮其他細節(jié)。想一下這個會議要開多長，哪幾個問題需要講座以及必須分配給每個問題的時間是多少。注意留點時間用于委派任務，也留點時間給予會間休息及會議總結(jié)。一定要安排好會議，以確保恰恰相反當?shù)?、有必要?quán)威性的與會者能夠出席。如果他們不能來，那就重新安排一個更合適的時間。對于例行會議，應每隔一段時間檢查一下這些會議是否仍符合一個實用目的而不是浪費時間。1.2.3自我提問Q每個人都明確開會的目的嗎？Q是否需要每個人都出席整個會議？Q是否有比開會更好的方法不提出問題？Q是否有其他人，他通常不出席你的會議，但可能會在這一次會議上提出有益的意見？Q使用各種視覺輔助手段是否有利于會議？1.2.4評估個人的目的無論你主持會議或者只是出席會議，應事先考慮會議規(guī)定的目標以及你的個人目標，例如，你可能對議程式上的某些項目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果，然后可以開始做相應的準備。另一個需要考慮的問題是你能否減少花費在會議上的時間。如果你不需要參加整個會議并已決定只出席其中的一部分，則應預先通知會議主席。1.2.5保密事宜如果會上要講座保密事宜，應讓全體與會者在會議的開始階段就知道，因為這會影響與會者的態(tài)度。所有保密事項需要恰當?shù)靥幚聿⑶以跁獬鰬@得足夠的重視。如果議和內(nèi)兼有機密和非機密的事項，則應預先確保全體與會者明白每個項目相應的情況。小提示3：仔細考慮什么能促進會議成功舉行，什么會使會議失敗。1.2.6強調(diào)目標如果你主持會議，在會議開始時做飯就要概述這個會議的目的和目標，這樣就能使全體與會者在整個會議期間都能牢記不忘。提醒與會者何時必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，并且如果他們偏離這點提醒他們注意分配給每個問題的討論時間。如果你僅是會議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項作好了充分的準備。小提示4：考慮一下，如果一個例行會議沒有如期舉行，會有什么后果。1.2.7你的重要途徑目的未明確，你就無法確定需要舉行哪種會議。首先確定會議的目的及需花時間，然后邀請與會者。確定會議目的 決定會議需要多少時間 保證有關(guān)人員出席1.3非正式會議非正會議可以有多種不同的形式，并且可以采取討論會的形式。非正式會會議無論是偶然進行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來的，都提供了一些機會來簡單地解決問題。小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場可能會妨礙討論。小提示6：要遠離你的辦公室召開會議，這樣你就可以輕易地離開會議。1.3.1布置環(huán)境盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會者感覺不 服，或者要他們在開放式的辦公室里討論一項保密事宜，那么就很難進行富有成效討論。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。1.3.2解決問題利用一個臨時的會面，例如與同事在走廊里交談，立刻解決一個問題。1.3.3臨時會議只有簡短的通知并且是順便或立即召集的會議，稱為“臨時會議”。這些臨時會議對于坦誠地討論問題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。不多于三至四人參加的臨時會議在解決一些小問題時具有最佳效果。另外，可以利用臨界時會議發(fā)布緊急通告。在同事之間，臨時會議傾向于以非正式的語言風格和輕松的身體語言為特征。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會議中理解其他人的反應。注意面部表情：因為與會者可能走神，他們的面部表情會真實地告訴做你這一點。1.3.4小型非正式會議策劃小型非正式會議是為了通過討論不解決問題，提供反饋，因此與臨時會議不同，它應該有準備的時間。即使舉行一個只有二三個人參加的小型非正式會議，也要記住會議的目的和時間限制。恰當?shù)乜刂茣h，你就能讓主要的事情進行下去，并且能使與會者之間進行坦誠的討論。通過保持目光接觸這種身體語言中具有表達性的方式，來鼓勵與會者。1.3.5討論爭議如果你在領(lǐng)導一次討論，你一定要多多運用大量鼓勵性的目光接觸，來幫助你保持對會議的控制。1.3.6交流思想小型的頭腦風暴會議是一個分享創(chuàng)意的良好論壇。如果你正在主持一個頭腦風暴會議，安排專人記下與會者提出的想法，這種書面記錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。1.3.7頭腦風暴會議利用非正式的頭腦風暴會議來產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問題。為了得到最好的效果，事先說明會議的目的和時間限制，以便與會者能有所準備。由一小群各具特長的人參與的頭腦風暴會議最為有效，所以必須要求每個人輪流發(fā)言。會議期間避免評論或批評任何想法，因為這會妨礙提出建議；會后再判斷這些想法的可行性。1.4正式會議不同類型的正式會議都有不同的程序規(guī)則。一些會議，如年度全休會議，必須依法召開；其他的會議則是自定的，是為了做出一個特殊的決定或討論一個問題而召開。小提示7：讓自己熟悉各種正式會議的程序。1.4.1正式會議會議類型特點會議類型特點董事會會議由公司的董事們參加董事會通常由董事組成。有些國家的法律規(guī)定董事會必須共同行使權(quán)力。董事會通常定期召開會議，也許一個月一次，來討論公司事務。會議通常在董事會的會議室舉行這是一個設(shè)有一張大桌子的正式場合。董事會會議由董事會主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來的大會在大會上，通常就一個主題作幾個報告。有些大會對公眾開放，另一些只限某些人參加，如公司雇員。這類會議適用于大量人員在短時期內(nèi)交流信息雖然有時發(fā)言人會留有“回答提問”這一段時間，借鑒于大會的規(guī)模，計論和聽眾參與是很有限的。常務委員會會議常務委員會是公司董事會下屬的一個小組，它可能是對經(jīng)常性的事情負責，如一位總經(jīng)理的薪金和業(yè)績的年度評審。常務委員會定期召開會議來履行授權(quán)給它的任務。公司董事會可以授權(quán)常務委員會代為采取行動。常務委員會要先向公司董事會報告，然后采取必要的行動。外部會議一個外部會議包括某個組織內(nèi)的一群人和組織外的另一群人，例如來訪的行業(yè)工會談判代表。在外部會議上，保守機密是一個重要問題。與會者應仔細思考哪些信息必須保密；為了達到目的哪些信息可以在會上披露。外部會議可以在中立地點進行。專門委員會會議公司董事會可以建立一個專門委員會，研究一個需要特別注意的問題。與整個董事會相比，這個小組會更加頻繁地召開會議。必要時，專門委員會可以開會討論專業(yè)性特別強的特殊問題，或詳細分析復雜問題。許多公司董事會發(fā)現(xiàn)難以在一個月內(nèi)召開一次以上的會議，而專門委員會可以定期召開會議，而且只涉及必要的人員。年會（AGM）年會一年一次，常常是規(guī)定的，召集公司董事與股東討論過去一年的事務和未來的計劃。年會允許股東向公司董事提問，并要求他們京公司的業(yè)績做出解釋。董事們利用這個機會尋求年度決算的批準，重新任命審計師，并討論未來的計劃和策略。公眾會議公眾會議對任何人都開放。這種討論的形式可被地方政府或私人活動小組所采用，用來與公眾討論各類事項，或為公司所采用，以討論未來的發(fā)展。所有的成員被邀請出席公眾會議。通常事先在當?shù)厣缃恢行?、公共圖書館及地方報紙或雜志上通告。公眾會議的議程通常只有一項供討論的主要議題。臨時股東大會（EGM）如果為了立該采取行動而需獲得股東的批準，則可召開臨時股東大會。臨時股東大會可以在兩次年會之間的任何時候召開。應提前一些時間向股東們發(fā)出臨時股東大會的通知，提前多少時間則隨國家而異。臨時股東大會的操作規(guī)則通常與年會一樣。1.4.2遵守規(guī)則管理正式會議的規(guī)則可能是復雜的，并且隨國家和組織的不同而異。規(guī)則能決定會前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會者的權(quán)利，表決工作應當遵循的程序。如你參加一個正式會議，應事先了解應當遵循的一些規(guī)則。小提示8：注意正式會議中的一切法律要求。1.5革新中的交流方式計算機和通訊技術(shù)（統(tǒng)稱為信息技術(shù)，或IT）的快速發(fā)展，使面對面的會議數(shù)量大大減少。你可利用這些高科技工具減少出席會議的時間。小提示9：在會議前，打電話給與會者，讓他集中到議題上來。小提示10：對信息要有選擇性地吸取，避免信息超載。1.5.1虛擬通訊數(shù)字技術(shù)正在革新交換信息的傳統(tǒng)方法，大大減少了旅行的必要性。電話會議、實時視頻在線會議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對面的會議。在召集各地人員開會之前，考慮以上這些選擇。1.5.2視頻會議現(xiàn)在，利用實時音頻和視頻連接的視頻會議是一種被廣泛應用的、對用戶友好程度正在提高的開會方法。假如你那里已具備這種技術(shù)，你可以利用這類會議，像電話會議，聯(lián)絡在世界各地的人。視頻會議的優(yōu)點是能顯示身體語言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素。小提示11：組織和舉行電話會議時，考慮世界各地的時差。出席視頻會議將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來，為你所用。例如，讓無法來會議現(xiàn)場的代表通過視頻設(shè)備來出席會議。小提示12：通過設(shè)定一個時間限制來優(yōu)化在線會議。小提示13：當你在電話會議中發(fā)表講話時，不斷重復你的姓名。1.5.3文化差異 跨文化商務交流中的常見障礙包括語言的不同、時區(qū)差異和國與國之間旅行時間的不同，以及文化期望的不同。然而信息技術(shù)正使得這些困難減?。弘娮余]件提供一種現(xiàn)成的通訊渠道而與地點和時區(qū)無關(guān)。英語的廣泛使用，會在正式交往中妨礙其母語不是英語的發(fā)言者，在電子郵件中這就是一個小問題了，因為發(fā)送的信息是相對簡短并且是非正式的，較少需要熟練的語言運用。1.5.4電子郵件電子郵件（e-mail）可使你以很快的速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息。這相當于另一種形式的會議延續(xù)幾天甚至幾星期，因為與會者聚在一個“虛擬的”會議地點評論當前的議題和問題，或者討論一些事情。在組織之內(nèi),電子郵件能使來自不同部門和不同地點的大量雇員代表參加討論，而不會遇到真實會議中的麻煩和花費。然而非必要的信息會快速地積累。盡量保持全部信息簡短扼要_這將有助于限制“會議的議程。有效的聯(lián)系視頻會議讓你們充分交流，即使在你們不能見面時。首先準備好設(shè)備，包括書面材料和整套身體語言。1.6會議類型有多種類型的會議-正式的和非正式的，每一種類型適合于一種特定的目的，因此在你開始安排會議和通知與會者之前，決定哪種類型的會議最能達到你和目的。小提示14：仔細地思考你需要舉行的會議的類型。小提示15：使會議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。1.6.1需考慮的因素一旦你已經(jīng)決定召開一次會議，下一步就需要考慮一系列的因素，例如會議的緊迫性，即是否必須立即召開？誰參加？你想從會議中得到什么？牢記這些問題和你的主要目標，然后選擇最合適的會議類型。例如一對一的會議或正式的委員會會議通常最合適做出決定，而頭腦風暴會議對于交流想法是非常有益的。1.6.2決定會議規(guī)模會議的目的會影響其理想的規(guī)模。大會或小會都有其優(yōu)缺點：大群人可提出各種意見，但是這些成員可能會分成派系；小群人一起行動可能會更有效，但是思路比較狹窄。通常的會議有六至九人參加。這樣的規(guī)模既不太大，也較容易控制；也不太小，可以激起辯論。這樣規(guī)模的會議能鼓勵人們出席會議，因為與會者知道他們的意見能引起他與會者的注意。小提示16：在一個顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便掌握時間。1.6.3會議目的和類型相符合目的需要考慮的事項會議類型處理信息例如聽取報告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化最多涉及三個人非正式的小及四個人以上，或一個團隊正式的要求反饋度討論非正式或正式的讓公司董事了解最新形勢正式的涉及股東年會或臨時股東大會要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。公開的涉及提供信息的發(fā)言人新聞發(fā)布會解決問題例如應付不滿。僅涉及一人一對一需要幾個人或一個團隊的投入專門委員會涉及緊急問題臨時的做出決定例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動需要立即討論，或涉及非典型的商務問題監(jiān)時的涉及反復出現(xiàn)的商務問題正式的要求一個組織的最高層進行討論或授權(quán)董事會要求公司的股東們授權(quán)年會或臨時股大會激發(fā)創(chuàng)意例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風暴需要對有關(guān)事宜的報告進行考慮、討論或準備正式的1.7不要離題會議未能達到目的可能有各種原因：與會者可能帶有相互沖突的目的，會議可能迷失了方向，或者議題太多，時間不夠。事先商定會議目標有助于實現(xiàn)這些目標。小提示17：傳閱議程及所有的相關(guān)材料。小提示18：會前爭取來自可能的同盟者的支持。1.7.1思考在前會議之前，考慮周到并詳細計劃是非常重要的，這樣可以保證會議順利進行。首先，傳閱一份清晰的議程。確保會議有充足的時間，避免匆匆掠過議程上的主要項目而結(jié)束會議。辨認出那些可能試圖搶奪會議控制權(quán)的與會者，并估計他們的論點。找出那些與你有同樣觀點的人，并鼓勵他們支持你的論點。1.7.2避免陷阱通過良好的準備和全體與會者的參與，會議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。必須確保： 研究會前傳閱的全部會議材料； 準時開始會議，準時結(jié)束會議； 嚴格并認真地按照議程進行會議； 如果主持會議，盡可能讓更多的人提出問題和回答； 保證與會者充分了解已經(jīng)做出的決定。當議程上最后一項（通常標以”其他事宜”）開始進行時，與會者可能會在底下相互交談，提出一些小問題。如果你主持會議，讓每個人有秩序地獲得發(fā)言機會。小提示19：確保在會議之前就會議目的取得一致。小提示20：當與會者偏離議程時提醒他們。1.7.3舉行會議 積極的行為 消極的行為會議開始一次討論議程上的問題獲得關(guān)于每個問題的意見果斷而積極地開始與會者遲到把討論控制在預定的時間內(nèi)出現(xiàn)偏離議程的情況與會者有效地提出建議與會者之間出現(xiàn)分歧找到可行的解決辦法各種意見都探討過概括要點并取得一致會議沒有結(jié)果允許其繼續(xù)爭吵爭吵以僵局告終商討折衷辦法轉(zhuǎn)入目標做出決定結(jié)束會議第2章 準備會議花費在準備會議上的時間很少會浪費。確保會議在恰當?shù)臅r間和地點舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。2.1邀請與會者選擇恰當?shù)娜顺鱿瘯h可以決定會議是否能達到目的。每一個被邀請者都應當出席，因為他們能提出各自特殊的意見，否則會議就不能充分利用與會者們的時間。小提示21：考慮與會者在一個小組環(huán)境中如何工作。小提示22：排定會議時間表之前要考慮旅行時間。2.1.1選擇出席者當你考慮邀請誰時，可能某些人是當然的出席對象。例如，如果討論一個貸款項目，你應當邀請有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。另一些人可以提供專門的技巧或建議。邀請那些有良好溝通技巧的人參加會議。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。，并達到預定的目標。若某些與會者只需參加會議的某一部分，應告訴他們有關(guān)事項的開始和結(jié)束時間，這樣可以節(jié)約這些與會者的時間，并使會議易于控制。 2.1.2評估貢獻當你列出了與會者的初步名單時，依次確認每個人可能做出的貢獻： 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷售經(jīng)理報告客戶的反應。 他們能否提供特殊的意見或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理。 他們的專業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭議的律師。 他們能否實施已獲得同意的行動？例如，在一個預算會議上的一位財務主管。2.1.3考慮參與者提供信息：邀請公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售部門成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門的進展情況。提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者因為有經(jīng)驗，因而有資格向其他成員提供有用的意見。 提供特殊的專長：具有特殊技能的專家，或是來自公司內(nèi)部，或者來自公司之處，他們的出席都可能促進討論。授權(quán)行動：尤其是財務方面的決定，如簽署或談判一個新的合同，可能要求一位財務主管在場授權(quán)這個行動。小提示24：議程的每個項目旁列出發(fā)言者的姓名2.1.4通知與會者組織會議最困難的部分之一是確定一個時間，以適合你的全體與會者。有時，確定會議時間的最簡單的方法是。把會議安排在由同一批與會者參加的另一個會議之后，否則電子郵件或電話要來來往往直到至確定會議日期。如果有人不能按所提出的時間出席會議，在重新安排會議時間之前，考慮下下如果沒有他參加，會議是否仍可舉行。通常需要就會議的時間和地點作書面的確認。要點 必須明確通知與會者關(guān)于會議的日期、時間、地點和會議的目的。 與會者應當明白他們將對會議做出哪些貢獻。 會前向全體與會者提供書面的背景材料。 會議場所必須有適當?shù)脑O(shè)備，會場大小適宜。2.2準備議程使與會者明確會議目標的最好方法是，預先發(fā)給他們一份明確的議程。準備議程有幾種方法，選用一個適合你目的的方法。小提示25：避免在一天的情緒低落時段內(nèi)開會，例如緊接在午餐之后。2.2.1編排議程會議議程是需要提出度討論的問題或項目的清單。它應當簡潔、一目了然。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項目需要確定細致程度。你會發(fā)現(xiàn)與其他會者商計是有用的。若有許多的問題要討論，就給每一項目分配一個時間限度，以保證你不會超過規(guī)定的時間。在會前多久開始準備議程決定于需要多少準備時間。小提示26：保證將議程的任何改變都通知會議主席。2.2.2編寫議程在為類似會議編寫議程時，可把這份簡單的議程作為模板。給每一項標出號碼，并給每一項分配一個開始時間，以有利于那些不需參加整個會議的與會者。小提示27：議程應盡可能簡短。例如：委員會會議議程7月6日上午11點格林德雷 飯店（議程開頭為會議日期、時間與地點）（11：00）任命一位會議主席（11：10）為缺席致 （11：15）批準上次會議備忘錄（11：30）上次會議提出的事項（11：45）討論聯(lián)絡司宜(每項編號、每項均有一個起紿時間)（12：00）會間休息（12：15）財務事項（12：45）特別事項（13：00）其他動議（13：15）其他事宜（13：35）下次會議細節(jié)（下次會議細節(jié)寫在議程的未尾）小提示28：試將議程限于一頁紙要點 議程包括會議日期、時間、地點和目的等細節(jié)。 議程中關(guān)于會議的主要目的應盡量明確 全體與會者需要確切知道會議對他們的要求 分配給每一項的時間應體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序 時間。無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預定時間是令人不快的。2.2.3構(gòu)想議程當你撰寫會議議程時，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一遍又一遍的情況出現(xiàn)。你的議程可以從常規(guī)事情開始，如指定一位會議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準上次會議（若相關(guān)）備忘錄并聽取前次會議上接受任務者的報告。會議的下一個議程應當是就當前的問題，例如最新的財務會計及銷售情況，進行大量的討論。最后是其他事宜，并計劃確定下次會議的日期、時間和地點。小提示29：早些討論最重要的問題，此時與會者最有精神。2.2.4分發(fā)議程一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會者，供評論、補充或征求同意。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準的議程上增加或刪除項目，必須征得與會者的同意。與增加項目相比，他們可能會更喜歡減少一些項目，除非他們對你希望加上去的項目有特殊的趣。當與會者抵達會議時給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時事件而必須這樣做，例如主席生病，或財務情況的突然變化。盡可能在會議之前預先分發(fā)最后決定的議程。2.2.5要做的事決定需要在會上提出的問題。將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于其他項目的建議。將建議匯總到下一個草案中。重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。2.3確定地點選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的，這不僅此是一個舒適的問題，而且要使與會者感覺到這個場所是適合于這個會議的。對所有會議都這們，無論小會或大會，正式會議或非正式會議。小提示30：為那些需作長途旅行者考慮所要花費的時間小提示31：為殘疾與會者提供必要的設(shè)備。2.3.1認清你的需要會議地點應與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個亂糟糟的開放式辦公室如開正式會議。對于你本部門的會議，仍有一個選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個最適合你的需要。2.3.2選擇會議地點如果你在安排一個會議，要租用會場及其他設(shè)備，你應比較一下價格，尤其在預算緊張的情況下更應該這種做。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個折扣。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。城外會議場所對與會者吸引力較小，但如果會議持續(xù)一天以上那是值得的。另一方面，一個城市的愉快舒適可能有助于吸引人來參加持續(xù)幾天的會議。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會議地點。2.3.3法律方面考慮根據(jù)法律，必須邀請某些人參加某種會議，如公司的股東年會雖然有一些不道德的公司找一個不合適地點或時間召開會議以通過不得人心的提議。給年會設(shè)定一個使股東無法投票的日期和地點，這是不合法的。將公眾會議放在難于接近的地點也是不合法的。2.3.4評估環(huán)境在任何會議中，物理因素起著重要的作用。不論什么場合，注意使與會者足夠舒適以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風有益于工作，但不要過分。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對于維持一種活躍的氣氛是重要的。小提示32：確定電話已被移出會議室。2.3.5考慮各種類型的會議場所會議場所考慮的因素你的辦公室你的工作位置或一張會議桌，外加幾把椅子。 你的全部參考資料在手邊。 你的權(quán)威性可能得到加強。 可能會有電話干擾，或者有人打擾。下級的辦公室一位下級的工作處。 可能提高一位下級的地位和士氣 如果工作處狹小，可能會使雙方都感不適單位會議室供員工使用的公司會議室 避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題 處人可能同與會者接觸而打擾會議外面的會議室在你公司之外的一個中立的會議室。 保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢。 如果保密是重要的，這類會議室很有用。 可能昂貴，并且每人個人都不熟悉。會議中心一個大的聚會場所，例如在一所大學里。具有開大會的設(shè)備。需要時能夠提供技術(shù)支持和安全 保衛(wèi)?？赡苋鄙俜钦降男∫?guī)模聚會的機會。城外的會議場所異地的一間辦公室、會議室或飯店。如果與會者來自全世界，那是合適的。在某種場合增加幾分的力。旅途、時間和食宿花費很多。2.3.6避免陷阱 有幾個原因（有的明顯，有的不太明顯）使會議場所選擇得不好。當你尋找和預訂會議場所時，應預計避免下列常見的陷阱： 參加會議的人比預計的要多房間不夠大，人們感到不舒服。 出席人數(shù)比預計的少得多，空蕩蕩的房間令人 。 空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。 會議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標記，出現(xiàn)技術(shù)問題。 會議地點或附近缺少服務部門，如咖啡廳或銀行。小提示33：把有潛在問題的會議安排在中立地點。要點 會前對于不熟悉的會場至少訪問一次。 房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。 發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開關(guān)的位置。 洗室及其他設(shè)備應清楚地標明。 椅子應試坐十分鐘，檢查是否舒適。小提示34：要求你的助手檢查當?shù)毓步煌ㄟ\輸?shù)目衫们闆r，時間表和季節(jié)性變化。2.3.7案例研究隨著公司的發(fā)展，會計部門與銷售人員合作時產(chǎn)生了問題，所以會計經(jīng)理在一個方便于銷售部門的房間里召開一個會議，討論一起工作的方法。然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。正在翻動的圖表?？照{(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進入。財務經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個人生氣地走了。經(jīng)理回來詢問建議，但幾 沒有什么響應，結(jié)果未獲得實際的解決辦法。選擇了錯誤的會議場所：這個事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個不好的會議場所，實際上是損害而不是改善了兩個部門之間的關(guān)系。在一個沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結(jié)果。2.3.8關(guān)注音響效果一個構(gòu)建良好的會議室并不保證能有一個好的會議，但是它可顯著增加這種機會。記住你的會議目標。大多數(shù)會議的主要目的是與別的與會者口頭交談來分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。即使在一個小房間里只有少數(shù)人進行交流也會有這種問題，而音響效果對于有眾多與會者參加的會議尤其重要。如果運用視覺因素，例如使用視覺輔助裝置，視聽效果都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有礙視線。小提示35：找一個肯定不會受到打擾的會議場所。2.3.9在良好的氛圍中開好會議好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。如果聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。發(fā)言者會由此受到鼓勵而講得更好。2.3.10案例研究一家廣告公司安排會見一個潛在的客戶，討論一項宣傳活動。這個客戶的工作場所相當遠，是一個小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設(shè)備的飯店。會前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標準的視聽設(shè)備，因為他知道自己公司的展示是使用這種設(shè)備來準備的。開會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試影響強度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點心。會議進行得很順利，廣告公司贏得了這個新的客戶。提供完善的會議場所：正如這個事例所表明的，每件事均須預先組織，并有一個試運作過程，這樣這個廣告公司能預先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示工作上。另外，這里廣告公司做了一個明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當?shù)脑O(shè)備。2.4安排座位與會者座位的安排對會議的成功有很大的影響。預先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計一個座位安排方案，給會議創(chuàng)造一個良好機會來達到目的。小提示36：考慮多個安排座位的方案，然后選擇其中最恰當?shù)囊粋€。2.4.1一對一會議在一個一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調(diào)，并影響討論的進程。如果你正在主持會議，可通過適當安排座位來影響會議的正式程度。一對一會議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對面的。為了解與會對方對會議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會前你先坐下，再看他坐在哪里。支持性的：如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進行目光接觸。合作性的：坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性。面對面的：坐在桌子的對面，使自己與另一人保持距離，這個位置能使不一致的觀點表達得更自在一些。小提示37：在非正式的會議上用圓形會議桌。2.4.2就座分組大型會議的目的決定會議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長方形的桌子，“雙方”可相對而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強調(diào)會議中的等級觀念，主席就座于長桌的頂端。對于較非正式、不分等級的會議，選擇一張圓桌，每個人平等的圍桌而坐。如果一個會議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對主席。2.4.5文化差異等級在某些文化中顯得特別重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長者在會議上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個資力較低的副總裁決不會被安排在比總裁更重要的座位上。面對面就座：當你在討論問題或試圖做出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊。主席坐在團隊成員之間。顯示等級：如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資力遞降順序就座。主席坐在長桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠處。自由討論：如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌。主席可坐在任何一個座位上小提示38：確保任何與會者能互相看到。2.4.6運用策略來排座主席坐的位置決定了其他座位的意義。習慣上主席位置在長桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要這樣排座。策略性排座是以與會者會受其鄰座的影響這個假設(shè)為基礎(chǔ)的。明確你想從會議得到什么，然后通過安排座位幫助你達到目的。對于有爭議的問題，通過座位安排把派系分散開，避免讓觀點相反或觀點十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點涇渭分明，并防止討論離題?？筛鶕?jù)你了解和分析的與會各人對所要討論問題的觀點，來構(gòu)劃座位安排圖。目光接觸對于向自己團隊的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一想誰應該能夠與誰進行目光接觸，相應地安排人們的座位。小提示39：安排座位時，使就座者相互間保持一臂間距。小提示40：不要讓與會者就座于直射的陽光下。2.4.7分散對抗畫一張座位安排表，以與會者對即將討論的最有爭議的問題的觀點為依據(jù)，這會有助于分散與會者在這一事項上的對抗性。圖例主席意見未定者支持者反對者視線意見未定者看著主席尋求引導反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用意見未定的與會者可清楚地看到和聽到全部觀點動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者動議的反對者被支持者的座位隔開支持者在這個位置上有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌支持者可以影響那些反對者2.4.8觀察座位安排如果會議沒有正式排座，可觀察別的與會者坐的位置，相應地選擇你自己的座位。某人坐的位置可能顯示他對所討論的問題的感覺以及他想在會上起什么作用。強硬的反對者可能會選擇靠近主席的位置向全體與會者發(fā)號施令。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)h桌那邊的討論起支配作用。如果你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對面。小提示41：要求與會者關(guān)閉移動電話或傳呼機。2.4.9解讀就座模式會議桌周圍的每一個座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。試著從其他與會者坐的位置“讀”出他們的目的。坐這個位置有良好的視線，可以看到全體與會者桌子中央位置能讓與會者在會議上發(fā)揮積極作用沒有什么意見的與會者選擇這個位置，希望不被卷入強有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對的位置與自信心很強的發(fā)言者觀點相同的與會者坐這個位置主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置主席或主要發(fā)言者為控制會議選擇的強有力的位置小提示42：不要用太舒適的椅子，它們會使與會者感到懶洋洋。2.4.10陳述你的理由你的情況介紹會受到你與聽眾之間座位安排的影響。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達到目標。讓聽眾坐在你的周圍，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無助于你左右別人的觀點。站在離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺上或坐在桌子后邊，會提高你的權(quán)威性和風度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評估他們的態(tài)度。2.5準備會議用品大多數(shù)會議的成功在很大程度上依賴于事先的準備和組織，包括為這些場合提供恰當?shù)脑O(shè)備和材料其中有會議地點，各種視聽設(shè)備，以及書寫材料。小提示43：會議開始之前檢查全部視聽設(shè)備是否都能工作。2.5.1要做的事1 檢查是否預定了點心。2 檢查休息室的設(shè)備是否夠用。3 保證有足夠的停車位置。4 多準備一些書面背景材料，以防有些與會者遺失了這些材料。5 確定供電系統(tǒng)是否正常。2.5.2組織會議場所在會議場所，你可能只有有限的一點時間可以檢查設(shè)備，安排座位，準備好視聽設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。如果真是這樣，考慮多找些人來幫忙，作會前準備和會后的收拾整理。如果使用一個確定的會議室，會前檢查那一天的會議室是否被雙重預定。預定的時間應比你所使用的時間更長一些，以便準備好開會所需的設(shè)備和會后撤走設(shè)備。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會議前后房間是整潔的。2.5.3選擇視聽設(shè)備在大型會議、演講和討論會中，為了突出所討論的要點，視聽（AV）設(shè)備用得越來越多。這些設(shè)備可以從基本的活動紙板到精巧的背投式視頻熒光屏幕。無論何時需要AV設(shè)備，要在會前預先試用并熟練掌握，確保這些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。若有必要，爭取技術(shù)支持。小提示44：謹防會場服務人員為獲取額外利潤而提供過多食品。小提示45：確保能夠滿足特殊的飲食要求。2.5.4提供書寫工具對會議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場的格調(diào)正式和非正式會影響與會者對書寫工具的選擇。在某些類型的會議（例如新聞發(fā)布會）中，與會者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音機來記錄信息。然而在大多數(shù)會議中，筆記仍記在紙上。為與會者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬淼倪@些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。利用分發(fā)印有你公司標志、名稱、地址和電話號碼的拍紙簿和筆的機會進行免費宣傳。電子記事本口述錄音機拍紙簿和筆作記錄提供基本的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會者可能帶有自己的口述錄音機或電子記事本。2.5.5主持大型會議對于大型公開性會議或討論會，會議組織與內(nèi)容一樣重要。欠缺的計劃、技術(shù)故障、糟糕的設(shè)備，會造成與會者不能專注于會議的實質(zhì)內(nèi)容。如果事情進展順利，與會者也更會記住你的信息。檢查一下大批人員是否能夠容易進出會場，是否已經(jīng)準備了足夠的座位，與會者是否可以看到所有視聽設(shè)備的顯示。提供一個擴音（PA）系統(tǒng)或分立的話筒擴音器和放大器。保證所有的發(fā)言者知道如何調(diào)整和操縱這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的幫助。2.5.6組織休息會議時間較長時，雖然在會議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。利用休息，讓與會者在復會前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。避免在休息時提供大量食物，否則與會者會變得懶洋洋的。小提示46：會前少飲酒，它極少能提高效率。第3章 出席會議參加會議的每個與會者都有保證會議達到預定目的的責任。每個與會者都需要預先準備并積極做出貢獻，從而使每次會議更富成效。3.1積極參與作為會議的與會者，認真了解大致情況是很重要的。通過預先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會議的主題?？紤]一下你在會議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應的準備。小提示47：會議開始前擬定你的發(fā)言。3.1.1要點l 為了在會議中做出貢獻，背景調(diào)查是必要的。l 會前與其他與會者進行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。l 必須了解與會者個人之間的敵意。l 對于大的事項，可能有必要預先游說以獲得支持。l 會前試探與會者的意見。3.1.2收集信息會前進行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會議中做出有見地且有效的發(fā)言。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過去的筆記、會議紀要和公司檔案），來匯總信息。你的會前準備還應包括對其他與會者作些研究。在這個階段的細致的準備，會使你很容易地找到一條通往目標的合適途徑。3.1.3辨認對立方會議前你需要努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點，他們的興趣所在，以及是否有足夠的權(quán)威在背后支持這些觀點從而影響會議的結(jié)果而不管討論的結(jié)果如何。倘若你的觀點可能會受到強大的抵制，盡力辨認出你的反對者，并預先與其協(xié)商一個折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會受到破壞。要想成功地駁倒對方，理解對立的觀點是很重要的。你可能未必會勝過對手，但應避免出現(xiàn)僵局。小提示48：會前向其他與會者簡單介紹議題的情況。3.1.4談論問題會前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點者，因為他們可能希望表達不同的看法。這種交流會幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見。（開放的身體語言表示愿意傾聽）3.1.5準備談判談判是發(fā)生在兩個派別之間的討價還價，這兩個派別都擁有一些對方想要的東西。談判的對象可能不是具體有形的物體，而可能是對特定行為過程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€特定的任務給予的幫助。如果你即將去談判，帶上一個堅定的目的或目標坐到談判桌前，再加上一個為實現(xiàn)目標而制定的策略。你的策略應當包括反對的理由以及可以妥協(xié)的范圍。要成為一個成功的談判者，你必須對他人的需求和偏愛十分敏感。傾聽別人發(fā)言會發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說明雙方為了達成一個可以接受的解決方案都愿意作出讓步。3.2外表與講話為確保你的信息傳遞到其