檔案管理_檔案業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

1.1 檔案業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)1.1.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則XX市數(shù)字檔案館系統(tǒng)是一個(gè)綜合的、可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，其功能涵蓋了檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、組織、發(fā)布、利用以及系統(tǒng)管理全過程，為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，我們確定如下總體設(shè)計(jì)原則：原則描述先進(jìn)性 采用組件式開發(fā)、身份認(rèn)證、全文檢索等多項(xiàng)核心技術(shù)及先進(jìn)的體系結(jié)構(gòu)，選擇先進(jìn)的軟件和硬件技術(shù)構(gòu)造系統(tǒng)的支撐平臺(tái)和運(yùn)行環(huán)境，建設(shè)具有國內(nèi)領(lǐng)先水平的支撐平臺(tái)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)，保證系統(tǒng)具有充分的先進(jìn)性。開放性 考慮到將來發(fā)展需要及擴(kuò)充性能要求，在設(shè)備選擇及聯(lián)網(wǎng)方案上，要堅(jiān)持開放性原則，保證該系統(tǒng)對(duì)各種硬件設(shè)備的互連互通；在應(yīng)用平臺(tái)和系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，支持跨平臺(tái)和開放數(shù)據(jù)接口，保證每個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求外，充分考慮到各系統(tǒng)互連，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、交換等應(yīng)用集成服務(wù)。實(shí)用性 充分考慮各類使用人員的能力和素質(zhì)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、部門業(yè)務(wù)需求等諸多因素對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生的綜合影響，遵循檔案管理人員的操作習(xí)慣；注重突出各項(xiàng)系統(tǒng)功能的實(shí)用性；提供方便的聯(lián)機(jī)幫助；系統(tǒng)管理簡單，盡量一鍵操作，系統(tǒng)默認(rèn)多數(shù)選項(xiàng)，使管理更加簡潔方便；人機(jī)界面友好，可操作性強(qiáng)。可擴(kuò)展性 項(xiàng)目建設(shè)不僅要著眼于現(xiàn)在，而且要放眼未來。采用多層體系結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)用戶操作界面、業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)的分離，便于系統(tǒng)擴(kuò)展；做好總體規(guī)劃，保證系統(tǒng)平臺(tái)、應(yīng)用平臺(tái)和應(yīng)用軟件不僅能夠滿足現(xiàn)在的要求，而且可以方便地?cái)U(kuò)展將來的業(yè)務(wù)需求，并具有向未來技術(shù)平滑過渡的能力；在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)保證應(yīng)用系統(tǒng)具有良好的二次開發(fā)功能，滿足用戶對(duì)系統(tǒng)自擴(kuò)充需求。可靠性 系統(tǒng)平臺(tái)采用高可用技術(shù)，保證系統(tǒng)能長期穩(wěn)定的不間斷運(yùn)行，采用流行、成熟、穩(wěn)定、先進(jìn)的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議和中間件等系統(tǒng)軟件平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、數(shù)據(jù)庫或應(yīng)用系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，能及時(shí)、快速地恢復(fù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性；在應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，充分考慮到可能出現(xiàn)的各種情況，采取相應(yīng)的技術(shù)措施，盡可能減少系統(tǒng)故障，系統(tǒng)對(duì)主要環(huán)節(jié)具有監(jiān)控功能。靈活性 采用高內(nèi)聚、低耦合原則進(jìn)行模塊劃分。模塊間提供相應(yīng)的接口，當(dāng)應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)或功能要求發(fā)生變化時(shí)，可以通過簡單的對(duì)相應(yīng)模塊的修改或者增加功能模塊來實(shí)現(xiàn)功能擴(kuò)展。整個(gè)系統(tǒng)組織采用模塊化的設(shè)計(jì)原則，不同軟件、硬件平臺(tái)之間具有良好的兼容特性。 采用開放的系統(tǒng)體系設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)，兼容不同軟件、硬件平臺(tái)系統(tǒng)。應(yīng)用軟件采用各種編程接口和圖形接口，可充分利用現(xiàn)有設(shè)備資源，系統(tǒng)能夠滿足對(duì)未來情況變化的需求。安全性 本項(xiàng)目應(yīng)采用身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密解密、防火墻、入侵檢測和隱患掃描等安全技術(shù)，建立包括物理、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用、管理等環(huán)節(jié)的多層次、全方位的安全保障體系，確保系統(tǒng)的安全性。可管理性 系統(tǒng)的部署、使用及管理以簡便、易于操作、方便實(shí)用為準(zhǔn)則，采用基于Web方式管理系統(tǒng)，降低系統(tǒng)管理、維護(hù)成本，提高系統(tǒng)的可管理性。1.1.2 應(yīng)用系統(tǒng)說明應(yīng)用系統(tǒng)名稱應(yīng)用說明檔案資源采集系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)著錄、上報(bào)數(shù)據(jù)接收、歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)字化成果接收等多種方式收集檔案信息資源，對(duì)不同來源的檔案資源進(jìn)行采集和整理，充實(shí)和擴(kuò)大檔案核心資源數(shù)據(jù)庫。建立起包括文書、科技、照片、聲像等傳統(tǒng)檔案和人物、婚姻等專題檔案以及政府公開信息、現(xiàn)行文件、各類資料在內(nèi)的目錄數(shù)據(jù)庫和電子文件數(shù)據(jù)庫。并對(duì)采集數(shù)據(jù)進(jìn)行初步規(guī)范化處理。檔案資源管理系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案文件、電子檔案文件、資料及現(xiàn)行文件等的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，提高檔案館館藏?cái)?shù)據(jù)的質(zhì)量和管理工作效率，保證檔案的安全和電子文件的真實(shí)、完整和有效。通過檔案整理、保管、鑒定等實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存。檔案資源利用系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館藏?cái)?shù)據(jù)的利用管理，為檔案管理人員和社會(huì)公眾提供多樣化的檢索功能和利用功能，利用范圍包括電子檔案信息和實(shí)體檔案資源。系統(tǒng)通過借閱管理以及檢索管理為利用者提供方便、快捷的信息資源利用服務(wù)。虛擬檔案室 采用集中存儲(chǔ)、分布管理、共享發(fā)布模式，將XX市所有立檔單位檔案室搬上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案是數(shù)據(jù)的“大集中”，是“數(shù)字檔案館“的功能延伸，其功能涵蓋檔案室的實(shí)體檔案輔助管理、電子檔案管理、監(jiān)管管理、檔案在線年檢、在線移交、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)所有業(yè)務(wù)管理。1.1.3 檔案資源采集系統(tǒng)1.1.3.1 功能模塊劃分1.1.3.2 基本功能概述功能名稱功能描述主要子功能檔案著錄實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文件信息及各類資料信息的錄入、修改、刪除、數(shù)字化采集等功能；提供雙機(jī)錄入自動(dòng)校對(duì)。支持電子文件（包括掃描影像文件、超大型文件）非標(biāo)準(zhǔn)格式向標(biāo)準(zhǔn)格式的轉(zhuǎn)換，包括文本轉(zhuǎn)換PDF、音頻轉(zhuǎn)換AVI、視頻轉(zhuǎn)換WMV等功能。l 數(shù)據(jù)著錄l 數(shù)字化采集l 雙機(jī)校對(duì)l 格式轉(zhuǎn)換l 網(wǎng)格錄入檔案接收用于接收來自黨政信息網(wǎng)“虛擬檔案室”的全宗單位或者其他途徑上報(bào)的各類檔案數(shù)據(jù)。還包括檔案館原館藏歷史檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入?？山邮諗?shù)據(jù)類型包括檔案數(shù)據(jù)目錄以及數(shù)據(jù)文件。上報(bào)的數(shù)據(jù)格式參照浙江省、寧波市、XX相關(guān)交換標(biāo)準(zhǔn)，采用XML目錄及原文標(biāo)準(zhǔn)交換格式，并支持DBF檔案目錄交換。其中原文數(shù)據(jù)格式支持XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，支持TIFF、JPEG、DJVU等掃描圖像文件格式（對(duì)TIFF、JPEG、PDF等格式進(jìn)行漢字識(shí)別和壓縮保存），支持MP3、AVI、WAVE等音頻文件格式，MPEG、ASF、RM、RMVB等視頻文件格式。系統(tǒng)支持同類型格式間向標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換，并能進(jìn)行數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)檢查、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告打印等。系統(tǒng)預(yù)設(shè)同XX市檔案局二期辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換接口，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)辦結(jié)公文的歸檔接收。l 數(shù)據(jù)接收l 數(shù)據(jù)導(dǎo)入l OCR識(shí)別l 格式轉(zhuǎn)換l 數(shù)據(jù)檢查l 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告打印l 目錄關(guān)聯(lián)檔案征集檔案征集是指檔案館向社會(huì)征收、購置或接收公共贈(zèng)送的檔案資料或向社會(huì)提供個(gè)人、家庭等重要資料的檔案的寄存等管理功能。系統(tǒng)提供上述檔案征集方式的登記、分類、檔案管理、移交、統(tǒng)計(jì)等功能。l 檔案征購l 檔案饋贈(zèng)l 檔案寄存l 數(shù)據(jù)管理l 統(tǒng)計(jì)分析文件采集是指對(duì)已經(jīng)制作完成的標(biāo)準(zhǔn)或非標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案目錄及已經(jīng)過數(shù)字化加工的電子文件的接收和處理。對(duì)通過數(shù)字化采集或接收的圖片或文本文件能夠轉(zhuǎn)換為PDF文件，并集成數(shù)字水印，可對(duì)JPEG、PDF等格式文件進(jìn)行水印添加。系統(tǒng)支持OCR（集成北京清華文通OCR SDK開發(fā)包）自動(dòng)識(shí)別TIFF、JPEG等掃描格式文件以及PDF圖像文件，并能生成雙層PDF。針對(duì)JPEG、TIFF等圖像文件系統(tǒng)提供圖像再處理工具以及文本掃描的在線數(shù)字化掃描加工工具。系統(tǒng)同時(shí)提供數(shù)據(jù)導(dǎo)入恢復(fù)功能，并可在數(shù)據(jù)接收過程中依據(jù)檔案著錄規(guī)則對(duì)導(dǎo)入數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性、唯一性校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。還提供對(duì)檔案數(shù)據(jù)目錄的批量處理。l 在線掃描l 圖像處理l 格式轉(zhuǎn)換l OCR識(shí)別l 批量處理l 數(shù)字水印管理信息錄入包括年檢數(shù)據(jù)的進(jìn)館接收以及其他檔案進(jìn)館及日常管理信息的登記、統(tǒng)計(jì)、等功能。對(duì)于日常管理功能中部分可累加統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)累計(jì)功能。l 年檢數(shù)據(jù)接收l 檔案管理登記1.1.3.3 詳細(xì)功能描述1.1.3.3.1 檔案著錄檔案著錄主要實(shí)現(xiàn)對(duì)各門類檔案數(shù)據(jù)的著錄功能，包括檔案目錄著錄以及實(shí)體檔案的數(shù)字化加工及文件掛接等。1.1.3.3.1.1 數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)提供檔案目錄普通界面著錄、網(wǎng)格錄入等手工著錄模式。普通界面著錄允許檔案管理員通過系統(tǒng)維護(hù)管理功能進(jìn)行各個(gè)類別檔案著錄界面自定義，包括設(shè)定著錄字段的位置、長度、默認(rèn)值、字體大小、標(biāo)簽顏色等內(nèi)容。檔案著錄界面提供保存、新增、復(fù)制、上一條、下一條、首條、末條、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、文件掛接及數(shù)字化掃描等功能。數(shù)據(jù)著錄完畢點(diǎn)擊保存，系統(tǒng)可自動(dòng)根據(jù)檔案著錄規(guī)則對(duì)著錄元數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷，如果不符合要求，系統(tǒng)將立即給出提示并定位錯(cuò)誤位置，提示用戶修改。對(duì)于符合規(guī)則的檔案數(shù)據(jù)條目將直接保存入庫。網(wǎng)格錄入方式是類似Excel方式的檔案目錄數(shù)據(jù)快速著錄模式，系統(tǒng)提供著錄字段選擇、單行復(fù)制、多行復(fù)制、自動(dòng)攜帶復(fù)制、多行攜帶復(fù)制、自動(dòng)保存等功能。網(wǎng)格著錄界面提供排序、檢索、批量修改、批量替換等著錄輔助管理功能。1.1.3.3.1.2 數(shù)字化采集系統(tǒng)提供數(shù)字文件上傳和數(shù)字化采集控件兩種數(shù)字化采集方式。用戶第一次使用數(shù)字化掃描加工控件需要進(jìn)行安裝。該數(shù)字化控件提供在線數(shù)字化加工功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)文件及圖像文件的數(shù)字化掃描及圖像處理?？丶詣?dòng)調(diào)用客戶端掃描設(shè)備驅(qū)動(dòng)程序，用戶可以從本地服務(wù)器進(jìn)行文件或圖片掃描或者從本地服務(wù)器選擇需掛接文件，完成文本或圖像處理、文件編排、文件類型選擇、文件重名命名及格式轉(zhuǎn)化等操作后，數(shù)字化成果直接同檔案目錄進(jìn)行上傳掛接?？丶峁笀D、抖動(dòng)、勾邊、糾偏、去污點(diǎn)、任意角度旋轉(zhuǎn)、圖片截取、圖像自動(dòng)壓縮、格式轉(zhuǎn)換、圖像拼接等圖像格式處理操作?？丶С謱⒍喾軹IFF掃描文件拼接成為一份PDF文件進(jìn)行掛接。系統(tǒng)通過數(shù)字化文件上傳可掛接經(jīng)音視頻采集、音視頻轉(zhuǎn)換、DVD光盤處理等數(shù)字化加工產(chǎn)生的各種數(shù)字化成果。系統(tǒng)支持多種多媒體方式的數(shù)字化加工，具備強(qiáng)大的兼容性和可擴(kuò)展性。系統(tǒng)支持將WORD、JPEG、TIFF等各式的文本或圖像文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)PDF文件，音頻等轉(zhuǎn)換為AVI格式，視頻轉(zhuǎn)換為WMV等。1.1.3.3.1.3 雙機(jī)校對(duì)雙機(jī)校對(duì)是提高檔案著錄準(zhǔn)確性的一個(gè)重要檢驗(yàn)步驟。雙機(jī)校對(duì)在系統(tǒng)后臺(tái)自行完成。雙機(jī)校對(duì)提供對(duì)已著錄檔案目錄（至少兩個(gè)用戶對(duì)相同檔案目錄分別進(jìn)行著錄）元數(shù)據(jù)的匹配驗(yàn)證。對(duì)驗(yàn)證通過的檔案目錄系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)管理模塊，未通過驗(yàn)證的數(shù)據(jù)條目系統(tǒng)自動(dòng)拋出并進(jìn)行特殊顏色標(biāo)注，需相關(guān)著錄人員檢查后進(jìn)行修改并保存，供系統(tǒng)第二次進(jìn)行匹配驗(yàn)證，以此類推。雙機(jī)校對(duì)的校對(duì)過程可由系統(tǒng)自行設(shè)定校對(duì)時(shí)間及用戶點(diǎn)擊校對(duì)按鈕完成兩種方式。雙機(jī)校對(duì)規(guī)則需用戶通過校對(duì)參數(shù)模塊進(jìn)行設(shè)置。1.1.3.3.1.4 格式轉(zhuǎn)換在檔案管理中，文本、圖像、音頻及視頻等需要轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的管理格式。格式轉(zhuǎn)換提供上述四類電子文件向標(biāo)準(zhǔn)格式的轉(zhuǎn)換。系統(tǒng)通過文件后綴名判斷電子文件類型，自動(dòng)完成各類文件向?qū)?yīng)類型的標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換過程可由用戶進(jìn)行單份文件轉(zhuǎn)換，批量轉(zhuǎn)換以后系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)轉(zhuǎn)換。掃描型文本文件及圖像可以轉(zhuǎn)換成PDF標(biāo)準(zhǔn)格式，可轉(zhuǎn)換的格式包括TIFF、WORD、JPEG等；音頻向AVI格式的轉(zhuǎn)換，可轉(zhuǎn)換格式包括MP3、WAVE等；視頻向WMV格式的轉(zhuǎn)換，可轉(zhuǎn)換格式包括MPEG等。1.1.3.3.1.5 回收站當(dāng)用戶從系統(tǒng)中刪除一些檔案目錄數(shù)據(jù)或文件數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)并沒有將這些數(shù)據(jù)直接清除，而是將這些信息放入回收站。當(dāng)用戶發(fā)現(xiàn)誤刪除一些數(shù)據(jù)時(shí)，可以在回收站中找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“還原”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將數(shù)據(jù)還原到原來的數(shù)據(jù)存放地?；厥照靖鶕?jù)刪除數(shù)據(jù)的性質(zhì)分為檔案目錄信息回收站和文件信息回收站，分別存放從系統(tǒng)中刪除的檔案目錄信息和文件信息。1.1.3.3.2 檔案接收1.1.3.3.2.1 數(shù)據(jù)接收 數(shù)據(jù)接收是接收來自部署在黨政信息網(wǎng)上的“虛擬檔案室”系統(tǒng)或者其他途徑提交上來的各類檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)接收首先要進(jìn)行接收數(shù)據(jù)登記，登記信息包括報(bào)送單位信息、報(bào)送目錄及文件數(shù)量、報(bào)送時(shí)間及報(bào)送人等信息。系統(tǒng)將報(bào)送上來的數(shù)據(jù)進(jìn)行接收后，數(shù)據(jù)將進(jìn)入臨時(shí)接收庫，以便檔案管理員進(jìn)行數(shù)據(jù)審核，審核通過數(shù)據(jù)將進(jìn)入檔案資源正式庫。對(duì)于不符合要求的報(bào)送數(shù)據(jù)，檔案管理員將進(jìn)行數(shù)據(jù)退回操作，并填寫退回意見等。數(shù)據(jù)可接收的電子文件格式包括XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式， TIFF、JPEG、DJVU等掃描圖像文件格式，MP3、AVI、WAVE等音頻文件格式，MPEG、ASF、WMV、RM、RMVB等視頻文件格式。1.1.3.3.2.2 數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)提供對(duì)館藏歷史檔案的導(dǎo)入，數(shù)據(jù)導(dǎo)入過程中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)電子目錄數(shù)據(jù)及原始文件數(shù)據(jù)進(jìn)行“三性”驗(yàn)證。系統(tǒng)支持XML、XLS、DBF等多種格式的檔案目錄及文件導(dǎo)入。1.1.3.3.2.3 OCR識(shí)別OCR識(shí)別是針對(duì)掃描型文本的文字識(shí)別，識(shí)別結(jié)果將有助于掃描電子文件的利用。OCR識(shí)別同系統(tǒng)進(jìn)行集成，在后臺(tái)進(jìn)行識(shí)別處理。系統(tǒng)提供單份掃描文件OCR識(shí)別、批量掃描文件OCR識(shí)別以及后臺(tái)自動(dòng)對(duì)符合要求的文件進(jìn)行OCR識(shí)別。系統(tǒng)集成北京清華文通OCR漢字識(shí)別產(chǎn)品（SDK開發(fā)包），可識(shí)別文件格式包括JPEG、TIFF、PDF、PNG等。1.1.3.3.2.4 格式轉(zhuǎn)換在檔案管理中，文本、圖像、音頻及視頻等需要轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的管理格式。格式轉(zhuǎn)換提供上述四類電子文件向標(biāo)準(zhǔn)格式的轉(zhuǎn)換。系統(tǒng)通過文件后綴名判斷電子文件類型，自動(dòng)完成各類文件向?qū)?yīng)類型的標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換過程可由用戶進(jìn)行單份文件轉(zhuǎn)換，批量轉(zhuǎn)換以后系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)轉(zhuǎn)換。掃描型文本文件及圖像可以轉(zhuǎn)換成PDF標(biāo)準(zhǔn)格式，可轉(zhuǎn)換的格式包括TIFF、WORD、JPEG等；音頻向AVI格式的轉(zhuǎn)換，可轉(zhuǎn)換格式包括MP3、WAVE等；視頻向WMV格式的轉(zhuǎn)換，可轉(zhuǎn)換格式包括MPEG等。1.1.3.3.2.5 數(shù)據(jù)檢查提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收以及收據(jù)導(dǎo)入是的數(shù)據(jù)完整性、規(guī)范性的檢查工作。數(shù)據(jù)檢查標(biāo)準(zhǔn)參照國家及浙江省相關(guān)檔案目錄著錄標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)檢查主要包括檔案目錄元數(shù)據(jù)字段類型檢查、元數(shù)據(jù)字段長度檢查、元數(shù)據(jù)置空檢查、元數(shù)據(jù)內(nèi)容檢查、檔號(hào)格式檢查等。對(duì)需要進(jìn)行檢驗(yàn)的元數(shù)據(jù)字段可通過系統(tǒng)后臺(tái)檔案庫數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)定義以及檔號(hào)自定義進(jìn)行設(shè)置，可設(shè)置字段長度、類型、檔號(hào)規(guī)則等。數(shù)據(jù)手工檢查還包括對(duì)全文數(shù)據(jù)能夠核對(duì)圖像的質(zhì)量、圖像與目錄的掛接是否準(zhǔn)確、條目數(shù)據(jù)是否符合著錄格式等的檢驗(yàn)。1.1.3.3.2.6 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告打印打印驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是對(duì)從虛擬檔案室或其他途徑接收進(jìn)館的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)的檢驗(yàn)成果報(bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告模板可由用戶通過系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行自定義。1.1.3.3.2.7 目錄關(guān)聯(lián)目錄關(guān)聯(lián)提供文書檔案、科技檔案等存在案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄劃分的檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)提供目錄關(guān)聯(lián)按鈕，選擇目錄關(guān)聯(lián)查看狀態(tài)后，通過點(diǎn)擊案卷目錄，系統(tǒng)可自動(dòng)顯示該目錄對(duì)應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄。目錄關(guān)聯(lián)規(guī)則可通過系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行自定義。1.1.3.3.3 檔案征集檔案征集是指檔案館向社會(huì)征收、購置或接收公共贈(zèng)送的檔案資料或向社會(huì)提供個(gè)人、家庭等重要資料的檔案的寄存燈管理功能。1.1.3.3.3.1 檔案征購用于管理市檔案館從社會(huì)上征集或者購買來的檔案資料信息，包括實(shí)體檔案、電子影音等。檔案征購提供對(duì)征購檔案數(shù)據(jù)的登記、著錄、數(shù)字化處理、分類、移交等功能。針對(duì)檔案征購類別庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)可通過系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行管理。1.1.3.3.3.2 檔案饋贈(zèng)用于管理社會(huì)向市檔案館贈(zèng)送的實(shí)體檔案、電子影音文件等。其管理模式雷同檔案征購。1.1.3.3.3.3 檔案寄存 檔案寄存用于管理社會(huì)人士借助檔案館專業(yè)管理能力對(duì)私人擁有檔案的信息管理。檔案寄存將在檔案資源管理系統(tǒng)代保管業(yè)務(wù)管理部分進(jìn)行詳細(xì)功能說明，在本系統(tǒng)中，檔案寄存類送檔案征購。1.1.3.3.3.4 數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)管理針對(duì)檔案征購、饋贈(zèng)、寄存等的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，主要功能包括增加、修改、刪除、批量修改、批量替換、復(fù)合檢索、文件管理、目錄關(guān)聯(lián)、報(bào)表打印等。1.1.3.3.3.5 統(tǒng)計(jì)分析 統(tǒng)計(jì)分析提供檔案征集模塊相關(guān)數(shù)量、時(shí)間等的統(tǒng)計(jì)功能，并可打印數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表。1.1.3.3.4 文件采集1.1.3.3.4.1 在線掃描在線掃描是通過數(shù)字化加工控件進(jìn)行文本實(shí)體或圖像實(shí)體的掃描加工。掃描空間可自動(dòng)調(diào)用客戶端掃描設(shè)備驅(qū)動(dòng)程序，用戶可以從本地服務(wù)器進(jìn)行文件或圖片掃描或者從本地服務(wù)器選擇需掛接文件，完成文本或圖像處理、文件編排、文件類型選擇、文件重名命名及格式轉(zhuǎn)化等操作后，數(shù)字化成果直接同檔案目錄進(jìn)行上傳掛接。1.1.3.3.4.2 圖像處理 系統(tǒng)數(shù)字化加工控件對(duì)掃描文件提供圖像再處理功能，包括摳圖、抖動(dòng)、勾邊、糾偏、去污點(diǎn)、任意角度旋轉(zhuǎn)、圖片截取、圖像自動(dòng)壓縮、格式轉(zhuǎn)換、圖像拼接等圖像格式處理操作。1.1.3.3.4.3 格式轉(zhuǎn)換格式轉(zhuǎn)換提供文本向標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換、音頻向標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換和視頻向標(biāo)準(zhǔn)格市轉(zhuǎn)換功能。具體請(qǐng)參考4.1.3.3.1.4章節(jié)內(nèi)容。1.1.3.3.4.4 OCR識(shí)別 OCR識(shí)別提供掃描型圖像文件的文字識(shí)別功能，OCR識(shí)別結(jié)果將提供檔案利用之用。具體請(qǐng)參考4.1.3.3.2.3章節(jié)內(nèi)容。1.1.3.3.4.5 批量處理包括對(duì)檔案目錄相關(guān)元數(shù)據(jù)的批量處理以及電子文件的批量處理功能。檔案目錄元數(shù)據(jù)的批量處理主要包括批量修改、批量替換、批量刪除、批量轉(zhuǎn)移等。電子文件的批量處理包括批量格式轉(zhuǎn)換、批量OCR識(shí)別等。批量操作可由管理員通過手工選取操作數(shù)據(jù)范圍進(jìn)行批量操作，也可由系統(tǒng)對(duì)符合條件數(shù)據(jù)進(jìn)行批量操作，由系統(tǒng)自動(dòng)完成。1.1.3.3.4.6 數(shù)字水印數(shù)字水印是體現(xiàn)檔案圖片或文本電子文件所屬單位的重要方式，用戶可將本單位的標(biāo)志或者名稱以數(shù)字水印的形式顯示在電子文件上。系統(tǒng)提供文字和圖片兩種數(shù)字水印添加方式。用戶可以自定義水印的內(nèi)容（文字或者圖片）、大小、位置等信息，定義過程通過系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行管理。支持?jǐn)?shù)字水印添加的電子格式包括PDF、JPEG、GIF、BMP等文本及圖片格式，系統(tǒng)同時(shí)支持視頻數(shù)字水印添加。1.1.3.3.5 管理信息錄入管理信息錄入管理人工錄入檔案接收、檔案管理和利用登記等業(yè)務(wù)管理過程中產(chǎn)生的輔助信息。1.1.3.3.5.1 檔案接收信息管理檔案接收信息包括檔案交接登記、進(jìn)館資料登記等。針對(duì)接收過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄保存，是檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的重要組成部分。系統(tǒng)提供檔案目錄管理類似功能進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。1.1.3.3.5.2 檔案館信息管理檔案管理信息包括檔案數(shù)量變動(dòng)情況、資料數(shù)量變動(dòng)情況、庫存檔案情況、館藏資料情況和館藏特種載體情況等。系統(tǒng)提供檔案目錄管理類似功能進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。1.1.3.3.5.3 檔案利用信息管理利用登記信息主要指調(diào)閱登記產(chǎn)生的信息。包括來自虛擬檔案室系統(tǒng)的利用登記信息報(bào)送和檔案借閱管理系統(tǒng)的借閱信息自動(dòng)導(dǎo)入。系統(tǒng)提供導(dǎo)入導(dǎo)出、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)管理等功能對(duì)于在信息管理過程中的累計(jì)信息，系統(tǒng)能夠自動(dòng)在原有數(shù)據(jù)記錄的基礎(chǔ)上累加生成新的數(shù)據(jù)記錄。1.1.4 檔案資源管理系統(tǒng)1.1.4.1 功能模塊劃分1.1.4.2 基本功能概述功能名稱功能描述主要子功能檔案接收檔案接收包括實(shí)體檔案進(jìn)館接收管理以及電子文件的進(jìn)館接收管理。對(duì)于實(shí)體檔案和電子文件（包括現(xiàn)行文件）的接收都需要對(duì)文件進(jìn)行完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行檢驗(yàn)，然后進(jìn)行全宗登記、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、質(zhì)量鑒定登記等工作，并形成全宗卷。系統(tǒng)對(duì)于接收的電子單干文件系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行智能標(biāo)引，包括主題詞、分類號(hào)的標(biāo)引，接收的圖片文件系統(tǒng)可自動(dòng)生成縮略圖。管理員可按照管理規(guī)定對(duì)接收檔案進(jìn)行人工預(yù)處理操作。通過最終檢驗(yàn)的文件將進(jìn)行智能歸檔或在管理員控制下進(jìn)行人工歸檔操作。l 檔案檢驗(yàn)l 檔案登記l 質(zhì)量鑒定l 智能標(biāo)引l 驗(yàn)證歸檔l 統(tǒng)計(jì)與分析整理編目系統(tǒng)提供對(duì)已經(jīng)接收入庫的檔案資源或者資料信息進(jìn)行調(diào)整的功能，包括智能標(biāo)引（針對(duì)分類號(hào)以及主題詞）、重復(fù)文件檢測、文件自動(dòng)摘要、信息跟蹤、件號(hào)調(diào)整、案卷號(hào)調(diào)整、卷內(nèi)順序號(hào)調(diào)整、組卷拆卷、信息補(bǔ)遺以及其他的輔助管理功能。在整理編目過程中，系統(tǒng)提供針對(duì)仍然存在錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的校對(duì)或處理功能，主要包括批量處理、OCR識(shí)別（集成北京清華文通OCR SDK開發(fā)包）、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字化加工等操作。為方便管理員進(jìn)行信息管理，系統(tǒng)提供統(tǒng)一編號(hào)管理機(jī)制，對(duì)有規(guī)則的檔號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、頁數(shù)等字段內(nèi)容系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)檔案目錄上下文關(guān)系判別并生成相關(guān)數(shù)據(jù)元信息。對(duì)完成整理編目的檔案，系統(tǒng)自動(dòng)與檔案資源利用系統(tǒng)進(jìn)行銜接，向利用系統(tǒng)提供利用數(shù)據(jù)，供數(shù)據(jù)庫檢索、全文檢索等檢索利用之用。l 智能標(biāo)引l 自動(dòng)摘要l 重復(fù)檢測l 編號(hào)管理l 批量管理l 件/卷號(hào)調(diào)整檔案鑒定檔案鑒定提供期限鑒定、開放鑒定、價(jià)值鑒定、銷毀鑒定等功能。具體實(shí)現(xiàn)包括鑒定數(shù)據(jù)檢索及選取、鑒定任務(wù)管理、鑒定意見反饋、意見匯總、領(lǐng)導(dǎo)審核、最終結(jié)論等，并能夠自動(dòng)生成鑒定清冊(cè)表、情況統(tǒng)計(jì)表等，并能夠自動(dòng)將鑒定人、領(lǐng)導(dǎo)等意見記錄進(jìn)入鑒定清單及日志數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)可通過全文檢索、目錄掃描及校對(duì)等協(xié)助管理員選定鑒定數(shù)據(jù)范圍。對(duì)期限鑒定、開放鑒定等將直接影響檔案數(shù)據(jù)相關(guān)字段，對(duì)銷毀鑒定其銷毀的電子目錄將進(jìn)入檔案銷毀庫進(jìn)行保存，系統(tǒng)在制定時(shí)間段后自動(dòng)清空銷毀庫符合要求范圍數(shù)據(jù)。 系統(tǒng)提供保管期限表、銷毀條件管理表的編制管理功能，并可由系統(tǒng)依據(jù)保管期限表及銷毀條件管理表自動(dòng)進(jìn)行鑒定提醒。系統(tǒng)提供對(duì)鑒定信息的查詢功能。l 期限鑒定l 開放鑒定l 劃控鑒定l 鑒定清冊(cè)l 消息提示l 鑒定標(biāo)準(zhǔn)管理檔案編研檔案編研工作是指檔案部門根據(jù)社會(huì)利用的需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行研究和編纂的工作。系統(tǒng)提供對(duì)重要文件、專題、組織沿革、人事任免、全宗指南等編研材料進(jìn)行集中式管理。專題管理是檔案編研工作的重要內(nèi)容，包括專題的制作、修改、查詢利用、光盤發(fā)布等功能。系統(tǒng)通過專題庫及參數(shù)設(shè)置，打破檔案類別及全宗限制，組成人物專題、圖片專題等各種綜合性專題。專題管理提供類似整理編目的專題目錄及專題文件管理功能，包括專題數(shù)據(jù)增加、編輯、刪除、復(fù)制、粘貼、目錄關(guān)聯(lián)、檢索、合編、審核、光盤發(fā)布等功能。專題數(shù)據(jù)選取來自系統(tǒng)電子檔案信息的選摘以及部分?jǐn)?shù)據(jù)的手工著錄。系統(tǒng)以專題數(shù)據(jù)庫形式實(shí)現(xiàn)對(duì)專題的單獨(dú)存儲(chǔ)，同其他檔案數(shù)據(jù)區(qū)分。系統(tǒng)還提供重要文件匯編、組織沿革、人事任免、全宗指南等編研模板，用戶運(yùn)用此模板完成檔案信息的編研工作。l 專題制作l 專題管理l 專題發(fā)布l 目錄關(guān)聯(lián)l 全宗指南l 組織沿革l 大事記l 編研模板管理檔案保管庫房管理檔案保管包括庫房管理、溫濕度管理、病檔監(jiān)管等功能。庫房管理實(shí)現(xiàn)庫房的虛擬圖形化，實(shí)現(xiàn)樓宇、樓層、庫房、庫柜等的虛擬圖形化顯示以及庫房信息維護(hù)功能，可以隨時(shí)通過平面圖，查看庫架滿置度。提供檔案的追蹤管理功能，并與檔案借閱管理功能是現(xiàn)無縫銜接，在檔案調(diào)卷管理功能中，管理員可通過檔案目錄直接定位檔案存放位置。系統(tǒng)對(duì)實(shí)體檔案出入庫進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括入庫登記和出庫登記管理功能，系統(tǒng)提供手工著錄登記功能以及二維條形碼掃描登記采集數(shù)據(jù)交換接口，出入庫管理與檔案圖形化管理模塊通過數(shù)據(jù)操作進(jìn)行集成。系統(tǒng)同時(shí)提供溫濕度管理功能、允許用戶通過庫房管理模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)溫濕度的手工登記并提供溫濕度數(shù)據(jù)采集接口同溫濕度采集設(shè)備進(jìn)行無縫集成。溫濕度可以分庫房進(jìn)行月統(tǒng)計(jì)、年統(tǒng)計(jì)等，并以圖表形式展示并可打印輸出。存放位置索引設(shè)置一個(gè)存放位置索引表，批量地設(shè)置存放位置，極大地提高檔案管理人員的庫房管理工作效率。病檔監(jiān)管提供檔案館管理員了解庫房檔案情況，及時(shí)對(duì)病檔統(tǒng)計(jì)，可以生成月統(tǒng)計(jì)表、年統(tǒng)計(jì)表并打印輸出。了解庫房檔案情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)病檔登記、病檔搶救情況追蹤等功能，可以生成月統(tǒng)計(jì)表、年統(tǒng)計(jì)表并打印輸出，并可根據(jù)預(yù)設(shè)病檔監(jiān)管時(shí)間設(shè)置自動(dòng)進(jìn)行提醒。l 庫房信息管理l 虛擬圖形庫房l 文件定位跟蹤l 庫房滿置度統(tǒng)計(jì)l 出庫登記管理l 入庫登記管理l 實(shí)體檔案維護(hù)管理登記l 溫濕度管理l 存放位置索引l 病檔監(jiān)管l 集成數(shù)據(jù)接口資源信息管理是指對(duì)館藏實(shí)體檔案的輔助管理和電子檔案信息、資料信息及多媒體資源信息的統(tǒng)一管理。主要提供對(duì)系統(tǒng)檔案及資料目錄和文件的收集、登記、分類、編排、信息補(bǔ)遺、利用統(tǒng)計(jì)等功能。針對(duì)圖像及聲像檔案資源還提供來源、時(shí)間、內(nèi)容等輔助信息的關(guān)聯(lián)功能。針對(duì)因借閱利用、檔案鑒定等檔案信息業(yè)務(wù)管理引起的元數(shù)據(jù)及狀態(tài)更，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行更新，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。l 實(shí)物檔案管理l 電子檔案管理l 多媒體資源管理l 資料管理l 數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)更新全宗數(shù)據(jù)管理提供對(duì)全宗歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，包括對(duì)全宗信息、全宗目錄信息、文件信息、歷史過程信息等的數(shù)據(jù)錄入、導(dǎo)入導(dǎo)出、文件上傳掛接、元數(shù)據(jù)維護(hù)等處理操作，系統(tǒng)提供單條處理和批量處理兩種處理模式，包括對(duì)接收數(shù)據(jù)進(jìn)行類型、長度等完整性有效性校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)安全性。全宗管理包括全宗信息管理和變更管理，包括全宗號(hào)、全宗名稱、全宗檔案數(shù)量、全宗形成時(shí)間、全宗沿革、全宗內(nèi)容介紹等信息管理以及全宗單位增加、刪除、修改、查詢等的操作，同時(shí)全宗同庫房進(jìn)行數(shù)據(jù)銜接，自動(dòng)進(jìn)行全宗檔案位置定位。全宗數(shù)據(jù)管理主要是針對(duì)本全宗內(nèi)部的電子檔案目錄的組編、管理、查詢、修改等管理功能，以及案卷的排列編號(hào)、存放位置索引、收進(jìn)移出以及鑒定等進(jìn)行管理管理，系統(tǒng)提供相關(guān)編號(hào)的自動(dòng)處理功能。l 全宗單位管理l 全宗歷史記錄l 數(shù)據(jù)維護(hù)l 全宗同機(jī)l 件/卷號(hào)調(diào)整l 批量處理代保管業(yè)務(wù)管理代保管業(yè)務(wù)管理是針對(duì)社會(huì)公眾借助檔案館檔案管理功能對(duì)自身需重點(diǎn)管理資料的管理模塊，包括私有檔案管理、合同管理等。其功能主要包括代保管信息著錄、分類、整理、保存、更新、檢索、利用登記、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、定位追蹤、利用統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印等功能。針對(duì)合同管理中的到期合同文本，系統(tǒng)自動(dòng)提示通知管理員進(jìn)行到期處理?，F(xiàn)實(shí)中，代保管檔案、合同等實(shí)際擁有人可通過委托代理人進(jìn)行管理。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)授權(quán)代理人的個(gè)人信息管理和授權(quán)信息管理。代保管檔案須代理人持有效證明文件才可進(jìn)行調(diào)閱或取出，確保代保管資料的安全性。l 信息著錄l 合同管理l 代保檔案管理l 授權(quán)信息管理l 超期提示l 報(bào)表打印現(xiàn)行文件管理各單位檔案管理系統(tǒng)按照既定的現(xiàn)行文件接收規(guī)則將符合規(guī)則的檔案數(shù)據(jù)提交到現(xiàn)行文件管理中心。現(xiàn)行文件管理中心按照條目開放級(jí)別面向公眾開放，供公眾查詢利用?，F(xiàn)行文件管理中心提供對(duì)現(xiàn)行文件的上報(bào)接收、文件審核、分類管理、歷史數(shù)據(jù)維護(hù)、目錄打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及有效性鑒定等功能。同時(shí)現(xiàn)行文件管理中心提供與XX市檔案局二期現(xiàn)行文件服務(wù)中心的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)交換接口。l 先行文件接收l 現(xiàn)行文件審核l 文件分類管理l 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)l 報(bào)表打印l 有效性鑒定統(tǒng)計(jì)分析統(tǒng)計(jì)分析是替代檔案管理員進(jìn)行系統(tǒng)快速自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析的重要功能，主要包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息分析和統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印等功能。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)提供庫存檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、歸檔情況統(tǒng)計(jì)、鑒定情況統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)等功能，統(tǒng)計(jì)結(jié)果以統(tǒng)計(jì)表或者以直方圖、餅狀圖、折線圖等三維或二維統(tǒng)計(jì)圖顯示。并可自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)年報(bào)。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)允許管理員自定義統(tǒng)計(jì)，可按照元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行組合統(tǒng)計(jì)對(duì)比。信息分析是在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、抽取、匯編等深層次業(yè)務(wù)利用。系統(tǒng)提供統(tǒng)計(jì)報(bào)表的模板設(shè)計(jì)及打印功能。l 統(tǒng)計(jì)與分析1.1.4.3 詳細(xì)功能描述1.1.4.3.1 檔案接收1.1.4.3.1.1 檔案檢驗(yàn)提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)的數(shù)據(jù)完整性、規(guī)范性的檢查工作。數(shù)據(jù)檢查標(biāo)準(zhǔn)參照國家及浙江省相關(guān)檔案目錄著錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案檢驗(yàn)包括實(shí)體檔案接收中的檔案檢驗(yàn)和電子檔案數(shù)據(jù)的校驗(yàn)檢查。實(shí)體檔案接收進(jìn)館進(jìn)行實(shí)體完整性校驗(yàn)，對(duì)不符合要求的實(shí)體檔案，檔案管理人員進(jìn)行手工干預(yù)并將干預(yù)結(jié)果登記錄入庫。電子檔案目錄自動(dòng)檢查主要包括檔案目錄元數(shù)據(jù)字段類型檢查、元數(shù)據(jù)字段長度檢查、元數(shù)據(jù)置空檢查、元數(shù)據(jù)內(nèi)容檢查、檔號(hào)格式檢查等。對(duì)需要進(jìn)行檢驗(yàn)的元數(shù)據(jù)字段可通過系統(tǒng)后臺(tái)檔案庫數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)定義以及檔號(hào)自定義進(jìn)行設(shè)置，可設(shè)置字段長度、類型、檔號(hào)規(guī)則等。電子檔案手工檢查還包括對(duì)全文數(shù)據(jù)能夠核對(duì)圖像的質(zhì)量、圖像與目錄的掛接是否準(zhǔn)確、條目數(shù)據(jù)是否符合著錄格式等的檢驗(yàn)。1.1.4.3.1.2 檔案登記 系統(tǒng)提供對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)館和電子檔案進(jìn)館的輔助信息登記管理功能，包括進(jìn)館檔案全宗信息的登記、數(shù)量信息登記等。1.1.4.3.1.3 質(zhì)量鑒定實(shí)體檔案接收進(jìn)館進(jìn)行實(shí)體完整性及規(guī)范性的檢查，對(duì)不符合要求的實(shí)體檔案，檔案管理人員進(jìn)行手工干預(yù)并將干預(yù)結(jié)果登記錄入庫。系統(tǒng)提供信息的增加、修改、刪除等操作。1.1.4.3.1.4 智能標(biāo)引在電子檔案目錄進(jìn)館過程中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)目錄元數(shù)據(jù)字段進(jìn)行解析判斷，對(duì)符合主題詞或分類號(hào)標(biāo)引的字段，系統(tǒng)將調(diào)用主題詞庫和分類號(hào)庫信息對(duì)符合要求的字段進(jìn)行內(nèi)容解析，提取符合要求的主題詞或分類號(hào)，保存到檔案目錄的主題詞或分類號(hào)字段中。系統(tǒng)的智能標(biāo)引結(jié)合檔案目錄內(nèi)容填充情況進(jìn)行判斷，對(duì)主題詞或分類號(hào)已經(jīng)存在的字段，系統(tǒng)不會(huì)將調(diào)用職能標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行覆蓋。系統(tǒng)向檔案管理員提供智能標(biāo)引的開關(guān)參數(shù)。1.1.4.3.1.5 驗(yàn)證歸檔對(duì)通過質(zhì)量驗(yàn)證的電子檔案目錄及文件進(jìn)行正式歸檔處理。歸檔操作可進(jìn)行人工干預(yù)，也可通過系統(tǒng)智能判斷，將符合要求的接收檔案進(jìn)行歸檔。對(duì)驗(yàn)證未通過的電子目錄先進(jìn)入預(yù)歸檔管理庫，經(jīng)檔案管理員處理過后再進(jìn)行歸檔操作。1.1.4.3.1.6 統(tǒng)計(jì)與分析 統(tǒng)計(jì)分析提供對(duì)檔案已經(jīng)接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能，包括接收全宗數(shù)量統(tǒng)計(jì)、接收檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、接收檔案分類統(tǒng)計(jì)等，并可打印數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表。在統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)上形成全宗卷。1.1.4.3.2 整理編目1.1.4.3.2.1 智能標(biāo)引在電子檔案整理編目過程中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)主題詞及分類號(hào)不完整的檔案目錄元數(shù)據(jù)字段進(jìn)行解析判斷，對(duì)符合主題詞或分類號(hào)標(biāo)引的字段，系統(tǒng)將調(diào)用主題詞庫和分類號(hào)庫信息對(duì)符合要求的字段進(jìn)行內(nèi)容解析，提取符合要求的主題詞或分類號(hào)，保存到檔案目錄的主題詞或分類號(hào)字段中。1.1.4.3.2.2 自動(dòng)摘要自動(dòng)摘要是系統(tǒng)根據(jù)管理員提前預(yù)設(shè)的摘要關(guān)鍵詞及摘要語句長度對(duì)檔案電子文件或經(jīng)過OCR識(shí)別的文件的內(nèi)容進(jìn)行解析，提取摘要內(nèi)容。自動(dòng)摘要功能通過系統(tǒng)自動(dòng)完成，自動(dòng)摘要關(guān)鍵字及長度設(shè)置通過系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行設(shè)置。摘要成果保存在數(shù)據(jù)庫內(nèi)。1.1.4.3.2.3 重復(fù)檢測系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)著錄或者檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)，可能存在重復(fù)檔案數(shù)據(jù)。系統(tǒng)自動(dòng)提供對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)的檢測，系統(tǒng)根據(jù)檔案管理員設(shè)置的唯一值檢測條件進(jìn)行重復(fù)檢測，一般情況下重復(fù)檢測條件為檔號(hào)。對(duì)于經(jīng)過檢測重復(fù)的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將會(huì)拋出并提示用戶進(jìn)行處理。重復(fù)檢測條件可由用戶自行設(shè)置，系統(tǒng)默認(rèn)檔號(hào)為重復(fù)檢測條件。1.1.4.3.2.4 批量管理包括對(duì)檔案目錄相關(guān)元數(shù)據(jù)的批量處理以及電子文件的批量處理功能。檔案目錄元數(shù)據(jù)的批量處理主要包括批量修改、批量替換、批量刪除、批量轉(zhuǎn)移等。電子文件的批量處理包括批量格式轉(zhuǎn)換、批量OCR識(shí)別等。批量操作可由管理員通過手工選取操作數(shù)據(jù)范圍進(jìn)行批量操作，也可由系統(tǒng)對(duì)符合條件數(shù)據(jù)進(jìn)行批量操作，由系統(tǒng)自動(dòng)完成。1.1.4.3.2.5 件/卷號(hào)調(diào)整檔案管理員通過系統(tǒng)提供的檔號(hào)、件號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)等有規(guī)律數(shù)據(jù)的自動(dòng)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)檔號(hào)、卷內(nèi)序號(hào)、卷內(nèi)件數(shù)和頁數(shù)等信息點(diǎn)自動(dòng)形成。針對(duì)件/卷號(hào)的調(diào)整系統(tǒng)提供檔案管理員的手工干預(yù)。1.1.4.3.3 檔案鑒定 檔案鑒定工作，是檔案室按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，甄別各判定檔案文件的價(jià)值，確定檔案保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案并予以銷毀，使保存的檔案達(dá)到精煉的工作。1.1.4.3.3.1 期限鑒定 期限鑒定是對(duì)到期檔案的鑒定，通過此系統(tǒng)您可以修改相關(guān)記錄的保管期限，簽署鑒定意見，并且系統(tǒng)將保管期限的鑒定記錄加入鑒定清冊(cè)中。 在進(jìn)行鑒定之前,首先進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選或?qū)耄从蓹n案鑒定人員導(dǎo)入當(dāng)前整理編目界面編目表中顯示的數(shù)據(jù)。按要求選擇輸入到期的年度，就會(huì)將整理編目當(dāng)前窗體中符合條件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前窗體中。如果當(dāng)前表中的信息過多，也可以通過組合查詢進(jìn)行過濾。1.1.4.3.3.2 開放鑒定 開放鑒定是對(duì)開放檔案文件的鑒定，通過此系統(tǒng)您可以修改相關(guān)記錄的開放級(jí)別，簽署鑒定意見，并且系統(tǒng)將開放狀態(tài)的修改記錄加入鑒定清冊(cè)中。 在進(jìn)行鑒定之前,首先進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選或?qū)?，即由檔案鑒定人員導(dǎo)入當(dāng)前整理編目界面編目表中顯示的數(shù)據(jù)。按要求選擇輸入條件，就會(huì)將整理編目當(dāng)前窗體中符合條件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前窗體中。如果當(dāng)前表中的信息過多，也可以通過組合查詢進(jìn)行過濾。1.1.4.3.3.3 密級(jí)鑒定 密級(jí)鑒定是對(duì)檔案文件的密級(jí)鑒定，通過此系統(tǒng)您可以修改相關(guān)記錄的密級(jí)，簽署鑒定意見，并且系統(tǒng)將密級(jí)的修改記錄加入鑒定清冊(cè)中。在進(jìn)行鑒定之前,首先進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選或?qū)耄从蓹n案鑒定人員導(dǎo)入當(dāng)前整理編目界面編目表中顯示的數(shù)據(jù)。按要求選擇輸入條件，就會(huì)將整理編目當(dāng)前窗體中符合條件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前窗體中。如果當(dāng)前表中的信息過多，也可以通過組合查詢進(jìn)行過濾。1.1.4.3.3.4 銷毀鑒定 銷毀鑒定即對(duì)鑒定為銷毀的檔案進(jìn)行銷毀登記的工作，被銷毀的檔案在編目管理界面中的相應(yīng)編目表的記錄信息其檔案實(shí)體狀態(tài)將自動(dòng)變?yōu)椤耙唁N毀”。 系統(tǒng)可以銷毀當(dāng)前記錄，由用戶填入銷毀原因、原保管期限、銷毀日期、小組意見、負(fù)責(zé)人簽章、監(jiān)毀人簽章等信息，也可以批量銷毀。1.1.4.3.3.5 鑒定清冊(cè)鑒定清冊(cè)即對(duì)各種鑒定行為的檔案進(jìn)行鑒定登記的工作，被鑒定的檔案在編目管理界面中的相應(yīng)編目表的記錄信息其檔案實(shí)體狀態(tài)將自動(dòng)變?yōu)椤耙谚b定”及“鑒定結(jié)果”。系統(tǒng)可以鑒定當(dāng)前記錄，由用戶填入鑒定原因、鑒定方式、鑒定日期、小組意見、負(fù)責(zé)人簽章、鑒定人簽章等信息，也可以批量鑒定。實(shí)現(xiàn)打印文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等鑒定清冊(cè)目錄。1.1.4.3.3.6 消息提示檔案的各種鑒定都是有章可循的，比如保管期限鑒定、銷毀鑒定等，系統(tǒng)可對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)系統(tǒng)檢測到需要進(jìn)行鑒定的數(shù)據(jù)是將會(huì)定期給管理員發(fā)送提示信息。信息包括需要鑒定的檔案的類別、數(shù)量等。提示信息的時(shí)間間隔可由檔案管理員通過系統(tǒng)后臺(tái)設(shè)置。1.1.4.3.3.7 鑒定標(biāo)準(zhǔn)管理 鑒定標(biāo)準(zhǔn)管理包括檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和保管期限表兩部分。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的錄入、查詢、更新等功能。保管期限表提供用于系統(tǒng)自動(dòng)提醒的保管期限的編制、查詢等，系統(tǒng)可調(diào)用保管期限表信息對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行檢測。1.1.4.3.4 檔案編研1.1.4.3.4.1 專題制作專題制作是檔案編研工作的重要內(nèi)容，。系統(tǒng)通過專題庫及參數(shù)設(shè)置，打破檔案類別及全宗限制，組成人物專題、圖片專題等各種綜合性專題。系統(tǒng)提供專題數(shù)據(jù)篩選功能及部分專題數(shù)據(jù)的手工著錄。1.1.4.3.4.2 專題管理 包括專題的修改、查詢利用、光盤發(fā)布等功能。專題管理提供類似整理編目的專題目錄及專題文件管理功能，包括專題數(shù)據(jù)增加、編輯、刪除、復(fù)制、粘貼、目錄關(guān)聯(lián)、檢索、專題合編、審核、光盤發(fā)布等功能。1.1.4.3.4.3 專題發(fā)布 系統(tǒng)提供良種發(fā)布方式，一種是專題光盤發(fā)布，另一種是專題利用發(fā)布。專題光盤發(fā)布是檔案管理員根據(jù)業(yè)務(wù)需求選取需要進(jìn)行發(fā)布的專題檔案目錄及文件，填寫發(fā)布編制表，將相關(guān)專題數(shù)據(jù)打包下載并刻錄成光盤文件，光盤數(shù)據(jù)打包過程由系統(tǒng)按照編制要求自動(dòng)完成。專題利用發(fā)布是檔案員根據(jù)專題的價(jià)值對(duì)社會(huì)公眾進(jìn)行開放利用的發(fā)布管理，系統(tǒng)提供與檔案利用系統(tǒng)的接口，管理員選擇需要發(fā)布的專題數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊專題利用發(fā)布后，數(shù)據(jù)將提供專題查閱利用。1.1.4.3.4.4 目錄關(guān)聯(lián) 目錄關(guān)聯(lián)提供專題檔案名稱與相關(guān)專題檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)提供專題關(guān)聯(lián)按鈕，選擇專題關(guān)聯(lián)查看狀態(tài)后，通過點(diǎn)擊專題名稱目錄，系統(tǒng)可自動(dòng)顯示該目錄對(duì)應(yīng)的專題數(shù)據(jù)文件。專題關(guān)聯(lián)規(guī)則可通過系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行自定義。1.1.4.3.4.5 全宗指南 系統(tǒng)提供全宗指南的編制，包括全宗指南名稱增加、修改、刪除，文件掛接等操作。1.1.4.3.4.6 組織沿革 系統(tǒng)提供組織沿革的編制，包括組織沿革名稱增加、修改、刪除，文件掛接等操作。1.1.4.3.4.7 大事記 系統(tǒng)提供大事記的編制，包括大事記名稱增加、修改、刪除，文件掛接等操作。1.1.4.3.4.8 編研模板管理 系統(tǒng)提供重要文件匯編、組織沿革、人事任免、全宗指南等編研模板，用戶可以運(yùn)用此模板完成檔案信息的編研工作。1.1.4.3.5 檔案保管（庫房管理）1.1.4.3.5.1 庫房信息管理 提供庫房信息維護(hù)功能，將所有的檔案所在庫房物理位置(庫房、排、列、層、正反面)信息全部記錄在數(shù)據(jù)庫中并且可以隨時(shí)修改、更新當(dāng)前庫房檔案的位置信息。1.1.4.3.5.2 虛擬圖形庫房實(shí)現(xiàn)多樓宇、多樓層庫房的圖形化管理，包括庫房、庫柜、檔案位置等，直觀的顯示庫房的狀態(tài)、當(dāng)前溫濕度、庫架滿置度等信息。庫圖圖形化管理由系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置和管理。1.1.4.3.5.3 文件定位跟蹤系統(tǒng)提供對(duì)檔案庫房位置的定位功能，檔案管理員選擇或填寫需定位檔案的檔號(hào)或者存放位置，系統(tǒng)將直接定位到對(duì)應(yīng)實(shí)體檔案所在的位置。系統(tǒng)自動(dòng)定位功能由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的庫架位置進(jìn)行檢測。1.1.4.3.5.4 庫房滿置度統(tǒng)計(jì) 系統(tǒng)提供對(duì)庫房滿置度的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能，并能以直方圖形式進(jìn)行顯示。庫房滿置度與虛擬圖形庫房相結(jié)合，提供庫架滿置度統(tǒng)計(jì)。1.1.4.3.5.5 出庫登記管理 實(shí)體檔案因借閱利用或者遷移出庫的時(shí)候需要對(duì)出庫文件進(jìn)行登記管理。系統(tǒng)提供著錄、編輯、刪除、報(bào)表打印等功能。1.1.4.3.5.6 入庫登記管理 實(shí)體檔案因借閱利用完畢歸還或者遷移入庫的時(shí)候需要對(duì)出庫文件進(jìn)行登記管理。系統(tǒng)提供著錄、編輯、刪除、報(bào)表打印等功能。1.1.4.3.5.7 實(shí)體檔案維護(hù)管理登記 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的技術(shù)處理等維護(hù)管理信息登記，如消毒、輻照等，以及實(shí)體檔案搶救、照片翻拍等的登記、審批、外出處理的在途管理、統(tǒng)計(jì)等功能。1.1.4.3.5.8 溫濕度管理 每天在指定的時(shí)間對(duì)保管檔案的庫房進(jìn)行溫度和濕度的登記，并可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作，生成月統(tǒng)計(jì)表、年統(tǒng)計(jì)表。它的目的是及時(shí)控制庫房的溫濕度，使保管條件有利于延長檔案的壽命。（1）參數(shù)設(shè)置：在進(jìn)行溫溫度登記之前，需要設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)溫濕度和登記時(shí)間，用戶可以將一天的登記時(shí)間設(shè)為二次或多次。（2）日登記：日登記即記錄庫房每天的溫濕度（3）統(tǒng)計(jì)報(bào)表：根據(jù)每天的溫濕度，可生成檔案庫房溫、濕度記錄表、檔案庫房溫濕度日統(tǒng)計(jì)表、月統(tǒng)計(jì)表、年統(tǒng)計(jì)表。1.1.4.3.5.9 存放位置索引 設(shè)置檔案存放位置是檔案保管工作的一部分，目的是方便檔案管理人員日常查找，設(shè)置一個(gè)存放位置索引表，批量地設(shè)置存放位置，提高檔案管理人員的工作效率。系統(tǒng)應(yīng)提供添加、刪除和修改存放位置索引等功能，能通過組合查詢將符合條件案卷顯示在條件列表中并可輸入要存放的位置，并能打印出存放位置索引表。1.1.4.3.5.10 病檔監(jiān)管了解庫房檔案實(shí)體檔案情況，對(duì)于出現(xiàn)問題檔案需要進(jìn)行維護(hù)，并將信息登記入庫。可以生成月統(tǒng)計(jì)表、年統(tǒng)計(jì)表并打印輸出。1.1.4.3.5.11 集成數(shù)據(jù)接口 虛擬圖形化庫房管理系統(tǒng)需要同檔案資源利用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，系統(tǒng)提供兩個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理接口，包括檔案資源管理系統(tǒng)中通過檔案目錄進(jìn)行檔案位置追蹤、庫房管理系統(tǒng)通過虛擬庫房查看庫架內(nèi)的檔案目錄等。1.1.4.3.6 資源信息管理1.1.4.3.6.1 實(shí)物檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏實(shí)體檔案輔助信息的管理統(tǒng)一管理。主要提供對(duì)系統(tǒng)對(duì)實(shí)體檔案輔助管理信息的的收集、登記、分類、編排、信息補(bǔ)遺、利用統(tǒng)計(jì)等功能。1.1.4.3.6.2 電子檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理信息的統(tǒng)一管理。主要提供對(duì)系統(tǒng)對(duì)電子檔案管理信息的的收集、登記、分類、編排、信息補(bǔ)遺、利用統(tǒng)計(jì)等功能。1.1.4.3.6.3 多媒體資源管理實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)中的多媒體資源的統(tǒng)一管理。主要提供對(duì)系統(tǒng)對(duì)多媒體資源信息的的收集、登記、分類、編排、信息補(bǔ)遺、利用統(tǒng)計(jì)等功能?？梢詫?duì)聲像、照片等信息資源與編號(hào)排列、位置、摘要說明、來歷等進(jìn)行自動(dòng)關(guān)聯(lián)。提供自動(dòng)縮略圖制作、非線性編輯功能。1.1.4.3.6.4 資料管理 實(shí)現(xiàn)提供對(duì)資料的資料收集、排列編號(hào)、存放地址、移進(jìn)移出等功能。1.1.4.3.6.5 數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)更新 系統(tǒng)提供檔案目錄管理信息的自動(dòng)時(shí)時(shí)更新功能，針對(duì)通過電子目錄借閱及歸還、實(shí)物檔案借閱及歸還、保管期限鑒定、開放鑒定、銷毀鑒定等影響檔案數(shù)據(jù)目錄的過程信息進(jìn)行自動(dòng)更新。1.1.4.3.7 全宗數(shù)據(jù)管理1.1.4.3.7.1 全宗單位管理 全宗單位管理提供對(duì)進(jìn)館檔案所屬全宗信息的管理功能，包括全宗單位名稱、全宗號(hào)、地址等信息的管理，功能又增加、刪除、修改等。1.1.4.3.7.2 全宗歷史記錄 用于登記全宗單位的沿革歷史，主要包括全宗的創(chuàng)建時(shí)間、變更時(shí)間、終止時(shí)間、名稱變更等信息的登記、編輯等功能。1.1.4.3.7.3 數(shù)據(jù)維護(hù) 系統(tǒng)提供對(duì)進(jìn)館全宗實(shí)體檔案及對(duì)應(yīng)電子檔案文件的數(shù)據(jù)的編輯、批量修改、目錄關(guān)聯(lián)等維護(hù)管理。1.1.4.3.7.4 全宗統(tǒng)計(jì) 系統(tǒng)提供對(duì)進(jìn)館全宗以及全宗數(shù)據(jù)的詳細(xì)統(tǒng)計(jì)功能，包括針對(duì)全宗進(jìn)館的時(shí)間等內(nèi)容自定義統(tǒng)計(jì)，對(duì)進(jìn)館數(shù)據(jù)的分類、時(shí)間、數(shù)量等進(jìn)行自定義統(tǒng)計(jì)，還包括分全宗的進(jìn)館檔案相關(guān)的統(tǒng)計(jì)。1.1.4.3.7.5 件/卷號(hào)調(diào)整檔案管理員通過系統(tǒng)提供的檔號(hào)、件號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)等數(shù)據(jù)的自動(dòng)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)進(jìn)館全宗數(shù)據(jù)檔號(hào)、卷內(nèi)序號(hào)、卷內(nèi)件數(shù)和頁數(shù)等信息點(diǎn)自動(dòng)形成和手工干預(yù)調(diào)整。保證進(jìn)館全宗數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。1.1.4.3.7.6 批量處理 針對(duì)進(jìn)館全宗檔案目錄相關(guān)元數(shù)據(jù)的批量處理以及電子文件的批量處理功能。檔案目錄元數(shù)據(jù)的批量處理主要包括批量修改、批量替換、批量刪除、批量轉(zhuǎn)移等。電子文件的批量處理包括批量格式轉(zhuǎn)換、批量OCR識(shí)別等。批量操作可由管理員通過手工選取操作數(shù)據(jù)范圍進(jìn)行批量操作，也可由系統(tǒng)對(duì)符合條件數(shù)據(jù)進(jìn)行批量操作，由系統(tǒng)自動(dòng)完成。1.1.4.3.8 代保管業(yè)務(wù)管理1.1.4.3.8.1 信息著錄 系統(tǒng)提供代保管業(yè)中重合同、代保管檔案及授權(quán)信息的數(shù)據(jù)著錄功能，包括信息采集、編輯、批量修改、刪除等業(yè)務(wù)功能，信息著錄其他管理功能類似檔案著錄。1.1.4.3.8.2 合同管理 實(shí)現(xiàn)由檔案局（館）代為保管的合同數(shù)據(jù)的信息著錄、分類、整理、保存和管理等功能。系統(tǒng)同超期提示功能相結(jié)合，提供合同到期自動(dòng)提醒。管理員可進(jìn)行人工或者自動(dòng)提供服務(wù)管理，可以通過短信