《審核前的培訓》PPT課件.ppt

審核前的應對培訓,P2,管理體系外部審核 主要應用于確定公司活動符合管理體系要求的程度。 審核發(fā)現(xiàn)用于評價管理體系的有效性和識別改進的機會。 第三方審核由外部獨立的審核服務組織進行。這類組織通常是經(jīng)認可的，提供符合標準要求的認證或注冊。 GB/T19011提供了審核指南。,P3,第三方審核的作用 通過一個具有資質(zhì)的第三方來證實： 向外界展示組織所建立的管理體系是符合標準要求的 組織內(nèi)部能有效的實施、保持和持續(xù)改進管理體系 組織的管理體系運作滿足相關方的要求,P4,認證審核的范圍確定 一般不超出營業(yè)執(zhí)照中的規(guī)定 因為執(zhí)照是法律法規(guī)的要求，是前提 認證主要是考慮組織的產(chǎn)品質(zhì)量周邊環(huán)境職業(yè)健康安全要求 組織的體系運行是否得到有效控制,需提供證據(jù)證明 是否滿足法律法規(guī)及客戶的要求,也要求有證據(jù),P5,一般情況下認證審核員會提出的問題 我們?nèi)绾位卮疬@些問題 其它問題,P6,1.管理體系 management system 建立方針和目標并實現(xiàn)這些目標的體系 質(zhì)量管理體系 quality management system 指導和控制組織的關于質(zhì)量的管理體系 質(zhì)量： 一組固有特性滿足要求的程度,P7,環(huán)境： 組織運行活動的外部存在，包括空氣、水、土地、自然資源、植物、 動物、人，以及它們之間的相互關系。 環(huán)境因素environmental aspect 一個組織的活動、產(chǎn)品或服務中能與環(huán)境發(fā)生相互作用的要素。 注：重要環(huán)境因素是指具有或能夠產(chǎn)生重大環(huán)境影響的環(huán)境因素 職業(yè)健康安全occupational health and safety ： 影響作業(yè)場所內(nèi)員工、臨時工、合同工、訪問者和其他人員的安全 和健康的條件和因素。 職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系 occupational health safety management system 組織全部管理體系中專門管理與其業(yè)務相關的職業(yè)安全衛(wèi)生風險的部分，包括為制定、實施、實現(xiàn)、評審和保持職業(yè)安全衛(wèi)生方針所需的組織機構、規(guī)劃活動、職責、慣例、程序、過程和資源。,P8,2公司的方針及目標的主要內(nèi)容是什么? 3.公司的管理者代表,員工代表是誰? 4.公司貫徹的什么管理體系? 5。什么是ISO？ 國際標準化組織(International Orgnization for Standardization)的縮寫. 6.什么叫做ISO9001? ISO9001就是國際標準化組織于1987年頒布的質(zhì)量管理體系要求標準. 2008年ISO組織對標準進行了又一次進行了修訂.目前我們執(zhí)行的即為此版本.,P9,7。什么叫做ISO14001：2004? 對組織的環(huán)境管理體系活動要求的標準規(guī)定。總目的是支持環(huán)境保護和污染預防，協(xié)調(diào)它們與社會需求和經(jīng)濟需求的關系 8。什么叫做OHSAS 18001：2007職業(yè)健康安全管理體系 對職業(yè)健康安全管理體系的要求，使組織能控制其職業(yè)健康安全風險，改進其職業(yè)健康安全績效的規(guī)范 9.你對標準要求建立管理體系的看法（特別是高層領導）? 10.為什么要建立標準管理體系? ISO9001標準的推行是現(xiàn)代企業(yè)管理和產(chǎn)品質(zhì)量保證的需要.目前市場趨勢的變化已使質(zhì)量成為競爭的首要因素.,P10,11.推行ISO9001有什么好處? ISO9001的推行有以下幾個好處: a.能提高生產(chǎn)效率、促進有效溝通. b.減少錯誤重復，確保制造和故障減少. c.是公司工作不斷改進的基礎. d.維持生產(chǎn)過程的穩(wěn)定并使其趨于標準,規(guī)范,有據(jù)可依. e.提供穩(wěn)定的質(zhì)量管理過程,使其成為全面質(zhì)量管理體系. f.是全球質(zhì)量體系標準并得到國際承認. g.是十分有效的產(chǎn)品及服務管理工具.,P11,目的： 建立一個“持續(xù)改進、自我發(fā)展”的組織發(fā)展機制。 作用： 滿足顧客需求， 增強顧客滿意，并爭取超越顧客期望，從而贏得顧客、贏得市場， 在質(zhì)量競爭方面為組織贏得生存空間。 方法： 識別質(zhì)量管理體系所需的過程及其在組織中的應用； 識別這些過程的順序和相互作用； 確定為確保這些過程的有效運行和控制所需要的準則和方法； 確保可以獲得必要的資源和信息，以支持這些過程的運行和對這些過程的監(jiān)視； 監(jiān)視、測量和分析這些過程； 實施必要的措施，以實現(xiàn)對這些過程策劃的結(jié)果和對這些過程的持續(xù)改進； 評價： 原則（準則）： 符合性，適宜性、充分性、有效性（有責、有序、有效、高效） 方法： 自我評價、過程評價、審核（內(nèi)、外）、管理評審。,實施質(zhì)量管理的目的、作用、方法及評價,P12,質(zhì)量管理僅僅是現(xiàn)代企業(yè)管理全部內(nèi)涵的一個層面（顧客關系層面），但質(zhì)量管理的理念、理論及技術、手段、方法、工具對現(xiàn)代企業(yè)管理的其它領域產(chǎn)生了廣泛而深刻的影響。 實施規(guī)范化管理是實施有效管理的前提與基礎。 管理的本質(zhì)是管理過程，管理的目的是追求持續(xù)改進，不斷創(chuàng)新。,P13,12.公司是申請那種管理模式的認證? 我公司是申請ISO9001:2008/ISO14001：2004/OHSAS18001：2007質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系 13.公司的主要產(chǎn)品有哪些?流程咋樣? 14.您負責的主要工作是什么,請說明一下? 15.你部門的目標是什么? 16. 請問你受過哪些訓練?你在本職崗位是否受過培訓? 17. 不合格品不符合如何處理? 18.對你本身的工作是什么？在哪里可以看到相關文件的規(guī)定?,P14,最高管理者,了解公司管理體系的范圍即覆蓋的區(qū)域 熟悉公司方針的含義和公司貫標的目的或動機 清楚在公司管理體系推進過程中的職責 了解公司推進管理體系都做了那些具體的策劃工作 清楚公司都有那些重大環(huán)境因素 清楚公司都制定了那些目標指標以及環(huán)境管理方案 清楚公司管理體系評審的有關規(guī)定及其有關資料 清楚適用的環(huán)境法律法規(guī)對公司的要求 確公司已采取那些措施保證相關方能夠及時獲取公司的環(huán)境方針 清楚告訴環(huán)境管理方案的目前執(zhí)行情況 清楚告訴目前在環(huán)境法律法規(guī)的遵守情況,P15,管理者代表,清楚自己在管理體系中的職責和公司管理體系覆蓋的過程及含蓋的認證產(chǎn)品范圍 外審前一天組織相關部門負責人對公司進行衛(wèi)生大檢查，包括各部門辦公室、生產(chǎn)現(xiàn)場的物品擺放、文件管理等。 策劃審核員的接送、生活安排工作 指定審核陪同人員，多少以認證公司的審核計劃分組情況為準 準備管理手冊、程序文件及相關的工作文件，份數(shù)以認證公司參加審核的審核員人數(shù)為準。 準備好審核員辦公的地方和中午休息的地方。 確保公司參加審核首末次會議的人員準時到場，至少應提前比審核員到場，并帶好筆和本，嚴禁有遲到現(xiàn)象。 確保公司參加審核首末次會議的人員要穿戴干凈整齊,P16,認證審核前兩天建議由管理者代表組織公司各有關人員召開動員大會，一是方便各相關部門作好充分準備，二是消除大家的緊張感和壓力 對認證公司的審核計劃進行確認和反饋，若對計劃有異議或疑義請?zhí)崆芭c認證公司溝通協(xié)調(diào) 確保各相關職能部門負責人審核期間都能夠在場，工作正常運轉(zhuǎn) 認證審核前建議由管理者代表對各相關職能部門的文件管理情況組織一次抽樣檢查，以防作廢或無效文件在現(xiàn)場流通使用。 必要時組織好審核首末次會議的拍照存檔工作,P17,熟悉公司的環(huán)境因素及重大環(huán)境因素 熟悉公司的方針目標環(huán)境管理方案及執(zhí)行情況 了解公司適用的環(huán)境法律法規(guī)對公司的要求 了解公司目前適用環(huán)境法律法規(guī)的遵守情況 熟悉作為管理者代表在管理體系中的職責 備注：一般情況下，最高管理者和管理者代表一起審核。,P18,組織本部門人員在外審前再次熟悉與本部門工作有關的文件，尤其方針、目標 熟悉本部門在管理體系中的主要職責 參加審核首末次會議的人員準時到場、穿戴干凈整齊。 外審前要組織部門人員搞好部門衛(wèi)生包括文件整理，尤其生產(chǎn)現(xiàn)場如生產(chǎn)設備表面、掛放的文件。要干凈掛放端正、物品擺放要整齊、標識正確。 員工熟悉各自崗位的環(huán)境因素/重大環(huán)境因素以及相關的控制措施規(guī)定 熟悉各自崗位的工作能夠?qū)Νh(huán)境產(chǎn)生的環(huán)境影響 熟悉各自崗位相關的適用環(huán)境法律法規(guī)要求以及若不遵守將會產(chǎn)生何環(huán)境影響 檢查部門各控制點是否進行標識有無遺漏,各相關職能部門,P19,文件整理：從現(xiàn)場撤除無效文件，以防誤用；對有效文件進行整理、分類標識歸檔，存放與易查找到的地方包括對記錄的管理。 對保留的有效文件編制一份清單/目錄，以便查找。 審核時各部門最好指定一名熟悉本部門文件管理的人員協(xié)助被審人員查找文件。 尋找證據(jù)時要達到快、準之效果。審核過程中回答問題應以文件為主，以記錄做證據(jù)，千萬不可亂說、東拉西扯，若聽不懂時，可以請審核員再重復一遍，千萬不可不懂裝懂，亂回答。 回答問題時，只說自己的工作，最好不要說他人的工作。 審核過程中提供證據(jù)時，審核員要什么提供什么，不可亂提供。 對于沒有做好的地方，千萬不要和審核員爭吵，此時可以虛心請教或私下向其請教。,P20,陪同人員： 帶領審核員到各部門進行審核，向被審部門負責人和審核員相互介紹。 每一個部門審核完畢，應事先通知下一個，可以將審核員的審核特點告訴下一個部門，確保其作好充分準備。 審核員參觀現(xiàn)場時，向?qū)徍藛T介紹廠里情況。 負責審核員和受審部門之間有爭議時的協(xié)調(diào)工作 熟悉公司的業(yè)務運作 熟悉公司的管理體系運作情況 了解各相關職能部門在管理體系中的主要職責,P21,公司的方針目標應熟悉、了解、最好能背誦下來。 任何修改或涂改要有簽名或蓋章。 各種記錄均應加以簽名確認。包括電腦打印的記錄。 表單記錄內(nèi)容的空白處要劃記“/”或蓋“空白”章。 文件或記錄，禁用鉛筆書寫。 不能剪貼，最好不要用涂改液涂改。 確保表單記錄的完整性，尤其是需要做持續(xù)追蹤的記錄。 先確定了解問題后再回答。做到有問必答，答其所問。 回答要有根據(jù)，審核員認可所答的問題后，不需要延伸，發(fā)展該問題。,P22,證據(jù)多比少好，但證據(jù)需為有效證據(jù)。 對審核員可能會問到的問題，資料應事先準備好，或隨身攜帶。 確保各部門的需審核文件和資料可隨時按要求找到。 對自己本職工作的要求應熟悉并描述重要的參數(shù)、數(shù)據(jù)。 認證審核當天，每一位審核員，需安排一位陪審員。 對審核中的每一項目，需有一個人主答。 現(xiàn)場操作人員的篩選，要安排班、組長或熟悉流程的和在場。 不熟練的人員可安排調(diào)班。 審核員所提及之缺點建議事項,陪審人員要隨時記下來（記清楚），盡量在審核后會議（總結(jié)會）之前完成文件方面的糾正措施。,P23,生產(chǎn)工作計劃適當?shù)恼{(diào)整，使生產(chǎn)順暢，生產(chǎn)完整產(chǎn)品。 審核員食宿之安排及審核員辦公室的準備。 法律許可的情況下的禮貌、友情饋贈。 環(huán)境的整理，5S的加強，死角的清理。 文明禮貌、制服、工牌的著裝要求，體現(xiàn)公司的精神面貌。 審核工作的配合,（如到下班時,審核未結(jié)束應予配合）。 應切忌與審核員的沖突,避免強辯,明顯的錯誤應謙虛接受。 審核時盡可能提供之前一個月的記錄,并準備三個月內(nèi)的記錄,以便審核時追蹤。 各部門的不合格品、廢品應于認證前一天全部清理,留在現(xiàn)場的只能是當時的,不合格品的處理應有記錄,可追溯形成閉環(huán)。 涂改過多的記錄（多于三處以上）的應予撤換，重寫。,P24,多做不一定是好事，多做部分應予說明、規(guī)定。 欠缺部分應以作業(yè)指導書的方式規(guī)定，臨時補充。,P25,在審核中,需要做的三不一看： 不隨意回答，不輕易說不知道，審核員問什么答什么,. 審核員要看什么就提供什么,審核員無要求者就不要提供.與審核有關之資料要分類歸檔 不被審核的資料.文件要收拾好,不要隨便放置. 提供資料前最好先看一下有無問題,不要太匆忙,以免造成錯誤. 回答問題時不必緊張,要有禮貌,如發(fā)生誤解時,要婉轉(zhuǎn)解釋清楚.,P26,審核時一切按照正常作業(yè),不要好奇圍觀,也不要回避問題. 審核時若已到下班時間,但審核員仍在進行審核時,要延長下班時間配合審核進行. 審核期間所有作業(yè)一定要按規(guī)定進行,如自主檢查、制程檢驗、作業(yè)方法、日常保養(yǎng)等.,P27,1.三個原則 a.不問到不回答 b.不相關不回答 c.不清楚不回答 2.一個要訣 簡單扼要 3.三個不要 a.不要說假話 b.不要強辯 c.不要推卸責任,P28,審核員審核主要采取的三種方式 1）問：詢問有關的人員 2）查：查記錄看證據(jù) 3）看：看現(xiàn)場是否與按有關的要求在做,P29,審核中，現(xiàn)場人員的分工 1）陪同人員：負責審核過程中路線的確定，必要時提醒 各主答人員；(三個作用：引導，記錄，見證） 2）主答人員：各部門主管擔當，主要回答審核員提出的各種問題； 3）副答人員：各部門經(jīng)理擔當，當主答人員回答有誤或有偏離主題現(xiàn)象，作為重新澄清問題的人員； 4）觀摩人員：由下一被審部門的主答人員擔當，了解審核員審核內(nèi)容及方法，及時彌補本部門相關記錄； 5）指揮人員：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)審核過程中出現(xiàn)的問題，及時加以解決。,P30,回答審核員提問時的依據(jù) 公司現(xiàn)行有效的管理體系文件（包括手冊、程序文件、工作指導等）； 標準； 審核時，如果你發(fā)現(xiàn)體系文件與你們部門的實際運作不符合時怎么辦？ 首先應按照文件回答，并及時把發(fā)現(xiàn)的問題傳遞給相關人員，將審核員的思維引向另一主題，盡可能提供完善的表格記錄，同時，在傳遞記錄時只需傳遞審核員需要的記錄，不可把整本文件/記錄全部給審核員。,P31,審核時審核員提出的問題在體系文件中沒有描述時怎么辦？ 首先不要一口就回答說沒有。 應該說我們公司的文件中已有描述審核員提出的問題，并請審核員先審核下一個問題，已派人去找相關文件了，同時及時把審核員提出的問題反饋到指揮中心。,P32,如果審核員發(fā)現(xiàn)不合格項，你首先應確認什么？ 首先確認審核員發(fā)現(xiàn)不合格項的證據(jù)，如果審核員已避開此問題開始審核另外一個問題時，要及時抓住轉(zhuǎn)換問題的瞬間解釋；如果審核員繼續(xù)審核此問題，則須加緊利用這機會向?qū)徍藛T澄清。 必須把不合格項只停留在本部門，不可再推到其它部門，同時及時把不合格項反饋到其它部門及指揮中心。,P33,不符合類型 嚴重不符合 完全未按照標準的要求加以控制 一個要素在多個部門失控 一般不符合 有做，但未做到或未能完全做到 觀察項 可能是不合格，但證據(jù)不足。如不重視有可能形成不合格,P34,糾正措施： 為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格或其它不期望情況的原因所采取 的措施。 糾正： 為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施。 預防措施： 為消除潛在不合格或其它