《番茄工作法圖解》.ppt

番茄工作法圖解 簡(jiǎn)單易行的時(shí)間管理方法,目 錄,第一部分 番茄工作法概述 第二部分 一次只做一件事 第三部分 番茄工作法的使用方法,關(guān)于番茄工作法,意大利人弗朗西斯科西里洛于 1992 年創(chuàng)立了番茄工作法。 番茄工作法圖解的作者諾特伯格（瑞典人），他不是番茄工作法的發(fā)明者，而是番茄工作法的深度愛好者和實(shí)踐者。 “番茄工作法”意在讓人們駐足、觀察、醒悟，并在此過程中改進(jìn)自我。 時(shí)間不再是繃緊的弦，反而變成同盟戰(zhàn)友，幫我們將100%的心智專注在當(dāng)下，避免不必要的壓力和負(fù)擔(dān)。使用番茄工作法，你將學(xué)會(huì)微笑達(dá)成目標(biāo)，做強(qiáng)者而無需逞強(qiáng)用力。,關(guān)于番茄工作法,什么是番茄工作法,在25分鐘內(nèi)專心做某一件事，利用整個(gè)番茄時(shí)間，專注于某一段時(shí)間，減少打斷，提高時(shí)間的感知和掌控。,理念,番茄時(shí)間為25min工作+5min休息，3-4個(gè)番茄時(shí)間為一輪，之后休息10-15min。,定義,番茄工作法流程示意圖,一雙腳不能同時(shí)跳兩場(chǎng)舞,馬克斯在20世紀(jì)初到柏林闖蕩，開了一家公司生產(chǎn)服裝，生意做得很大。太爺爺?shù)某晒Φ靡嬗谒奶幨涝瓌t。他的座右銘是：“一雙腳不能同時(shí)跳兩場(chǎng)舞?！睋Q句話說，一次只做一件事。 無論是這句座右銘，還是番茄工作法，都是對(duì)所謂“日理萬機(jī)”的堅(jiān)決駁斥要為自己立界限。 那么，如何讓自己只做最重要的事呢？對(duì)此，我的方法是，先分析真正的問題所在，即“我想達(dá)成什么結(jié)果”，然后專注于能帶來該結(jié)果的活動(dòng)。開工前，我要先扭啟番茄鐘，稍后番茄鐘會(huì)響鈴，提醒我停下來，重新考慮剛才所專注的活動(dòng)，是否仍然是重中之重？,一雙腳不能同時(shí)跳兩場(chǎng)舞,為何要用番茄工作法,面對(duì)復(fù)雜，望而卻步。那些復(fù)雜的、在一個(gè)25分鐘內(nèi)完不成的任務(wù)，往往會(huì)造成拖延。拖延總能讓我們茍且偷安，但難題并沒有消失。別考慮任務(wù)有多復(fù)雜，重要的是開始、再開始。扭啟番茄鐘，半小時(shí)內(nèi)你會(huì)有所斬獲，并獲得休息做為獎(jiǎng)賞。,小事忙活一天，大事一樣沒辦。番茄工作法要求在每天早晨做計(jì)劃，為自己當(dāng)天分派為數(shù)不多的活動(dòng)。然后在每個(gè)番茄鐘之前，重新評(píng)估活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)，最重要的一項(xiàng)待辦活動(dòng)會(huì)躍然紙上。確保你一直在做最重要的事，而不是別的事情。,最后期限，步步緊逼。加班到很晚，周末不休息，長(zhǎng)此以往，不會(huì)有任何效率。就算被迫加了班，別別扭扭地，也拿不出好成果來。番茄工作法，以25分鐘的短期迭代為節(jié)奏，幫你建立可持續(xù)發(fā)展的步伐，休息時(shí)安心休息，工作時(shí)一心一意。,牽著不走，打著倒退。有人把一堆破事兒推到你頭上時(shí)，你還能享受工作樂趣嗎？“必須去做”和“我想要做”之間的斗爭(zhēng)，從小孩子兩歲的時(shí)候就開始了。其實(shí)還有第三選項(xiàng)：“我選擇”。使用番茄工作法，每天早晨量力而為地選擇當(dāng)天能完成的活動(dòng)。自己積極地將活動(dòng)拉入“今日待辦”表格，而不是被動(dòng)地等它們來找你，這有助于建立你的新好員工形象。,為何要用番茄工作法,完美主義，礙手礙腳。“等一等，還有更完美的方案”其實(shí)是另一種形式的拖延。番茄工作法沒有給“拖延”任何的機(jī)會(huì)。你只能前進(jìn)，開始一個(gè)番茄鐘，不必惦記怎樣才能做到“非常完美”。扭啟番茄鐘，投入25分鐘努力，然后得到畫一個(gè)、休息一下的獎(jiǎng)勵(lì)。,頭腦被各種想法占據(jù)。有時(shí)難以集中于單項(xiàng)活動(dòng)，是因?yàn)槠渌敕ㄒ豢滩煌５孛俺鰜?。這時(shí)應(yīng)當(dāng)把它們填入“計(jì)劃外緊急”表格，然后再接再厲，完成手頭的活動(dòng)。想要專心致志，就拋開所有雜念。,前怕狼，后怕虎，害怕失敗和批評(píng)。投身于番茄工作法，讓它成為你的進(jìn)程指標(biāo)，讓工作有章可循。它只屬于你自己，為你量身定做。借助每天完成的番茄數(shù)，你可以提升效率，完成更多工作，為平凡增添樂趣。番茄數(shù)絕不是讓老板給你打分用的。,把預(yù)估當(dāng)作承諾。一項(xiàng)探索活動(dòng)或開發(fā)活動(dòng)要花的時(shí)間，沒法提前預(yù)知，只能估計(jì)得盡量接近?？偸前压烙?jì)值當(dāng)作承諾，無論是對(duì)自己或?qū)ν?，都?huì)造成不必要的焦慮。為避免此類困境，番茄工作法只計(jì)算番茄鐘。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分鐘專注于該做的事。做到隨時(shí)溝通，讓相關(guān)人員看到事情進(jìn)展。,一次只做一件事,番茄工作法的工具,“ 今日待辦”表格：填寫今天日期、你的名字，列出打算在今天進(jìn)行的活動(dòng)。每天早上這張表要換新的。 “ 活動(dòng)清單”表格：填寫你的名字，列出最近要進(jìn)行的活動(dòng)，隨想隨填，不用排序。同一張“活動(dòng)清單”表格可以用很多天，增加新的活動(dòng)，劃掉已完成的。 “ 記錄”表格：記錄所采樣的流程指標(biāo)，以便對(duì)流程進(jìn)行改進(jìn)。同一張“記錄”表格可以用很多天，以便比較每天的跟蹤記錄。,三張紙的用途,番茄工作法的五個(gè)階段,在一天的開始，從積壓的工作（稱為“活動(dòng)清單”）中提取最重要的活動(dòng)，填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當(dāng)天的自我承諾。,確定當(dāng)天活動(dòng)后，扭啟25分鐘的番茄鐘，從當(dāng)天活動(dòng)的第一項(xiàng)開始進(jìn)行。在每個(gè)25分鐘的時(shí)間段（稱為一個(gè)番茄鐘）內(nèi)，你要收集一些過程指標(biāo)，比如計(jì)算遇到的中斷次數(shù)。,在一天結(jié)束時(shí)，將當(dāng)天收集的數(shù)據(jù)歸檔，寫入”記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數(shù)，就把中斷次數(shù)寫下來。,從所記錄的原始數(shù)據(jù)中提取有用信息。例如計(jì)算在每個(gè)25分鐘的時(shí)間段，平均遇到幾次中斷。,最終你要將信息以某種方式組織起來，從中找出改進(jìn)流程的思路。,預(yù)估完成任務(wù)所需的番茄鐘梳理,計(jì)算預(yù)估的單位番茄鐘。要完成某項(xiàng)活動(dòng)，需要花多少個(gè)番茄鐘？ 預(yù)估值4表示一項(xiàng)活動(dòng)預(yù)計(jì)從開始到完成需要花費(fèi)4個(gè)番茄鐘。不能使用小數(shù)，如1/2或2.2個(gè)番茄鐘是不行的。,預(yù)估完成任務(wù)所需的番茄鐘數(shù)量,假如一項(xiàng)活動(dòng)預(yù)估超過7個(gè)番茄鐘，說明它太復(fù)雜了，需要拆分這項(xiàng)活動(dòng)。拆開的每項(xiàng)小活動(dòng)在“活動(dòng)清單”表格中單獨(dú)占一行，各自有預(yù)估值?；顒?dòng)越大，預(yù)估越不準(zhǔn)。 如果一項(xiàng)活動(dòng)預(yù)估不夠1個(gè)番茄鐘，則可以在它旁邊標(biāo)個(gè)0，并不是說它要花0個(gè)番茄鐘來完成，只是表示時(shí)間花費(fèi)小于1個(gè)番茄鐘。這樣的活動(dòng)在“活動(dòng)清單”表格中仍然各自占一行。 稍后在選擇活動(dòng)填入“今日待辦”表格時(shí)，可以將幾項(xiàng)小于1個(gè)番茄鐘的活動(dòng)合并到一起，將它們寫在同一行，當(dāng)作一個(gè)活動(dòng)來對(duì)待。,選擇今日待辦事項(xiàng),從“活動(dòng)清單”表格中選擇當(dāng)天的活動(dòng)時(shí)，這些活動(dòng)的預(yù)估番茄鐘總數(shù)不要超過你的番茄鐘日流量。 然后將這些活動(dòng)寫入“今日待辦”表格，并按照每項(xiàng)活動(dòng)的預(yù)估番茄數(shù)，在其右側(cè)畫上相應(yīng)數(shù)量的小方格。 當(dāng)番茄鐘響鈴時(shí)，你為剛剛完成的一個(gè)番茄鐘在當(dāng)前活動(dòng)右側(cè)的小方格里畫一個(gè)，表示你已經(jīng)為這項(xiàng)活動(dòng)花了25分鐘工夫。,選擇今日待辦事項(xiàng),番茄鐘中斷的兩種情形,番茄鐘中斷的兩種情形, 第一種是自己造成的“內(nèi)部中斷”。具體地說，是直覺向心智發(fā)出信號(hào)，告訴自己去做當(dāng)前專注活動(dòng)以外的事情。, 第二種是別人造成的“外部中斷”。有人找你詢問或請(qǐng)你幫忙，并且等你答復(fù)；或者一位老朋友來電話要敘敘舊；或者項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)有份報(bào)告，需要你幫著做一些預(yù)期；或者最常見的一種，電子郵件軟件叮咚作響，總是提醒你有新郵件。,應(yīng)對(duì)番茄鐘中斷的處理策略,內(nèi)部中斷處理策略, 接受、記錄并繼續(xù)。首先接受它，然后記錄它，然后立即繼續(xù)你手頭的工作，避免真的被打斷。要對(duì)付內(nèi)部中斷，最佳策略是可視化、接受，然后納入計(jì)劃或刪除。 扭轉(zhuǎn)依賴。當(dāng)我想到有些事需要去做，我就寫下來，不讓它占我的腦子。稍后，我可以將這件事安排到下個(gè)番茄鐘，或者明天。這樣我的本能和突發(fā)奇想，要依賴于我的日程表而定。這樣就“扭轉(zhuǎn)”了依賴。,應(yīng)對(duì)番茄鐘中斷的處理策略,外部中斷處理策略, 保護(hù)番茄鐘。將注意力留給所承諾的工作，承諾在25分鐘內(nèi)專注于一項(xiàng)活動(dòng)。 可視化然后強(qiáng)化。外部中斷明確可見，如果想要減少中斷，首先得實(shí)事求是，弄清所遇到中斷的類型和數(shù)量。每遇到一次外部中斷，就在“今日待辦”表格添上中斷所要求活動(dòng)的標(biāo)題，然后在“今日待辦”表格當(dāng)前活動(dòng)右邊畫一個(gè)減號(hào)（-）。 作廢。他們的要求合情合理，刻不容緩，我更應(yīng)該作廢我的番茄鐘。幫助他們后，我休息了一會(huì)兒，然后扭啟25分鐘番茄鐘，又開始專注起來。,應(yīng)對(duì)番茄鐘中斷的處理策略,外部中斷處理策略的步驟,明確外部中斷的類型和數(shù)量，通過畫減號(hào)、寫下所要求的活動(dòng)名稱，來跟蹤記錄每次中斷。處理外部中斷的策略，由以下四步組成：,（1）告知：“我手頭有事，正忙?！?（2）協(xié)商：“周五再幫你做，行嗎？” （3）計(jì)劃：寫下活動(dòng)名稱，稍后為它計(jì)劃未來的番茄鐘。 （4）答復(fù)：按照承諾回電或答復(fù)，不然的話，下次別人就沒法信任你了。,番茄鐘的長(zhǎng)短,番茄鐘的長(zhǎng)短,莫非有人研究證明了，25分鐘長(zhǎng)度的專注工作效果最佳？據(jù)我所知，沒有。我甚至敢肯定地說，不可能有，沒有四海皆準(zhǔn)的最佳時(shí)間長(zhǎng)度。 決定時(shí)間長(zhǎng)短的人是你自己。你的工作內(nèi)容都是什么？你和誰一起工作？你要對(duì)他們負(fù)什么責(zé)任？你是不是累了？今天心情咋樣？,周期越短，完