做一個合格的職業(yè)人.ppt

做一個合格的職業(yè)人,2009年8月27日,2,內容,電子郵件 會議禮儀 有效溝通 時間管理 PPT小技巧,3,電子郵件,電子郵件的主題 電子郵件要有主題，主題不宜過長，概括出郵件的重要內容，當內容與上封郵件相關但有所變動時，可以增加標識。 無標題或標題過長都是不專業(yè)的表現(xiàn) 收件人(To) 電子郵件的收件人是與郵件內容直接相關的人。不要隨便發(fā)群發(fā)郵件。在發(fā)郵件之前弄清楚誰是與此有關的人。否則浪費大家的時間，又得不到真正相關人員的有效回復。 抄送人(CC) 電子郵件的抄送人是與郵件非直接相關，但需要了解此信息的人。 回復 電子郵件的及時回復是對別人工作的基本尊重，同時節(jié)省每個人的時間,4,會議禮儀,會議邀請 會議應當提前計劃，并使用Out Look的Calendar功能發(fā)出會議邀請 會議主題要明確，有詳細的會議議程和相應負責人 會議進行中的基本要求 按時參加會議，不遲到（遲到是浪費別人的時間） 會議中將手機調到震動，盡量避免接聽電話，緊急電話在會議室外接聽 會議中不討論與會議無關的話題,5,I. 關于溝通 II. 溝通技巧 III. 如何對待困難的溝通 IV. 怎樣報告,有效溝通,6,為了設定的目標，將信息，思想和情感在個人或群體間傳遞，并達成共同協(xié)議的過程。,I. 溝通的定義,7,溝通,I. 溝通的種類,語言,非語言,口頭,書面,聲音語氣,肢體語言,身體動作,你在說什么,你是怎么說的,你的身體語言,7,38,55,8,I. 口頭語言,語調高、低；大、小 語速快、慢；長、短 話束輕、重；緊、松 口語術語、習慣用語,9,I. 文字語言,更清晰、更具有說服力 書寫力求簡潔、明了目的清晰 突出主題、圍繞中心 表達什么？如何最簡短的描訴？,10,I. 身體語言,通過身體語言改進溝通效果 鏡面映現(xiàn)法 讓對方看到熟悉的自己！ 目光：遠觀、近看、廣視、注視； 表情：熱情、好奇、興趣 手勢：快有力；慢柔和 姿勢：站、立、行、走,11, 決定信息發(fā)送的方法 e-mail/電話/面談/信函/會議, 何時發(fā)送信息 時間是否恰當, 確定信息內容 簡潔/強調重點/熟悉的語言,How?,When?,What?,I. 有效的信息發(fā)送, 誰該接受信息？ 先獲得接受者的注意 接受者的觀念/需要/情緒, 何處發(fā)送信息？ 地點是否合適 不被干擾,Who?,Where?,12,I. 溝通六要素,我們做每一件事都在溝通 發(fā)出信息的方式總會影響接收信息的方式 真正的溝通是信息的被接收 開始傳遞信息的方式?jīng)Q定了我們溝通的結果 雙向溝通:我們既要收集信息又要分發(fā)信息 溝通是一種交誼舞,13,II. 有效溝通技巧,有意識使用身體語言 小心使用術語 坦白承認自己的感覺 使用開放型的問題 耐心傾聽 找出異議 找出反對異議的根源 建設性地反對,14,III. 溝通的障礙及改善,1）缺乏信息或知識 2）沒有傾聽 3）沒有完全理解問題和詢問不當 4）只顧按自己預先設計的思路發(fā)展 5）不理解他人的需要 6）沒有經(jīng)過慎重思考就得出結論 7）失去耐心 8）時間太短,15,看看你能否辨認出照片中人物的感情或情緒,16,合作-贏家對贏家 強迫-贏家對輸家 讓步-輸家對贏家 妥協(xié)-沒有贏家和輸家 回避-輸家對輸家,III. 對待沖突的五種方法,17,傲慢無禮：評價安慰、扮演或標榜為心理學家、諷刺挖苦、過分或不恰當?shù)脑儐?發(fā)號施令：命令、威脅、多余的勸告 回避：模棱兩可、保留信息、轉移注意力,III. 溝通中的致命過失,18,自尊和自信降低 沮喪和敵對 部門之間矛盾 失去創(chuàng)造力 失去團隊精神 錯誤無效,III. 無效溝通造成的負面影響,19,III. 給予正確的信息,你的聲音是一種樂器 為了清晰而強調 運用語言、語調、音量和語速達到最好的溝通效果 用第一人稱直截了當?shù)谋磉_自己的意思 選用中性、明確、具體、好記、有活力的詞匯 多用“請求”,不用命令 在沒有說明原因之前不要說你喜歡什么或不喜歡什么,20,III. 收集正確信息,傾聽：是你能給予對方的重要禮物 方式：用一只耳朵聽；表情呆滯地聽；感謝式傾聽；積極傾聽。 何時運用：為了獲得更多的信息 ，發(fā)生沖突時、為了支持某人、在情緒化的配合 技巧：解釋、反射感覺、反饋意思、綜合處理、大膽設想,21,III. 反饋,提出反饋意見要具體 僅僅表達行為，不要添加解釋或標簽。 提供富有建設性的反饋意見 反饋意見要有現(xiàn)實性,22,報告的 原則,口頭報告的原則,書面報告的原則,先說結論,簡潔、正確,事實與主觀的感想、臆測需區(qū)別,不要遺漏重點,遣詞用語要簡單易懂,標題清楚,盡量用圖表、數(shù)字說明,報告順序要合邏輯,利用添附資料說明,IV. 有效的報告原則,23,時間管理,24,你知道嗎？,在這個社會上，你如果沒有自己的目標就是在幫別人達到目標，只有3的頂尖管理者才有明確的目標。 2小時的工作，我們常?；?小時做完，還疲勞的要命。 人一生35年壽命花在會議上，上班有25時間開會，但5070會議時間浪費了。 據(jù)統(tǒng)計，父母和子女每天只有30秒，夫妻間只有4分鐘用來溝通。 只有 5 的人準時。 ,25,為什么要時間管理？,管理時間就是管理人生，管理生命。 可以提高自我工作效率，然后加薪升職 最重要的是，只有這樣才能省出更多時間來與家人和朋友共享歡樂，做自己想做的事情,26,時間失控的原因,缺乏計劃 缺乏組織 用人不當 缺乏控制,27,1. 缺乏計劃,主管身負重任,很多時候都會同時有多項任務須要完成，而這些任務又各有不同的困難和完成的期限，主管惟有見步行步，而不能事先全盤計劃如何完成各項任務，漸漸發(fā)現(xiàn)時不我予，其中一二項的時限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找尋額外資源去完成，這種處理方法虛耗資源和時間；,28,2. 缺乏組織,主管很多時候須要將工作分配給屬下員工處理，或與其他部門配合，假如在分配工作時，沒有把員工組織起來，又沒有與其他部門取得默契，則員工在執(zhí)行工作上可能會出錯，或彼此產(chǎn)生誤會，或因缺乏器材或原料而導致無法完成工作等情況，令主管須花時間去糾正；,29,3. 用人不當,主管分配工作給各員工時，對他們的情況不甚了解，例如沒有考慮員工的工作能力、工作量及組員間的合作性等，忽略這些因素，可能令員工無法順利如期完成任務，這時主管就要親自解決或重新分配工作，因而浪費主管和員工的時間；,30,4. 缺乏控制,每項任務都有完成的時限和要求的標準，若主管在分配工作后，沒有跟進員工的進度及成效，很可能在限期完結前兩三天才發(fā)現(xiàn)限期將至，而恐怕工作不能如期完成，導致要花費很多時間急謀對策，或者是在工作完成后，須要從頭再做，平白浪費不少時間。,31,時間控制的四大法寶,法寶一：以SMART為導向的目標原則 法寶二：關注第二象限的四象限原則 法寶三：趕跑時間第一大盜的韻律原則 法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡原則,32,法寶一：以SMART為導向的目標原則,目標原則不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這里SMART標準是指： 具體的（Specific）：目標必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導向的。比如，目標“我要成為一個優(yōu)秀的員工”不是一個具體的目標，但目標“我要獲得今年的公司最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。 可衡量的（Measurable）：目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的公司最佳員工獎”目標，它就對應著許多量化的指標出勤、業(yè)務量、績效等。 可達到的（Attainable）：有兩層意思：一是目標應該在能力范圍內；二是目標應該有一定難度。 一般人在這點上往往只注意前者，其實后者也相當重要。目標經(jīng)常達不到的確會讓人沮喪，但同時得注意：太容易達到的目標也會讓人失去斗志。 相關的（Relevant）：指與現(xiàn)實生活相關，而不是簡單的“白日夢”。 基于時間的（Time-based）：指目標必須確定完成的日期。不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間里程牌”，以便進行工作進度的監(jiān)控。,33,法寶二：關注第二象限的四象限原則,根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類,B 重要而不緊迫,A 重要又緊迫,D 既不重要 也不緊迫,C 緊迫而不重要,價 值（重要）,緊迫,34,法寶二：關注第二象限的四象限原則,“重要又緊迫”的事件，例如：處理危機、完成有期限壓力的工作等； “重要而不緊迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人際關系網(wǎng)絡、發(fā)展新機會、長期工作規(guī)劃、有效的休閑； “緊迫而不重要”的事件，例如：不速之客、某些電話、會議、信件； “既不重要也不緊迫”的事件，更直接的來說是“浪費時間”的事件，例如：閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節(jié)目等。,35,法寶二：關注第二象限的四象限原則,C的收縮和D的舍棄是眾所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智很多人更關注于第一象限的事件，這將會使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭，長此以往既不利于個人也不利工作。 大多數(shù)新員工在進廠的初期，是一個關注于第一象限事件的人。那時候感覺很糟，天天加班，而且工作質量也不盡如人意。若轉換了關注的方向，可以發(fā)現(xiàn)整個感覺都會改變，這主要是因為第一象限與第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少，而且處理時由于時間比較充足，效果都會比較好，人也更有自信了。,36,法寶三：趕跑時間第一大盜的韻律原則,專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7 次，或者說每天5060 次。平均每次打擾大約是5 分鐘，總共每天大約4 小時，也就是約50%。其中80%（約3 小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。”根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。 時間管理法則“韻律原則” 一、保持自己的韻律：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當?shù)嘏c上司溝通減少來自上司地打擾等； 二、與別人的韻律相協(xié)調：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習慣等。,37,法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡原則,“崔西定律”：任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3 個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。,38,時間管理的二十一項原則,39,1.目標,假如有100萬； 假如只能活6個月； 假如知道不會失敗；,你會為自己確立什么目標？,40,觸目驚心,只有3的頂尖管理者才有明確的目標。 把目標寫下來，讓他們常常激勵自己 個人和家庭的目標； 事業(yè)目標； 自我成長的目標； ,無目標的生活你想要這樣嗎？,41,2. 事先規(guī)劃好的行動,其實在這個社會上，你不是在達到自己的目標就是在幫別人達到目標。,針對目標寫下達到目標所需的所有行動并組織好，形成行動方案。 這和學歷和智力等等都無關。,這個是你？,還是這些是你？,42,3. 用清單明確目標,成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天在于完成工作清單上的每一個項目。 沒有清單就像沒有方向盤的車,每天晚上為自己列出第二天的工作清單！,43,4. 設定優(yōu)先次序 5. 培養(yǎng)專注力,先做重要的、最有價值的工作 做事時要不停問自己這是不是最重要的 一口氣將工作完成（反復來回做是一口氣做完花費時間的5倍）。 不要試圖將不重要的事情做得完美。 全心全力做最有價值的事情，做完后更有成就感。,44,6. 時間期限與獎勵,人做事期待結果，反應結果或邏輯結果。受到獎勵更有動力。,把自己像訓練小動物一樣地訓練，完成一個動作得到正面的結果就給自己積極的獎勵，比如吃一塊自己喜歡的巧克力或者餅干，吸支煙。給自己更多心理暗示，鼓勵自己更好地按期完成預定目標。,帕金森定律：如果沒有期限，往往2小時的工作量卻用8小時完成，自己也更疲勞。 所以要給自己設定時間期限，稱為強迫機制。,45,7. 工時記錄,職位越重要，越可能以分鐘作為時間的基本單位。 首先要知道自己的時間用到哪里去了。記錄自己做每件事的時間，并問自己這樣利用時間能不能達成我的目標呢？ 如果不是把時間用在最重要的事情上，就要調整。,46,時間價值表,47,8.故意拖延的現(xiàn)象,大家都經(jīng)常拖延事情。 正面的拖延是盡量避免做不重要的事情，負面的拖延則是盡量避免做重要的事情。 怎樣避免負面的拖延呢？ 培養(yǎng)緊急意識，告訴自己事情早晚要做，不如立刻去做！ 學會分解，把復雜事情像切臘腸一樣分成許多簡單步驟組合，然后立刻去做每一步。 設定優(yōu)先順序和迅速完成事情的能力是獲得晉升重要原因之一。,48,9. 授權,把自己值錢的時間解放出來，不重要的事情給別人去做。 關鍵：明確。要讓被授權人有明確的指示。 要注意：挑選合適的人；明確期望結果以及完成時間； 及時查詢對方的工作進度，不要想當然認為對方能完成，所有出錯的狀況都是由錯誤的假設產(chǎn)生的。,49,10. 文山會海,人一生35年壽命花在會議上，上班有25時間開會。 5070會議時間浪費了。 注意：能不開會就不開會，如果一定要開，則一定要有議程，就像工作清單，然后按照優(yōu)先級處理。自己的部分結束后就離席。會議準時開始準時結束。,但是,50,11. 干擾事件,電話和不速訪客。經(jīng)常有人和你聊個沒完沒了，耽誤大量時間。 解決方案：讓助手代理，暫時不接電話，事后再回復；拔掉電話插頭，或者用答錄機，找借口擺脫不速訪客。 說兩句就問對方，有什么可以為您效勞的？過一會他就覺得你很忙，自己不好意思就不閑扯了。,51,12. 關鍵成果領域,確認關鍵成果領域 方法一：反復問自己公司為什么雇用我。 方法二：列出工作清單并把工作分成細節(jié)，排列優(yōu)先級，找出核心工作。,80的成績，來源于20的關鍵成果領域,52,13. 分批作業(yè) 14. 利用零碎的時間,分批作業(yè)：學習曲線標明，反復做類似工作效率更高。 每天在固定時間一齊回復電話和郵件等等。注意：同一時間只作相同的事情。 利用零碎時間：上下班交通時可以用來給客戶打電話發(fā)短信溝通。將要閱讀的雜志報紙等資料撕下來放在身上隨時看,53,15. 連續(xù)的工時,重要的工作需要連續(xù)的工時來處理（6090分鐘）。 成功的人都用連續(xù)的時間來工作，23個小時可以把一天的工作完成大半。 一個人不能同時做行政性工作和創(chuàng)造性的工作，所以要把它們分開做。,54,16. 整潔,不要把腦力和時間花費在找東西的瑣事上。 整潔的環(huán)境使工作效率可提高2040。 TRAF系統(tǒng)。 T：丟棄。不用的扔到垃圾桶里。 R：轉手。無關的資料轉手給別人。 A：行動。用暗匣保存起來然后采取行動。 F：存檔。作為日后參考用。 其實對我們的電腦文件、QQ、MSN、郵件地址都適用。 文件編輯完立刻儲存，東西用完就立刻放回去！,55,17. 電話,記住大部分人在浪費時間，不在乎自己的時間和別人的時間。 準備好議程，直接切入主題。 接電話時要做筆記，做得好的人有很大競爭優(yōu)勢。,電話是一種商業(yè)工具。說要說的話，說完就掛。 利用空閑時間，可以掌握主動權的時間來打電話。,56,18. 準時,只有 5 的人準時。 要擁有自己的準時特質，準時給人自信、可靠，可信，比較聰明，難得的人才等等感覺。 不準時的原因：不知道準時的重要性。 龍巴比時間：提前15分鐘到現(xiàn)場。不要讓部屬等你。,57,19. 簡化工作,改革都是簡單化，找尋更好更簡單的方法，改進工作流程。 技巧： 1、做久一點。 2、做快一點。 3、不要做太多的事情，而是做重要的事情。 4、做自己拿手的事情。（老總的特質） 5、盡量少犯錯。 6、一起來做，發(fā)揮團隊合作的力量。,58,20. 不,學會說不。