公司信貸檔案管理制度.doc

公司信貸檔案管理制度額貸款有限公司信貸檔案管理實(shí)施細(xì)則為加強(qiáng)信貸檔案管理，重要檔案做到妥善歸卷、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都能有據(jù)可查，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上完全保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)公司研究，特制定本辦法。一、信貸檔案的概念信貸檔案是指所經(jīng)辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結(jié)束全過(guò)程的信貸管理行為所有記錄的總和。信貸業(yè)務(wù)檔案管理流程圖：信貸業(yè)務(wù)授權(quán)、授信調(diào) 查審 查審 批貸后管理形成信貸業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)影像資料掃描文本檔案資料管理移交立卷和保管歸檔提取權(quán)證類檔案銷毀第二節(jié) 檔案管理責(zé)任制一、工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)公司種類檔案的整理、編號(hào)、保管。2、歸檔范圍：1)公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)資料、財(cái)務(wù)、信貸資料；2)公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料；3)科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)資料；4)勞動(dòng)工資、人事檔案；5)會(huì)議記錄、決議、決定、委任書； 3、保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。 4、檔案的借閱與索取： 1)總經(jīng)理副,經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔； 2)公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)副經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)； 3)司法部門、上級(jí)管理部門、外單位，調(diào)閱檔案，必須先經(jīng)總經(jīng)理簽批同意，檔案管理員在場(chǎng)陪同，查閱相關(guān)檔案。對(duì)被查閱的檔案，可摘錄和復(fù)制，但不得外帶。5、檔案的銷毀： 1）、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料； 2)、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理部批準(zhǔn)后方可銷毀。 3)、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。二、系統(tǒng)影像資料處理（一）人員運(yùn)行管理員、信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員、系統(tǒng)影像資料掃描人員。（二）職責(zé)1、運(yùn)行管理員負(fù)責(zé)在系統(tǒng)的人員設(shè)置中預(yù)定義掃描人員。2、信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中對(duì)需掃描影像資料進(jìn)行預(yù)定義。3、系統(tǒng)影像資料掃描人員負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中掃描、刪除或作廢影像資料。二、文本檔案資料管理（一）移交1、人員信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員、檔案管理員（可由信貸管理部門相關(guān)人員擔(dān)任，也可由其他部門相關(guān)人員擔(dān)任）。2、職責(zé)(1) 信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員負(fù)責(zé)按時(shí)移交信貸檔案，并對(duì)所移交檔案資料的完整性和規(guī)范性。3、流程 （1）業(yè)務(wù)發(fā)生后或貸后監(jiān)測(cè)檢查完成后，信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員在5個(gè)工作日內(nèi)整理好業(yè)務(wù)原始資料，登記信貸管理系統(tǒng)，編織信貸員檔案移交清單，列清楚所有信貸資料。如確因客觀原因暫時(shí)無(wú)法收集齊全的，要在清單中注明情況。（2）檔案管理員按照清單所列內(nèi)容與信貸資料逐一進(jìn)行核對(duì)，審查檔案資料是否完整、規(guī)范。對(duì)內(nèi)容不全的，應(yīng)督促信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員補(bǔ)齊資料或在移交清單上注明情況。（3）交接雙方在信貸檔案移交清單上簽字確認(rèn)后，信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員將全部資料移交給檔案管理員。信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員可對(duì)業(yè)務(wù)資料復(fù)印保存。（4）對(duì)移交的抵押、質(zhì)押等所有權(quán)證明文件，檔案管理員應(yīng)填寫收據(jù)，一式二份，一份給抵押或質(zhì)押人；一份存檔留底，待信貸業(yè)務(wù)完結(jié)后，憑此收據(jù)將有關(guān)文件資料退還客戶。（二）立卷和保管1、人員檔案管理員。2、職責(zé)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、立卷工作；定期對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，并書面記錄檢查結(jié)果；監(jiān)督、指導(dǎo)信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員及時(shí)更新、調(diào)查信貸業(yè)務(wù)立卷資料，確保檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性和有效性。（三）歸檔1、人員檔案管理員2、職責(zé)按規(guī)定將信貸業(yè)務(wù)檔案歸檔。3、流程（1）憑會(huì)計(jì)部門的收回貸款本息通知單或其他能夠表明信貸業(yè)務(wù)終結(jié)的證明，將已結(jié)清債權(quán)債務(wù)的合同文本及該筆業(yè)務(wù)的其他檔案盒中抽出，相應(yīng)修改抽出檔案卷內(nèi)的文件目錄和檔案盒封面，加蓋收回印戳，將檔案轉(zhuǎn)入該客戶的歸檔區(qū)保管。（2）填寫檔案皮的歸檔號(hào)，將檔案裝入歸檔區(qū)對(duì)應(yīng)年度的檔案盒中，填制檔案盒封面，建立已歸檔檔案保管清冊(cè)。（四）提取權(quán)證類檔案1、人員信貸業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)人員、檔案管理員、總經(jīng)理。2、職責(zé)（1）信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員負(fù)責(zé)填制出庫(kù)單。（2）檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。（五）銷毀1、人員檔案管理員、監(jiān)銷人（一般由信貸部門和檔案管理部門相關(guān)人員擔(dān)任）、總經(jīng)理。2、職責(zé)（1）檔案管理員負(fù)責(zé)編制信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)、提出銷毀意見并實(shí)施銷毀。（2）監(jiān)銷人負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)需銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，銷毀后在銷毀清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷報(bào)告總經(jīng)理。（3）總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理員提交的資料進(jìn)行審查并簽署意見；了解檔案銷毀情況。3、流程（1）對(duì)規(guī)定保管期滿后可銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，檔案管理員應(yīng)編制信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，提出銷毀意見，總經(jīng)理。（2）總經(jīng)理在信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。（3）對(duì)同意銷毀的，由檔案管理部門和信貸部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，按照銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)。（4）銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理。附件1信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱單調(diào)閱單位調(diào)閱人調(diào)閱