《會計信息系統(tǒng)》PPT課件.ppt

第四章 會計報表子系統(tǒng),學習目標,了解會計報表子系統(tǒng)的概念、分類、目標和特征 了解會計報表的基本結(jié)構(gòu)、基本術(shù)語 掌握會計報表子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)和業(yè)務處理流程 掌握會計報表格式和公式的設置方法 掌握會計報表的生成與數(shù)據(jù)分析方法,會計報表子系統(tǒng)概述,會計報表概念 會計報表是指綜合反映企業(yè)某一特定日期財務狀況和某一會計期間經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的文件，為企業(yè)管理當局、現(xiàn)在的和潛在的投資者和債權(quán)人、政府管理部門以及其他使用者提供有用信息，以便他們做出合理的決策。,會計報表分類 1.按反映經(jīng)濟活動的狀態(tài)劃分，分為靜態(tài)報表和 動態(tài)報表 2.按服務對象劃分，可分為外部報表和內(nèi)部報表 3.按編制單位劃分，可分為基層報表、匯總報表 和合并報表 4.按編制時期劃分，可分為月度報表、季度報表、 半年度報表和年度報表,會計報表子系統(tǒng)的目標 根據(jù)賬務處理子系統(tǒng)、會計信息系統(tǒng) 中的其他子系統(tǒng)、會計報表子系統(tǒng)內(nèi)部以及其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)來源，針對各類會計報表使用者對報表編制與分析的需要，依據(jù)相關的會計制度和會計法規(guī)，及時、準確、完整地向使用者提供會計信息。,會計報表子系統(tǒng)的特征 1處理方便快捷 2數(shù)據(jù)真實完整 3系統(tǒng)的通用性和靈活性強 4強大的的報表分析功能,會計報表的基本結(jié)構(gòu) 標題：報表的標題用來說明報表的名稱 表頭：表頭用于描述報表的欄目和欄目名稱 表體：表體是報表用來顯示數(shù)據(jù)的區(qū)域，是 報表的主體 表尾：是表體以下進行輔助說明的部分以及 編制人、審核人等,會計報表子系統(tǒng)的基本術(shù)語 1、 格式狀態(tài)及數(shù)據(jù)狀態(tài)：分別對格式設計和報表數(shù)據(jù)的管理 2、表 單 元：表行和表列交叉組成的最小區(qū)域，組成報表的最小單元，分為數(shù)值、字符、表樣單元 固定表單元：其值不隨時間的推移而變化 變動表單元：其值隨著時間的推移而變化 3、組合單元：由相鄰的兩個或兩個以上的單元組成的 區(qū)域，這些單元必須是同一類型 4、區(qū) 域：區(qū)域是由相鄰單元組成的矩形塊，例如A6：C10是一個長方形,5、表 頁：表頁是由若干行和列組成的一張 二維表。一個UFO可容納99999張表頁，一個報表的所有表頁具有相同的格式，當前表的第2頁可表示為2 6、報表文件：具有相同經(jīng)濟意義的多張表頁存 放在同一個數(shù)據(jù)文件中，稱為報表文件 7、二維表和三維表（用橫軸豎軸表示一個數(shù)形成的表是二維表；再加一個Z軸即表頁疊成的表是三維表）,8、 固定區(qū)：行數(shù)列數(shù)是固定的數(shù)目 9、 可變區(qū)：行數(shù)列數(shù)是不固定的數(shù)目，在一個報表中只設一個可變區(qū)。 10、 關鍵字：一個特殊單元，可唯一標識一個表頁 系統(tǒng)自帶六個關鍵字有：單位名稱、單位編號、年、季、月、日。還有為了滿足用戶個體需求可以自定義一個關鍵字,會計報表子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu),手工環(huán)境下會計報表編制業(yè)務流程,手工環(huán)境下編制會計報表的流程為： 1.取得或自行設計報表的格式與結(jié)構(gòu) 2. 計算填列其他各欄目的數(shù)據(jù) 3.檢驗報表編制的正確性,計算機環(huán)境下會計報表編制業(yè)務流程,計算機環(huán)境下編制會計報表的主要步驟為： 1新表注冊 2定義報表格式 3設置報表公式 4生成并輸出會計報表,(三)兩種報表處理流程的區(qū)別 1數(shù)據(jù)處理的起點和終點不同 2數(shù)據(jù)處理方式不同 3數(shù)據(jù)存儲方式不同,會計報表子系統(tǒng)業(yè)務流程,注冊新表 在會計報表子系統(tǒng)中定義一個新的報表文件，同時給出該報表文件的內(nèi)部標識名和外部標識名 會計報表格式的定義 報表格式的設計包括報表表樣、單元類型及單元屬性等內(nèi)容,報表定義和報表模板 1、報表格式定義 包括的內(nèi)容有（1）設置表尺寸即報表的行數(shù)和列數(shù)（2）定義組合單元（3）畫表格線（4）輸入報表中的項目（5）定義行高列寬（6）設置單元風格，單元的字型、字號、顏色、圖案、折行顯示（7）設置單元屬性（8）確定關鍵字在表頁上的位置 特舉一例：十一行三列利潤表,利潤表 單位名稱： 年 月 單位：百元 項目 借方 貸方 營業(yè)收入 營業(yè)成本 投資凈損益 期間費用 營業(yè)利潤 營業(yè)外收入 營業(yè)外支出,會計報表計算公式的定義 1、報表數(shù)據(jù)的表示 直接通過單元地址進行取數(shù):如A1、C1=A1*B1 來自于同一報表文件中的不同表頁，這時可以通過表頁序號和單元地址來表示數(shù)據(jù)，如 A32，B1=A23 來自于不同的報表文件，則取數(shù)時需利用表名、表頁序號和單元地址來共同表示數(shù)據(jù)，例如D5=“資產(chǎn)負債表.rep”-D54,2、報表數(shù)據(jù)的來源 源于其他子系統(tǒng) 源于報表系統(tǒng) 源于其他途徑,計算公式的定義,計算公式定義了報表項目之間的運算關系，利用它可以實現(xiàn)從報表本身或其他模塊取數(shù)，函數(shù)是其中非常重要內(nèi)容 ，函數(shù)也可以分為賬務函數(shù)、工資函數(shù)、固定資產(chǎn)函數(shù)等多種類別 。,賬務函數(shù)的基本格式為：,函數(shù)名（“科目編碼”，會計期間，“方向”，賬套號，會計年度，編碼1，編碼2）,1.科目編碼也可以采用會計科目名稱，但 必須用雙引號括起來,2.會計期間可以是變量，如“年”、“月”， 也可以是明確的日期數(shù)字,3.方向表示科目余額的“借”、“貸”方向，可 以省略,4.賬套號表示不同的核算單位,5.會計年度表示數(shù)據(jù)生成的年度，可以省略,6.編碼1、編碼2與科目編碼的核算賬簿類別有 關，可以取科目的輔助賬,賬務函數(shù)的簡略形式如下 ：,期初余額：QC（ ）,期末余額 ：QM（ ）,發(fā)生額 ：FS（ ）,累計發(fā)生額：LFS（ ）,對方科目發(fā)生額：DFS（ ）,報表公式定義 公式的定義在格式狀態(tài)下進行。 計算公式：可通過兩種方式編輯 一是直接輸入 。在選定的單元框直接輸入公式，比如QC（“1001”，月，2001，） 二是引導輸入。使用“函數(shù)向?qū)А边x擇各種財務函數(shù) 注：公式定義時，符號須在英文半角狀態(tài)下輸入,企業(yè)常用的財務報表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，取自于報表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報表取數(shù)。 a.來自總賬取數(shù)的函數(shù)又稱財務函數(shù) 函數(shù)名（“科目編碼”，會計期間，方向，賬套號，會計年度） QC（） SQC（） WQC（） QM（） SQM（） WQM（） FS（） SFS（） WFS（） LFS（） SLFS（） WLFS（） b.來自本表表頁取數(shù)的函數(shù) 數(shù)據(jù)合計 PTOTAL（） 平均值 PAVG（） 最大值 PMAX（） 最小值 PMIN（）,c.來自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù) 利用某個關鍵字作為表頁定位的依據(jù)或以頁標號作為定位依據(jù)，指定取某張表頁的數(shù)據(jù) 使用SELECT（）從本表其他表頁取數(shù) 如C1單元取自于上個月C2單元的數(shù)據(jù)：C1=SELECT（C2，月=月+1） C1單元取自于第2張表頁的C2單元數(shù)據(jù)可表示為：C1=C22 d. 來自其他報表取數(shù)的函數(shù) 對于取自于其他報表的數(shù)據(jù)可以用“ 報表REP “單元格式指定要取數(shù)的某張報表的單元,圖表功能 追加圖表顯示區(qū)域 插入圖表對象：選擇數(shù)據(jù)區(qū)域；執(zhí)行“工具”/“插入圖表對象” ；打開“區(qū)域作圖” ；選擇確定數(shù)據(jù) ；輸入圖表名稱、圖表標題、XY軸標題 ；選擇圖表格式 編輯圖表對象 ：編輯圖表主標題，執(zhí)行編輯/主標題，輸入主標題；編輯圖表主標題字樣，執(zhí)行編輯/標題字體，選擇字體字號。,會計報表審核公式的定義,報表審核公式表示報表項目之間的數(shù)據(jù)勾稽關系。設置審核公式的目的在于：檢驗報表數(shù)據(jù)來源公式定義的合法性；檢驗報表數(shù)據(jù)生成的正確性。審核公式中除了使用運算公式中規(guī)定的各種算術(shù)運算符之外，還可以使用“大于” “小于” 等各種邏輯運算符,會計報表舍位平衡公式的定義,報表中數(shù)據(jù)需要進行位數(shù)轉(zhuǎn)換時往往要進行進位操作 ，進行進位操作后原來的平衡關系可能會因為小數(shù)位數(shù)的四舍五入而被破壞，因此還需要對進位后數(shù)據(jù)的平衡關系進行調(diào)整。這種調(diào)整報表進位后平衡關系的公式稱為舍位平衡公式。,會計報表模板的調(diào)用與定義,報表系統(tǒng)設置了16個行業(yè)的各種標準財務報表模板，當用戶需使用系統(tǒng)內(nèi)的標準報表模板時，可以直接調(diào)用。,用戶也可以根據(jù)本單位的實際情況通過報表格式定義和公式定義可以設置一個個性化報表。然后作為一個新的模板存儲起來可以隨時調(diào)用。,會計報表的編制 編制會計報表又稱為生成會計報表 。系統(tǒng)利用已經(jīng)設置好的報表結(jié)構(gòu)文件，調(diào)用其中的計算公式，從相應的數(shù)據(jù)源中采集數(shù)據(jù)，填入對應的單元中，從而生成會計報表 。,每次生成報表時用戶都需要確認年度、月份等關鍵字的值，以便系統(tǒng)篩選數(shù)據(jù)生成報表。 編制會計報表正確的處理程序是，每月編制會計報表前首先將當月業(yè)務（日常業(yè)務及期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務）處理完畢，并進行結(jié)賬，然后再進行會計報表的生成工作。,會計報表的審核 ，執(zhí)行審核功能時，系統(tǒng)根據(jù)設定的審核公式對報表進行檢查，當發(fā)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)不符合勾嵇關系時，便提示錯誤信息。用戶需要對報表的公式或數(shù)據(jù)進行調(diào)整并重新計算數(shù)據(jù)，報表數(shù)據(jù)發(fā)生變化后應再次進行審核，直至審核正確為止。,會計報表的舍位平衡 系統(tǒng)根據(jù)定義的舍位關系對指定區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)進行舍位，并按照平衡公式對舍位后的數(shù)據(jù)進行調(diào)整使其平衡，然后將舍位平衡后的數(shù)據(jù)填入指定的新表中。 會計報表的匯總 為了反映各級主管部門所屬范圍內(nèi)企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營成果，各級主管部門須將所屬單位的會計報表加以逐級匯總，編制匯總會計報表。匯總會計報表的編制，應遵循先審核后匯總的原則。 會計報表的輸出 會計報表的輸出主要有顯示輸出、打印輸出、磁盤輸出、網(wǎng)絡傳輸?shù)确绞健?會計報表子系統(tǒng)的其他處理,圖形分析 將會計報表中的數(shù)據(jù)以圖形的方式顯示出來，使用戶能夠較直觀地了解會計數(shù)據(jù)的變化情況。系統(tǒng)通常提供直方圖、園餅圖、折線圖、面積圖等四種類型十幾種形式的圖形。報表數(shù)據(jù)與圖形之間存在著動態(tài)鏈接，這樣在源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時圖形也就相應進行更新。,數(shù)據(jù)透視,使用數(shù)據(jù)透視功能，可以把多個表頁相同位置的數(shù)據(jù)顯示在一個平面上進行分析。從多張表抽取特定數(shù)據(jù)形成一張“虛表”，以便進行對比分析的方法，叫做“視圖分析法”。視圖本身并不保存數(shù)據(jù)，是多張報表的寄生表，因此是“虛表”。,財務分析,1比較分析法：通過各項指標不同數(shù)量的比 較揭示相同口徑的各項指標間的數(shù)量差異。,2趨勢分析法：趨勢分析根據(jù)一個企業(yè)連續(xù) 幾年或幾個時期的會計報表，對相關項目 數(shù)劇進行比較，以揭示其變動規(guī)律并對未 來的經(jīng)濟活動進行預測和規(guī)劃。,3比率分析法：這是一種通過計算、比較經(jīng)濟 指標的比率，確定相對數(shù)差異的分析方法。,4因素替換法：因素替換法是根據(jù)分析指標與 其影響因素之間的關系，按照一定的程序和 方法從數(shù)量上確定各因素對分析指標差異影 響程度的一種方法。,會計報表的維護,(一)報表備份,報表備份功能完成報表數(shù)據(jù)從硬盤備份到軟盤等磁性介質(zhì)的工作。,(二)報表恢復,報表恢復是將軟