第5章-Excel2010電子表格.ppt

第五章,Excel 2010 電子表格,在日常辦公事務(wù)中，人們經(jīng)常要“寫(xiě)”和“算”.“寫(xiě)”(寫(xiě)通知，寫(xiě)報(bào)告等)可通過(guò)文字處理軟件進(jìn)行，而“算”(計(jì)算，統(tǒng)計(jì)數(shù)字等)則應(yīng)使用電子表格來(lái)實(shí)現(xiàn)。 Excel之所以被稱為電子表格，是因?yàn)樗捎帽砀竦姆绞絹?lái)管理數(shù)據(jù)。 Excel以二維表格作為基本操作界面.,5.1.1 啟動(dòng)和退出,Excel 2010的啟動(dòng) （1）在開(kāi)始菜單的程序里面運(yùn)行Excel 2010， （2）雙擊桌面上已有的“Microsoft Excel 2010”快捷方式，啟動(dòng)Excel 2010。 （3）雙擊已有的Excel工作簿文件（擴(kuò)展名為.xlsx），啟動(dòng)Excel 2010。 Excel 2010的退出 （1）單擊“文件”按鈕,選擇“關(guān)閉”,如圖5-2所示。 （2）使用熱鍵“Alt + F4”關(guān)閉Excel 2010窗口。 （3）在控制按鈕處選擇“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉Excel 窗口。 （4）雙擊Excel 2010標(biāo)題欄最左邊的 關(guān)閉Excel 2010窗口。,5.1.2 Excel窗口,5.1 Excel基本知識(shí),1.工作簿：由若干個(gè)工作表組成，一個(gè)工作簿就是一個(gè)Excel文件.其擴(kuò)展名為XLSX. 2.工作表:也稱電子表格，是Excel用來(lái)存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的地方. 3.單元格:它是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本單位，由行和列交叉形成. 4.單元格區(qū)域:多個(gè)連續(xù)的單元格組成區(qū)域稱為單元格區(qū)域.由單元格區(qū)域左上角和右上角單元格地址組成(中間用:分開(kāi)). 5.工作表的行列數(shù)：行數(shù)165536，列數(shù)1256. 6.單元格的地址：列標(biāo)+行號(hào).,5.1.2 工作簿、工作表和單元格,5.2.1 工作簿的新建、保存和打開(kāi),3. 工作簿的的保護(hù),“審閱”選項(xiàng)卡，在“更改”組中的可以進(jìn)行保護(hù)工作簿的選項(xiàng)選擇,5.2.2 單元格的定位,三種方式:,2. 數(shù)據(jù)輸入,向單元格輸入數(shù)字格式的數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別為數(shù)值型數(shù)據(jù)。如果包含數(shù)字、字母、漢字及其他符號(hào)組合時(shí)，系統(tǒng)就認(rèn)為是文本型。 數(shù)字作為文本處理，前加單引號(hào)?；蛳容斎氲忍?hào)，再輸入有雙引號(hào)的數(shù)字。如“010”或“=“010”。 輸入數(shù)字有效位超過(guò)寬度，會(huì)覆蓋右邊相鄰的空單元格。如果相鄰的單元格有數(shù)據(jù)，超出寬度的部分不顯示，必須調(diào)整列寬才能正常顯示。 已有數(shù)字的單元格，如果列寬減少到不能正常顯示數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)顯示出若干個(gè)#號(hào)，需調(diào)整列寬才能正常顯示。,輸入數(shù)據(jù)時(shí)要注意的一些問(wèn)題,輸入分?jǐn)?shù)，在前加入0和空格。如“0 2/3”。 輸入日期時(shí)，可按yyyy-mm-dd的格式輸入。如，2012年2月5日應(yīng)該輸入“2012-2-5”。 默認(rèn)時(shí)間是按照24小時(shí)制輸入的。若要以12時(shí)制顯示時(shí)間后加AM或PM，如“8:20 PM”。 既要輸入日期又要輸入時(shí)間用空格分隔開(kāi)。 輸入當(dāng)前系統(tǒng)日期時(shí)按Ctrl+;鍵，輸入當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間時(shí)按Ctrl+Shift+;鍵。 按Alt+Enter組合鍵可強(qiáng)制在某處換行。 在一個(gè)選定區(qū)域內(nèi)輸入結(jié)束后按Ctrl+Enter組合鍵確認(rèn)。,2. 數(shù)據(jù)輸入,首先在單元格A1中輸入起始數(shù)“2” 然后選定區(qū)域A1:A8 在開(kāi)始選項(xiàng)卡“編輯”組選擇“填充”按鈕，在展開(kāi)的菜單中選擇“序列”選項(xiàng)，打開(kāi)“序列”對(duì)話框。 選擇“序列產(chǎn)生在”為“列”,“類型”為“等差序列”,在“步長(zhǎng)值” 框中輸入4并執(zhí)行結(jié)果,例：在單元格A1:A8中填入序列數(shù)字2, 6 ,10, , 30。,2. 數(shù)據(jù)輸入,自定義序列 菜單:文件/選項(xiàng)/高級(jí) 右邊窗格“常規(guī)”下選擇“編輯自定義列表”按鈕,2. 數(shù)據(jù)輸入,【案例5.1】,操作步驟： （1）首先新建一個(gè)空白工作表。 （2）選定A1為活動(dòng)單元格，輸入“學(xué)號(hào)”，并依次選定第1行的B到I列，錄入相應(yīng)的文字“姓名”、“計(jì)算機(jī)導(dǎo)論”、“英語(yǔ)”、“網(wǎng)絡(luò)”、“網(wǎng)頁(yè)三劍客”、“平均分”和“總分” （3）用填充方法自動(dòng)生成學(xué)號(hào) 由于學(xué)號(hào)是有序的數(shù)據(jù)序列，即是公差為1的等差序列，所以可以使用Excel提供的填充方法來(lái)自動(dòng)快速生成。 （4）分寫(xiě)輸入表中的“姓名”、“性別”、“數(shù)學(xué)”、“外語(yǔ)”、和“計(jì)算機(jī)”內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)沒(méi)有規(guī)律，需要逐個(gè)錄入。,移動(dòng)與復(fù)制 選中單元格,復(fù)制(或剪切),粘貼。,3. 數(shù)據(jù)的編輯,3 數(shù)據(jù)的清除,選中后清除: 全部,格式,批注,內(nèi)容,查找與替換 菜單：開(kāi)始/編輯/查找和替換,公式是用運(yùn)算符將數(shù)據(jù)、單元格地址、函數(shù)等連接在一起的式子，以等號(hào)“=”開(kāi)頭 =5*10-20 常數(shù)運(yùn)算 =A6+B1 對(duì)單元格A6和B1中的值相加 =SQRT(10+A2) 使用Excel函數(shù)，SQRT表示求 開(kāi)方根,5.3 公式和函數(shù),1.運(yùn)算符 算術(shù)運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和關(guān)系運(yùn)算符,2.建立公式,=83*25% 表示8的立方再乘以0.25，結(jié)果為 128 =5*8/23-B2/4 若單元格B2的值是12，則結(jié)果為2 =”計(jì)算機(jī)” & ”電腦” 運(yùn)算結(jié)果是”計(jì)算機(jī)電腦” = A1 & A2 單元格A1和A2中的文本進(jìn)行連接 生成 一個(gè)新的文本 = B242 比較結(jié)果為T(mén)RUE (設(shè)B2的值是12) = B2=32 比較結(jié)果為FALSE = B212 比較結(jié)果為FALSE = A3+80 假設(shè)A3為日期型數(shù)據(jù)，則A3+80表示日 期A3加上80天,公式舉例：,三種表示方式 (1)相對(duì)地址：以列標(biāo)和行號(hào)組成，如A1，B2，C3等 公式復(fù)制時(shí)，若引用公式的單元格地址發(fā)生變動(dòng)，公 式中的相對(duì)地址會(huì)隨之變動(dòng). (2)絕對(duì)地址：以列標(biāo)和行號(hào)前加上符號(hào)“$”構(gòu)成，如 $A$1，$B$2等。公式復(fù)制時(shí)，公式中的絕對(duì)地址保持不變 (3)混合地址：它是上述兩種地址的混合使用方式如$A1(絕對(duì)列相對(duì)行)，A$1(相對(duì)列絕對(duì)行)等。公式復(fù)制時(shí)，公式中相對(duì)行和相對(duì)列部分會(huì)隨引用公式的單元格地址變動(dòng)而變動(dòng)，而絕對(duì)行和絕對(duì)列部分保持不變。,單元格地址表示方式, 相對(duì)引用, 絕對(duì)引用, 混合引用 相對(duì)列絕對(duì)行,絕對(duì)列相對(duì)行,格式： =(, ,) 舉例： = SUM(C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM 求和數(shù) AVERAGE 求平均值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 求數(shù)值數(shù)據(jù)的個(gè)數(shù) COUNTIF 條件求數(shù)值數(shù)據(jù)的個(gè)數(shù) FREQUENCY 頻率分布統(tǒng)計(jì) IF 條件選擇,5.3.3 函數(shù)的使用,步驟： 選中單元格,使用,在第二個(gè)對(duì)話框設(shè)置參數(shù),例：計(jì)算基本工資總數(shù)，并將結(jié)果存放在單 元格C7中。計(jì)算補(bǔ)貼總數(shù)和扣除總數(shù)，并將結(jié)果 分別存放在單元格D7和E7中 (1) 單擊單元格C7，使之成為活動(dòng)單元格 (2) 鍵入公式“=SUM(C2:C6)”，并按回車鍵,例 計(jì)算基本工資的平均值，并將結(jié)果存放在C8中 例 利用函數(shù)MAX求出基本工資數(shù)的最大值，并將結(jié)果存放在單元格C9中,頻率分布統(tǒng)計(jì)函數(shù)用于統(tǒng)計(jì)一組數(shù)據(jù)在各個(gè)數(shù)值區(qū)間的分布情況 格式：FREQUENCY(data_array,bins_array) 功能：計(jì)算一組數(shù)(data_array)分布在指定各區(qū)間(由bins_array確定)的個(gè)數(shù),頻率分布統(tǒng)計(jì)函數(shù)FREQUENCY：,例 在成績(jī)表A1:D9中，統(tǒng)計(jì)出成績(jī)60，60成績(jī)70，70成績(jī)80，80成績(jī)90，成績(jī)90的學(xué)生數(shù)各有多少 (1) 在區(qū)域(如F4:F7)中建立統(tǒng)計(jì)的間距數(shù)組 (59,69,79,89) (2) 選定作為統(tǒng)計(jì)結(jié)果的數(shù)組輸出區(qū)域G4:G8 (3) 鍵入函數(shù)“=FREQUENCY(C2:C9，F(xiàn)4:F7)” (4) 按下Ctrl+Shift+Enter組合鍵,頻率分布統(tǒng)計(jì)函數(shù)FREQUENCY：,格式： IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 功能：本函數(shù)對(duì)比較條件式(logical_test)進(jìn)行 測(cè)試,如果條件成立,則取第一個(gè)(value_if_true), 否則取第二個(gè)值(value_if_false) 舉例:已知單元格E3中存放考試分?jǐn)?shù)，現(xiàn)要根據(jù)該分?jǐn)?shù)判斷學(xué)生是否及格 =IF(E360, “不及格”, “及格”),條件選擇函數(shù)IF：,函數(shù)應(yīng)用舉例：,5.3.4 出錯(cuò)信息 當(dāng)公式(或函數(shù))表達(dá)不正確時(shí)，系統(tǒng)將顯示出錯(cuò)信息,5.4 表格編輯,工作表的選定 1 選一個(gè)工作表: 單擊 2 選多個(gè)相鄰工作表: Shift+單擊 3 選多個(gè)不相鄰工作表: Ctrl+單擊 工作表的基本操作 1 插入 菜單：插入/工作表 2 刪除 菜單：編輯/刪除工作表 3 重命名 雙擊工作表后輸入新名 4 移動(dòng) 拖放工作表 5 復(fù)制 Ctrl+拖放工作表,插入單元格、行、列 菜單:插入/單元格,5.4.3 格式化工作表,選中單元格，菜單: 開(kāi)始/單元格/格式 1 “字體”卡 2“數(shù)字”卡 3 “對(duì)齊”卡 4 “邊框”卡 未設(shè)置邊框,則 打印無(wú)邊框。 5 底紋 “圖案”卡,5.4.4調(diào)整單元格的行高和列寬 方法一：采用菜單命令 選擇“格式”下拉菜單中的“行高”命令(或“列寬”命令)根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置 方法二：采用拖放操作 拖動(dòng)鼠標(biāo)來(lái)調(diào)整行高(或列寬),5.4.5 條件格式的設(shè)置,在菜單中選擇“開(kāi)始”“樣式”“條件格式”下拉菜單。條件格式可以設(shè)置單元格的格式條件。如設(shè)置該單元的大小，如果滿足條件就變成設(shè)定的格式。,單元格批注 可以為單元格添加批注，即可給單元格添加一些說(shuō)明性的文字，以便于更好地理解單元格的內(nèi)容。批注內(nèi)容并不像其他的輸入內(nèi)容顯示在單元格中。 “審閱”選項(xiàng)卡的“批注”組中選擇“新建批注”,窗口的拆分和凍結(jié),1 窗口拆分 菜單: 視圖/窗口/拆分 拖放“水平分割條”或“垂直分割條”。 2 窗格凍結(jié) (1) 確定凍結(jié)區(qū) 凍結(jié)頂部 單擊欲凍結(jié)處的下一行 凍結(jié)左側(cè) 單擊欲凍結(jié)處的右一列 凍結(jié)左上角 單擊欲凍結(jié)處的右下角單元格 (2) 菜單: 視圖/窗口/凍結(jié)窗格 3 取消凍結(jié) 菜單：視圖/窗口/取消凍結(jié)窗格,5.5 數(shù)據(jù)管理,5.5.1 數(shù)據(jù)清單 排序與篩選數(shù)據(jù)記錄的操作需要通過(guò)“數(shù)據(jù)清單”來(lái)進(jìn)行，因此在操作前應(yīng)先創(chuàng)建好“數(shù)據(jù)清單”。 “數(shù)據(jù)清單”是工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行，它可以像數(shù)據(jù)庫(kù)一樣接受瀏覽與編輯等操作。,5.5.2 數(shù)據(jù)排序,1 簡(jiǎn)單排序 單擊單元格,開(kāi)始/編輯/排序與篩選,2 復(fù)雜排序 菜單:排序與篩選/自定義排序,使用到各種運(yùn)算符 西文符號(hào) 比較符: =, , =, 邏輯符: AND(與), OR(或) 通配符: ?(代表單個(gè)字符), *(代表多個(gè)字符),5.5.3 記錄的篩選(自動(dòng)篩選/高級(jí)篩選),只能根據(jù)一個(gè)字段篩選 菜單:開(kāi)始/編輯/排序與篩選/篩選,1.自動(dòng)篩選,高級(jí)篩選采用復(fù)合條件來(lái)篩選記錄，并允許把滿足條件的記錄復(fù)制到另外的區(qū)域，以生成一個(gè)新的數(shù)據(jù)清單。 先建立條件區(qū)域。條件區(qū)域的第一行為條件標(biāo)記行，第二行開(kāi)始是條件行。 (1) 同一條件行的條件互為“與”(AND)的關(guān)系，表示篩選出同時(shí)滿足這些條件的記錄 例:查找原始數(shù)據(jù)中“網(wǎng)絡(luò)”成績(jī)?yōu)椤?8”且“計(jì)算機(jī)導(dǎo)論”成績(jī)?yōu)椤?0”的學(xué)生記錄 條件區(qū)域表示：,2.高級(jí)篩選,(2) 不同條件行的條件互為“或”(OR)的關(guān)系，表示篩選出滿足任何一個(gè)條件的記錄 例查找原始數(shù)據(jù)中“網(wǎng)絡(luò)”成績(jī)?yōu)椤?8”與“計(jì)算機(jī)導(dǎo)論”成績(jī)?yōu)椤?0”的所有學(xué)生記錄 條件區(qū)域表示：,(3)對(duì)相同的列(字段)指定一個(gè)以上的條件，或條件為一個(gè)數(shù)據(jù)范圍，則應(yīng)重復(fù)列標(biāo)題 例 篩選“英語(yǔ)”成績(jī)大于等于70分，并且小于等于80分的姓“王”的記錄,高級(jí)篩選 能根據(jù)多個(gè)字段篩選“與”關(guān)系:值在同一行 菜單:數(shù)據(jù)/排序與篩選/高級(jí),高級(jí)篩選 能根據(jù)多個(gè)字段篩選 “或”關(guān)系:值在不同行,匯總前必須先排序,若要按“性別”匯總，必須先按性別排序。 菜單: 數(shù)據(jù)/分級(jí)顯示/分類匯總,5.5.4 分類匯總,可以生成嵌入式圖表和圖表工作表 數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)可以按行或者按列分成若干