供應(yīng)商的管理規(guī)定.doc

. 采購員工作行為準(zhǔn)則為使采購工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、保持良好的工作秩序，建立廉潔的采購隊(duì)伍，為酒店樹立良好的形象，為酒店采購質(zhì)優(yōu)價(jià)廉物品，確保酒店的正常運(yùn)行，特制定本工作行為規(guī)范。一、 酒店采購工作的意義：1、采購人員是酒店創(chuàng)取利潤和降低運(yùn)行成本的重要工作人員，因此必須熟知各級各類市場，采購價(jià)廉物美的商品是采購員的第一目標(biāo)。2、采購人員要明確所用的每一分錢都是酒店的純利潤，因此采購人員要做理財(cái)?shù)哪苁郑煤妹恳环皱X。3、采購人員是酒店對外聯(lián)系的一個窗口采購人員必須以酒店的利益為自己的最高利益。二、 采購員的素質(zhì)要求：1、必須熟悉有關(guān)法律知識，熟練掌握經(jīng)濟(jì)合同法，在工作中勇于承擔(dān)責(zé)任，有良好的工作表現(xiàn)。2、必須會駕駛汽車，在任何條件和情況下能獨(dú)立工作。3、熟悉掌握自己所管轄物資的各種要求，使所購物資讓使用部門稱心領(lǐng)導(dǎo)放心。4、掌握市場價(jià)格動態(tài)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)價(jià)格的趨勢。5、建立完善的采購物品目錄和供應(yīng)商檔案、資料，使采購工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。6、必須了解市場、開拓市場，做有心人，將開拓新的采購渠道作為重要工作，把降低單位成本作為中心工作。采購員每月都必須提供新的供應(yīng)商。并根據(jù)采納情況作為評價(jià)采購員工作的依據(jù)。三、 采購員行為準(zhǔn)則：1、在采購工作中杜絕營私舞弊，樹立酒店的良好形象和口碑。2、嚴(yán)禁利用工作之便受賄和索要回扣，一經(jīng)查實(shí)將開除公職。3、采購員每周必須遞交工作周報(bào)采購物資定價(jià)管理規(guī)定為規(guī)范酒店采購渠道及定價(jià)程序，特制定本管理規(guī)定。一、選擇供應(yīng)商原則：1、實(shí)行由采購部，酒店員工推薦，供應(yīng)商自薦三管齊下的推薦方式來決定供貨渠道。2、供應(yīng)商經(jīng)酒店采購物價(jià)核審小組審定核準(zhǔn)后，由采購部將每一個供應(yīng)商建立相應(yīng)的管理檔案，詳細(xì)記錄。3、供應(yīng)商分為常年、常用、散戶等幾種情況，分別簽訂長期或短期協(xié)議，降低采購價(jià)格。（1） 常年供應(yīng)商如棉織品、瓷器、低值易耗品、酒水、干貨、調(diào)味品等，與供應(yīng)商本著互惠互利、又贏的原則，簽訂長期合作協(xié)議。（2） 常用供應(yīng)商，如蔬菜、水果、海鮮、水產(chǎn)等與供應(yīng)商簽訂常用協(xié)議，使采購價(jià)格低于商場價(jià)格。（3） 散戶供應(yīng)商，季節(jié)性物資簽訂短期協(xié)議。二、定價(jià)原則1、所有物資由采購部提供三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)單。2、供應(yīng)商投標(biāo)書必須于定價(jià)前一天投入鮮活驗(yàn)貨處報(bào)價(jià)箱內(nèi)。3、財(cái)務(wù)派員在定價(jià)當(dāng)日收取供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，定價(jià)會現(xiàn)場拆封。4、新價(jià)格于定價(jià)次日起執(zhí)行。5、供應(yīng)商未按酒店報(bào)價(jià)規(guī)定時(shí)間報(bào)價(jià)，自動放棄本期供貨。6、價(jià)格一旦確定，不得任意調(diào)價(jià)，特別情況由定價(jià)小組重新討論決定。三、定價(jià)周期：（一）鮮活食品類1、水產(chǎn)、海鮮、肉、禽蛋 每半月定價(jià)一次（特殊情況供需協(xié)商）2、水果、蔬菜 每十天定價(jià)一次3、時(shí)令及反季節(jié)原料 隨行就市（二）庫有物資類干貨、酒水、物料、辦公用品、雜品、維修材料、每月報(bào)價(jià)一次。（三）合同訂購定制物資每周一次（特殊除外）。四、臨時(shí)采購臨時(shí)采購食品原料，由總廚定價(jià)報(bào)采購部，及時(shí)補(bǔ)辦申購手續(xù)，采購按月統(tǒng)計(jì)并匯報(bào)，嚴(yán)格控制臨時(shí)采購的非計(jì)劃性，非計(jì)劃性采購不得高于計(jì)劃采購的20%，控制在計(jì)劃性采購的80%范圍內(nèi)。鮮活價(jià)格信息日常反饋程序根據(jù)鮮活價(jià)格隨市場變化起伏較大的特點(diǎn)，特制定本價(jià)格反饋程序。一、 每次定價(jià)后財(cái)務(wù)部將本期價(jià)格發(fā)給餐飲部、采購部，同時(shí)報(bào)總經(jīng)理室。二、 采購部內(nèi)勤編寫出上漲和下降產(chǎn)品品種的名稱，并注明上漲或下降的金額及幅度百分比。三、 購部根據(jù)價(jià)格的上漲和下降的情況，向餐飲部推薦其他種類，以降低成本。四、 餐飲部在接到價(jià)格變動情況通報(bào)后，要立即對上漲的原材料進(jìn)行調(diào)整，保證食品成本控制在合理范圍內(nèi)。五、 對那些價(jià)格上漲但必須使用的品種，采購部、財(cái)務(wù) 部、餐飲部必須立即召開協(xié)調(diào)會，調(diào)整計(jì)劃價(jià)，同時(shí)調(diào)整產(chǎn)品的零售價(jià)。關(guān)于鮮活食品補(bǔ)貨的規(guī)定為了規(guī)范鮮活定貨工作，減少定貨的次數(shù)，特制定鮮活食品補(bǔ)貨規(guī)定。一、各使用部門每天下午六時(shí)前必須將次日所需的原材料報(bào)采購部的采購員。二、采購根據(jù)各營業(yè)點(diǎn)所報(bào)情況進(jìn)行詳細(xì)匯總（包括品名、規(guī)格、字跡清晰）報(bào)給采購經(jīng)理。三、由于客情變化而需要補(bǔ)貨的，要以書面形式通知采購部，并注明崗點(diǎn)名稱，口頭通知無效。四、為加強(qiáng)定貨工作的計(jì)劃性和嚴(yán)肅性，各崗點(diǎn)必須把好定貨數(shù)量，盡可能的不加貨和少補(bǔ)貨。五、采購部根據(jù)各崗點(diǎn)補(bǔ)貨的情況，每周將信息反饋給總廚師長，并注明那些是正常補(bǔ)貨，那些是非正常補(bǔ)貨。使用部門根據(jù)采購部每周反饋情況，合理調(diào)整定貨的數(shù)量。采購工作程序補(bǔ)充規(guī)定為了做好酒店采購工作的改革，加強(qiáng)采購工作的民主管理，最大限度的降低運(yùn)行成本，實(shí)現(xiàn)采購工作的透明度，特制定本采購工作程序如下：一、實(shí)行接觸和推薦貨商、采集特價(jià)和審定價(jià)格以及驗(yàn)收相互分離的采購體系，并成立以財(cái)務(wù)、采購、餐飲部為主的采購物價(jià)核定小組，負(fù)責(zé)審定采購物品的價(jià)格。二、建立科學(xué)民主的供貨商推薦和管理渠道，擬采用采購部專業(yè)推薦、酒店員工推薦以及供貨商自薦的三管齊下的推薦方式來決定供貨渠道。同時(shí)，對每一個供貨商，建立相應(yīng)的管理檔案，詳細(xì)記錄供貨商的資質(zhì)、信譽(yù)情況。三、建立供貨商管理制度，從報(bào)價(jià)、送貨、質(zhì)量、驗(yàn)收、付款等各個方面對供貨商進(jìn)行制約的要求。同時(shí)，也建立供貨商投訴渠道，鼓勵供貨商對營私舞弊行為進(jìn)行檢舉揭發(fā)。四、建立采購員行為準(zhǔn)則和考核制度，確立采購員的行為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，配合人員換崗制度，進(jìn)行競爭上崗。同時(shí)對那些不能夠提供優(yōu)質(zhì)低價(jià)貨源的采購員，進(jìn)行合理流動，優(yōu)勝劣汰，保持采購人員的基本素質(zhì)。五、由采購部建立完善的采購物品目錄資料，將酒店今年的目標(biāo)價(jià)格（比去年同期平均值降低10%）和改革前的價(jià)格資料存檔，以便于留存作歷史對比資料。六、建立完善的招標(biāo)投遞程序，在職工食堂或指定地點(diǎn)設(shè)立固定的投票箱，根據(jù)采購物品的性質(zhì)，確定招標(biāo)周期并由供貨商按時(shí)投遞，投遞時(shí)，供貨商必須嚴(yán)格按照要求填寫投票書并且封裝。七、投標(biāo)書由酒店設(shè)計(jì)專門的格式讓供貨商填寫，其中包括物品名稱、擬供數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、樣品編號、送貨方式、優(yōu)惠條件、付款方式等，并且附封好的供貨商標(biāo)簽卡。八、根據(jù)所采購物品，可大致分為三種：1、 干貨、調(diào)味品等需要至大型超市購買的物品，每月下旬由采購部根據(jù)庫存情況和下一個月的營業(yè)指標(biāo)和銷售預(yù)計(jì)，提前將采購計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理室待批，采購部在設(shè)計(jì)計(jì)劃表時(shí)，要將品名、庫存量、擬采購量、報(bào)價(jià)等內(nèi)容寫進(jìn)報(bào)價(jià)表中，經(jīng)總經(jīng)理室審批后，財(cái)務(wù)部根據(jù)計(jì)劃準(zhǔn)備核發(fā)采購資金。2、 常年、常用的大宗物品采購，采用建立特約供貨商的辦法確立供貨渠道。利用前述的供貨商推薦方法，由采購部和財(cái)務(wù)部訂立相關(guān)條例，再經(jīng)價(jià)格核評小組核準(zhǔn)，建立酒店特約供貨商，在相關(guān)條例中要包含下列條款和內(nèi)容。如：凡成為酒店特約供貨商后須交納一定數(shù)量的質(zhì)量定金，當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量問題并使其綜合評定的等級達(dá)不到規(guī)定級別時(shí)，除扣除質(zhì)量定金外并取消其特約供貨商資格等。3、 對日常鮮活物品采購，根據(jù)不同種類，分為10-15天的周期，由物價(jià)審核小組根據(jù)樣品質(zhì)量 、價(jià)格、優(yōu)惠條件、綜合評議，確定后當(dāng)場開標(biāo)，公布選定的供貨商。九、投票標(biāo)書和樣品由物價(jià)審核小組委派專人收集以供評標(biāo)，一般來說，供貨商檔案管理和投標(biāo)書、樣品收集人員將不參加評標(biāo)審核工作。十、評標(biāo)審核小組在進(jìn)行審核評標(biāo)時(shí)，將只對樣品和報(bào)價(jià)資料、優(yōu)惠條件進(jìn)行核評，并當(dāng)場對選中者進(jìn)行供貨商標(biāo)簽開封工作，由財(cái)務(wù)部發(fā)出中標(biāo)通知給供貨商，同時(shí)，采購部和餐飲部立即開始進(jìn)行供貨和驗(yàn)貨的準(zhǔn)備工作。十、大力推廣在一級市場的采購量，一級市場價(jià)格低、質(zhì)量好，應(yīng)建立起可靠方便快捷供貨基地。十一、酒店的采購工作程序應(yīng)對供貨商公開，以便供貨商認(rèn)準(zhǔn)只有提供優(yōu)質(zhì)價(jià)廉的商品才能確保自身長遠(yuǎn)利益。以建立一個在供貨商之間的良性競爭環(huán)境，樹立酒店的良好形象和口碑。貨物驗(yàn)收工作規(guī)程為了進(jìn)一步完善驗(yàn)收工作，降低成本，特制定本工作程序。一、職責(zé)劃分1、餐飲部（1） 負(fù)責(zé)將各營業(yè)點(diǎn)用料計(jì)劃報(bào)采購部。（2） 把好原料質(zhì)量關(guān)，及時(shí)將所驗(yàn)原料的數(shù)量與計(jì)劃數(shù)相核對。（3） 督促驗(yàn)收人員使用工具。2、采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，根據(jù)使用部門的計(jì)劃編制采購匯總表，保證原材料準(zhǔn)時(shí)到位，做到補(bǔ)貨及時(shí)。3、財(cái)務(wù)部（1） 每日崗前校稱。（2） 堅(jiān)持使用專用驗(yàn)收工具，準(zhǔn)確、及時(shí)利用專用驗(yàn)收工具檢驗(yàn)數(shù)量。（3） 嚴(yán)格按照“規(guī)格”驗(yàn)收原料，直觀上感覺有質(zhì)量問題不予驗(yàn)收。（4） 憑計(jì)劃單驗(yàn)收，規(guī)范填寫驗(yàn)收單，準(zhǔn)確填寫數(shù)量，涂改無效。（5） 補(bǔ)單要注明原因，并于次日完成補(bǔ)單手續(xù)，過期由驗(yàn)收人員自行負(fù)責(zé)。漏單現(xiàn)象必須嚴(yán)格控制，并及時(shí)上報(bào)部門，不得隨意簽字。（6） 根據(jù)有效簽字人審核驗(yàn)收單，將有效驗(yàn)收單及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)成本核算。二、規(guī)格質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)書由餐飲部牽頭與采購部財(cái)務(wù)部共同制定物品質(zhì)量規(guī)格說明書，說明書應(yīng)詳細(xì)描述所夠物品的名稱、產(chǎn)地、規(guī)格型號、成熟程度、新鮮程度、商標(biāo)、等級、大小、產(chǎn)品的形態(tài)、重量等。三、有效驗(yàn)收單定義經(jīng)有效簽字人確認(rèn)，不得有涂改現(xiàn)象的貨物驗(yàn)收單。四、其他1、驗(yàn)貨時(shí)必須有餐飲部和財(cái)務(wù)部人員在場，共同驗(yàn)稱。2、一般情況餐飲部不得直接向供貨商訂購原材料。 供貨商管理規(guī)定為了更好地做好酒店的采購工作，增加酒店采購工作的透明度，建立良好的供求關(guān)系，特制定本管理規(guī)定。一、建立供應(yīng)商檔案：凡愿意為酒店送貨的供應(yīng)商都必須按照酒店的要求簽定供應(yīng)協(xié)議，建立供貨商檔案。1、 國營或集體單位需填寫單位地址、負(fù)責(zé)人姓名、聯(lián)系電話、送貨方式，可供應(yīng)品種目錄，并提供營業(yè)執(zhí)照副本（復(fù)印件）。2、 個體經(jīng)營戶填家庭地址、負(fù)責(zé)人姓名、及身份證復(fù)印件、聯(lián)系電話、送貨方式，可供應(yīng)品種目錄，以及擔(dān)保人姓名及身份證復(fù)印件。二、供應(yīng)商等級評定：按照供應(yīng)商執(zhí)行酒店各項(xiàng)要求的規(guī)定，將供應(yīng)商分三級1、 一級供應(yīng)商：每月在質(zhì)量投訴、短斤少兩、送貨不及時(shí)、偷拿東西和違反酒店規(guī)定等方面扣分不超過10分。2、 二級供應(yīng)商：每月在質(zhì)量投訴、短斤少兩、送貨不及時(shí)、偷拿東西和違反酒店規(guī)定等方面扣分不超過20分。3、 三級供應(yīng)商：每月在質(zhì)量投訴、短斤少兩、送貨不及時(shí)、偷拿東西和違反酒店規(guī)定等方面扣分不超過30分。三、對供應(yīng)商的要求：1、所有供應(yīng)商必須按照酒店的要求進(jìn)行報(bào)價(jià)、送貨。2、所有供應(yīng)商在中標(biāo)入圍后必須在財(cái)務(wù)部存放供貨抵押金5001000元，如違反送貨規(guī)定將以抵押金作為處罰，每次500元為起點(diǎn)（如串貨違規(guī)、打水和弄虛作假騙取份量、數(shù)量等一切不良手段）。3、供應(yīng)商不得向酒店任何人行賄，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將開除送貨資格。如果酒店工作人員向供應(yīng)商索要回扣，供應(yīng)商有責(zé)任和權(quán)利向酒店物價(jià)核定小組檢舉揭發(fā)，經(jīng)查屬實(shí)酒店將給舉報(bào)人獎勵。4、供應(yīng)商必須按照中標(biāo)要求及時(shí)提供貨物，送到酒店規(guī)定地點(diǎn)。5、供貨商必須按時(shí)按質(zhì)按量保證商品的供應(yīng)，同時(shí)本著誰送誰加工（或例行值班）的原則，根據(jù)酒店要求進(jìn)行加工，如有因加工不徹底，或有變質(zhì)之原料摻和加工使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視加工數(shù)量的金額5倍處罰，如再次發(fā)生，予以除名。6、送貨加工人員必須服從酒店及餐飲部門的指揮領(lǐng)導(dǎo)，使加工品種及衛(wèi)生符合標(biāo)準(zhǔn)。7、本著互惠互利的原則，提供價(jià)廉物美的原料，不可因價(jià)格因素而缺貨或少量提供。故意違反者如發(fā)現(xiàn)將給予除名處理。對于不能及時(shí)提供或數(shù)量不足之部分，酒店有權(quán)自行購買，差額部分及路費(fèi)由供應(yīng)商承擔(dān)。8、如對供貨的市場價(jià)格有較大變化時(shí)，無論漲跌應(yīng)主動向酒店提出，經(jīng)酒店同意后，執(zhí)行新的價(jià)格。9、不可隨意亂報(bào)價(jià)，或故意擾亂報(bào)價(jià)制度進(jìn)行短期行為的操作，而使酒店缺貨，一經(jīng)發(fā)生，由其他供應(yīng)商供貨后之差價(jià)由其中標(biāo)者承擔(dān)，同時(shí)不得參加下次的報(bào)價(jià)。10、供貨商不得