企業(yè)檔案資料管理的重要性.doc

。企業(yè)檔案資料管理的重要性企業(yè)檔案是企業(yè)單位從事生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的具有一定保存價值的文件、資料等，是一個企業(yè)正常發(fā)展不可替代的資產(chǎn)財富。房產(chǎn)檔案更是城市房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)發(fā)展的詳實記錄。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。下面結(jié)合日常工作實踐總結(jié)談?wù)勂髽I(yè)檔案資料管理的重要性及管理流程。一、企業(yè)為什么要建立健全檔案工作1、企業(yè)檔案很能反映出一個企業(yè)各項活動和生產(chǎn)經(jīng)營情況，不僅僅是企業(yè)管理的第一手材料，也是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，更是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作的基礎(chǔ)。良好的檔案管理，有助于企業(yè)增強技術(shù)和知識儲備，保護好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強有力的保障。2、良好的企業(yè)檔案有助于企業(yè)在發(fā)展中增強抵御風(fēng)險的能力，并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益和合法權(quán)益；3、有助于企業(yè)加強自身文化建設(shè)，利用豐富生動的檔案素材，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認(rèn)同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營理念，提升企業(yè)的文化品位。二、日常工作中檔案資料管理流程檔案資料管理工作概況可分六個環(huán)節(jié)，分別為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用。 1、首先要把分散的資料接收、征集、集中起來，資料接收中要注意查看資料的原始性、完整性、合法性；2、收集起的檔案根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行分類整理；3、整理后就要根據(jù)檔案性質(zhì)來鑒定檔案的重要性與存放時間，可以參照企業(yè)檔案管理規(guī)范進行鑒定；4、檔案的保管就需要有固定的空間及固定的保管人，把檔案按照類別入庫入盒，嚴(yán)格按照企業(yè)要求進行保管；5、檔案統(tǒng)計工作，在我們工程內(nèi)部編排紙質(zhì)目錄臺帳與電子目錄臺帳，便于內(nèi)部管理及外人查閱；6、工程檔案，是房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部各大部門及政府部門利用較多的檔案，利用多也是工程檔案保管價值的體現(xiàn)，在提供利用中做好登記及正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系。不規(guī)范的企業(yè)檔案管理會在企業(yè)今后的管理過程中遺留很多隱患（比如：1、企業(yè)核心技術(shù)、資料被剽竊為他人所用；2、因為企業(yè)檔案沒有密級和權(quán)限而導(dǎo)致員工最后成為自己的競爭對手；3、不同程度的發(fā)生泄密行為發(fā)生；4、運營費用超出實際需要的費用；5、很多事情發(fā)生后不能很快找到直接責(zé)任人，互相推委等）。三、如何規(guī)范檔案管理的建議和要求1、要增強檔案管理意識，納入到各部門日常工作中，使檔案工作與各項工作同步進行。2、定期對各部門檔案管理工作進行抽查，以標(biāo)準(zhǔn)指路，檔案資料較規(guī)范的年終設(shè)立專項優(yōu)秀獎等。3、聘請專業(yè)檔案管理人員進行實踐陪訓(xùn)，提高檔案管理能力。4、建議分公司各部門設(shè)置專職或兼職檔案管理員。作為工程部的資料檔案管理人員，必須要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。夯實理論基礎(chǔ)，勤總結(jié)，勤改進，不斷創(chuàng)新。 萬晟工程部：居群艷T