企業(yè)公文寫作.ppt

1,現(xiàn)代企業(yè)公文寫作,文書寫作培訓(xùn),2011年5月18日,2,分享目錄,一、文書寫作概述 二、行政公文寫作,3,第一部分：文書寫作概述,1.文書寫作特點(diǎn) 2.文書寫作要求 3.文書寫作程序,4,1.文書寫作特點(diǎn),1.使用廣泛，對象明確 2.約定俗成，格式固定 3.內(nèi)容真實(shí)，實(shí)事求是 4.講究時(shí)效，重視辦理 5.語言明確，風(fēng)格獨(dú)特,5,文體多為陳述或說明式, ,以敘述為基礎(chǔ)對人或事的過程的交代， 反映情況側(cè)重?cái)⑹?，但要概?以議論為手段對事情的評價(jià)，闡明道理 偏重議論，但要針對主題 以說明為目的擺出事情的真相，提出要 求多用說明，但要簡明,6,按作用分類,指揮性文書決定 規(guī)范性文書章程 報(bào)請性文書請示 知照性文書通知 聯(lián)絡(luò)性文書信函 記錄性文書會(huì)議記錄 報(bào)導(dǎo)性文書新聞 法律性文書合同,7,2.文書寫作要求,意思明確明白無誤，讓人一目了然 文理通順即流暢表達(dá)，又顯示寫作水平 觀點(diǎn)正確有道理，不搞歪理 實(shí)事求是真實(shí)，不掩飾，不夸張 及時(shí)迅速講效率，講效益，不拖拉誤事 簡明生動(dòng)增加可讀性，防白話、套話、干巴巴 層次分明有先有后，段落清晰，不轉(zhuǎn)圈 標(biāo)點(diǎn)規(guī)范正確運(yùn)用，防一逗到底 格式適宜不同文種用不同格式,8,l 簡明用詞簡單明了，直截了當(dāng) l 準(zhǔn)確用詞含義明確，不會(huì)誤解 l 樸實(shí)用詞通俗自然，恰如其分 l 莊重用詞嚴(yán)肅端莊，不多情感 l 規(guī)范用詞符合語法，講究邏輯,應(yīng)用性文字要求,9,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)歌,一句話說完，劃個(gè)小圓圈句號(hào) 中間要停頓，圓點(diǎn)加尾尖逗號(hào) 并列詞語間，點(diǎn)個(gè)瓜子片頓號(hào) 并列分句間，圓點(diǎn)加逗點(diǎn)分號(hào) 總結(jié)導(dǎo)語前，上下兩圓點(diǎn)冒號(hào) 疑惑或發(fā)問，耳朵墜耳環(huán)問號(hào),10,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)歌,命令感嘆語，滴水下屋檐感嘆號(hào) 引文特殊詞，蝌蚪上下竄引號(hào) 文中要注解，兩頭各半弦括號(hào) 轉(zhuǎn)折或注解，一橫寫后邊破折號(hào) 意思說不完，六點(diǎn)緊相連省略號(hào) 特別重要處，字下加圓點(diǎn)著重點(diǎn),11,努力提高寫作能力,1.提高文字表達(dá)能力 2.積累相應(yīng)專業(yè)知識(shí) 3.熟悉文書格式要求 4.掌握政策理論水平 5.具有嚴(yán)謹(jǐn)寫作態(tài)度,12,3.文書寫作程序,明確寫作主旨給寫作定位，目的？寫什么？ 文種？怎么寫？ 收集信息資料供寫作參考，需要哪些？怎 么收集？如何整理？ 擬定結(jié)構(gòu)提綱搭寫作框架，通盤安排，強(qiáng) 化要點(diǎn)，有祥有簡 完成正文草稿填寫作內(nèi)容，按照提綱一步 步充實(shí)內(nèi)容，加工成章 認(rèn)真修改檢查定寫作終稿，反復(fù)推敲斟酌， 直至滿意,13,二、行政公文寫作,1.公文的作用特點(diǎn) 2.公文的范圍類型 7.通知和通報(bào) 3.公文的處理方法和程序 8.報(bào)告 4.公文的行文規(guī)則 9.請示 5.公文的通用格式 10.函 6.公文的種類 11.會(huì)議紀(jì)要,14,1.行政公文的作用,公文-國家機(jī)關(guān)、社團(tuán)組織、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中行使職權(quán)制定的 公務(wù)文書。 公文性質(zhì)工具 公文作用-1.貫徹政策、規(guī)范行為； 2.通報(bào)情況、指導(dǎo)工作； 3.方便查找、積累史料；,15,公文的特點(diǎn),公文特點(diǎn)-1.制發(fā)者的法定性； 2.作用的權(quán)威性； 3.效用的現(xiàn)實(shí)性； 4.體式的規(guī)范性； 5.制作的程序性；,16,2.公文范圍類型,按事業(yè)范圍分-專用公文；通用公文 按行文方向分-上行文；下行文；平行文 按公文來源分-收進(jìn)文；外發(fā)文；內(nèi)部文 按發(fā)文性質(zhì)分-問文；復(fù)文 按處理要求分-參閱性公文；承辦性公文 按辦文時(shí)間分-特急文（特急件）；急辦文 （急件）；常規(guī)文（平件） 按機(jī)密程度分-絕密文；機(jī)密文；秘密文；普通文,17,3.公文處理方法和程序,三大環(huán)節(jié)： （1）發(fā)文處理： 擬稿-審核-簽發(fā)-登記-繕印-用印-分發(fā) （2）收文處理： 簽收-登記-分辦-擬辦-批辦-承辦-催辦-督辦-辦復(fù) （3）公文管理： 制定立卷類目表-歸卷-調(diào)用-立卷-歸檔-銷毀,18,4.公文行文規(guī)則,l 行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致 l 行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握 l 行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍 相對應(yīng) l 行文線路要盡量縮短 l 處理好主送與抄送的關(guān)系 l 經(jīng)過批準(zhǔn)，有些文件可以通過新聞媒介公 開發(fā)布 l 如有必要，可以聯(lián)合行文 l 黨政之間的行文關(guān)系要按規(guī)定執(zhí)行,19,國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 （國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布， 2001年1月1日起施行） 國務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法涉及的幾個(gè)具體問題的處理意見 （國辦函20011號(hào)）,20,行文方向,行文方向，就是以發(fā)文機(jī)關(guān)為立足點(diǎn)，根據(jù)工作需要和行文關(guān)系，公文向不同層次的機(jī)關(guān)單位運(yùn)行的去向。 按行文方向分，公文可分為上行文、平行文、下行文和泛行文四種。 1上行文是下級(jí)機(jī)關(guān)對上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的行文。如請示、報(bào)告等。 2平行文是平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。如函、平行性通知、議案等。 3下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)向?qū)傧碌臋C(jī)關(guān)行文。如命令（令）、決定、通報(bào)、批復(fù)等。 4泛行文是既向發(fā)文機(jī)關(guān)的上級(jí)單位、下級(jí)單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定，如公告、通告等。,21,行文方式,（一）按受文機(jī)關(guān)或行文對象的范圍分類 1逐級(jí)行文。發(fā)文機(jī)關(guān)向自己的直接上級(jí)上行公文或向直接下級(jí)下行公文。 2越級(jí)行文。發(fā)文機(jī)關(guān)越過自己的直接上級(jí)或直接下級(jí)，向非直接上級(jí)或非直接下級(jí)行文。 3多級(jí)行文。發(fā)文機(jī)關(guān)向直接上級(jí)并向非直接上級(jí)或者向直接下級(jí)并向非直接下級(jí)的一次性行文。 4普發(fā)行文。發(fā)文機(jī)關(guān)向所屬所有的機(jī)關(guān)一次性行文。 5通行行文。發(fā)文機(jī)關(guān)向隸屬機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)、群眾一次性泛向行文。,22,（二）按發(fā)文機(jī)關(guān)的個(gè)數(shù)分類 1單獨(dú)行文。只有一個(gè)機(jī)關(guān)署名發(fā)出的公文。 2聯(lián)合行文。由兩個(gè)或兩個(gè)以上平級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)合署名發(fā)出的公文。 （三）按行文對象的主次分類 1主送。發(fā)文機(jī)關(guān)直接針對與行文內(nèi)容關(guān)系最密切、需主要負(fù)責(zé)受理公文的機(jī)關(guān)單位行文。 2抄送。發(fā)文機(jī)關(guān)在主送的同時(shí)，向需執(zhí)行或知曉行文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)單位行文。,23,主送與抄送的關(guān)系,1主送。發(fā)文機(jī)關(guān)直接針對與行文內(nèi)容關(guān)系最密切、需主要負(fù)責(zé)受理公文的機(jī)關(guān)單位行文。 2抄送。發(fā)文機(jī)關(guān)在主送的同時(shí)，向需執(zhí)行或知曉行文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)單位行文。 3. 向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 4. 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。 5. 上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。,24,5.通用公文的格式,1.排版自左至右 2.單位國家法定計(jì)量單位 3.字體發(fā)文單位初號(hào)宋體 標(biāo)題2號(hào)小標(biāo)宋體 正文3號(hào)仿宋體 4.用紙A4、B5 5.文頭套紅，占首頁三分之一或五分之二,25,中華人民共和國國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T97041999 代替GB/T97041988） 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。,26,文頭部分格式（紅頭上1/3或2/5）,1.份號(hào) 2.秘密等級(jí) 3.緊急程度 4.文件版頭 5.發(fā)文字號(hào) 6.簽發(fā)人：,27,主文部分（下2/3）,1.標(biāo) 題 2.題注 3.主送單位 4.正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 5.發(fā)至級(jí)限 6.附件 7.發(fā)文機(jī)關(guān) 8.發(fā)文署名 9.成文日期 10.印章,28,文尾部分（最后）,（附注） 1.主題詞： 2.抄送單位： 3.印發(fā)機(jī)關(guān) 印發(fā)時(shí)間 4.頁碼（單右雙左）,29,A4型公文用紙頁邊及版心尺寸,30,公文首頁版式,31,上報(bào)公文首頁版式 （版心實(shí)線框僅為示意，在印制公文時(shí)并不印出 ）,32,公文末頁版式,33,聯(lián)合行文公文末頁版式1,34,聯(lián)合行文公文末頁版式2,35,公文序碼標(biāo)示,第一層 -一、二、三、四 第二層-（一）、（二）、（三）、 第三層-1.、2.、3.、4.、 第四層-（1）、（2）、（3）、 第五層- 、,36,通用公文慣用語,一、開篇起首的慣用語 根據(jù)、遵照、按照、茲將（因、有、介紹、證明、就派）為了、關(guān)于、敬悉等。 二、終篇收束的慣用語 此致敬禮、特此、懇請；妥否，請、當(dāng)否，請、以上如無不當(dāng)請、為盼、為荷、為感等。,37,公文常用特定用語簡表,38,文章修改符號(hào)及其用法,39,40,公文正文基本內(nèi)容模塊,關(guān)于表彰袁漢輝同學(xué)和華師大附中等單位的決定 各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬單位： 袁漢輝同學(xué)在第34屆國際數(shù)學(xué)奧林匹克競賽中獲得金牌，為廣東省 爭了光。為表彰袁漢輝同學(xué)及華師大附中等單位的突出成績，為促進(jìn) 我省的數(shù)學(xué)奧林匹克競賽活動(dòng)，培養(yǎng)青少年熱愛科學(xué)、勇于進(jìn)取的精 神，省人民政府決定： （一）給予袁漢輝同學(xué)頒發(fā)獎(jiǎng)狀和獎(jiǎng)金一萬元； （二）給予華師大附中和中山市教委頒發(fā)獎(jiǎng)狀和獎(jiǎng)金各五千元； （三）給予省數(shù)學(xué)學(xué)會(huì)和廣東省數(shù)學(xué)奧林匹克業(yè)余學(xué)校頒發(fā)獎(jiǎng)狀和獎(jiǎng) 金各五千元。 希望袁漢輝同學(xué)和受表彰的單位，戒驕戒躁，再接再厲，爭取更大成 績。 廣東省人民政府 一九九三年八月十五日 注：例文中的數(shù)字序號(hào)為作者所加。,41,上例中，所標(biāo)的內(nèi)容為依據(jù)；所標(biāo)的內(nèi)容為目的；所標(biāo)的內(nèi)容為文種承啟語；所標(biāo)的內(nèi)容為事項(xiàng)；所標(biāo)的內(nèi)容為要求。依托例文，闡發(fā)公文正文基本內(nèi)容模塊的內(nèi)涵，便比較便利。 公文正文的基本內(nèi)容模塊一般來說有五個(gè)，即“依據(jù)”、“目的”、“文種承啟語”、“事項(xiàng)” 、“要求”。,42,所謂“依據(jù)”，屬于公文制作的原由、現(xiàn)實(shí)根據(jù)或法律根據(jù)，以及有關(guān)事件的情況交代等公文制作的出發(fā)點(diǎn)。每一篇公文的制作皆有依據(jù)。在上例中，袁漢輝同學(xué)獲獎(jiǎng)是發(fā)文的依據(jù)。依據(jù)，體現(xiàn)了制發(fā)公文的根據(jù)。 “目的”，即是制發(fā)公文的目的。目的有時(shí)表現(xiàn)為慣用語“目的句”（或稱為“主旨句”）。目的句常以帶“為”、“為了”等介詞的提示語句表達(dá)。每一篇公文皆有發(fā)文目的。目的，其實(shí)也包括了發(fā)文的意義。目的句的作用，主要是開宗明義，提示發(fā)文的目的、意義或動(dòng)機(jī)，以提起、集中受文者的注意力。,43,“文種承啟語”為一種承上啟下、啟示事項(xiàng)的過渡句子。之所以叫文種啟示語，是由于這個(gè)句子包含著對所發(fā)公文屬于何種文種的提示。 “事項(xiàng)”是一篇公文的重點(diǎn)，是公文制作者圍繞或根據(jù)主旨而展開的內(nèi)容、敘述的情況、分析的問題、提出的做法、措施或執(zhí)行的方案等一類內(nèi)容。事項(xiàng)集中體現(xiàn)了行政機(jī)關(guān)對某項(xiàng)工作具體的政務(wù)行為和態(tài)度措施。 “要求”，是文末針對或圍繞事項(xiàng)而提出（或補(bǔ)充）的希望、號(hào)召、傾向。強(qiáng)調(diào)的問題以及面向全局而作的指示等。,44,根據(jù)以上的分析，內(nèi)容邏輯關(guān)系可構(gòu)成這種排序 ： 依據(jù) 目的 文種承啟語 事項(xiàng) 要求 公文正文基本內(nèi)容顯性結(jié)構(gòu)模式,45,決定的寫作模板,46,6.行政公文種類13種,（1）命令發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強(qiáng)制性行政措施 （2）決定對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)的安排 （3）公告 向國內(nèi)外宣布重要或法定的事項(xiàng) （4）通告社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng) （5）通知批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和無隸屬 機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳 達(dá)周知事項(xiàng),47,行政公文種類13種,（6）通報(bào)表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況 （7）議案各級(jí)政府向同級(jí)人民代表大會(huì)或常委會(huì)提請審議事項(xiàng) （8）報(bào)告向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況， 答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問 （9）請示向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn),48,行政公文種類13種,（10）批復(fù)答復(fù)下級(jí)請示事項(xiàng) （11）意見對重要問題提出意見和處理辦法 （12）函無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復(fù)，向主管部門請求批準(zhǔn) （13）會(huì)議紀(jì)要記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) （ 2000修訂）,49,黨的機(jī)關(guān)公文14種,中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定的14種公文： 決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。,50,7.通知,概念向特定的受文對象告知有關(guān)事項(xiàng)的曉諭性公文 特點(diǎn)適用范圍廣，使用頻率高， 知辦時(shí)限強(qiáng)，運(yùn)用種類多 用途用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文， 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)公文， 傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單 位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)， 任免人員。,51,通知的種類,1.指示性通知上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作、 做相應(yīng)指示 2.轉(zhuǎn)發(fā)性通知有必要轉(zhuǎn)給所屬下級(jí)機(jī)關(guān)讓其了解該文內(nèi)容的文件 3.發(fā)布性通知除國家的法律用命令頒布之外， 其它文件一般用通知頒布 4.事務(wù)性通知傳達(dá)、安排事務(wù)性工作 5.知照性通知告知有關(guān)事項(xiàng)，其他說明 6.任免通知傳達(dá)人事任免事項(xiàng),52,通知的寫作模板,53,事務(wù)性通知會(huì)議通知,篇段合一式：用于小規(guī)模、臨時(shí)性、內(nèi)部會(huì)議 要素：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、會(huì)議名稱等。 分層表達(dá)式：用于規(guī)格較高、人數(shù)較多、較重 要會(huì)議。 導(dǎo)語部分：會(huì)議目的、根據(jù)、名稱等。 主體部分：分項(xiàng)說明時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、 內(nèi)容、注意事項(xiàng)、聯(lián)系方式等。 結(jié)尾部分：提出準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的要求，或用結(jié)語 “特此通知”。,54,撰寫通知的注意事項(xiàng),1.事務(wù)性通知注意要素齊備，事項(xiàng)具體，讀者無疑問。講究政策法規(guī)依據(jù)，增強(qiáng)發(fā)文的權(quán)威性。 2.指示性通知注意政策措施的可行性，爭取好效果。 3.講究條理性與邏輯性，便于閱讀領(lǐng)會(huì)理解。 4.注重發(fā)文時(shí)限。,55,請找出以下通知范例中存在的問題：,酒店辦公室通知 各部門經(jīng)理： 經(jīng)董事會(huì)研究決定，定于12月20日，在虎域風(fēng)景區(qū)召開各部門主任會(huì)議。會(huì)議為期三天，主要匯報(bào)各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計(jì)劃。要求各部門主任或副主任至少一人參加。 參加會(huì)議的人員，酒店負(fù)責(zé)提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會(huì)后酒店會(huì)將會(huì)議人員送往大約200里外的餐廳。會(huì)議時(shí)間較長，希望大家準(zhǔn)備好必備的生活用品。 2003年12月16日,56,參考答案,（1）通知名稱錯(cuò)誤； （2）主送單位或?qū)ο笈c正文的不一致，沒有頂格寫； （3）正文中缺少具體的會(huì)議時(shí)間和日程安排； （4）計(jì)量單位不符合規(guī)范； （5）落款缺少發(fā)文單位名稱并且日期數(shù)字不規(guī)范； （6）缺少對具體出發(fā)以及報(bào)道地點(diǎn)的說明。,57,8.通報(bào),概念表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況的公文 作用弘揚(yáng)正氣，抵制歪風(fēng)，指導(dǎo)工作 格式：1.標(biāo)題 2.主送機(jī)關(guān) 3.正文 4.簽署和日期 注意：及時(shí)、真實(shí)、典型，突出教育性， 掌握政策性,58,9.報(bào)告,概念向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問時(shí)使用的陳述性公文 特點(diǎn)只指上行文 只指行政機(jī)關(guān)公文 不同于一般調(diào)查報(bào)告、考察報(bào)告、預(yù)測報(bào)告等,59,報(bào)告種類,1工作報(bào)告-總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、匯報(bào)工作進(jìn)展、提出工 作意見，向上反映。 2情況報(bào)告-匯報(bào)出現(xiàn)的新情況、新問題，特別是突發(fā) 事件、特殊情況、意外事故及處理情況 。 3建議報(bào)告-提出工作中急待解決、需上級(jí)關(guān)注的意 見或建議，供參考。 4答復(fù)報(bào)告-如實(shí)匯報(bào)和答復(fù)上級(jí)有針對的詢問問題 或催辦工作。 5報(bào)送報(bào)告-隨著向上級(jí)報(bào)送文件、物件時(shí)寫的說明 報(bào)送對象和目的報(bào)告。,60,報(bào)告分類,按要求分： 呈報(bào)報(bào)告-直接向上級(jí)匯報(bào)反映情況，不批轉(zhuǎn)。 呈轉(zhuǎn)報(bào)告-呈送上級(jí)并建議批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位 執(zhí)行或參照。 按性質(zhì)分： 綜合性報(bào)告-匯報(bào)全面或多方面工作的報(bào)告。 專題性報(bào)告-匯報(bào)某項(xiàng)工作、某一問題、某方情況的單一報(bào)告。工作報(bào)告，總結(jié)報(bào)告，情況報(bào)告,61,報(bào)告格式,1.標(biāo)題-標(biāo)準(zhǔn)式標(biāo)題 （公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的報(bào)告） 2.主送機(jī)關(guān)-多為發(fā)文單位的上級(jí)單位。 3.正文-緣由：概括基本情況、原由，說明報(bào)告主旨、 目的、意義。 事項(xiàng)：系主體內(nèi)容，情況措施、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、 意見建議等。 結(jié)尾：慣用尾語 （特此報(bào)告，請審閱；如無不妥，請批轉(zhuǎn)） 4.發(fā)文單位和日期：同其他公文。,62,報(bào)告的寫作模板,63,報(bào)告的注意事項(xiàng),采用記敘為主的表達(dá)方式。 按時(shí)間順序、工作過程或問題的邏輯關(guān)系，概述工作內(nèi)容及完成情況，避免羅列過多事例。 重點(diǎn)突出，點(diǎn)面結(jié)合。 突出中心工作進(jìn)展情況及主要成績；在重點(diǎn)敘述的同時(shí)，對面上的情況要有概括性敘述，適當(dāng)引用數(shù)據(jù)材料，增強(qiáng)說服力。 實(shí)事求是，如實(shí)報(bào)告成績和不足。 節(jié)儉篇幅。 報(bào)告中不能寫請示事項(xiàng)。,64,請合理擴(kuò)充下面提供的材料，以分公司的名義向總公司起草一份不超過500字的情況報(bào)告。,1.年6月4日凌晨2時(shí)40分，分公司江南百貨大樓發(fā)生火災(zāi)事故。 2.事故后果：未造成人員傷亡，但該大樓二樓商品被全部燒毀，直接經(jīng)濟(jì)損失350萬元。 3.事故原因：二樓某個(gè)體裁縫經(jīng)二樓經(jīng)理同意從總闡自接線路，夜間沒斷電導(dǎo)致電線起火。 4.施救情況：事故發(fā)生后，分公司領(lǐng)導(dǎo)馬上拔打火警，市消防隊(duì)出動(dòng)了8輛消防車，至清晨6點(diǎn)，火災(zāi)才被撲滅。 5.善后工作：分公司經(jīng)理、副經(jīng)理多次到現(xiàn)場調(diào)查，并對事故進(jìn)行了認(rèn)真處理。,65,參考答案,分公司關(guān)于百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告 總公司： 年6月4日凌晨2時(shí)40分，本公司江南區(qū)百貨大樓發(fā)生重大火災(zāi)，經(jīng)過兩個(gè)多小時(shí)的撲救，于5時(shí)明火全部撲滅。該大樓二樓經(jīng)營的商品以及柜臺(tái)、貨臺(tái)、門窗等全部燒毀，直接經(jīng)濟(jì)損失達(dá)了350萬元。造成此次重大火災(zāi)的直接原因，是二樓一個(gè)體裁縫經(jīng)二樓經(jīng)理同意從總閘自接線路，夜間沒斷電導(dǎo)致電線起火。 這次火災(zāi)的發(fā)生暴露了本公司領(lǐng)導(dǎo)對安全管理工作重視不夠，內(nèi)部管理不到位，安全適度不健全，違章作業(yè)嚴(yán)重等問題，因而造成了慘重的經(jīng)濟(jì)損失，教訓(xùn)十分深刻。 火災(zāi)發(fā)生后，本公司領(lǐng)導(dǎo)三次到事故現(xiàn)場進(jìn)行調(diào)查，并對事故進(jìn)行認(rèn)真處理，責(zé)令該百貨大樓二樓經(jīng)理劉停職檢查，對個(gè)體裁剪戶李罰款元，并聽候進(jìn)一步處理。 今后，我們要吸取教訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)對安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，尤其加強(qiáng)對零售企業(yè)的安全管理，及時(shí)消除各種不安全的因素和隱患，為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)營環(huán)境。 分公司 年六月十二日,66,10.請示,概念向上級(jí)請求指示、批準(zhǔn)時(shí)用的公文 分類： 1.請求指示： 適用于遇到疑難問題，須請求上級(jí)機(jī)關(guān)批示的事項(xiàng)。 解決“我們請求該怎樣做”的問題。 2.請求批準(zhǔn)： 適用于那些主管部門有明確規(guī)定，必須經(jīng)過上級(jí)批準(zhǔn)才允許辦理的事項(xiàng)。 解決“請求批準(zhǔn)我們這樣做”的問題。 3.請求批轉(zhuǎn)： 請示事項(xiàng)較為重大復(fù)雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級(jí)批準(zhǔn)，還需要上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)。 解決“我們請求有關(guān)單位這樣做”的問題。,67,請示的特點(diǎn),1事前行文。請示一定要在工作開始前行文，得到上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能付諸實(shí)施，不可“先斬后奏”或“邊斬邊奏”。 2一事一請。即一份請示只能請求指示、批準(zhǔn)一件事或解決一個(gè)問題。 3需要批復(fù)。請示行文的目的非常明確，即要求上級(jí)機(jī)關(guān)對請示的事項(xiàng)作出明確的批復(fù)。,68,請示格式,1.標(biāo)題標(biāo)準(zhǔn)式 （關(guān)于開展公司上半年產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的請示） 2.主送單位-根據(jù)隸屬關(guān)系主送一個(gè)上級(jí)，不可多頭 免批復(fù)意見不一；一般不越級(jí)行文。 3.正文-緣由：請示目的、原因、依據(jù)，理由充分， 言之有據(jù)。 事項(xiàng)：系主體，要求審批的具體問題或事項(xiàng)， 提出本單位的意見、建議或方案。 要寫明確,堅(jiān)持一文一事. 要求：系結(jié)尾，提出肯定性要求 （當(dāng)否，請批示） 4.發(fā)文單位和日期：同公文，寫明確，以便批復(fù)。,69,請示的寫作模式,70,起草請示的注意事項(xiàng)：,1.行文之前要與主管領(lǐng)導(dǎo)充分溝通； 2.請示理由要充分，要求和建議要具體； 3.嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度； 4.按照隸屬關(guān)系逐級(jí)行文； 5.不能多頭請示，只能主送一個(gè)上級(jí)主管機(jī)關(guān)； 6.請示與報(bào)告不能混用。,71,請示和報(bào)告的區(qū)別：,1.行文目的不同； 2.行文時(shí)間不同； 3.主送機(jī)關(guān)不同； 4.內(nèi)容寬窄不同； 5.結(jié)尾用語不同； 6.處理方式不同；,72,請找出以下請示存在的問題：,河縣稅務(wù)局文件 （2003）稅字第1號(hào) 河縣稅務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)河面粉廠要求免稅的請示 市稅務(wù)局： 據(jù)我們了解，該廠2003年計(jì)劃利潤4050萬元，如征稅企業(yè)尚 有一定盈利，是否還給予免稅照顧，請市局權(quán)衡審定。 現(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征2003年國家稅金的請示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。 該面粉廠2000年投入面粉生產(chǎn)以來到2002年底均享受免征工商 稅照顧，免征稅款7.7萬元。這個(gè)廠的廣大干部和職工在2002年計(jì)劃 產(chǎn)量增長了30%，但全年計(jì)算尚虧損六萬元。 以上可否，請批示。 河縣稅務(wù)局 （公章） 二三年一月三日,73,參考答案,該請示存在問題的地方主要有： （1）標(biāo)題不正確； （2）發(fā)文字號(hào)不正確； （3） 內(nèi)容模糊不清，應(yīng)該表明一個(gè)明確的建議和意見，然后提請上級(jí)“妥否，請批示”； （4）在內(nèi)容中顛倒了前后的說明順序； （5）數(shù)字使用不規(guī)范。,74,11.函,概念無隸屬單位商洽工作、問答問題及向主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文 分類： 1.商洽函-不相隸屬單位商洽工作的行文。 2.答詢函-單位、部門間進(jìn)行問題或事項(xiàng)的詢問和答復(fù)的行文。 3.請批函-向不相隸屬單位和主管部門請求批準(zhǔn) 有關(guān)事項(xiàng)的行文。,75,函形式,公函-內(nèi)容比較重要，行文鄭重，具有完整的公文 格式。 便函-多用于公務(wù)中事務(wù)性工作，不需完整公文 格式，不能用私事。 特點(diǎn)： （1）簡便輕捷-內(nèi)容簡約，形式精短，商洽聯(lián)系，及時(shí)迅速。 （2）行文多向靈活-不相隸屬單位間上下左右均可， 自由靈活。 （3）語言質(zhì)樸自然-多是陳述、說明性，明白曉暢， 懇切平和。,76,函格式,（1）標(biāo)題-發(fā)函用關(guān)于XXXX的函 復(fù)函用關(guān)于XXXX的復(fù)函 正式公函，應(yīng)在標(biāo)題下方標(biāo)注發(fā)文字號(hào)。 （2）主送單位：發(fā)函可多頭，復(fù)函主送來函單位。 （3）正文：開頭發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作原由、情況交代清楚； 復(fù)函引述來函日期、發(fā)文號(hào)做 起 首語，表明收到函。,77,函格式,主體-發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項(xiàng)， 明確具體； 復(fù)函要針對來函事項(xiàng)逐一鄭重作答， 不能回避不答。 結(jié)尾-發(fā)函用“盼復(fù)”、“請回復(fù)”、“專此函達(dá)” 復(fù)函用“特此復(fù)函”、“此復(fù)” （4）發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章， 有的寫明抄送單位。,78,函的寫作模式,79,函的寫作要求,1.直截了當(dāng)。簡要明確地提出要商洽的事項(xiàng)和要詢問的問題，并表明態(tài)度，不繞彎子，不含糊其詞。 2.寫作語言。敘述清楚，語言簡潔，注意分寸和禮貌，因?yàn)楹糜诓幌嚯`屬機(jī)關(guān)之間，因此，語言要平和、禮貌、得體，忌用命令、生硬或過于媚上、乞求的語氣，本著平等協(xié)商、以誠相見的態(tài)度，謙和有理，不卑不亢。 3.格式規(guī)范。,80,例文賞析,關(guān)于給超市總公司商租商場一事的復(fù)函 上海超市總公司： 貴公司關(guān)于商租商廈五樓的函（滬超函20號(hào)）收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下： 貴公司欲租我商廈五樓閑置的樓面開設(shè)超市，這是方便顧客的購買需求，有利于盤活我商廈的閑置資源、擴(kuò)大我商廈的經(jīng)營規(guī)模與商品種類的好事，本商廈歡迎貴公司來我商廈五樓開設(shè)超市。具體租金請貴公司來人面洽。 特此復(fù)函。 上海商廈 年四月一日,81,提示,這是答復(fù)對方商洽事項(xiàng)的函。正文開頭引述對方來函標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，以作復(fù)函緣由，繼而用“經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下”一語過渡到主體部分。 主體部分先概括對方來函所商洽的事項(xiàng)及意義，既是對來函的回應(yīng)，又表達(dá)了自己的態(tài)度。緊承這句，做出“歡迎”合作的表態(tài)，并提出面談要求。 文章針對性強(qiáng)，態(tài)度誠懇，表述嚴(yán)謹(jǐn)，行文規(guī)范。,82,病文修改,關(guān)于要求報(bào)價(jià)的函 茶廠經(jīng)理： 我們對你廠生產(chǎn)的綠茶很有