公路檔案管理工作信息化建設(shè)探索.doc

公路檔案管理工作信息化建設(shè)探索 文/江蘇省常熟市公路管理處顧玉華 【摘要】公路檔案的信息化建設(shè)能夠有效增強(qiáng)檔案管理工作的效率和水平，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用讓公路檔案管理工作更加便捷，所以對(duì)公路檔案管理人員來(lái)說(shuō)，必須重視信息化建設(shè)工作，積極探索公路檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策。 關(guān)鍵詞公路檔案；信息化；建設(shè)管理 一、檔案管理信息化建設(shè)的意義 首先，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案信息管理軟件也逐漸升級(jí)，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為新時(shí)期檔案管理工作的必然要求。公路管理部門也必須要順應(yīng)時(shí)代潮流，不管是檔案文件的歸檔保存還是傳輸借閱，不管是檔案管理還是專業(yè)人才的培養(yǎng)，都必須要符合檔案信息化發(fā)展的趨勢(shì)。 其次，檔案管理信息化建設(shè)能夠進(jìn)一步擴(kuò)展檔案工作服務(wù)范圍。檔案管理工作的本質(zhì)便是對(duì)各種信息資源的管理，相對(duì)來(lái)說(shuō)，以信息化管理手段存儲(chǔ)的信息更加有利于開發(fā)與使用，也可以形成更多的社會(huì)效益。特別是從公路檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，不但便于使用者節(jié)約，提升了工作效率，同時(shí)還能夠有效減少公路工程工期，提升公路工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。 最后，檔案管理信息化建設(shè)能夠極大地提升資源存儲(chǔ)量?，F(xiàn)代微縮技術(shù)、電子掃描技術(shù)以及光盤技術(shù)的發(fā)展和普及，能夠極大地提高檔案信息資源的存儲(chǔ)量，其存儲(chǔ)密度相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，要高出數(shù)倍。如此一來(lái)，便能夠運(yùn)用極小的空間存儲(chǔ)大量信息，同時(shí)調(diào)用起來(lái)也非常便捷，靈活性與操作性較強(qiáng)。而公路管理部門的檔案材料非常多，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)能夠在很大程度上增加檔案的存儲(chǔ)空間。 二、公路檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策 （一）樹立檔案信息管理理念。在公路檔案管理信息化建設(shè)中，公路管理部門和檔案管理人員都必須盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立檔案信息化管理理念。公路檔案管理的信息化建設(shè)是檔案事業(yè)信息化發(fā)展的標(biāo)志，相關(guān)管理人員必須引起重視，提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)緊迫感與責(zé)任感，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)工作對(duì)公路檔案管理工作的重要意義，真正將公路管理信息化建設(shè)納入公路管理部門的工作日程上來(lái)。公路檔案管理部門工作人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都必須要樹立現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)公路檔案管理工作從傳統(tǒng)館藏模式向信息化管理過(guò)渡。公路管理單位檔案管理人員必須要認(rèn)識(shí)到新時(shí)期下檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)，提升工作責(zé)任感，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)，積極運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)做好檔案管理工作，以符合檔案事業(yè)發(fā)展的要求。 （二）建立公路檔案信息庫(kù)。公路檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是必須要實(shí)現(xiàn)信息化改革和建設(shè)，不但要把過(guò)去的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)換成為電子檔案，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立公路檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)。如此才能夠有效地解決紙質(zhì)檔案占用空間大且存儲(chǔ)信息量少的問(wèn)題，并且符合公路管理單位對(duì)相關(guān)檔案材料的使用需求，可以確保檔案利用的及時(shí)性，有效提升檔案資源的利用效率。同時(shí)，公路檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)必須要第一時(shí)間對(duì)新增檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充完善，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案資源準(zhǔn)確有效。另外，公路檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在保證檔案材料安全的前提下構(gòu)建信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案材料數(shù)據(jù)的共享。利用這樣的方式，公路檔案材料的獲得渠道會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)寬，檔案管理部門也會(huì)得以發(fā)展，有助于公路管理工作水平和效率的提升。 （三）逐漸完善軟硬件設(shè)備。檔案管理信息化建設(shè)前期需要一定的人力、物力和財(cái)力投入，公路檔案管理部門應(yīng)當(dāng)努力爭(zhēng)取上級(jí)部門的資金技術(shù)支持，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的信息化建設(shè)工作并不是一個(gè)人或一個(gè)部門能夠做到的，必須要依靠多個(gè)部門形成合力，需要專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍來(lái)完成，同時(shí)要相互監(jiān)督避免出現(xiàn)檔案資料泄露。同時(shí)，公路檔案的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，在對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行選擇時(shí)要確保其合理性與兼容性，有條件的情況下應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)專門的軟件開發(fā)公司研發(fā)符合本單位實(shí)際的檔案管理軟件，而在硬件設(shè)備的購(gòu)置過(guò)程中，掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備應(yīng)該具備經(jīng)濟(jì)性與實(shí)用性，盡可能地保證資金的合理運(yùn)用，避免購(gòu)置一些性能差而價(jià)格高的設(shè)備。電子檔案文件必然會(huì)越來(lái)越多，如果硬件設(shè)備配置不足，到最后必須重新更換設(shè)備，而造成更多的浪費(fèi)。 （四）統(tǒng)一檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)。近年來(lái)，很多公路管理部門已經(jīng)開始了檔案信息化建設(shè)工作，但從整體上來(lái)看，其信息化程度依舊較低，加之缺乏全面統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息資源的管理與共享造成了一定的難度和阻礙。所以，為了便于公路檔案信息資源的共享，應(yīng)該進(jìn)一步統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍在前期階段應(yīng)該結(jié)合公路檔案管理的實(shí)際情況以及公路管理部門的特殊性，根據(jù)公路檔案管理的相關(guān)規(guī)定要求，建立統(tǒng)一的檔案信