機關(guān)公文寫作基礎(chǔ)處理規(guī)則.doc

文秘寫作/策劃方案 機關(guān)公文寫作基礎(chǔ)處理規(guī)則 一,公文的功能(一)公文的涵義與特點公務(wù)文書,又叫公務(wù)文件,簡稱公文,是法定機關(guān)與社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán),實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料(包括電報,下同),是傳達和貫徹黨和國家的路線,方針和政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,指示答復(fù)問題,指導(dǎo),布置和商洽工作,報告情況,交流經(jīng)驗的重要工具.公文分類按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍,可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類:1.通用文書(1)法定公文(2)事務(wù)文書2.專用文書財經(jīng)文書,司法文書,科技文書,軍事文書等等 公文的主要特點:1.法定性2.政策性3.實用性4.時效性5.規(guī)范性(二)公文的作用(功能)1.決策與領(lǐng)導(dǎo)作用(最主要的作用)2.強制執(zhí)行和處理的作用3.依據(jù)和憑證作用4.公務(wù)聯(lián)系與溝通作用5.宣傳與教育作用二,公文的文體,結(jié)構(gòu),格式與稿本(一)公文的文體公文的文體是指公文的表達方式.屬應(yīng)用文體,但它又不同于一般的應(yīng)用文,具有自身的特殊屬性:1.公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統(tǒng). 2.公文兼用說明,敘述,議論三種表達方式. (二)公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu),具有規(guī)范性和相對確定性. 公文一般由秘密等級和保密期限,緊急程度,發(fā)文機關(guān)標(biāo)識,發(fā)文字號,簽發(fā)人,標(biāo)題,主送機關(guān),正文,附件說明,成文日期,印章,附注,附件,主題詞,抄送機關(guān),印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成. (三)公文的格式(重點內(nèi)容)公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定.1.公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般使用紙張定量為60g/m280g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙.紙張白度為85%90%,橫向耐折度15次,不透明度85%,ph值為7.59.5. 2.公文用紙幅面及版面尺寸(1)公文用紙幅面尺寸:公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm297mm). (2)公文頁邊與版心尺寸:公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37mm1mm公文用紙訂口(左白邊)為:28mm1mm版心尺寸為:156mm225mm(不含頁碼)a4型公文用紙頁邊及版心尺寸 3.公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色.4.排版規(guī)格與印制裝訂要求(1)排版規(guī)格:文字符號從上至下,自左而右依次橫寫橫排 .正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個字. (2)制版要求:版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標(biāo)準(zhǔn),版心不斜,誤差不超過1mm. (3)印刷要求:雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm.印品著墨實,均勻;字面不花,不白,無斷劃. (4)裝訂要求:公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處,允許誤差4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm .5.公文中各要素標(biāo)識規(guī)則組成公文的各要素分為眉首,主體,版記三部分.(1)眉首公文份數(shù)序號:用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行. 秘密等級和保密期限:標(biāo)識秘密等級,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,兩字之間空1字 下行,平行公文首頁格式上報公文首頁版式緊急程度:緊急文件有特急,急件,緊急電報有特提,特急,加急,平急.標(biāo)識緊急程度,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,兩字之間空1行;如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行. 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識:由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加文件組成;對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm(信函為30mm,命令為20mm).對于上報的公文,發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字,用紅色標(biāo)識.字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等于或大于22mm15mm.聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前,文件二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布;如聯(lián)合行文機關(guān)過多,必須保證公文首頁顯示正文.行政機關(guān)之間聯(lián)合行文,標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號 .發(fā)文字號:由發(fā)文機關(guān)代字,年份和序號組成.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份,序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱(1995不能簡寫成95,xx不能寫成04),用六角中括號 括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加第字.注意:用直角中括號茂xx10號,用小括號茂(xx)10號都是不規(guī)范的.發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線.簽發(fā)人:上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè).發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號,冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名.如有多個簽發(fā)人(會簽人),主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行 ,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排,下移紅色反線,應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm. (2)主體公文標(biāo)題:紅色反線下空2行,用2號小標(biāo)宋體字(常見的公文標(biāo)題一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng).主送機關(guān):標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識,回行時仍頂格;最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號.如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標(biāo)識方法同抄送.公文正文:主送機關(guān)名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格.數(shù)字,年份不能回行(一個阿拉伯?dāng)?shù)字,年份不能分成兩行).附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識附件,后標(biāo)全角冒號和名稱.附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如附件:1.);附件名稱后不加標(biāo)點符號.附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識附件,有序號時標(biāo)識序號;附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致.如附件與公文正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文序號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號). 成文時間:以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時間為準(zhǔn).聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見,協(xié)辦單位依次會簽,一般不使用復(fù)印件會簽.成文時間以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn).電報,以發(fā)出日期為準(zhǔn).標(biāo)法:用漢字將年,月,日標(biāo)全;零寫為;成文時間的標(biāo)識位置見下. 公文生效標(biāo)識:公文除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章.行政機關(guān)聯(lián)合向上行文,為簡化手續(xù)和提高效率,由主辦單位加蓋印章即可;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章.a.單一發(fā)文印章單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱,只標(biāo)識成文時間.成文時間右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正文2mm4mm,端正,居中下壓成文時間,印章用紅色.公文末頁版式b.聯(lián)合行文印章 有兩種情況:當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時,應(yīng)將成文時間拉開,左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文時間,印章用紅色.只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊.兩印章之間不相交或相切,相距不超過3mm.當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現(xiàn)空白印章,應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時間和正文之間.主辦機關(guān)印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間.聯(lián)合行文末頁公文版式特殊情況說明:當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r,應(yīng)采取調(diào)整行距,字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標(biāo)識此頁無正文的方法解決.附注:公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2號字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行.如:(此件發(fā)至縣,團級,傳達到全體黨員).請示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話.(3)版記主題詞:公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞.上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞.主題詞用3號黑體字,居左頂格標(biāo)識,后標(biāo)全角冒號詞目用3號小標(biāo)宋體字;詞目之間空1字.抄送:抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱,統(tǒng)稱.公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識抄送,后標(biāo)全角冒號;回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號.如主送機關(guān)移