辦公用品固定資產(chǎn)采購(gòu)制度.方案.doc

辦公用品采購(gòu)管理制度目錄第1章 ：目的 2第2章 ：適用范圍 2第3章 ：定義 2第4章 ：辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)及管理方法 2第一章：目的 為了統(tǒng)一限量，控制辦公用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支、規(guī)范公司辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用流程，降低辦公用品庫存的同時(shí)保證辦公用品的供應(yīng)，減少辦公用品的浪費(fèi)、私用現(xiàn)象，特制定本制度。第2章 ：適用范圍 本制度適用于各公司、各部門。第3章 ：定義 辦公用品包括個(gè)人辦公用品、公用辦公用品、固定資產(chǎn)。 個(gè)人辦公用品：個(gè)人辦公用品包括筆、本、紙、橡皮、筆筒、削筆刀、剪刀、膠帶、文件夾、檔案袋、檔案盒、訂書機(jī)、計(jì)算器、打孔器、起釘器等。公用辦公用品：非個(gè)人所需的辦公物品及耗材，如打印紙、白板筆、墨盒、硒鼓、碳粉、電池、洗手液、紙巾、茶葉、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。固定資產(chǎn)：這里說的固定資產(chǎn)是指使用價(jià)值在一年以上的并且是由公司統(tǒng)一購(gòu)買的辦公用品，包括公司給各部門或個(gè)人配置的辦公桌椅、文件柜、沙發(fā)等辦公家具、電腦、通訊工具、U盤/硬盤等存儲(chǔ)工具、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、空調(diào)、風(fēng)扇、室內(nèi)裝飾品、照明電器、茶具、打卡機(jī)、飲水機(jī)等。第四章：辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)及管理方法 一、辦公用品購(gòu)買原則1. 賣家選擇：堅(jiān)持貨比三家原則，選擇守信譽(yù)、質(zhì)量?jī)?yōu)、價(jià)格低的供貨商，并建立長(zhǎng)期合作關(guān)系。做到定點(diǎn)采購(gòu)，力爭(zhēng)銀行結(jié)賬減少現(xiàn)金支出，降低采購(gòu)成本。2. 小型或零星的辦公用品的采購(gòu)要由行政人員到指定的辦公用品店選購(gòu)或要求其送貨，盡量做到定時(shí)定點(diǎn)購(gòu)買。3. 大型辦公用品（這里指單位價(jià)值在1000元以上的固定資產(chǎn)）的采購(gòu)要兩人或兩人以上到大型商場(chǎng)詢價(jià)，對(duì)比之后選購(gòu)價(jià)格合適、質(zhì)量合格的辦公用品（固定資產(chǎn)）。4. 凡集團(tuán)內(nèi)部各公司員工申請(qǐng)的辦公用品（固定資產(chǎn)）不可自行購(gòu)買，匯總后交由行政部經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一進(jìn)行購(gòu)買，特殊情況急需的物品且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下可由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)行政人員先行購(gòu)買，事后及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)并匯報(bào)給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)登記入庫以作備案。5. 行政人員于月底之前將本月采購(gòu)的辦公用品采購(gòu)明細(xì)表以及日常支出費(fèi)用明細(xì)表交本部門負(fù)責(zé)人。（附表） 二、采購(gòu)流程1. 辦公用品的采購(gòu)流程（如下圖所示） （1）常用辦公用品的采購(gòu)： 每月底統(tǒng)計(jì)下月各部門所需的辦公用品數(shù)量及其種類并填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由行政部人員負(fù)責(zé)到指定商家進(jìn)行采購(gòu)，期間如有急需物品需要添置可直接采購(gòu)，并由采購(gòu)負(fù)責(zé)人及時(shí)在采購(gòu)點(diǎn)做好記錄。（后附表）本月底各部門將下月所需物品報(bào)行政部，行政部統(tǒng)計(jì)并填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表集團(tuán)/各公司行政部負(fù)責(zé)人審核行政部負(fù)責(zé)采購(gòu)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核行政部驗(yàn)貨并登記入庫按需發(fā)放 2. 固定資產(chǎn)采購(gòu)流程（如圖）申購(gòu)人填寫 固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)單交由該部門/公司負(fù)責(zé)人簽字交集團(tuán)行政部由總裁簽字批準(zhǔn)行政部進(jìn)行采購(gòu)填寫固定資產(chǎn)登記卡填寫固定資產(chǎn)驗(yàn)收單三、費(fèi)用結(jié)算和報(bào)銷1. 常用辦公用品的結(jié)算和報(bào)銷方式（1）常用辦公用品可與固定商家商定結(jié)算周期和方式，結(jié)算日可由行政部向商家索要辦公用品購(gòu)買記錄，并憑發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷應(yīng)付金額，如數(shù)額較大可交由財(cái)務(wù)部直接結(jié)算。（2）小件商品的報(bào)銷程序可按照常規(guī)報(bào)銷方式，經(jīng)財(cái)務(wù)審批相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字即可直接報(bào)銷。（3）預(yù)支借款：需要先寫借據(jù)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可購(gòu)買，購(gòu)買以后按照常規(guī)報(bào)銷方式進(jìn)行報(bào)銷。2. 固定資產(chǎn)報(bào)銷 經(jīng)批準(zhǔn)購(gòu)買的辦公用品（固定資產(chǎn)）報(bào)銷方式按常規(guī)報(bào)銷方式報(bào)銷，未經(jīng)任何程序購(gòu)買的物品，一律不予報(bào)銷。.四、辦公用品管理 1. 個(gè)人/公用辦公用品管理領(lǐng)用人需填寫“辦公用品使用登記表”注明日期、物品名稱、數(shù)量、用途、 使用人簽字（相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)取物品時(shí)可由代領(lǐng)人或行政人員代簽）（附表）。 （注：為節(jié)制浪費(fèi)盡量避免在短時(shí)間內(nèi)重復(fù)領(lǐng)取同一樣物品（特殊情況除外），每月各公司衛(wèi) 生用品不得超過100元）2. 固定資產(chǎn)管理 （1）固定資產(chǎn)安全管理固定資產(chǎn)的安全按照“誰使用，誰保管，誰丟失，誰負(fù)責(zé)”的原則實(shí)行。 責(zé)任人對(duì)所負(fù)責(zé)的固定資產(chǎn)必須正確使用，精心愛護(hù)，保證固定資產(chǎn)完整性。嚴(yán)禁用公用辦公用品辦私事。未經(jīng)許可，不得將固定資產(chǎn)借給外單位或非本單位的人員使用。(2) 固定資產(chǎn)盤點(diǎn)：固定資產(chǎn)要定期進(jìn)行盤點(diǎn)，統(tǒng)一編號(hào)并填寫固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表 。（附表）(3) 固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移：固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移分為固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥、固定資產(chǎn)的租出、 固定資產(chǎn)的租入。固定資產(chǎn)的內(nèi)部調(diào)撥需填寫固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單 ，固定資產(chǎn)的租出需填寫固定資產(chǎn)租出通知書 ，固定資產(chǎn)的租入需填寫固定資產(chǎn)的租入通知書（附表）。(4) 固定資產(chǎn)的維修：需填寫固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)單（附表）。(5) 固定資產(chǎn)的報(bào)廢：出現(xiàn)下列情況責(zé)任人可以按程序申請(qǐng)報(bào)廢 固定資產(chǎn)已過使用壽命，確實(shí)不能再使用的； 固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障經(jīng)確認(rèn)無法再修復(fù)的； 因設(shè)備配置低或配套設(shè)施落后而造成事實(shí)上不能再使用的； 維修成本過高，達(dá)到或超過設(shè)備自身價(jià)值的；出現(xiàn)以上情況的固定資產(chǎn)按報(bào)廢程序并遵循財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定辦理報(bào)廢。3. 庫存管理（1）每月底對(duì)本月所有人使用的辦公用品進(jìn)行核算登記，對(duì)庫存辦公用品進(jìn)行一次盤點(diǎn)。（2）定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，并統(tǒng)一編號(hào)登記入庫（附表）。 集團(tuán)行政部 2011年10月16日辦公用品使用登記表日期物品名稱/數(shù)量用途使用人簽字辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)辦人時(shí)間申請(qǐng)部門申請(qǐng)物品規(guī)格數(shù)量單價(jià)合計(jì)總計(jì) 行政部財(cái)務(wù)部行政經(jīng)理簽字：申請(qǐng)部門驗(yàn)收：財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字：申請(qǐng)部門驗(yàn)收：固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)單中文名稱英文名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量需要日期備注請(qǐng)購(gòu)原因用 途請(qǐng)購(gòu)人部門經(jīng)理行政部經(jīng)理總經(jīng)理總裁辦本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單中文名稱數(shù) 量購(gòu)置日期英文名稱附屬設(shè)備1耐用年限規(guī)格2已使用年數(shù)移前用途（移出部門）移后用途（移入部門）移出部門經(jīng)理移入部門經(jīng)理移出部門使用人移入部門使用人行政部經(jīng)理經(jīng)辦人使用部門： （移出）（移入） 年 月 日 財(cái)產(chǎn)編號(hào)：本表一式四聯(lián)：（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部（3）移出部門（4）移入部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)驗(yàn)收單領(lǐng)用部門儀器名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量生產(chǎn)廠家 出廠日期出廠號(hào)制造國(guó)存放地點(diǎn)技術(shù)驗(yàn)收情況驗(yàn)收人 部門負(fù)責(zé)人保管人備注驗(yàn)收日期本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)登記卡本卡編號(hào) 財(cái)產(chǎn)編號(hào)：中文名稱英文名稱規(guī)格型號(hào)廠牌號(hào)碼購(gòu)置日期購(gòu)置金額存放地點(diǎn)耐用年限附屬設(shè)備年月日使用部門用途保管人固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單 申請(qǐng)單位： 年 月 日類別名稱規(guī)格型號(hào)計(jì)量單位購(gòu)入日期使用年限已用年限財(cái)產(chǎn)編號(hào)原值已提折舊（元）凈值（元）殘值（元）報(bào)廢原因 簽章： 年 月 日技術(shù)部門鑒定意見 簽章： 年 月 日財(cái)產(chǎn)管理部門意見簽章： 年 月 日單位領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽章： 年 月 日上級(jí)主管部門審批意見簽章： 年 月 日申請(qǐng)報(bào)廢部門負(fù)責(zé)人： 經(jīng)辦人：本表一式二份，財(cái)務(wù)部、行政部各執(zhí)一份。固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)表名 稱 編 號(hào)型 號(hào)使用部門 故障現(xiàn)象：申請(qǐng)人：填表日期聯(lián)系電話請(qǐng)修部門領(lǐng)導(dǎo)簽字故障分析： 分析人：技 術(shù) 部 意 見經(jīng)辦人部門領(lǐng)導(dǎo)修理內(nèi)容及更換零件名稱： 修理人： 修理日期：實(shí)際維修費(fèi)用：驗(yàn) 收 結(jié) 果經(jīng) 辦 人部 門 領(lǐng) 導(dǎo)本表一式兩份，財(cái)務(wù)部、行政部各執(zhí)一份。固定資產(chǎn)租入通知書租入單位租出單位名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量生產(chǎn)廠家出廠日期出廠號(hào)月租（元）制造國(guó)存放點(diǎn)租賃方式技術(shù)驗(yàn)收情況驗(yàn)收人部門負(fù)責(zé)人保管人備注驗(yàn)收日期本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)租出通知書租入單位租出單位名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量生產(chǎn)廠家出廠日期出廠號(hào)月租（元）制造國(guó)存放地點(diǎn)租賃方式使用部門意見：簽章日期 年 月 日資產(chǎn)管理部門意見簽章日期 年 月 日技術(shù)部門意見：簽章 日期 年 月 日單位領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽章日期 年 月 日上級(jí)主管部門意見： 簽章 日期